M
ånga globala företag har traditionellt sett låtit lokala kontor hantera och genomföra översättningar för allt från webbplatsinnehåll, produktdokumentation och etiketter till marknadsföringskommunikation.
Även om detta möjliggör lokal kontroll och kan resultera i vad som ser ut som kostnadsbesparingar medför det ofta risker beträffande kvalitet, varumärkeskonsekvens och leverans – faktum är att det kan leda till förlust av kontroll och synlighet för utgifter och kostnader.
Vi tittar nedan på de typiska utmaningarna med att använda en decentraliserad modell för översättningsupphandling och potentiella lösningar på vanliga utmaningar för flerspråkigt innehåll.
Oavsett om ni letar efter sätt att optimera hanteringen av översättningar mellan avdelningar och platser eller leder ett översättningsprojekt bör ni fortsätta läsa för att se hur ni får ut det mesta av era översättningsinvesteringar.
Med många leverantörer i båten tar varje leverantör med sig verktyg och processer som kan skapa en administrativ börda för köparen då varje köpare anpassar sig efter de metoder som föreskrivs av varje leverantör.
Dessutom kan det hända att varje inköpsgrupp inom medicinteknikbranschen eller läkemedelsorganisationen inte validerar varje leverantörs kvalifikationer, vilket resulterar i bristande styrning av kvalitetsprocesser, servicenivåavtal och prissättning.
I en decentraliserad modell kan varje köpare använda vilken översättningsleverantör som helst, vilket resulterar i att många lokala leverantörer inte kan skala upp globalt eller hantera de volymer som krävs för varje område.
Varje leverantör kan använda sina anpassade verktyg som förhindrar delning av översättningstillgångar såsom terminologiordlistor, stilguider och översättningsminnen som kan vara till nytta för översättningsköparna. Detta begränsar skalbarheten för det globala översättningsprogrammet. Dessutom kan betydande besparingar gå förlorade på grund av brist på delning och återanvändning av innehåll.
Att upprätthålla efterlevnad av reglerat innehåll på både global nivå och lokal nivå kan vara utmanande för företag som är verksamma i hårt reglerade branscher, såsom läkemedel, medicinsk utrustning, bankväsen eller försäkring.
Om man tar exemplet med läkemedelsbranschen och medicintekniska företag kan en decentraliserad modell där lokala verksamhetsbolag/filialer har kontroll över den lokala produktmärkningen lätt medföra fel. Detta kan leda till att man tappar kontrollen över innehållet på den lokala etiketten och därmed ger upphov till potentiella risker för patientsäkerheten eller regelefterlevnad.
Ett sådant tillvägagångssätt kan också skapa felaktig anpassning eller brist på en enda källa till sanning som kan förhindra användning av vanlig datorstödd översättningsteknik och maskinöversättning för att minska tid och kostnader och öka kvaliteten i översättningsprocessen.
När varje användare/köpare köper översättning oberoende av varandra är det lätt att tappa kollen på översättningsutgifterna.
Dessutom görs översättningen ofta indirekt genom en tredje part, såsom en marknadsföringsbyrå eller konsultpartner, vilket ytterligare minskar chansen att få full överblick över översättningskostnader.
Var och en av dessa enheter inom översättningsupphandlingscykeln kanske inte förhandlar fram det bästa priset. Detta gör det oerhört svårt för ett företag att verkligen veta hur mycket som spenderas på globala översättningar, än mindre att hitta möjligheter att effektivisera och minska kostnaderna. Denna modell ger ingen global synlighet av kvalitetsnyckeltal, eftersom varje köpare inom organisationen hanterar och rapporterar om kvalitetsleveranser oberoende, om ens alls.
Ju fler kockar, desto sämre soppa, och detta gäller i högsta grad även för översättningshantering.
Om det finns för många leverantörer eller till och med för många steg kan saker och ting bli väldigt rörigt. Att använda en pålitlig leverantör för att centralisera alla översättningsprocesser kommer att säkerställa en mer samspelt verksamhet som ger långsiktiga besparingar, förbättrade handläggningstider och konsekvent hög kvalitet.
Att istället välja en enskild översättningspartner eller några föredragna leverantörer som ni kan lita på för att centralisera er språkhantering kan leda till en mycket effektivare översättningsprocess: en centraliserad översättningsprocess sparar översättningskostnader och handläggningstid, och ännu viktigare, kan minska regulatoriska risker och förbättra kvaliteten.
Låt oss fördjupa oss i fördelarna med en enda leverantör.
Att centralisera viss teknik har också sina fördelar. Det kan tyckas självklart, men när alla i kedjan arbetar på samma plattform med samma verktyg ger det en mycket effektivare översättningsprocess. Man behöver inte tänka på att försöka hitta någon med rätt verktyg för att ta emot förfrågningar, öppna referensmaterial och översätta filtyper.
Att använda en betrodd enskild leverantör kan också förenkla hanteringen av översättningsminnet. Ett välskött översättningsminne betyder ju mer innehåll som översätts, desto mer kan återanvändas för att påskynda framtida produktivitet och minska översättningskostnaderna.
Att använda en enda leverantör för att hantera översättningsminnen minskar avsevärt risken för att någon av dessa viktiga språktillgångar förläggs eller inte uppdateras med era senaste översättningar.
Dessutom är centraliserad terminologihantering avgörande för att säkerställa konsekvens i varumärket och i organisationens terminologi.
Med en termbas – en ordlista kopplad till översättningsverktyget – kan ytterligare kontroller utföras under kvalitetssäkringsprocessen (QA) för att fånga upp eventuella fall där begrepp kanske har utelämnats. Att uppdatera denna språktillgång hjälper till att öka produktiviteten eftersom lingvister behöver göra mindre terminologiefterforskningar.
Centraliserad terminologihantering säkerställer bättre översättningskvalitet och konsekvent varumärkesidentitet för er publik.
Slutligen ger ett helt centraliserat program för översättningshantering från en enda leverantör full synlighet av utgifter i hela ledet. På Acolad har vi underlättat denna transparens genom att använda vår kundportal, där alla förfrågningar, offerter och godkända inköpsordrar lagras och spåras.
På Acolad har vi hjälpt våra kunder att implementera ett system som drivs av teknik, samarbete mellan leverantörer och definition av standardrutiner mellan utvalda leverantörer.
Oavsett om översättningar hanteras genom en enskild avdelning eller flera team på platser inom er organisation är målet att ha en översättnings- och lokaliseringspartner som gör det möjligt för alla berörda parter att utföra sitt jobb så effektivt som möjligt, och som kan ge er råd om bästa praxis för varje innehållstyp eller verksamhetsdomän.
Att arbeta med en globaliseringspartner som kan se den globala bilden och de lokala komponenterna innebär att ni kan leverera produkter och tjänster av högre kvalitet till era kunder med utmaningar.