Virtuella möten och evenemang har blivit en allt vanligare komponent i många människors arbetsliv. Allteftersom arbete på distans och globalt samarbete har blivit vanligare fenomen har telefonkonferenser, webbinarier och virtuella möten i olika storlekar blivit ett effektivt sätt att samla människor, var i världen de än befinner sig.
Men när deltagarna talar olika språk kan det vara en riktig utmaning att hålla virtuella möten på ett framgångsrikt och produktivt sätt. En effektiv kommunikation är nyckeln till framgång i alla virtuella sammankomster, och när deltagarna kommer från en rad olika språkmiljöer kan det vara särskilt komplicerat.
Det kan handla om språkbarriärer, kulturella skillnader, accenter eller dialekter. Allt detta kan leda till kommunikationssvårigheter och missförstånd som kan sätta käppar i hjulet för ett effektivt samarbete. Människor med olika kulturell bakgrund kan också ha olika traditioner när det gäller kommunikationsstil, attityder och värderingar, vilket bland annat kan göra det svårare för dem att förstå varandras perspektiv och hitta en gemensam plattform.
Men det är inte bara språket som kan leda till komplikationer. Även tidszoner samt tekniska begränsningar och problem kan utgöra viktiga hinder.
För att övervinna dessa utmaningar har vi sammanställt en lista med rekommendationer som kan hjälpa dig att hålla flerspråkiga virtuella sessioner utan besvär. Gör dig redo för inkluderande virtuella evenemang som bryter språkbarriärer och främjar global tillgänglighet!
Förberedelser är a och o i planeringen av virtuella evenemang, och de är särskilt viktiga när deltagarna talar olika språk. Ingen vill koppla upp sig till en session bara för att upptäcka att den hålls på ett språk man inte förstår och inga alternativ för flerspråkighet erbjuds. Så vad behöver du göra för att lyckas?
Det första steget i förberedelserna av ett flerspråkigt virtuellt evenemang är att ta reda på deltagarnas språkliga krav. Det handlar om att välja vilka språk som ska användas och undersöka om det finns något gemensamt språk som alla deltagare talar förhållandevis obehindrat.
När du har fått klarhet i vilka språk deltagarna talar kommer du också lättare kunna avgöra vilket material – till exempel dagordningar, presentationer och andra mötesdokument – som behöver översättas för att alla deltagare ska kunna hänga med och aktivt delta i mötet eller evenemanget.
Du bör också överväga om det finns behov av tolkar för att underlätta samtalet. Tolkning kan hjälpa deltagarna att förstå och aktivt delta i samtalet utan fördröjning. Det hjälper dem att göra sin röst hörd så att de känner sig mer involverade.
Du har säkert någon gång deltagit i ett möte där talaren hade mikrofonen avstängd, någon kopplades ner eller alla deltagare inte kunde höra vad som sades. Hur kan sådana problem undvikas?
Innan evenemanget hålls ska du se till att alla deltagare har den utrustning som krävs för att ansluta och delta fullt ut. Det kan handla om en stabil internetanslutning, en mikrofon, en webbkamera eller ett headset.
Tillgången till rätt verktyg kan vara avgörande för hur lyckat ett möte eller evenemang blir. Den plattform du väljer för att hålla evenemanget måste vara användarvänlig, stabil och erbjuda de verktyg som krävs för en effektiv kommunikation. Håll utkik efter alternativ som har funktioner för översättning i realtid, inspelning av sessioner, AI-genererade mötesprotokoll och sammanfattningar, samt möjlighet att ha en individuell kanal för varje tolk. Dessa verktyg hjälper till att övervinna språkbarriärer så att alla deltagare kan förstå och delta.
Innan själva evenemanget går av stapeln bör du testa plattformen och annan teknik för att se att allt fungerar som det ska. På så sätt kan du undvika olika tekniska problem. Samla alla talare och moderatorer så att de kan bekräfta att deras anslutning är stabil, att de har lämplig belysning och att mikrofoner och annan ljudteknik fungerar.
Genom att ta dessa förberedande steg kan du undvika potentiella hinder i kommunikationen och se till att alla talare och deltagare kan delta på samma villkor.
En effektiv kommunikation i flerspråkiga sessioner handlar om så mycket mer än att bara erbjuda flerspråkiga alternativ. Det är lätt att tänka att kommunikationen bara sker från det att ett evenemang invigs, men i realiteten börjar den redan innan planeringsstegen, med inbjudningar och kampanjer inför evenemanget. Efter att evenemanget har avslutats fortsätter kommunikationen till exempel med uppföljningsmeddelanden till deltagare och meddelanden som skickas för att tacka talarna för att de delade med sig av sina kunskaper.
Inför sessionen är det viktigt att du ser till att alla informeras om att den kommer ske. Det kan röra sig om att bara skicka ut inbjudningar till dina arbetskamrater och hitta en tidpunkt som passar alla, eller att förbereda en marknadsföringskampanj i flera kanaler.
Behöver du en informativ webbsida för evenemanget eller kanske en egen, helt lokaliserad webbplats? Om du arbetar med en flerspråkig e-postkampanj måste du se till att innehållet är ordentligt lokaliserat till de språk som talas av evenemangets målgrupp. När du framhäver evenemangets viktigaste punkter och målsättningar är det viktigt att du tänker på att potentiella deltagare med olika kulturell bakgrund kan ha olika förväntningar. Därför är det viktigt att du anpassar meddelandet som berättar vad sessionen kommer att innehålla.
Kommunikationen i ett virtuellt möte eller evenemang ska vara tydlig och ske på ett enkelt språk som alla förstår. Det är särskilt viktigt för virtuella möten jämfört med fysiska evenemang eftersom deltagarna inte får samma tillgång till kroppsspråk, ansiktsuttryck och dylikt som hjälper dem att tolka och förstå innehållet.
Deltagarna kan dessutom hålla på med annat eller utsättas för distraherande moment i sin omgivning, vilket gör det viktigt att hålla språket på en enkel och saklig nivå för att bibehålla deras uppmärksamhet och engagemang.
Utöver dessa faktorer kan även tekniska begränsningar och problem som kommer med plattformar för virtuell kommunikation göra det svårare att förstå komplext eller tekniskt språk, till exempel när ljudkvaliteten är låg, eller när det finns problem med internetuppkopplingen eller begränsad bandbredd.
Ställ dig frågan: Kommer deltagarna att förstå det här? Undvik teknisk jargong och terminologi som vissa av deltagarna eventuellt inte är bekanta med.
Kommunikation påverkas i hög grad av kulturella skillnader. Därför är det viktigt att tänka på vad som kan vara känsligt för olika deltagare. Undvik språk och gester som kan verka stötande eller okänsliga i andra kulturer.
Att använda spel för att dra igång samtalet, ställa många frågor och ta till interaktiva verktyg som till exempel mobilappar kan fungera utmärkt för att få deltagarna att känna sig inkluderade och engagerade i samtalet, vilket i sin tur gör samtalet mer intressant och dynamiskt.
Visuella hjälpmedel kan bryta monotonin i ett virtuellt möte och göra det enklare för deltagare att förstå informationen som presenteras. Dessa kan även vara till stor hjälp för att minska de språkliga barriärerna eftersom de visar informationen med bilder.
Moderatorns roll är att säkerställa att det virtuella mötet eller evenemanget fortlöper smidigt och att alla deltagare kan kommunicera och delta effektivt. Att välja rätt moderator, en person med rätt kompetens för uppdraget, kan vara avgörande för hur lyckat ett virtuellt möte eller evenemang blir.
Moderatorn måste kommunicera målsättningen med evenemanget, dess dagordning och eventuella regler och förväntningar för deltagarna redan i början av sessionen. Det här är viktigt för att alla deltagare ska ha samma förståelse för vilka ämnen som kommer att behandlas, hur mötet är uppbyggt och vad som förväntas av dem.
När förväntningarna är tydliga redan från start minskar risken för förvirring, missförstånd och distraktioner, och alla kan fokusera på evenemangets syfte. Det ger en positiv och produktiv stämning och lägger grunden för ett lyckat evenemang.
Moderatorn ansvarar också för tidsplaneringen och ser till att varje deltagare får tillräckligt med tid för att ställa frågor och uttrycka sin åsikt. Därutöver är det moderatorns uppgift att få mötet att skrida framåt och undvika långa perioder av tystnad eller inaktivitet.
Alla virtuella möten och evenemang kan råka ut för tekniska problem. Ansvaret för att lösa dessa problem ska ligga på moderatorn, som måste kunna felsöka problem med internetanslutningar och dylikt så att mötet eller evenemanget smidigt kan fortskrida.
När mötet är över är det lätt att tro att det bara är att packa ihop och gå hem. Men det är inte riktigt sant. Efterarbetet är lika viktigt som förberedelserna. Syftet med uppföljningen är att kontrollera att målen med evenemanget eller mötet har uppfyllts och ta reda på vad som kan göras för att förbättra kommande virtuella möten och evenemang.
Det första steget i uppföljningsarbetet är att dokumentera resultaten. Det kan röra sig om viktiga beslut, åtgärder som behöver vidtas och annan viktig information som behandlades under det virtuella mötet.
Mötesprotokollet och en inspelning (om en sådan gjordes) bör skickas ut till alla deltagare, och om vissa av deltagarna talar andra språk är det viktigt att materialet översätts. På så sätt säkerställer du att alla känner till resultaten av det virtuella mötet eller evenemanget och kan vidta nödvändiga åtgärder.
När ett möte eller evenemang har nått sitt slut är det viktigt att utvärdera hur det gick. Det finns olika sätt att göra detta på beroende på vad du vill uppnå. Du kan be om återkoppling från deltagarna, analysera mötesprotokollet eller titta på andra nyckeltal om till exempel deltagande och engagemang.
Den information du har samlat in under arbetet med uppföljningen är av stor vikt för kommande sessioner och bör tas tillvara för att förbättra framtida virtuella möten och evenemang. Du kan exempelvis behöva göra förändringar i den virtuella plattformen, förbättra modereringsprocessen eller hitta nya tekniska lösningar som förenklar kommunikationen och deltagandet.
Förbered uppföljningsåtgärder efter sessionen för att säkerställa att deltagarna får en sammanfattning eller en lista med åtgärdspunkter som mötet lett fram till, eller för att se till att potentiella kunder och samarbetspartner inte glömmer dig. Att skriva en artikel på flera språk om ämnet, skicka uppföljningsmeddelanden till kontaktpersoner eller be om en utvärdering av tillfredsställelsen och intresset för uppföljningssessioner, kan vara effektiva och användbara sätt att hålla kontakten och informera om kommande evenemang.
Att hålla ett flerspråkigt virtuellt möte eller evenemang kan vara en utmaning, men det är ett kostnadseffektivt och smidigt sätt att samla människor från olika delar av världen. Genom att följa dessa rekommendationer kan du se till att dessa virtuella sammankomster blir produktiva och underhållande för alla deltagare, oavsett var de befinner sig och vilket deras modersmål är.
Det är viktigt att komma ihåg att virtuella sessioner har blivit en oumbärlig komponent i dagens globala affärslandskap och att en effektiv kommunikation är nyckeln till framgång i detta sammanhang. Vare sig du planerar ett virtuellt affärsmöte eller organiserar ett virtuellt evenemang på global nivå kan dessa rekommendationer hjälpa dig att lyckas med din uppgift.
Våra experter finns här för att hjälpa dig, från förberedelse till uppföljning.