Anbudsinfordransprocesser för översättningstjänster är onekligen resurskrävande, både för kunder och för leverantörer som måste förbereda svar. Men även om det handlar om en på många sätt användbar process behöver den inte alltid ske på ”det gamla goda sättet”.
Anbudsprocessen är redan igång för säsongen, och den intågande recessionen förväntas slå hårt mot företags lokaliseringsbudgetar. Därför är det viktigt att fortsätta leverera högkvalitativa översättningar samtidigt som kostnaderna hålls under kontroll. Men hur kan man åstadkomma snabba förtjänster när processen ibland är så utdragen?
Det är dags att plocka russinen ur kakan och kombinera anbudsinfordrans mest effektiva komponenter med nya metoder för att dra nytta av alla inblandades kapacitet – och det är just vad vi har gjort.
Nedan listar vi fem sätt på vilka du kan effektivisera framtida anbudsinfordringar, så att du blir bättre rustad för att ta snabba datadrivna beslut som kommer vara till hjälp i de svåra tider vi går till mötes.
Vissa företag har implementerat en snabblösning för offerter genom att skicka en kort begäran om upplysningar till potentiella samarbetspartner. Företagets intressenter förbereder ett kort kravdokument med en översikt över de huvudsakliga utmaningarna och behoven. Nästa steg är att planera in ett videomöte där ett antal ytterligare frågor läggs fram till leverantören, och denne får en begränsad tid på sig att besvara frågorna muntligt.
Med den här processen kan kunder sätta ett ansikte och en personlighet på leverantörens svar och avgöra om de är sanningsenliga och självmedvetna om sin kapacitet.
Beroende på arbetets omfattning kan projektet tilldelas direkt efter utfrågningen, om du inte föredrar att fortsätta processen med ytterligare ett litet antal utvalda leverantörer.
När du har gjort ditt urval av potentiella samarbetspartner kan du bjuda in var och en av dem att träffa dig personligen inför anbudsinfordran. Under besöket får de lära känna dina team, processer och den aktuellt tillgängliga tekniken, och de får en känsla för företagets kultur och arbetsmetoder.
När du skickar anbudsinfordran kan leverantörerna då i högre grad anpassa sina svar till dina behov och utmaningar, eftersom de har mycket större förståelse för dina krav. På så sätt kan du minska behovet av många frågor och svar längre fram under processen.
Ett annat alternativ är att anordna ett koncepttest. Det hjälper dig inte bara i hanteringen av risk, utan ger även utrymme för nya, innovativa tekniker och tjänster, hjälper till att förstå hur dessa kan skapa mervärde samt kvantifiera detta värde för organisationen på ett skalbart sätt.
Dess iterativa utformning gör koncepttestet mer mottagligt för samarbete och innovation än traditionella anbudsinfordringar, vilket bidrar till att det också blir lättare att få med sig andra viktiga intressenter i organisationen.
Skicka en arbetsbeskrivning till några få utvalda leverantörer med en detaljerad förklaring av företagets behov. Be sedan varje leverantör komma med ett kreativt, anpassat svar på förfrågan.
Bifoga gärna en svarsmall för att få mer konsekventa svar som blir lättare att jämföra. Men leverantörerna måste själva få välja hur de ska svara och avgöra vilken ytterligare information de behöver inkludera.
En traditionell anbudsinfordran innehåller en frågeprocess som låter leverantörer ställa frågor för att bättre kunna anpassa sina förslag efter kundens specifika behov. Om du verkligen vill experimentera och förändra kan du istället göra det här till själva anbudsinfordran.
Låt en litet urval av potentiella samarbetspartner ställa högst tio frågor var om ditt företags unika utmaningar och sedan tillhandahålla ett förslag på hur de avser att hjälpa dig med dessa utmaningar.
När du bedömer potentiella samarbetspartner för mycket kreativa lokaliseringstjänster för elearning, marknadsföring eller till och med webbplatser och appar, kan det vara svårt för dessa att visa upp sin kompetens bara genom vanliga Word- eller pdf-dokument.
Låt istället leverantörerna framföra sina svar i en fem till tio minuter lång video där de kan berätta sin unika historia. Sätt inga gränser för leverantörens kreativitet, så länge de håller sig inom ramen för dina riktlinjer för anbudsinfordran vad gäller obligatoriskt/föreslaget innehåll samt videons längd.
Ingen vet givetvis vad framtiden har i sitt sköte. Men om vi går in i en ekonomisk recession kommer det att förvärra de utmaningar som organisationer redan står inför. När du utvärderar en potentiell översättningspartner måste du i beräkningen ta med faktorer som ödmjukhet inför, och villighet att acceptera, osäkra förhållanden, samt kapacitet att snabbt reagera på förändrade omständigheter.
Mer information och rekommendationer finns i vår kompletta steg för steg-guide till en framgångsrik anbudsinfordran för översättning. Där hittar du även beprövade strategier för planering av anbudsinfordringar som hjälper dig att uppnå dina affärsmål samtidigt som du sänker kostnaderna.