När ett företags årliga översättningsvolymer ökar och uppgår till flera miljoner ord eller tusentals sidor så blir det naturligt att se över frågan om kostnadseffektivitet. Hur kan du minska de totala översättningskostnaderna? Vad kan du själv göra, och vad kan din översättningspartner göra?
I den här bloggartikeln förklarar vi hur en professionell översättningspartner kan hjälpa dig att sänka investeringskostnaderna, och hur du som kund själv kan bidra.
Översättningsleverantörer använder sig av många olika tekniska lösningar, och de är särskilt användbara när översättningsvolymerna är höga. Vissa av de här verktygen sparar pengar, medan andra sparar tid – och de bästa sparar både tid och pengar. De olika översättningsbehoven avgör vilket verktyg som är mest lämpligt. Här redogör vi för de vanligaste tekniska lösningarna som professionella översättningspartner använder.
Översättningsminnen är de mest välkända och vanligaste verktygen som professionella översättningspartner använder för att reducera kostnaderna. Ett översättningsminne sparar också tid. De färdiga översättningarna sparas i översättningsminnet och kan återanvändas i framtida översättningsprojekt. Fördelarna är allra störst när man har likartade texter som översätts ofta. Teknisk dokumentation och programvara är några bra exempel, Eftersom sådana texter innehåller många repetitioner, kan översättaren arbeta mycket mer effektivt när en del av texten kan hämtas från översättningsminnet eller bara behöver lite redigering. Översättaren kan fokusera på att säkerställa att meningen eller textavsnittet som hämtats från översättningsminnet passar i den nya kontexten.
Genom att använda ett översättningsminne kan man sänka det totala priset för ett översättningsprojekt med några procent upp till tiotals procent.
Ju fler översättningar ett översättningsminne innehåller och ju bättre det har underhållits, desto mer värdefullt är det. I praktiken innebär det här att ett översättningsminne innehåller ett allt större antal översatta meningar med tillräcklig information om kontexten. Fördelarna mångfaldigas efterhand som det det manuella arbetet minskar, i takt med att översättningsminnet blir alltmer omfattande.
Men samma översättningsminne är inte lämpligt för alla översättningar. Till exempel är ett översättningsminne som består av översättningar av handböcker inte så användbart när företagets årsredovisningar ska översättas, och vice versa.
Kostnadseffektiviteten som ett översättningsminne kan åstadkomma visar sig när man gör en kostnadsberäkning för ett översättningsprojekt. Materialet som ska översättas analyseras mot översättningsminnet. Priset för meningar som kan hämtas från översättningsminnet blir lägre, eftersom de kräver mindre arbete av översättaren. Det här återspeglas i totalpriset för översättningsprojektet. I Acolad:s offerter på översättningsuppdrag anges prisreduceringen via översättningsminnet i ett tidigt skede av varje översättningsprojekt.
Besparingarna som visas i diagrammet baseras på verkliga analyser av återanvända segment i Acolad:s översättningsminnen, och redovisar bästa möjliga utfall för de utvalda projekten.
Maskinöversättning är ett effektivt alternativ när till exempel stora volymer av text ska översättas på mycket kort tid. Maskinöversättning är en av tillämpningarna av artificiell intelligens och maskininlärning: målspråkens strukturmodeller lärs ut till översättningsmotorn genom stora mängder av exempelöversättningar. Särskilt moderna översättningsmotorer för neurala nätverk lär sig att översätta alltmer korrekt ju mer de används och undervisas.
Inom maskinöversättning är utmaningen dock att översättningsmotorn inte förstår den djupare innebörden av texten och dess kontext. Av den anledningen kan översättningsmotorn helt feltolka kontexten och införa en felaktig översättning i texten, eller så kan tolkningen av texter med flera olika innebörder vara helt felaktig. Dessutom fungerar inte språkmodellerna alltid perfekt; orden i översättningen kan vara i fel ordning även om texten fortfarande är begriplig. Än så länge kan översättningsmotorerna sällan utmana människan när det gäller översättningskvalitet.
Men de kan däremot spara avsevärda mängder tid och pengar. Det beror på att det inte krävs någon mänsklig åtgärd så länge översättningsmotorn har lärts upp att producera texter som uppfyller kriterierna. Hämta vår e-bok om maskinöversättning.
Översättningsmotorer används redan i hög grad för att översätta användardokumentation och innehåll som uppdateras ofta. De kan till exempel användas för att översätta användaromdömen i webbutiker till andra språk. Det gör att kunder i hela världen kan läsa omdömena på sitt eget språk. Kvaliteten på översättningen kanske inte alltid är helt perfekt, men texten är begriplig och förmedlar det viktigaste innehållet i omdömet.
Multinationella företag har behov av att översätta extern kommunikation till många olika språk. Inom flerspråkig kommunikation är det ibland en utmaning att hålla terminologin konsekvent inom företaget, och samma sak gäller för extern marknadsföring och säljkommunikation. En termbank för hela företaget kan ofta lösa de här utmaningarna. Den kan användas av företagets anställda, samt av företagets partner inom kommunikation och marknadsföring liksom av översättare. En enhetlig terminologi i hela företaget eller koncernen minskar risken för missförstånd och otydlig kommunikation. När man redan från början ser till att innehållet håller hög kvalitet, kan översättarna säkerställa att terminologin blir enhetlig genom att använda samma termbank – och eventuella misstag i källtexten behöver inte upprepas i översättningen. Läs mer om den terminologilösning vi utvecklade tillsammans med ABB.
Företag som verkar på flera marknader har ofta löpande och frekventa behov av översättningstjänster. I de här fallen kanske det inte alltid räcker med det översättningssystem (TMS) eller den webbaserade kundportal som tjänsteleverantören använder. Utmaningar av den här typen kan ofta lösas genom integration.
Det bästa är att filerna som ska översättas överförs på ett smidigt sätt från kundföretagets system till översättningspartnerns system, för att sedan returneras översatta till önskade språk till kundens system.
Typiska exempel på systemintegration kan vara att ett innehållshanteringssystem (CMS) eller produkthanteringssystem (PIM) integreras i översättningspartnerns system (TMS). Det yttersta målet är att strömlinjeforma beställningsprocessen och göra den så enkel och sömlös som möjligt. Även i det här fallet är kan den mest betydande kostnadsminskningen mätas i tid. Översättningsorder kan hanteras snabbt och de slutförda översättningarna kan skickas tillbaka till kundens egna system. Beroende på hur djup integrationen är, kan man också spara tid genom att reducera antalet godkännanden i processen. Läs vår bloggartikel om integrationslösningar för e-handel.
Ett annat alternativ när det gäller integration är att spara det översatta materialet i molnet, där kundens valideringsteam eller landsspecifika kvalitetsgranskare kan nå det och arbeta med det. Det eliminerar en fas från kundens process.
Integration handlar ofta om att optimera processen i samband med beställningsfasen. Företaget som är kund optimerar sin godkännandeprocess för inköp, liksom beställningsprocessen, för att uppnå maximal flexibilitet. Det gör att processen kan löpa så smidigt som möjligt när behovet av översättning uppstår. Mellanliggande faser som kräver godkännande kan elimineras från översättningsprocessen. Resultatet blir att det frigörs mer tid för andra arbetsuppgifter.
Det bästa sättet att sänka kostnaderna är att skapa medvetenhet om hur översättning går till – inom hela ditt företag. Företag kan ha flera avdelningar eller enheter som arbetar globalt, och översättningsbehoven hos dem kan variera stort. Om man inte har definierat och kommunicerat vilka gemensamma översättningsprocesser som alla ska följa, leder det oftast till att alla de lokala avdelningarna gör som de själva tycker är bäst. Marknadsavdelningen kan till exempel beställa sina översättningar från den översättningsbyrå som deras reklambyrå brukar använda. Ett filialkontor i ett annat land kanske föredrar att använda en lokalt baserad översättare. I sådana här situationer kan man inte utnyttja fördelarna med integration och processoptimering. Översättningsminnen kanske inte används alls, och lokala processer med flera nödvändiga godkännanden kräver inblandning från flera medarbetares sida.
Genom att utnyttja översättningsteknik och strömlinjeforma översättningsprocessen kan det gå att sänka kostnaderna med mellan 30 och 50 %.
Som ovanstående exempel visar, finns det många möjligheter att sänka kostnaderna under processen från offert till slutleverans. Vissa tekniska lösningar erbjuder omedelbara kostnadsbesparingar, medan andra besparingar uppstår i termer av tid. Med en strömlinjeformad översättningsprocess behöver personalen inte lägga tid på några onödiga arbetsuppgifter.
Har ditt företag ett kontinuerligt behov av översättningstjänster? Välkommen att kontakta oss! Våra experter hjälper dig gärna att hitta de lösningar som passar bäst för dig och ditt företag. Läs här om ett kundcase där vi fungerade som översättningspartner för olika EU-organ.