Är du ansvarig för att organisera utbildning på ditt företag? Undrar du hur du ska säkerställa att alla medarbetare kan få utbildning? Har den stora ökningen av distansarbete fått dig att fundera på alternativ till utbildning på plats? Isåfall har du kommit rätt!
Till den här artikeln har vi intervjuat Terhi Leppiniemi från Acolad Nordic och Teemu Vaalasmaa från Claned Group.Acolad och Claned samarbetar om elearningtjänster.
I princip finns inga begränsningar för digital utbildning. Man kan bygga upp elearning kring vilket ämne som helst. Det blir tydligt om du tittar på all den utbildning som vi erbjuder på vår webb. Bör man digitalisera all utbildning? Kanske inte, eftersom inte allt som handlar om arbetsuppgifter eller företagets interna processer kan förpackas till effektiv utbildning. Vissa saker måste man träna på praktiskt, medan andra kräver lite hjälp från andra.
När man på företaget utvärderar hur man ska prioritera digitaliseringen så är det viktigt att fastställa hur många medarbetare, underleverantörer och intressenter som utbildningen berör, och inom vilka områden det är viktigt att snabbt skala upp kunskaperna.
I grund och botten är digitaliseringen en framtidsinvestering. Naturligtvis kan det vara en lösning på ett befintligt utbildningsbehov, men ett väl uppbyggt utbildningsinnehåll gynnar företaget under lång tid.
När man begrundar behoven av utbildning och digitalisering ska man inte glömma de framtida behoven. Sker det stora förändringar eller reformer inom företaget som har betydande effekter på hur personalen arbetar? Uppdaterade verksamhetsmodeller, systemreformer, nya produkter eller varumärkesförändringar är sådant som påverkar det dagliga arbetet för många anställda. Då uppstår ofta behov av utbildning.
Digitalisering av utbildning är särskilt värdefull just när målgruppen är stor och då utbildningsbehovet är återkommande. Utbildning om produkter och tjänster kan till exempel digitaliseras för försäljning och kundtjänst. En del av introduktionsutbildningen kan digitaliseras, så att den instruktörsledda utbildningen kan fokusera på sådant som är kritiskt för de aktuella arbetsuppgifterna.
En annan fördel med digitaliseringen är att utbildningsinnehållet är detsamma för alla. Över tid kan innehållet behöva uppdateras, och de pedagogiska verktygen som används kan komma att utvecklas ytterligare. Men grundtanken är att ett omsorgsfullt implementerat program för onlineutbildning ska kunna användas under lång tid. Det går både snabbt och lätt att implementera mindre uppdateringar av innehållet om man har tagit med detta i beräkningen när man utformade utbildningen.
Fördelarna med att digitalisera utbildning visar sig i form av sparade resurser. Till exempel behöver man inte ha någon expert som ska gå runt till de anställda. Det är ju trots allt möjligt att destillera den samlade expertisen hos en brett sammansatt grupp av experter, och det i en form som passar olika lärstilar. Digitaliserad introduktionsutbildning innehåller grundläggande information om företaget och anställningsrelaterade frågor. Efter utbildningen kommer instruktören att svara på mer specifika frågor. Tiden tillsammans med instruktören kan ägnas helt och hållet åt sådan utbildning som behövs för själva arbetsuppgifterna.
Det är också enkelt att nå den avsedda målgruppen med digitaliserad utbildning. Chefer och HR behöver inte avsätta tid i kalendern eller boka mötesrum för utbildningen. Det räcker att personen ska gå utbildningen beviljas tid att gå kursen. Teamets chef eller HR-ansvariga kan överse att alla går färdigt utbildningen och att de tillskansar sig de nödvändiga kunskaperna. När man genomför en utbildning på plats så kan det uppstå problem om någon blir sjuk eller missar den inbokade tiden.
Webbutbildningen däremot finns tillgänglig när och var som helst. Den innebär även att deltagarna får ny information precis när de behöver det och när det är mest lämpligt för dem att ta till sig den.
”De största besparingarna uppnås genom att innehållet kan definieras, delas upp och sammanfattas på ett sätt som passar målgruppen. När deltagarantalet är stort så ackumuleras fördelarna i form av tidsbesparingar och utbildningseffektivitet i snabb takt.”
Terhi Leppiniemi, Head of Creative Talent, Acolad
”En högkvalitativ digitalisering av utbildning är en investering i framtiden, både för deltagarna och hela organisationen.”
Terhi Leppiniemi, Head of Creative Talent, Acolad
Inom elearning är ämnena obegränsade. Men när man planerar ett program är det viktigaste att tänka på hur stor målgruppen är och vilket målet med utbildningen är. Vid digitalisering av mycket specifika utbildningar kan det krävas resurser som går utöver utbildning på plats eller virtuell utbildning.
Introduktionsutbildning är ett bra exempel på utbildning som är lämplig att digitalisera. Den kan användas för att ge en bra presentation av företaget och dess värden. Men den kan också användas för att förklara praktiska frågor om anställningsförhållanden, som företagshälsa och arbetsmiljöfrågor.
Fördelen med att digitalisera en introduktionsutbildning är att alla nyanställda får samma information, även om de inte har samma arbetsroll. Det som alla nyanställda har gemensamt är att de är nya på arbetsplatsen, och det är viktigt för organisationen att de lär känna både företaget och dess verksamhet.
Den digitaliserade introduktionsutbildningen är extra fördelaktig när personalomsättningen är hög eller när företaget finns på flera olika platser. Introduktionsutbildning i form av elearning kan också ha positiva effekter för arbetsgivarens varumärkesimage.
Målsättningen med utbildningen i processer och verksamhetsmodeller är att den ska resultera i att saker görs på rätt sätt och enligt överenskomna rutiner inom organisationen. Fördelarna med att genomföra utbildning digitalt är att den kan övervakas. Om alla i personalen eller bara medarbetare i vissa roller behöver genomföra ett visst utbildningsprogram, blir det enklare att övervaka deras framsteg när utbildningen sker i digital form. Man kan också lägga till övningar eller tester i utbildningen för att vara säker på att deltagarna har lärt sig allt som behövs.
Utbildning för kundtjänstpersonal kan byggas upp omkring leveransprocessen för en avancerad tjänst eller produkt, eller en kundreklamationsprocess och dess olika stadier. Naturligtvis vill kunderna gärna veta hur snabbt deras klagomål kan hanteras. Utbildningen hjälper kundtjänstpersonalen att förstå alla stadier i processen och att ge bra och underbyggda svar på kundernas frågor.
Utbildning om verksamhetsmodeller är starkt knuten till utbildning om processer. Men man behöver ofta betona sådana interna verksamhetsmodeller som kan bero på till exempel juridiska krav. Ett exempel på detta är kurser om efterlevnad. Se vårt kundcase där vi berättar om hur vi byggde upp ett elearningprogram på flera språk för Biocodex Nordics som handlade om efterlevnad.
Fördelarna med att digitalisera utbildning om produkter eller tjänster är att den blir brett användbar och att innehållet är enhetligt för alla som deltar i utbildningen.
Produkter och tjänster är en integrerad del av det vardagliga arbetslivet inom produktion, men även inom kundtjänst och försäljning. Dessutom kan samma utbildning även användas för externa intressenter. Om det är nödvändigt med mer djupgående information om en produkt eller tjänst så kanske det inte räcker med en säljbroschyr, och inte heller en instruktionsmanual framstår som särskilt lockande.
Utbildningen behöver inte bara vara fokuserad på fördelar och funktioner hos en viss produkt. Den kan lika gärna handla om sådant som installationen. Se vårt kundcase där Acolad levererade en elearninglösning för att omvandla Kranskolan till digitalt format.
Det är en ganska utmanande uppgift att erbjuda utbildning om hur man använder ett nytt CMS-system eller ERP-system för all personal som behöver det. Det kan ta avsevärd tid att utveckla kompetensen till den nivå som krävs med hjälp av utbildning på plats. Om utbildningen inom grundläggande funktioner digitaliseras och anpassas till specifika användarroller så kan den implementeras mer effektivt. De som redan känner till systemet kan därigenom koncentrera sig på mer avancerad utbildning.
En annan fördel är att utbildningen kan användas i framtiden som introduktionsutbildning för nyanställda.
Fördelarna med digital utbildning är i de flesta fall långsiktiga. Det är lätt att gå tillbaka till det digitala innehållet och det kan alltid uppdateras efter behov.
I praktiken beror digitaliseringen på de tillgängliga resurserna, och det finns tre alternativ.
Det första är att genomföra digitaliseringen av utbildningen internt och förvärva en lärplattform. Det här är ett bra alternativ om företaget har tillräckligt av resurser och kompetens för att digitalisera innehållet.
Det andra är att outsourca antingen digitaliseringen av innehållet eller lärplattformen. Om organisationens egna resurser inte räcker till för att digitalisera innehållet, är allt som behöver göras att underhålla lärplattformen och säkerställa att de nödvändiga utbildningsprogrammen finns tillgängliga.
Det tredje alternativet är att outsourca både digitaliseringen av innehållet och lärplattformen. I det här fallet tar den externa partnern hand om alla aspekter av digitaliseringen. Detta är det bästa alternativet när de interna resurserna inte räcker till.
Alla digitaliseringsprojekt är olika men det finns vissa grundläggande saker som man måste överväga i samband med digital utbildning. Vi har satt ihop en kort lista för att hjälpa dig att förstå de olika aspekterna av digitaliseringsprojektet.
När det handlar om digital utbildning är det viktigaste att tänka på vem utbildningen är avsedd för och vad målet med utbildningen är. Om du definierar de här sakerna blir det lättare att välja vilket innehåll som är relevant för utbildningen. Dessa båda saker behöver man hålla i åtanke genom hela projektet.
”I kommunikation med målgruppen bör du fokusera på vilka fördelarna med utbildningen är för deltagaren, eller på hur utbildningen kan hjälpa dem i deras arbetsuppgifter.”
Teemu Vaalasmaa, Head of Learning Design, Claned Group
”Ju viktigare utbildningen är, desto viktigare är det att ange rätt mål.”
Terhi Leppiniemi, Head of Creative Talent, Acolad
När det handlar om projektledning är det av största vikt att en person, eller ännu hellre ett team, utses till ansvarig för att hantera projektet. Om man bara kan arbeta på ett projekt då och då vid sidan av andra arbetsuppgifter så kan det ta flera veckor eller till och månader att slutföra det.
Digitaliseringen kan vara en utmaning om det råder brist på interna resurser. Till exempel kan det behövas hjälp med att förbereda ett manus som används som ett ramverk för utbildningens innehåll. Det kan också behövas hjälp vid produktionen av själva innehållet. Organisationen kan också ha den nödvändiga kompetensen för att framställa bild, ljud och video, men de här personerna är upptagna i andra projekt.
”Digitaliseringen kan börja med en enda mindre kurs för att säkerställa att den kan slutföras. Lärdomarna från det projektet kan sedan användas i efterföljande projekt. Faran med att börja med ett stort projekt är att det kanske aldrig kan slutföras.”
Teemu Vaalasmaa, Head of Learning Design, Claned Group
Materialet som behövs finns ofta i digital form och är enkelt tillgängligt. Ibland kanske materialet som behövs för utbildningsprogrammet bara finns i tryckt format eller någon annan icke-digital form. Det inkluderar outnyttjade kunskaper som bara vissa medarbetare har. I det här fallet måste man intervjua vissa experter så att deras information kan användas i utbildningen.
”Powerpoint-bilder kan inte omvandlas till utbildning rakt av.”
Teemu Vaalasmaa, Head of Learning Design, Claned Group
Innehållet måste vara koncist, men det bör inte bara bestå av text. Bilder, ljud, video och interaktiva element bidrar till att hålla deltagarnas intresse uppe och fungerar bra för många olika lärstilar. Bilder och video kan användas för att betona ett budskap och hjälpa till med inlärningen av det aktuella ämnet.
Frågor, övningar, spelelement eller möjlighet att lägga till kommentarer eller ställa frågor är exempel på interaktiva element. Till exempel kan deltagarna dela med sig av outnyttjad kunskap om bästa praxis kring ämnet. Möjligheten att ställa frågor är till nytta för alla som deltar i utbildningen. Interaktiviteten bryter det annars linjära förloppet där deltagaren bara passivt tar emot information.
Lärplattformen är en stor del av hela projektet. När man väljer lärplattform måste man noga tänka på användarupplevelsen. Även en alldeles utmärkt utbildning kan gå till spillo om användaren är frustrerad över webbsidor som läses in långsamt, eller över att information måste anges på många olika ställen.
Användarupplevelsen bör också övervägas från administratörens perspektiv. Är det enkelt att skapa ett program för onlineutbildning, hur enkelt är det att uppdatera innehållet och har lärplattformen funktionalitet för lokalisering?
Det är viktigt att användarupplevelsen är bra för både utbildare och administratörer.
Lärplattformen är mer än bara en publiceringsplattform. Den ger organisationen viktig information om innehållet i utbildningsprogrammet, såväl som framtida utbildningsbehov. Hoppar deltagarna av vissa delar av kurserna? Är några kurser så populära att personer utanför målgruppen också vill gå dem?
I bästa fall kan informationen som produceras genom lärplattformen användas i företagets affärsverksamhet i större skala. Hur återspeglas utbildningen av kundtjänstpersonalen i kundnöjdheten? Hur återspeglas den digitala produktutbildningen som implementerats för säljteamet i den faktiska försäljningen? Har bilden av arbetsgivaren förändrats i och med utbildningen? Du kan läsa mer om Claned Learning Management System här.
Digitalisering av utbildning ger mätbara och övervakningsbara resultat. Du behöver inte fråga dina medarbetare om de har slutfört ett obligatoriskt utbildningsprogram, eftersom du själv kan kontrollera det i lärplattformen.
Digitaliseringen är till störst nytta när utbildningsbehovet är återkommande, och när innehållet är detsamma länge. Effektiviteten förbättras i takt med att storleken på målgruppen ökar. Till exempel kan en digitaliserad introduktionsutbildning lokaliseras så att den kan användas i många länder.
En väl implementerad digitalisering av en utbildning kommer att betala sig i form av sparade resurser. En utbildning som genomförs på plats kan fokusera på mer avancerade inslag, eftersom det grundläggande har täckts in av elearning. Man behöver inte ha en utbildare som åker runt till företagets olika kontor eller anläggningar för att utbilda personalen. Utbildaren behöver bara delta i digitaliseringen och hjälpa till med eventuella frågor efteråt. Man kan också spara tid och arbete genom att man känner till deltagarnas situation, och inte behöver planera in en massa möten och boka mötesrum.
Behöver du hjälp med att skriva ett manus för webbutbildning eller digitalisering av innehåll? Känns det som en utmaning att definiera en målgrupp eller ett utbildningsmål? Vi hjälper dig att lösa det! Våra experter hjälper dig gärna. Tveka inte att kontakta oss.