Das Homeoffice ist 2020 für viele zum neuen Alltag geworden – und in vielen Fällen wird das auch so bleiben. Digitale Tools werden also immer wichtiger, um mit Kollegen und Kunden in Verbindung zu bleiben.
Microsoft Teams ist so schnell zu einer Standard-Plattform für die tägliche Arbeit gewachsen. Teams-Meetings, die virtuellen Besprechungen, sind dabei gut und gerne das beliebteste aller Tools.
Genau der richtige Zeitpunkt also, um sich mit allen Meeting-Funktionen von Microsoft Teams vertraut zu machen ... von Anfang an:
Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Meeting in Teams zu organisieren: Entweder individuell – oder für einen gesamten Kanal / "Channel". (Sie wissen nicht mehr genau, was ein Teams-Kanal ist? Dann schauen Sie sich unser Online-Tutorial Erste Schritte mit Microsoft Teams: Die Grundlagen an.)
Je nachdem, welche Variante Sie wählen, unterscheidet sich der Zugang zur Besprechung in Ihrer Microsoft Teams-App. Und auch die Inhalte, die Sie während der Besprechung erstellen und teilen, werden an verschiedenen Orten gespeichert.
Wir schauen uns beide Meeting-Arten genauer an: Wie funktionieren sie, wie können Teilnehmer darauf zugreifen, wie und wo werden Ressourcen gespeichert? Unsere Tipps erleichtern Ihnen die Entscheidung, welcher Besprechungstyp jeweils für Sie und Ihr Team am besten geeignet ist.
Sie können zu einer Teams-Besprechung über Outlook oder mit dem Teams-Kalender einladen. Gehen Sie dazu auf „Teams Meeting / Neue Teams-Besprechung“ bzw. „Neue Besprechung“. Wählen Sie dann die gewünschten Teilnehmer sowie Datum und Uhrzeit aus und geben Sie Ihrer Besprechung einen Namen. Outlook und Teams erstellen automatisch ein Teams-Meeting und verschicken eine Einladung. Die Teilnehmer müssen dann einfach nur auf den entsprechenden Link klicken.
Alle Teilnehmer erhalten eine Anfrage in ihrem Outlook-Posteingang. Die Einladung für ein individuelles Meeting wird im Outlook- und im Teams-Kalender des Organisators und der Teilnehmer angezeigt.
Auf individuelle Besprechungen können Sie später auch über den Teams-Chat zugreifen, sofern mindestens ein Teilnehmer während der Besprechung eine Nachricht geschrieben, Notizen gemacht, das interaktive Whiteboard verwendet oder eine Datei hochgeladen hat.
Während eines Meetings in Teams lassen sich verschiedene Inhalte erstellen und teilen. Während und nach der Besprechung können Sie darauf über den "Chat"- bzw. Besprechungs-Tab im Teams-Kalender oder direkt über die Chat-App zugreifen:
Bei regelmäßig wiederkehrenden Meetings können Sie auf die Ressourcen aller Besprechungen der Serie über denselben Reiter im Teams-Kalender oder in der Chat-App zugreifen.
Auf Meeting-Ressourcen über den Teams-Kalender oder die Chat-App zugreifen
Für individuelle Meetings:
So können nur der Organisator und die Teilnehmer auf die verwendeten Ressourcen zugreifen.
Sie können Teams-Meetings auch für einen Kanal erstellen, in der Teams-App. Gehen Sie dazu in den gewünschten Channel und erstellen Sie ein Teams-Meeting unter dem Tab „Posts" / „Beiträge“, indem Sie eine neue Unterhaltung mit dem Kamera-Symbol starten.
Teams-Meeting unter dem Tab „Posts" / „Beiträge“ eines Kanals erstellen
Wählen Sie die Teilnehmer, legen Sie Datum und Uhrzeit fest (Sie können das Meeting auch sofort starten) und geben Sie einen Namen oder ein Thema an. Standardmäßig werden alle Mitglieder des Kanals zur Besprechung eingeladen. Um teilzunehmen, muss man dann einfach nur noch auf den Link in der Benachrichtigung klicken.
Alle ausgewählten Teilnehmer sowie die Kanalmitglieder erhalten eine Einladung in ihrem Outlook-Posteingang. Standardmäßig wird auch eine Besprechungsanfrage an das O365-Gruppenpostfach des Kanals geschickt.
Sie geht auch an den Teams-Kalender des Organisators sowie die der Teilnehmer. Außerdem wird das Meeting in den „Posts"/ „Beiträgen“ des Kanals angezeigt.
Auch hinterher können die Kanal-Mitglieder über den Teams-Kalender und den Tab „Posts"/ „Beiträge“ auf die Besprechung und ihre geteilten Inhalte zugreifen.
Mit dem Tab „Posts"/ „Beiträge“ auf die Besprechung und ihre geteilten Inhalte zugreifen.
Die während der Besprechung der Kanal-Mitglieder erstellten und geteilten Inhalte stehen im Channel zur Verfügung:
Auf Meeting-Ressourcen im Teams-Kanal zugreifen
Auf all diese Inhalte können Sie auch über die Meeting-Details im Teams-Kalender zugreifen. Dafür müssen Sie aber zur jeweiligen Chat-Unterhaltung gehen. Gut zu wissen dabei: Auf Kanal-Meetings können Sie nicht über die Teams-Chat-App zugreifen.
Das interaktive Whiteboard, das Sie während eines Channel-Meetings erstellen und bearbeiten, finden Sie leider nicht so leicht im Kanal. Wechseln Sie lieber zur Whiteboard-App.
Für Meetings aller Kanalmitglieder:
So können alle Kanal-Mitglieder auf die Besprechungs-Ressourcen zugreifen.
Wann wählen Sie welche Art der Besprechung?
Ein individuelles Teams-Meeting eignet sich vor allem für Online-Besprechungen mit wechselnden Teilnehmern.
Geben Sie eigenständigen Meetings aussagekräftige Namen, um sie später über die Suchfunktion in Teams leicht zu finden.
Für komplexere Gruppenarbeiten, zum Beispiel mit Projekt- oder Serviceteams oder dem Management, sind Kanal-Meetings besser geeignet.
Bei Meetings der Kanäle ist das richtige Verwalten der Teams-Seiten besonders wichtig, um einfach auf die Besprechungen und die gespeicherten Informationen zugreifen zu können. Wenn Sie mehr Tipps gebrauchen können, wie Sie Teams „bändigen", probieren Sie TeamHub aus, unser Microsoft-Teams-Verwaltungs-Add-On, oder schauen Sie unser On-Demand-Webinar Microsoft Teams beherrschen: Warum ist Corporate Governance so wichtig?.