I denne blogartikel gennemgår vi, hvad layoutarbejde er og hvad dets formål er og hvordan det har at gøre med oversættelser. Vi giver dig samtidig en række gode praktiske råd til oversættelsens layoutarbejde.

Hvad er layoutarbejde og hvad er formålet normalt?

Kort sagt indebærer layoutarbejde at tilpasse og udforme en publikation, fx en brochure eller PowerPoint-præsentation, på en interessant måde. Formålet med layoutarbejdet er en publikation, som er så interessant og lettilgængelig som muligt. Det samme princip gælder trykte publikationer lavet med printer eller trykkeri samt digitale publikationer.

Faktisk er der layoutarbejde overalt i vores dagligdag. Layoutarbejde bruges til reklamemateriale, som vi får med posten. Det bruges til bøger, som vi læser som afslapning og undervisning. Teksten og billederne på en juice-flaske i køleskabet er placeret omhyggeligt og velovervejet. Det samme er tilfældet for gadeplakater, som både kan være gode og dårlige til at kommunikere et budskab.

Du skal være opmærksom på, at layoutarbejde er nødvendigt på samme måde til digitale formål. En god PowerPoint-præsentation eller e-bog indebærer også layoutarbejde, så læserens interesse fastholdes igennem hele bogen.

Layoutarbejde handler ikke kun om at tilpasse og designe forskellige dele. Teksten er også en vigtig del af layoutarbejdet. Er overskrifterne iøjenfaldende, er der for lidt eller for meget tekst? Skrifttype og skriftstørrelse er meget vigtigt for det samlede resultat.

Tænk fx på en vejledning uden billeder men med en masse tekst og med overskrifter, som ikke adskiller resten af indholdet. Formentlig er det de færreste, der læser den slags vejledning fra ende til anden.  Selvom indholdet er svært at læse, kan layoutarbejdet gøre det mere tilgængeligt og dermed bliver vejledningen samlet set mere brugervenlig. Det er ærgerligt, hvis det indhold, som der er lagt meget arbejde i at lave, ikke anvendes, fordi dets layout gør det svært tilgængeligt.

Hvad er formålet med layoutarbejdet?

Den vigtigste og helt åbenlyse fordel af layoutarbejdet forklares ovenfor. Med lettilgængeligt trykt eller digitalt materiale kommer budskabet mere effektivt frem til modtageren. Det kan ikke understreges nok. Layoutet ser godt ud og gør læseren interesseret i indholdet. I bedste fald er layoutet som et lys, der skinner i mørketog tiltrækker folk.

Layoutarbejdet er også en central del af virksomhedens visuelle design. Layoutarbejdet er ikke noget separat men indgår i hele pakken. Som virksomhed er det vigtigt for os, at det trykte og visuelle indhold passer sammen. Ellers kan det være svært at genkende virksomheden og dens kommunikation.

Hvis du nemt kan genkende virksomheden på dens produktemballage eller forsiden af en folder uden at se firmanavnet, så virker layoutarbejdet og kommunikationen efter hensigten.

Hvad er formålet med layoutarbejde i oversættelsesprojekter?

Hvad har layoutarbejde med oversættelser at gøre? Meget. Når indholdet oversættes, kan det oversatte indhold i målsproget variere en del fra kildeteksten. Oversættelsen vil formentlig indeholde andre bogstaver og ord og en anden sætningssyntaks.  Antallet af karakterer og ord i oversættelsen kan fylde så meget mere end kildeteksten, at oversættelsen ikke kan være på en A4-side. Eller det kan være omvendt, så den oversatte tekst er væsentligt kortere end kildeteksten og dokumentet dermed væsentligt mindre.

Hvis der er tale om oversættelse af et produktkatalog til et andet sprog, er der oftest behov for layoutarbejde. Der er begrænset plads til produktinformation og -tekst, især i brochurer med mange produkter. 

Andre eksempler på indhold, som indebærer layoutarbejde, er selskabsrapporter, manualer og vejledninger. En årsrapport indeholder diagrammer med forklarende tekst. Manualer og vejledninger indeholder forklarende billeder til teksten. Der skal tages hensyn til alle dele, efter at indholdet er oversat og layoutarbejdet af målteksten starter. Skal der bruges mindre skrifttype? Kan billedet gøres større, så overskriften passer? Det er almindelige spørgsmål i i layoutarbejdet.

Det oversatte indhold kan normalt ikke kopieres og indsættes uden videre, fordi antallet af karakterer og ord er forskelligt for hvert sprogpar. Der er næsten altid behov for redigering og layoutarbejde af oversættelsen.

Lad os se på blogteksten som et eksempel. På finsk indeholder artiklen 1 451 ord og 11 628 karakterer.

• Den engelske version indeholder 2 230 ord og 11 225 karakterer.
• Den svenske version indeholder 2 061 ord 11 574 karakterer.
• Den danske version indeholder 1 788 ord og 10 397 karakterer.

Hvilken værdi tilfører oversættelsesbureauets layoutarbejde?

Det er få firmaer, som bestiller en oversættelse, der har deres egne layoutmedarbejdere. Selvom de har deres egne grafiske designere, har de formentlig travlt med andre opgaver og de vil ikke kunne håndtere hasteopgaver med layout. Derfor er det logisk at tilbyde layoutarbejde sammen med oversættelser.

Udover de ressourcemæssige fordele er det også en fordel at have både professionelle oversættere og layouteksperter på samme sted. Bestilling af oversættelse og layoutarbejde på samme tid er tidsbesparende, fordi der er ikke behov for at levere det samme materiale til flere forskellige eksperter.  Når du bestiller en oversættelse med layoutarbejde og projektet er færdigt, så modtager du det klar til udgivelse. Efter behov kan layouteksperten og oversætteren arbejde sammen om en afsluttende gennemgang af oversættelsen i det færdige layout. Dermed kontrolleres fx orddeling og linjeskift. Det er særligt fordelagtigt, hvis den, som bestiller en oversættelse, ikke er bekendt med målsproget.

Når projektets kontekst er kendt, kan oversætteren vejlede om eventuelle kulturforskelle. Hvis eksempelvis det oversatte materiale indeholder billeder eller farver, som giver problemer i forhold til mållandets kultur, kan man let ændre på det i produktionen.

Layoutarbejde er ikke begrænset til oversættelsesprojekter. Acolads eksperter kan designe og udføre layoutarbejdet ifølge dine retningslinjer. Læs mere om vores layoutservice her.

De mest almindelige indholdstyper med brug af layoutarbejde

Listen indeholder de mest almindelige indholdstyper med brug for layoutarbejde i forbindelse med oversættelsen.

• Manualer og vejledninger til internt og eksternt brug
• Produktemballagen med meget tekst
• Brochurer og produktkataloger
• Kommunikationsdokumenter såsom helårs- og kvartalsrapporter samt andre formelle dokumenter på flere sprog.

Listen viser, at layoutarbejdet ikke afhænger af en bestemt branche. Der er brug for layoutarbejde i industrisektoren, medicinalbranchen, advokatbranchen, handelsbranchen og hos teknologivirksomheder. Dokumenter med behov for layoutarbejde bruges både internt og eksternt. Det er altid læseren, som får glæde af layoutarbejdet, uanset om vedkommende er medarbejder, partner, repræsentant eller slutbruger. 

Eksperttips til layoutarbejde i forbindelse med oversættelsesprojekter

Vi lovede at give dig gode råde til, hvordan du nemmere udfører layoutarbejde i løbet af et oversættelsesprojekt.  Vi har fået de gode råd ved at interviewe fire layouteksperter fra Acolad. Det er eksperterne Marie-Sophie Petit, Christer Saltin, Jouni Jakonen og Ilja Patrikainen.

PDF-filer er meget almindelige og skal normalt behandles efter oversættelsen. Med disse filer er det ofte nok at lade den oversatte tekst følge samme layout som det originale dokument.

Når en kunde beder om en oversættelse af en PDF-fil, har projektlederen brug for information om det forventede resultat. Er det kun indholdet, der skal oversættes? I så fald holdes teksten "adskilt" fra den originale fil og oversættes og leveres til kunden. Hvis PDF-filen skal bruges af andre, skal du oplyse, om den er til internt eller eksternt brug.

Bemærk, at uden originalfilerne kan man ikke lave en PDF-fil i en kvalitet svarende til originalfilen. Hvis indholdet udgives eksternt, kan der opnås et bedre resultat ved at levere de originale billeder i god kvalitet sammen med teksten.

Hvis oversættelsen og layoutprojektet haster, kan materialet leveres i redigerbar format. Selvom teksten let kan tages ud af en PDF-fil ved hjælp af OCR, er det ikke altid nødvendigt.

At levere originalfilerne er også en god ide, idet dokumentets layout og struktur kan gå i stykker ved konvertering af filer fra et format til et andet.

Billedet er et eksempel på, hvordan konvertering af en PDF-fil i Word-dokumentet har ændret det originale layout. I feltet til venstre er tekstens layout som i originalfilen.

Når du leverer en layoutfærdig fil til oversættelse, skal du huske alle filens elementer, fx billeder, links og specielle skrifttyper. På den måde kan layoutarbejdet udføres straks efter oversættelsen og projektet forsinkes ikke af manglende information. Den bedste kvalitet og det bedste resultat fås ved at bruge originalmateriale.

Vores eksperter anbefaler at bruge originale filer til oversættelsen. Indholdet kan produceres med Adobe’s InDesign, Illustrator, FrameMaker eller Photoshop eller andet software. Det vigtigste er at bruge de originale filer.

Ved oversættelser er et af de gode råd, som er nemt at følge, at undlade tvunget linjeskift mellem afsnit.  Lad med andre ord være med at taste Enter, som bruges til at indsætte tvunget linjeskift. Det er mere relevant i oversættelseshukommelsen end for layoutarbejdet. Ved brug af tvunget linjeskift mellem afsnit kan oversættelseshukommelsen fortolke de oversatte segmenter forkert. Problemet er, at oversættelsen, som gemmes i oversættelseshukommelsen, ikke kan bruges i fremtidige oversættelsesprojekter. Hvis det ikke er nødvendigt med tvunget linjeskift mellem afsnit, så skal det undlades. Dermed kan vi udnytte effektiviteten og omkostningsfordelene ved oversættelseshukommelsen. Læs mere om oversættelseshukommelser her.

Prøv at tage hensyn til den plads, som oversættelsen skal bruge, ved layout af filen. I forbindelse med oversættelse af indhold kan teksten ende med at fylde 10–30 procent mere afhængigt af sprogkombinationen. Hvis et dokument, som indebærer layout, har begrænset plads til tekst, kan oversættelsen give problemer. Skrifttyper kan kun gøres mindre i et vist omfang, fordi det går ud over læsbarheden, hvis skrifttypen er for lille. Du skal huske på, at der skal være plads, hvis målsproget er arabisk eller et sprog med det cyriliske alfabet.

Som altid er effektiv kommunikation vigtig. Når målsætningen for et oversættelsesprojekt, der indebærer layout, er klar, så kan forventningerne bedre opfyldes. Dermed er det klart, hvad der skal til for at realisere det bedste resultat. Effektiv kommunikation er relevant, når oversætteren gennemgår målteksten efter afsluttet layout, eller ved levering af originalfiler.

Sammendrag

• A PDF-fil kan ikke dannes i samme kvalitet som originalfilen uden de originale arbejdsfiler. Fortæl hvad dit formål er med PDF-filen, så vi kan behandle den korrekt.
• Undgå for så vidt muligt linjeskift mellem afsnit. En god oversættelseshukommelse er tidsbesparende på langt sigt.
• Spar plads til den tekst, der skal oversættes. Afhængigt af sprogpar øges tekstmængden med 10-30 procent. Tekstens layout kan nemmere redigeres end det faktiske indhold.
• Det bedste resultat opnås med effektiv kommunikation.

Godt layout er en fryd for øjnene og interessant for læseren.

Resultatet af layoutarbejdet indgår i vores dagligdag på flere forskellige måder. Der er publikationer med flot layout alle steder. Vi er vant til at se flot layoutarbejde og ligger ikke altid mærke til det. Vi kan godt bemærke, om en vejledning er fyldt med tekst uden tegninger eller om billederne er dårlig kvalitet og ikke passer til teksten.

Indholdet er til læserne og ved hjælp af layout skabes der indhold i et format, som er interessant og lettilgængeligt. Layoutarbejdet bidrager til, at indholdet kan publiceres. Samme princip gælder alle publikationer fra trykt materiale til virksomhedens officielle årsrapport.

Har du et oversættelsesprojekt, som indebærer layoutarbejde? Har du brug for rådgivning om dit projekt, som indebærer layoutarbejde? Kontakt os og vores eksperter hjælper dig med at realisere dine projekter.