I den här bloggen diskuterar vi när det är meningsfullt att outsourca implementeringen av elearning
Utbildning av personalen är något de flesta företag sysslar med. Att genomföra utbildningen är den verkliga utmaningen. Om företaget har många kontor och bara få personer har utbildningskompetens – vad gör du då? Skickar du en expert för att hålla en utbildning på varje kontor, förbereder du en elearningkurs själv eller outsourcar du implementeringen av elearningen? Eller vill du kombinera lärarledd undervisning med webbutbildning?
Det finns många möjliga alternativ. Men innan du tar dig an utmaningen måste du fundera på vilka målen med utbildningen är, hur stor målgruppen, huruvida tillräckliga resurser finns tillgängliga för att organisera utbildningen och hur utbildningen ska implementeras för personalen.
Att utforma elearning är inte någon svår uppgift med de verktyg som finns tillgängliga idag, om du har tid att lära dig att använda dem. En egenskapad elearningkurs är ett bra alternativ när målgruppen är liten och innehållet av utbildningen är konkret. Till exempel kan utbildning som kombinerar skärmdumpar av video med förklarande texter vara ett praktiskt sätt att dela information om en förändring, som exempelvis en programvaruuppdatering. Det kan inkludera till exempel en ny viktig funktion i ett klientsystem som det är viktigt att informera kundtjänstpersonalen om. Målgruppen är begränsad och mängden innehåll är inte så stort. Om innehållet inte är tydligt för målgruppen, så vet de vem ska kontakta om de vill ha mer information.
Men i många situationer finns det mycket mer omfattande utbildningsbehov. När det till exempel handlar om att implementera verksamhetsmodeller, större produktlinjer eller nya system krävs det att man noga överväger utbildningens innehåll, struktur och pedagogik. Det är inte någon lätt uppgift att sammanställa stora mängder innehåll till en intressant onlinekurs.
Den största utmaningen att motivera kursdeltagaren att vilja gå kursen. ”Vad får jag ut av det här?” är frågan som behöver besvaras under de allra första stegen av en utbildning. Motivationen måste också bibehållas under hela kursen, och för det krävs att man förfinar dess struktur. Om utbildningen lyckas fånga deltagarens uppmärksamhet initialt men därefter måste läsa flera sidor med text så kan det försämra utbildningsresultaten. Ingen vill ju att den utbildning de arbetat så hårt med att förbereda bara ska vara något som deltagaren snabbt klickar sig igenom utan att tänka alls, bara för att utbildningen är obligatorisk.
Fördelen med outsourcing är att innehållet och utbildningens struktur utformas av experter som arbetar professionellt med utbildning och digitalt lärande. Pedagogisk kompetens gör det möjligt att skräddarsy innehållet och strukturen så att utbildningen blir mer användarvänlig och uppfyller deltagarens behov.
Utöver strukturen måste man även ta med mängden innehåll i beräkningen. Att det saknas innehåll är sällan något problem för de flesta företag. Det är att sålla fram vilket innehåll som är viktigt att ta med i utbildningen som är det svåra. Det kan finnas enorma mängder dokumenterad information och företagets egna experter kan också sitta på en mängd outnyttjade kunskaper. Pedagogiska expertkunskaper krävs för att bryta ned innehållet till mindre delar, utforma rollspecifika utbildningsvägar och göra innehållet koncist. Innehållet måste bestå av en koncis samling fakta som är viktiga för lärandet. Det gör utbildningen mer effektiv och bidrar till att de bästa resultaten kan uppnås.
Man bör särskilt överväga att outsourca elearning när utbildningen omfattar stora innehållsvolymer och man förväntar sig goda resultat. Ett exempel på detta är när man skapar introduktionsutbildningar i form av elearning. Där koncentreras en mängd ämnen från olika områden till en enda utbildning som samtidigt ska upprätthålla kursdeltagarens intresse. Läs vår tidigare blogg om hur elearning kan användas för introduktionsutbildning.
En av utmaningarna inom elearning är att bestämma vem som ska ansvara för implementeringen. Är den ansvariga personen expert på det som ska läras ut, är han eller hon en HR-person eller kanske chef för kursdeltagarna? Ännu viktigare är frågan om personen har tid att faktiskt sätta ihop utbildningen. Att utforma en utbildning tar tid och det kan vara svårt att göra det samtidigt som man ska sköta sina vanliga arbetsuppgifter. Det finns ofta en tidplan som behöver följas när man skapar en elearning.
En annan sak som är viktig att överväga är huruvida personen som utsetts till uppgiften har tillräckligt stora kunskaper om innehållsproduktion för att kunna utforma varierade utbildningskurser. Om utbildningen bara innehåller text, kan det sänka motivationen för att genomföra hela utbildningen. Kompetens inom innehållsproduktion innebär att man utöver text även kan lägga till bilder, ljud, video och eventuellt interaktiva element i utbildningen. Dessa element bidrar till att hålla deltagarna intresserade och kursen får bättre genomslag. Naturligtvis är utbildningens tekniska funktionalitet och användbarhet mycket viktiga för att undvika tekniska problem. Sådana kan göra deltagarna frustrerade och i värsta fall stoppa dem från att lära sig något överhuvudtaget.
Du bör alltid överväga att outsourca implementeringen av en elearningkurs om ditt företag inte har tillräckligt mycket resurser eller kompetens internt på företaget. Det är viktigt att komma ihåg att elearning, åtminstone till en viss del, kan frigöra tid för innehållsexperterna så att de kan ägna sig åt mer produktivt arbete. Om de har bråttom när de producerar elearningmaterialet kan de ibland komma på lösningar som sparar tid för experten själv, men som också innebär att deltagarna måste lägga mycket mer tid på att försöka förstå ett dåligt strukturerat eller på andra sätt bristfälligt innehåll.
En annan fördel med outsourcing är att den partner som utför uppdraget också ansvarar för projektledningen. Partnern säkerställer för att de nödvändiga stegen slutförs inom den överenskomna tidsramen.
Det finns många olika alternativ när det gäller outsourcing. För att implementera elearning krävs naturligtvis själva innehållet, dvs. utbildningsmaterialet, men även en lösning för att distribuera utbildningen.
Outsourcing kan ibland bara innebära en lärplattform. Systemet används för att distribuera webbutbildningen till den relevanta målgruppen och för att övervaka användarnas framsteg. I det här fallet tar den externa partnern hand om distributionen, men företaget producerar innehållet på egen hand.
Det går att outsourca enbart innehållet, under förutsättning att företaget redan har en lärplattform på plats. I sådant fall hanterar företaget distributionen, men kan också implementera ytterligare utbildning, vid behov.
Det tredje alternativet är att outsourca både innehållet och lärplattformen. I det scenariot är det partnern som implementerar hela elearningen. Det här är det absolut smidigaste alternativet, särskilt om företaget inte har någon tidigare erfarenhet av ämnet. Outsourcingpartnern tar han om utbildningsinnehållet och tillhandahåller en utbildningsplattform som uppfyller behovet.
En väl utformad elearning är ett utmärkt verktyg för att utbilda personalen. Den kan användas för att organisera mycket detaljerade utbildningskurser som fokuserar på ett visst ämnesområde. Å andra sidan kan man också gripa sig an ämnet på en enbart allmän nivå, och en mer detaljerad studie kan genomföras via lärarledd undervisning. Antalet implementeringsalternativ är närmast obegränsat.
Precis som med all utbildning är nyckeln till att lyckas med elearning att engagera deltagaren i utbildningen. Det gör man bäst genom att visa på fördelarna med utbildningen, till exempel genom att simulera en uppgift eller ett verkligt användningsfall och låta deltagaren börja använda sina nya kunskaper så snart som möjligt.
Eftersom företag har olika kunskapsnivåer när det handlar om implementering av elearning så är det en bra idé att fundera över när du ska göra det själv och när du bör outsourca. Fördelen med outsourcing är i sin enklaste form att företaget kan koncentrera sina resurser på kärnverksamheten, och låta elearningen hanteras av professionella utbildningsexperter. Skräddarsydd utbildning innebär att utbildningen innehåller exakt det som företaget behöver. När man känner till målgruppen och syftet med utbildningen är det enkelt att komma framåt.
Behöver du hjälp med elearninginnehåll? Söker ditt företag en kompetent partner som kan hjälpa er att komma igång med digitaliseringen av företagets kompetensutveckling? Vill du höja ditt företags befintliga elearning till nästa nivå? Har du särskilt komplicerat innehåll, extremt höga mål för genomslagskraft eller en ny målgrupp där du behöver ett utifrånperspektiv på hur utbildningen bör organiseras på bästa sätt? Välkommen att kontakta oss! Våra experter hjälper dig gärna att hitta den lösning som passar bäst för ditt företags behov.