Miten omassa käytössä oleva konekäännin parantaa yrityksen tietoturvaa?

Jokaisen yrityksen elinehto on päivittäinen tiedon jakaminen ja viestintä. Kansainvälisesti tai usealla kielellä toimivan yrityksen toiminta on haastavampaa, koska työntekijöiden kielitaito vaihtelee. Luonnollinen ratkaisu on käyttää välineitä, jotka helpottavat kommunikointia ja auttavat pääsemään kielimuurin yli. Verkosta löytyvät ilmaiset kääntimet ovat helppo mutta tietoturvan kannalta kestämätön ratkaisu.

Kerromme tässä blogissa, miksi omassa käytössä oleva konekäännin on myös investointi yrityksen tietoturvaan.

Jos konekääntäminen on vielä aiheena vieras, kannattaa tutustua aiempaan blogikirjoitukseemme, jossa kerromme siitä tarkemmin.

Miksi tietoturvasta kannattaa huolehtia?

Tietoturvasta huolehtiminen on jokaisen yrityksen elinehto. Yrityksen intressinä on säilyttää huolellisesti kaikki itse yritystä, sen tuotteita ja palveluita koskeva tieto. Lisäksi laki vaatii yrityksiä pitämään hyvää huolta asiakastiedoistaan. Liiketoimintakriittistä tietoa saatetaan liikutella eri osastojen välillä hyvinkin paljon.

Kansainvälisessä toimintaympäristössä puutteellinen kielitaito voi estää sujuvan kommunikoinnin. Ihannetilanteessa kaikilla työntekijöillä on tietysti yhtä hyvät valmiudet kommunikoida eri kielillä. Tämä on kuitenkin harvinaista, sillä jokaisella meillä on eri tausta myös kielitaidon osalta. Yksi voi olla huippulahjakas tuotekehityksessä, mutta kielitaidoltaan heikompi. Toinen taas voi olla huippu kieliosaamisessaan, mutta hänellä on vähemmän annettavaa esimerkiksi tuotekehitykseen.

Kaikkien työntekijöiden pitää pystyä kommunikoimaan keskenään, jotta tieto kulkee ja viestit ymmärretään.

Myyjä voi saada tarjouspyynnön kielellä, jota hän ei osaa. Ulkoistetusta IT-tuesta tulee tärkeän näköinen viesti, jossa on paljon huutomerkkejä ja punaista tekstiä, mutta sisällöstä ei ole mitään tietoa. Tuotekehitysyksikkö toimii toisella puolella maailmaa, ja sen työntekijöiden kanssa pitäisi pystyä viestimään sujuvasti.

Harva meistä kiistää käyttäneensä netistä löytyviä ilmaisia käännöspalveluita, kun vieraskielinen teksti on pitänyt saada ymmärrettävään muotoon. Verkkosivuilla esiintyvien tekstien suhteen tämä toimintamalli on varsin luonnollinen. Koska teksti on julkaistu verkkosivuilla, se on tarkoitettu julkiseksi.

Sisäiseen käyttöön tarkoitetun tekstin kääntäminen julkisilla, ilmaisilla kääntimillä on sen sijaan jo huomattava riski. Riski realisoitui norjalaisen Statoil-yhtiön kohdalla: yrityksen sisäisiä tekstejä käännettiin ilmaisella kääntimellä, ja myöhemmin ne löytyivät vapaasti netistä. Ongelma on siinä, että ilmaisia käännöspalveluita tarjoavat tahot pidättävät itsellään oikeuden käännettyihin teksteihin. Joissakin tapauksissa käännöksiä käytetään kääntimen kouluttamiseen, mutta joskus tekstit voivat päätyä julkisiksi.

Tietovuodon riski on siis ilmeinen, kun yrityksen sisäiseen käyttöön tarkoitettuja tekstejä lähdetään kääntämään julkisilla kääntimillä. Yksi ratkaisu on estää työntekijöiden pääsy tällaisille sivuille. Ratkaisu epäilemättä toimii, mutta samalla sisäinen viestintä ja tiedon jakaminen vaikeutuvat, kun käännöksiä ei saa mistään nopeasti.

Parhaan turvan ja vapauden takaa yrityksen omaan käyttöön hankittu konekäännin. Vuotoriskiä ei ole, ja kielimuurit madaltuvat ja jopa katoavat kokonaan.

Yrityssalaisuuksien lisäksi päivittäisessä kanssakäymisessä liikutellaan paljon asiakastietoja. Nekin ovat liiketoimintakriittistä tietoa. Ei pidä unohtaa, että henkilötietojen käsittely on vahvasti laissa säänneltyä. Tuorein vahvistus henkilötietojen tietosuojaan on EU:n yleinen tietosuoja-asetus, eli tutummin GDPR. Asetus antoi tarkat raamit sille, kuinka henkilötietoja pitää yrityksissä käsitellä. Asetus koskee niin asiakkaita kuin yrityksen henkilökuntaa.

Haaste on aivan samanlainen henkilötietojen osalta – varsinkin monikansallisissa ja monikielisissä yrityksissä. Yhteen maahan keskitetty HR-osasto saa viestin toisessa maassa toimivasta yksiköstä, ja kieli on vierasta. Houkutus ilmaisen käännöspalvelun käyttöön on suuri, mutta riskinä on salassa pidettävien henkilötietojen päätyminen kolmannen osapuolen haltuun. Vastaanottaja ei edes tiedä, sisältääkö viesti henkilötietoja, jotka eivät saa päätyä ulkopuolisille.

Henkilötiedoksi luokiteltavien tietojen lista on pitkä. Esimerkiksi osoitetiedot, potilastiedot ja IP-osoitteet ovat kaikki henkilötietoja, joita pitää käsitellä GDPR-asetuksen mukaisella tavalla. Dokumenteista tai viesteistä voi onnistua poimimaan henkilötunnuksen, syntymäpäivän ja sähköpostiosoitteen, mutta osoite- ja potilastietojen seulominen vieraskielisestä viestistä voi olla mahdotonta, ellei tekstiä ensin käännetä tutulle kielelle.

Omaan käyttöön valjastettu konekäännin on tietoturvan kannalta turvallisin vaihtoehto. Silloin tiedot eivät voi jäädä kolmansien osapuolien haltuun.

Lue lisää Acoladin käännösteknologioista

Missä tilanteissa konekäännöksiä tarvitaan?

Konekääntimen vahvuus on nopeus. Käännöksen saa itselleen käytännössä heti. Päivittäinen viestintä helpottuu huomattavasti, kun tekstit voi vaivattomasti kääntää haluamaansa kieleen. Konekäännin osana yrityksen sisäistä viestintää on ehdoton vahvuus, kun tietoa halutaan jakaa eikä viestintään haluta tarpeettomia viiveitä. Toki on myös tilanteita, joissa konekäännintä voidaan käyttää myös asiakkaan tai sidosryhmän viestien kääntämiseen. Myös ulospäin suuntautuvassa viestinnässä voidaan hyödyntää konekäännintä. Käyttöä kannattaa kuitenkin harkita tarkkaan, sillä vaikka konekääntimet kykenevät tekemään ymmärrettäviä käännöksiä, niiden laatu ei välttämättä täytä vaatimuksia oikeakielisyyden ja tyylin suhteen.

Arkisen viestinnän rinnalla konekäännin hoitaa myös sisäiseen käyttöön tarkoitetun dokumentaation kääntämisen. Tarkoituksena on saada dokumentaatio vaivattomasti ja edullisesti toiselle kielelle. Kaikkea dokumentoitua tietoa ei välttämättä haluta käännättää ihmisellä, jos konekääntimen tuottama laatu on riittävä. Konekääntimellä pystytään kääntämään suuria tekstivolyymejä nopeasti ja edullisesti.

Konekääntimen käyttö ei tunne osastorajoja. Nopeita käännöksiä voidaan tarvita myynnissä, asiakaspalvelussa, hallinnossa, IT-tuessa ja johdossa. Käytännössä kaikilla osastoilla käsitellään yrityssalaisuuksia tai henkilötietoja, jotka eivät saa päätyä ulkopuolisten haltuun missään tilanteessa. Sen vuoksi on tärkeää, että nopeat käännökset saa hoidettua ilman tietovuodon pelkoa.

Konekäännin osana yrityksen tietoturvaa

Yrityssalaisuuksia ja henkilötietoja ei voi koskaan varjella liikaa. Vaikka palomuurit, varmuuskopiot, virusturvat ja muut toimet olisi viritetty huippuunsa, arkaluontoinen tieto voi vuotaa kolmansien osapuolien haltuun tahattomasti, jos käytetään jotakin julkista käännöspalvelua. Näiden palvelujen käytön estämisen sijaan yrityksen kannattaa hankkia käyttöönsä oma konekäännin, jolloin käännöstarpeet hoidetaan tietoturvallisesti.

Oma konekäännin ei vaadi laite- tai ohjelmistoinvestointeja. Yleinen käytäntö on, että käännöspalvelun tarjoaja hallinnoi konekäännintä. Acoladin ratkaisussa Acolad hoitaa konekääntimen ylläpidon ja hallinnoinnin sekä tarvittaessa sen kouluttamisen. Käännettävä materiaali välitetään salattuna omissa tiloissamme olevalle palvelimelle Saksaan, Ranskaan tai Irlantiin, jossa itse kääntäminen suoritetaan. Käännetty materiaali toimitetaan takaisin tilaajalle salattuna.

Käännetty teksti poistetaan Acoladin konekääntimistä välittömästi tai viimeistään seitsemän päivän kuluessa. Poikkeustapauksissa käännetty materiaali voi säilyä kääntimessä enintään 14 päivää. Kaikki käännetty materiaali poistetaan, ja sitä käytetään kääntimen kouluttamiseen vain silloin kun yritys niin haluaa. Käytännössä kaikki liiketoimintakriittinen materiaali on käännettävissä omalla kääntimellä ilman tietoturvahuolia.

Acoladin konekäännös palveluna -palvelussa kääntimen käyttöoikeus voidaan antaa hyvin laajalle joukolle, jolloin julkisten kääntimien käyttötarve katoaa. Käyttöoikeudet voidaan antaa kaikille, jotka todennäköisesti joutuvat tilanteisiin, joissa pikaista käännöstä tarvitaan. Mitä helpommin käännintä pääsee käyttämään, sen helpompaa on kääntäminen ja kommunikointi.

Onko yrityksessäsi paljon työntekijöitä, joille konekääntimestä olisi apua päivittäisissä tehtävissä? Haluatko varmistua, ettei yrityssalaisuuksia tai henkilötietoja vuoda ulkopuolisille päivittäisen viestinnän käännöksissä? Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua valitsemaan tarpeeseesi sopivan konekäänninratkaisun.