Procesoptimering er et mål i de fleste virksomheder. Strømlining af processer kan spare penge og tid, som så frigøres til aktiviteter inden for kerneforretningen. Procesoptimering benyttes også inden for håndtering af oversættelse. I dette blogindlæg beskriver vi fordelene ved integration af systemer og mulighederne for at implementere det i praksis.
Hvad betyder integration i forhold til håndtering af oversættelse?
I internationale driftsomgivelser spiller en effektiv håndtering af oversættelse en vigtig rolle. En produktlancering, der finder sted samtidig i flere lande eller en flersproget marketingkampagne, der indledes på samme tid i alle lande, kræver, at alt nødvendigt materiale er tilgængeligt i alle relevante lande på tidspunktet for lanceringen. Det gælder også for alle andre dokumenter. De skal være tilgængelige på en nem og bekvem måde.
Lad os først se på, hvordan oversættelsesprocessen er, når projekterne håndteres via e-mail.
Normalt involverer en e-mail-baseret oversættelsesproces otte eller ni separate trin alt efter den konkrete situation. Alle trin kræver handling hos enten kunden eller leverandøren af oversættelser. Inden en forespørgsel på en oversættelse har man som kunde ofte været igennem en intern proces.
Således kan der gå dage eller uger, før oversætteren modtager den tekst, der skal oversættes.
Hvis man har et løbende og regelmæssigt behov for oversættelse, giver det mening at optimere processen. Til det formål er der udviklet forskellige integrationsløsninger, der automatiserer oversættelsesprocessen i videst muligt omfang.
Tanken med at integrere systemerne er at bruge så lidt tid og kræfter som muligt på at sende det materiale, der skal oversættes, til leverandøren af oversættelser og tilbage til kunden igen. Eksempelvis kan oversættelse af et websted til mange forskellige sprog tilrettelægges således, at når indholdet på det originale websted er færdigt, sendes materialet automatisk til oversættelse. Når oversættelsen er klar, sendes det færdigoversatte indhold tilbage til kundens system, hvorefter der automatisk oprettes en ny sprogversion af webstedet.
Formålet med integrationen er at minimere det manuelle arbejde og automatisere så meget af processen som muligt, så de involverede medarbejdere kan fokusere på virksomhedens kerneforretning.
Hvad er fordelene ved at integrere systemerne via en connector?
En automatisering af processerne har flere fordele. Som nævnt ovenfor mindsker en integration mængden af manuelt arbejde. Helt konkret betyder det, at det materiale, der skal oversættes ikke skal downloades som en separat fil og videresendes via e-mail.
Det at downloade filer og sende dem via e-mail kan forekomme som en mindre ting rent tidsmæssigt, men hvis disse trin gentages ofte på enten ugentlig eller daglig basis, bliver det til ganske meget tid, som bruges på rutineprægede handlinger. Man skal heller ikke glemme, at det oversatte materiale skal uploades til systemet igen.
En technical writer eller en forfatter af marketingindhold vil utvivlsomt langt hellere fokusere på at forbedre det originale indhold end bruge en stor del af deres arbejdstid på at håndtere oversættelser.
Med automatisering er der lavere risiko for menneskelige fejl. Blev alt relevant materiale, der skal oversættes, nu også vedhæftet e-mailen? Er den seneste version af dokumentet blevet oversat? Automatiseringen i forbindelse med en integrationsløsning via en connector sikrer, at alt det materiale, der skal oversættes, bliver oversat, og at der også tages hånd om eventuelle opdateringer.
Med en connector-løsning kan man også reducere time-to-market. Den tid, der spares takket være automatisering, kan i stedet bruges på andre aktiviteter, der fremmer både markedsføring og salg af produktet. Dette gælder ikke blot nye produkter. Det omfatter også nye markeder.
Det er nemt at tilføje et nyt sprog til en eksisterende connector. Når sproget er tilføjet, kører oversættelsen til det nye sprog lige så effektivt og problemfrit som de andre sprog. Anvendelse af en connector-løsning fremmer desuden din virksomheds ekspansion til nye markeder.
Andre fordele ved en connector-løsning er datasikkerhed. Indhold, der skal oversættes, overføres sikkert fra din virksomheds CMS (content management system) til translation management system (TMS). Ved at bruge en connector-løsning sikrer man, at forretningskritisk indhold ikke havner hos tredjepart eller i de helt forkerte hænder.
Er du på udkig efter en integrationsløsning, der opfylder din virksomheds behov? Kontakt os!
Fordelene ved systemintegration kort fortalt
- Frigør ressourcer fra manuelt arbejde
- Mindre manuelt arbejder betyder lavere risiko for menneskelige fejl
- Fremmer mulighederne for at ekspandere til nye markeder
- Forbedrer datasikkerheden, fordi det materiale, der skal oversættes, udelukkende overføres fra din virksomheds CMS til oversættelsesbureauets TMS.
Hvilke connector-muligheder findes der, hvis man ønsker en systemintegration?
Som mange andre brancher benytter fremstillingssektoren en lang række forskellige CMS-systemer. Systemer, der passer bedst til de forretningsmål, som virksomhederne har sat. Det er ikke ualmindeligt, at i forvejen tilpassede systemer er blevet videreudviklet, så de er komplet skræddersyet til den relevante virksomheds konkrete behov, dvs. eksempelvis kombinerer ERP, CMS og produktinformationssystemer.
Med en stor mængde variabler i spil, er det oplagt, at der ikke findes et enkelt system, der passer til alle virksomheder. Connector-løsninger kan groft sagt opdeles i tre kategorier: tilgængelige løsninger, “hot folder”-løsninger og tilpassede løsninger.
Tilgængelige løsninger
En tilgængelig løsning betyder, at der allerede findes en eksisterende connector-løsning, der kan implementeres hurtigt, og som er udviklet til brug mellem CMS og TMS.
Afhængigt af CMS-systemet kan implementering af en connector foregå så enkelt, at man blot downloader en CMS-udvidelse (extension), der så opretter forbindelse mellem CMS og TMS. I andre tilfælde er en connector integreret i CMS og vises som en af funktionerne i systemet.
Hovedprincippet er, at implementeringen og anvendelsen af en connector skal være så enkel som muligt. Det producerede indhold kan sendes til oversættelse direkte fra CMS blot via et par klik. Den færdige oversættelse returneres automatisk til CMS, uden at der kræves separate handlinger. Afhængigt af systemet får brugeren muligvis også en meddelelse, når oversættelsen er færdig.
Hos Acolad kan en tilgængelig connector bruges i forskellige CMS-systemer, f.eks. Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver og SAP Hybris.
Tilgængelige connectors fungerer bedst, når indholdet publiceres som f.eks. simple websider. De ideelle driftsomgivelser for tilgængelige connectors er en standard CMS, der ikke er ændret eller tilpasset.
Den primære styrke ved tilgængelige connectors er, at de er hurtige og nemme at implementere og anvende. Der kræves ingen ændringer i systemkoder.
“Hot folder”-løsninger
En ”hot folder”-løsning kan anvendes, når en tilgængelig connector ikke er en mulighed, og en tilpasset connector er for omfattende til kundens behov.
Med en ”hot folder”-løsning, uploades det indhold, der skal oversættes, til en cloud-tjeneste som SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP eller Google Drive. Tjenesten kan programmeres til automatisk at videresende nyt indhold til din leverandør af oversættelse. Når oversættelsen er færdig, returneres det oversatte indhold til Cloud-tjenesten, hvor kunden så kan hente det.
Med en ”hot folder”-løsning er automatiseringsniveauet dog ikke så højt som ved de andre løsninger. Det indhold, der skal oversættes, skal trækkes ud af CMS-systemet, før det kan sendes til oversættelse. Men denne form for løsning strømliner imidlertid stadig selve oversættelsesprocessen betydeligt.
I praksis kan oversættelsesprocessen forløbe således: Forfatteren af det originale indhold uploader en fil til en ”hot folder”, f.eks. en Dropbox-mappe på din Desktop. Indholdet overføres automatisk til TMS, hvorfra det videresendes til en oversætter med speciale inden for emnet. Når oversættelsen er færdig, returneres den til samme Cloud-mappe, hvor kunden kan hente filen og tjekke, at både stil og terminologi i oversættelsen matcher virksomhedens øvrige kommunikation.
Som navnet indikerer, fungerer denne løsning ved hjælp af mapper, som er synlige for slutbrugeren. Hvis en virksomhed opererer med f.eks. ti forskellige sprog, kan disse sprog defineres som separate undermapper i den benyttede ”hot folder”. Bestilling af oversættelse kan f.eks. ske ved, at indholdet uploades til de sprogmapper, som indholdet skal oversættes til.
Har du brug for hjælp til at vælge den rigtige connector-løsning? Kontakt os!
En ”hot folder”-løsning er optimal, hvis man har brug for oversættelse med jævne mellemrum, og opdatering af indholdet ikke forekommer så ofte. Fordelen ved denne løsning er, at den nemt kan opskaleres til flere brugere.
Selv om automatiseringsniveauet ikke er så højt, fjerner ”hot folder”-løsningen behovet for at sende indhold til oversættelse via e-mail. Samtidig giver det mulighed for, at en oversættelse nemt kan valideres enten af den person, der har bestilt den, eller en af vedkommendes kolleger i målsprogets land.
Skræddersyede connector-løsninger
Hensigten med en skræddersyet connector-løsning er at automatisere processen mest muligt. En skræddersyet løsning bør også vælges, hvis en af de allerede tilgængelige løsninger ikke er tilstrækkelig til at dække alle oversættelsesbehov. Hvis kunden f.eks. ønsker at foretage sin egen validering i oversættelsesprocessen, kan dette lade sig gøre med en kundetilpasset connector-løsning. Eller hvis der er behov for en separat visning i CMS-systemet, hvor brugeren kan se alle bestillinger af oversættelse, kan dette også også lade sig gøre med en tilpasset løsning.
Det grundlæggende formål med en skræddersyet connector-løsning er det samme som ved en allerede tilgængelig løsning, dvs. minimere omfanget af manuelt arbejde og optimere automatiseringsniveauet. I praksis kan processen automatiseres så meget, at det næste menneske, der lægger hånd på materialet efter forfatteren af originalindholdet, er den oversætter, som i sidste ende returnerer det oversatte indhold.
Med en skræddersyet oversættelsesproces kan man også inkludere forskellige former for maskinoversættelse. Det betyder, at indholdet oversættes til det/de ønskede sprog ved hjælp af et computerprogram. Dette er blot et eksempel på de muligheder, en skræddersyet løsning giver. Vi anbefaler dog ikke, at man benytter en rå maskinoversættelse til ekstern kommunikation. Men hvis man tilføjer efterredigering af maskinoversættelse til processen, opnås et slutresultat, der kan offentliggøres.
Skræddersyede løsninger er mulige takket være en såkaldt Application Programming Interface (API). Med en API kan CMS og TMS kommunikere med hinanden.
En API bruges i tilfælde, hvor en eksisterende tilgængelig connector ikke opfylder alle behov. Den er også påkrævet, når CMS eller produktinformationssystemet som standard ikke kan kommunikere med TMS. Det vil sige, at der ikke findes en eksisterende connector mellem systemerne. Behovet kan også opstå i situationer, hvor en virksomheds CMS har været igennem en omfattende tilpasning til virksomhedens konkrete behov.
Som med al tilpasning kræver udvikling af en skræddersyet connector-løsning både tid og engagement. En skræddersyet løsning kan imidlertid godt betale sig, når først processerne er strømlinet, og automatiseringen er optimeret.
En skræddersyet connector-løsning er det bedste valg, hvis man som virksomhed ofte og løbende har brug for oversættelse. I fremstillingssektoren kan dette f.eks. være opdatering af dokumentation, manualer eller marketingmateriale.
Hvis man som virksomhed har brug for at få oversat til ti forskellige sprog, er en tilgængelig connector-løsning eller en skræddersyet løsning de bedste værktøjer til at automatisere oversættelsesprocessen. Automatisering af processen giver stor besparelser, når først omfanget af manuelt arbejde er reduceret til et minimum.
Med en skræddersyet løsning kan kunden desuden oprette en connector ved hjælp af API’en. Det kræver naturligvis, at virksomheden har den nødvendige ekspertise i API-programmering. Acolad hjælper gerne med at udvikle en connector, hvis du som oversættelseskunde ønsker at oprette en connector mellem jeres produktinformationssystem eller CMS og Acolads TMS.
Spar penge og tid med integration
Automatisering af din oversættelsesproces frigiver ressourcer, der så kan bruges, hvor der er mest behov for dem. Selv en simpel connector-løsning fjerner det manuelle arbejde i oversættelsesprocessen. Ved at optimere automatiseringen kan du gøre oversættelsesprocessen mere effektiv og reducere antallet af manuelle trin. De medarbejdere, der håndterer indholdet, kan så i stedet fokusere på deres kernekompetencer. Samtidig øges produktiviteten, og det bliver nemmere at komme ind på nye markeder - takket være en mere strømlinet oversættelsesproces.
Oversætter din virksomhed teknisk dokumentation og andet indhold til mange forskellige sprog? Vil du gerne slippe for at bestille oversættelser via e-mail? Kontakt os, så hjælper vores eksperter dig med at vælge den bedste løsning for dig.
Updated