Prosessien optimointi kuuluu jokaisen yrityksen tavoitteisiin. Prosesseja hiomalla säästetään rahaa tai aikaa, joka vapautuu itse ydinliiketoimintaan. Prosessien optimointi koskee myös käännöstenhallintaa. Tässä blogissa kerromme, mitä hyötyä integraatiosta on ja millaisia vaihtoehtoja siihen löytyy.
Mitä integraatio tarkoittaa käännöstenhallinnassa?
Kansainvälisessä toimintaympäristössä käännösten tehokas hallinta on avainasemassa. Useissa eri maissa tapahtuva tuotejulkaisu tai yhdenaikaisesti käynnistyvä monikielinen markkinointikampanja edellyttää, että materiaali on käytettävissä kaikissa kohdemaissa h-hetkellä. Sama pätee kaikkeen muuhunkin aineistoon. Sen pitää olla saatavilla helposti ja mieluiten mahdollisimman vähällä vaivalla.
Tarkastellaan ensiksi, millainen käännösprosessi on, kun projekti hoidetaan sähköpostitse.
Tavallisesti sähköpostilla hoidettuna käännösprosessiin kuuluu tilanteen mukaan kahdeksan tai yhdeksän eri vaihetta. Kaikissa niissä tarvitaan toimia joko tilaajan tai käännöksen toimittajan puolelta. On täysin mahdollista, että ennen käännös- tai tarjouspyynnön lähettämistä projektissa on saatettu käydä läpi sisäisiä prosesseja tilaajan puolella.
Käännösprosessissa voi siis kestää päiviä tai ehkä viikkojakin, ennen kuin käännettävä teksti saadaan kääntäjälle.
Kun tarvetta käännöksille on usein ja toistuvasti, prosessia on syytä optimoida. Tätä varten on kehitetty eritasoisia integraatioratkaisuja, joilla käännösprosessi saadaan automatisoitua mahdollisimman pitkälle.
Integraatiossa on kyse siitä, että yrityksen käännettäväksi tarkoitettu materiaali saadaan välitettyä käännöspalveluntarjoajalle ja sieltä takaisin mahdollisimman pienellä vaivalla. Esimerkiksi verkkosivun kääntämisen useille eri kielille pystytään toteuttamaan niin, että alkuperäisen verkkosivun valmistuttua aineisto välitetään automaattisesti käännettäväksi. Kun käännökset valmistuvat, ne palautuvat alkuperäiseen järjestelmään ja verkkosivusta luodaan uusi kieliversio automaattisesti.
Integraation tarkoituksena on minimoida manuaalisen työn määrä ja maksimoida automatiikka, jotta työntekijät voivat keskittyä yrityksen ydinliiketoimintaan.
Mitkä ovat integraation hyödyt?
Prosessien automatisointi auttaa yritystä monella eri tavalla. Aiemmassa tulikin jo esille se, että integraatiolla saadaan vähennettyä manuaalisen työn määrää. Konkreettisimmillaan tämä tarkoittaa sitä, että käännettävää materiaalia ei tarvitse erikseen ladata tiedostona ja lähettää sähköpostilla eteenpäin.
Tiedostojen latailu ja lähettely sähköpostilla voi tuntua vaativan mitättömän ajan, mutta jos tuota samaa rutiinia joutuu toistamaan lukuisia kertoja viikoittain tai jopa päivittäin, siitä tulee melkoinen aikasyöppö. Unohtamatta tietenkään sitä, että käännetyt aineistot pitää ladata takaisin järjestelmään.
Esimerkiksi tekninen kirjoittaja tai vaikkapa markkinointisisältöjen tuottaja epäilemättä keskittyy mieluummin alkuperäisten sisältöjen paranteluun kuin siihen, että viettäisi suuren osan työajastaan käännösten kanssa painiessa.
Automaation myötä riskit inhimillisille erehdyksille pienenevät. Oliko kaikki käännettäväksi tarkoitettu materiaali sähköpostin mukana? Onko dokumentin uusin versio käännetty? Integraation automaatio huolehtii siitä, että kaikki käännettäväksi tarkoitettu aineisto tulee käännetyksi ja mahdolliset dokumenttipäivityksetkin tulevat huomioiduksi.
Integraatiolla on mahdollista parantaa myös markkinoille pääsemisen nopeutta (Time to Market). Automaation ansiosta säästetty aika voidaan keskittää muihin toimiin, jotka edesauttavat tuotteen pääsemistä markkinoille ja myyntiin. Kyseessä ei tarvitse olla välttämättä uusi tuote. Se voi olla myös uusi markkina.
Olemassa olevaan integraatioon uuden käännettävän kielen lisääminen sujuu helposti. Ja kun se on lisätty, uusi kieli saadaan käännettyä yhtä vaivattomasti kuin aiemmatkin. Integraatio helpottaa myös uusille markkinoille laajentumista.
Integraation etuihin kuuluu myös tietoturva. Käännettävä sisältö liikkuu yrityksen sisällönhallintajärjestelmän ja käännöstenhallintajärjestelmän välillä suojattuna. Integraatiolla voidaan varmistaa se, ettei liiketoimintakriittinen materiaali päädy kolmansille osapuolille.
Etsitkö yrityksesi tarpeeseen sopivaa integraatioratkaisua? Ota yhteyttä!
Integraation hyödyt tiivistetysti
- Vapauttaa resursseja manuaalisesta työstä
- Manuaalisen työn vähentyessä inhimillisten virheiden todennäköisyys pienenee
- Helpottaa laajentumista uusille markkinoille
- Parantaa tietoturvaa, koska käännettävä materiaali liikkuu ainoastaan sisällönhallintajärjestelmän ja käännöstenhallintajärjestelmän välillä.
Millaisia vaihtoehtoja integraation toteuttamiseen on?
Valmistavassa teollisuudessa kuten muillakin toimialoilla sisällönhallintajärjestelmien kirjo on laaja. Käyttöön on valittu omia liiketoimintatavoitteita parhaiten palvelevat järjestelmät. Eikä ole lainkaan tavatonta, että omaa tarvetta palvelemaan on kehitetty kokonaan räätälöityjä järjestelmiä, jotka yhdistelevät toiminnanohjaus-, sisällönhallinta- ja tuotetietojärjestelmiä.
Muuttujien määrän ollessa suuri on selvää, ettei olemassa voi olla yhtä kaikille sopivaa ratkaisua. Integraatioratkaisut voi jakaa karkeasti kolmeen eri luokkaan, jotka ovat ns. heti-valmis-ratkaisu, Hotfolder-ratkaisu ja räätälöitävät ratkaisut.
Valmiit integraatiot
Valmiilla integraatiolla tarkoitetaan sitä, että sisällönhallintajärjestelmän ja käännöstenhallintajärjestelmän välille on kehitetty valmis integraatioratkaisu, jonka saa otettua käyttöön helposti.
Riippuen sisällönhallintajärjestelmästä integraatio saadaan toteutettua niinkin yksinkertaisesti kuin lataamalla siihen laajennuksen, joka muodostaa yhteyden sisällönhallintajärjestelmän ja käännöstenhallintajärjestelmän välille. Joidenkin sisällönhallintajärjestelmien kohdalla integraatio sulautuu osaksi järjestelmää ja näkyy toimintona muiden rinnalla.
Periaatteena on siis se, että integraation käyttöönotto ja käyttö on yksinkertaista. Tuotetut sisällöt voidaan lähettää käännettäväksi suoraan sisällönhallintajärjestelmästä muutamalla hiiren klikkauksella. Valmis käännös palautuu automaattisesti sisällönhallintajärjestelmään ilman erillisiä toimenpiteitä. Järjestelmästä riippuen käyttäjää voidaan lisäksi muistuttaa, kun käännös on valmistunut.
Acoladin kohdalla valmis integraatio on mahdollista ottaa käyttöön lukuisissa sisällönhallintajärjestelmissä, kuten seuraavissa: Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver ja SAP Hybris.
Jos sisällöt julkaistaan esimerkiksi yksinkertaisina verkkosivuina, tällöin valmiit integraatioratkaisut ovat vahvimmillaan. Ihanteellisin käyttöympäristö valmiille integraatioratkaisuille on muokkaamaton sisällönhallintajärjestelmä.
Valmiin integraation merkittävin vahvuus on siinä, että sen saa käyttöön helposti ja nopeasti. Se ei edellytä muutoksia järjestelmän koodauksessa.
Hotfolder-ratkaisu
Hotfolder-ratkaisua hyödynnetään silloin, kun valmista integraatiota ei voida käyttää tai silloin, kun räätälöity ratkaisu on tarpeisiin nähden liian järeä.
Hotfolder-ratkaisussa käännettävä sisältö ladataan jaettuun pilvipalveluun, kuten esimerkiksi SharePointiin, OneDriveen, Dropboxiin, Secure FTP:hen tai Google Driveen. Palvelu voidaan ohjelmoida välittämään uudet sisällöt käännöspalvelun toimittajalle automaattisesti. Käännösten valmistuttua käännetyt sisällöt palautetaan pilveen, josta tilaaja saa poimittua käännökset talteen.
Automaation taso ei ole Hotfolder-ratkaisussa kuitenkaan korkein mahdollinen. Käännettäväksi tarkoitetut sisällöt pitää ladata ulos sisällönhallintajärjestelmästä, ennen kuin ne voi toimittaa käännettäväksi. Ratkaisu kuitenkin virtaviivaistaa itse käännösprosessia huomattavasti.
Käytännössä käännösprosessi voi toimia seuraavasti. Alkuperäisen sisällön luonut lataa tiedoston Hotfolder-kansioon, joka voi olla vaikkapa Dropbox-kansio työpöydällä. Sisältö välittyy automaattisesti käännöstenhallintajärjestelmään, josta se ohjataan aihepiiriin erikoistuneelle kääntäjälle. Kääntäjän työn valmistuttua sisältö palautuu Hotfolder-kansioon, josta tilaaja voi poimia käännöksen ja varmistaa, että tekstissä käytetty äänensävy ja terminologia vastaavat yrityksen muuta viestintää.
Nimensä mukaisesti ratkaisu näkyy loppukäyttäjälle kansiona. Jos yritys toimii vaikkapa kymmenellä eri kielellä, niin Hotfolder-kansioon voidaan tällöin määrittää nuo kymmenen eri kieltä omiksi kansioikseen. Käännösten tilaaminen onnistuu esimerkiksi niin, että käännettäväksi tarkoitettu sisältö ladataan niiden kielten kansioihin, joille käännös tarvitaan.
Hotfolder-ratkaisu on ihanteellisin niissä tapauksissa, joissa käännöksiä tarvitaan satunnaisesti eikä sisältöjen päivitystahti ole suuri. Ratkaisun etuna on se, että se on skaalattavissa helposti laajalle käyttäjäkunnalle.
Vaikkei automaation taso olekaan korkein mahdollinen, Hotfolder-ratkaisun ansiosta käännettävää aineistoa ei tarvitse lähetellä sähköpostitse. Toisaalta se mahdollistaa sen, että käännökset pystyy validoimaan vaivattomasti esimerkiksi alkuperäisen tilaajan toimesta, mutta myös kohdekielen osalta kohdemaassa.
Tarvitsetko apua sopivan integraation valitsemisessa? Ota yhteyttä!
Räätälöidyt integraatiot
Räätälöidyn integraation ideana on virittää automaatio huippuunsa. Räätälöity integraatio tulee kyseeseen myös silloin, jos valmis integraatio ei yksinään riitä täyttämään käännöstarpeita. Jos käännösprosessiin tarvitaan esimerkiksi tilaajan oma tarkastus, tämä voidaan toteuttaa räätälöidyllä ratkaisulla. Tai jos sisällönhallintajärjestelmään tarvitaan esimerkiksi erillinen näkymä, jossa käyttäjä voi tarkastella käännöstilauksia, sekin on toteutettavissa räätälöinnillä.
Räätälöidyn integraation perusidea on sama kuin valmiissa integraatioratkaisussa, eli tavoitteena on minimoida manuaalisen työn määrä ja maksimoida automaatio. Käytännössä prosessi voidaan automatisoida niin pitkälle, että alkuperäisen sisällön tuottaneen jälkeen seuraava ihmiskosketus tulee kääntäjältä, jolta sisältö palautuu aikanaan takaisin.
Räätälöimällä käännösprosessiin voi liittää vaikkapa konekääntimen, joka kääntää sisällöt ohjelmallisesti tahdotulle kielelle. Tämä on vain esimerkki mahdollisuuksista, emmekä suosittele raakaa konekäännöstä ulkoiseen viestintään. Lisäämällä prosessiin konekäännöksen jälkieditoinnin lopputuloksesta saadaan jo julkaisukelpoinen.
Räätälöidyt ratkaisut mahdollistaa API-ohjelmointirajapinta (Application programming interface). API:n avulla sisällönhallintajärjestelmä ja käännöstenhallintajärjestelmä saadaan keskustelemaan keskenään.
API-rajapintaa hyödynnetään niissä tapauksissa, kun valmis integraatioratkaisu ei vastaa kaikkiin tarpeisiin. Sitä tarvitaan myös silloin, kun sisällönhallinta- tai tuotetietojärjestelmä ei oletuksena keskustele käännöstenhallintajärjestelmän kanssa. Eli aiempaa integraatiota järjestelmien välille ei ole muodostettu. Tarve voi ilmetä myös niissä tapauksissa, kun sisällönhallintajärjestelmä on vahvasti muokattu yrityksen omaan tarpeeseen.
Kuten kaikki räätälöinti, myös integraation räätälöinti vaatii paljon aikaa ja sitoutumista. Räätälöity ratkaisu kuitenkin maksaa itsensä aina takaisin, kun prosessit virtaviivaistuvat ja automaation määrää saadaan kasvatettua.
Räätälöity integraatio on vahvimmillaan silloin, kun sisältöjen kääntämistä tarvitaan usein ja jatkuvasti. Valmistavan teollisuuden kohdalla tämä voi tarkoittaa esimerkiksi dokumentaation, ohjekirjojen tai markkinointimateriaalien päivittämistä.
Jos käännettäviä kielipareja on yli 10, niin valmis- tai räätälöity integraatioratkaisu tarjoaa parhaat työkalut käännösprosessin automatisointiin. Automaation avulla saavutetaan merkittäviä kustannussäästöjä, kun manuaalisen työn määrä on saatu karsittua minimiin.
Räätälöidyssä ratkaisussa myös tilaaja voi hyödyntää API-rajapintaa integraation muodostamiseksi. Tämä toki edellyttää sitä, että yritykseltä löytyy omaa osaamista API-rajapintaan. Acolad auttaa mielellään integraation kehityksessä, jos käännösten tilaaja haluaa lähteä kehittämään integraatiota tuotetieto- tai sisällönhallintajärjestelmän ja Acoladin käännöstenhallintajärjestelmän välille.
Integraatiolla ajan- ja rahansäästöä
Automaation lisääminen käännösprosessiin vapauttaa resursseja sinne, missä niitä tarvitaan. Yksinkertaisinkin integraatioratkaisu poistaa käännösprosessista manuaalisia työvaiheita. Lisäämällä automaatiota käännösprosessi saadaan sujuvammaksi ja manuaalisten työvaiheiden määrä saadaan laskettua minimiin. Tällä tavalla sisältöjä käsittelevät tahot pystyvät keskittymään tärkeimpään. Siinä ohessa saadaan kasvatettua tuottavuutta ja helpotettua uusille markkinoille siirtymistä, kun käännösprosessi on hiottu huippuunsa.
Kääntääkö yrityksesi teknistä dokumentaatiota ja muita sisältöjä useille eri kielille? Haluaisitko kenties eroon sähköpostitse läheteltävistä käännöstilauksista? Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua valitsemaan tarpeisiisi sopivimman ratkaisun.
Updated