Käännösprosessiin voi vaikuttaa hyvin monella tavalla. Tavoitteena voi olla kustannustehokkuuden parantaminen, käännösprosessin nopeuttaminen tai käännösten laadun parantaminen. Tässä blogissa käymme läpi, miten näihin voidaan päästä.
Mitä sinulle tulee ensimmäiseksi mieleen sanoista käännösprosessin optimointi? Edullisemmat hinnat? Nopeampi toimitusaika? Vai laadun varmistaminen?
Kun vuosittaisten käännösten määrä on tuhansia sivuja tai kuukausittain käännettävää kertyy satoja tuhansia tai miljoonia sanoja, optimointi on paikallaan.
Optimoinnilla käännösprosessista pyritään saamaan pois mahdollisimman monta manuaalista työvaihetta. Silloin säästyy rahaa, ja käännösten hallinnassa säästyneen ajan voi käyttää ydinliiketoimintaan.
Nopeus voi tarkoittaa myös markkinoille pääsemisen nopeutta (Time to Market). Jos uuden tuotteen lanseeraus riippuu käännösten valmistumisesta, prosessia on syytä hioa. Lanseeraus ei saa viivästyä sen vuoksi, että käännös on jumissa lomalla olevan työntekijän sähköpostissa.
Laadun optimoinnissa on usein kyse siitä, että käännösten laatu pysyy kerrasta toiseen yhtä hyvänä ja käytetty termistö yhdenmukaisena eikä käännöksiin eksy ei-toivottuja synonyymejä.
Ensin pitää tarkastella lähtötilannetta.
Sähköposti on yhä varsin yleinen tapa hoitaa käännöstilaukset. On luontevaa käyttää samaa viestintävälinettä, jota käyttää työssä paljon muutenkin.
Kaavio kuitenkin paljastaa, että prosessissa on runsaasti manuaalisia työvaiheita, jotka edellyttävät ihmisen reagointia – joko käännöspalveluntarjoajan tai tilaajan. Lisäksi kaaviosta puuttuu käännöstilauksen mahdollinen sisäinen hyväksyntäprosessi. Koko prosessissa voi siis kestää päiviä, ellei viikkoja.
Jos käännöstilauksia tehdään usein ja käännettävää materiaalia on paljon, prosessin on oltava virtaviivaisempi.
Optimointiin on tarjolla useita erilaisia välineitä. Monet ovat niin yleisiä, että ne soveltuvat lähes kaikille yrityksille, jotka haluavat kehittää ja optimoida käännösprosessiaan. Pienelläkin parannuksella voi olla suuri merkitys.
Keskitytään ensin yllä olevan kaavion kuvaamaan tyypilliseen käännösprosessiin. Jos tilaus tehdään sähköpostilla, tarvitaan ainakin viisi työvaihetta ennen kuin teksti on kääntäjällä. Ja jo sitä ennen joku on tuottanut käännettävän materiaalin ja joku toinen ehkä oikolukenut sen. Eli manuaalisia työvaiheita on vielä enemmän.
Jos käännösprosessissa halutaan minimoida manuaalisen työn määrä, paras ratkaisu on integraatio. Sillä prosessista saadaan poistettua monta välivaihetta. Käytännössä integraatio tarkoittaa sitä, että tilaaja toimittaa käännettävän materiaalin käännöspalveluntarjoajalle suoraan sisällönhallintajärjestelmästään. Sisältö siis siirtyy sisällöntuottajalta suoraan kääntäjälle ilman välikäsiä. Ja käännetty materiaali palautuu vastaavasti sisällönhallintajärjestelmään.
Ihannetilanteessa teknisen kirjoittajan tuottama sisältö välitetään käännöspalveluntarjoajalle automaattisesti tai hän voi määrittää, mille kielille käännös tarvitaan. Sisältö välitetään kääntäjälle tai kääntäjille, ja kun käännökset ovat valmiita, ne palautuvat sisällönhallintajärjestelmään niin, että ne voi julkaista. Tuona aikana sisältöjen tuottaja on voinut keskittyä muihin projekteihin, eikä prosessiin ole tarvittu usean ihmisen työpanosta.
Lue lisää integraatioista aiemmasta artikkelistamme.
Jos käännösprosessi on jo optimoitu sujuvaksi, mutta käännökset pitää saada vielä nopeammin, ratkaisu voi olla konekääntäminen. Se toimii erityisen hyvin niissä tilanteissa, kun käännettävää materiaalia on huomattavan paljon ja usein. Aivan erityisen hyvin se sopii silloin, kun käännetty materiaali jää sisäiseen käyttöön.
Konekääntimen tuottaman käännöksen laatu ei kaikissa tilanteissa riitä sellaisenaan. Jos käännettävästä ohjekirjasta tai dokumentaatiosta pitää saada paremmin ymmärrettävä ja varsinkin jos kyse on turvallisuuden kannalta kriittisestä ohjeesta, konekäännös kannattaa jälkieditoida. Jälkieditointiprosessissa kone kääntää lähdemateriaalin, minkä jälkeen ihminen tarkistaa ja korjaa käännöksen.
Yhdistämällä konekäännin ja jälkieditointi säästetään usein sekä aikaa että rahaa.
Lue lisää konekääntämisestä ja jälkieditoinnista täältä. Tutustu myös aiempaan artikkeliimme konekääntämisestä.
Käännösprosessin universaali apu on käännösmuisti. Käännösmuisti tehostaa työtä, eli käännökset saa nopeammin. Riittävän kattava käännösmuisti nopeuttaa käännösprosessia merkittävästi, koska jo käännettyjä sisältöjä voidaan hyödyntää uusissa käännöksissä. Ammattikääntäjän ei tarvitse kääntää koko tekstiä uudestaan: hänen tehtävänsä on katsoa, sopiiko käännösmuistin tarjoama vanha käännös tai osa siitä käännettävän tekstin asiayhteyteen, ja muokata sitä tarpeen mukaan.
Käännösmuistin hyöty korostuu erityisesti silloin, kun käännettäväksi tulee usein samankaltaista sisältöä.
Jos integraatio ei sovellu omaan käyttöön eikä käännettävää ole niin paljon, että konekääntimestä olisi hyötyä, tehokkuutta voi parantaa siirtymällä käyttämään asiakasportaalia. Se on yksi askel kohti sujuvampaa käännösprosessia.
Asiakasportaalin tarkoitus on selkiyttää ja nopeuttaa käännösten tilaamista. Prosessi on myös läpinäkyvä, eli tilaaja tietää missä mennään. Portaalissa voidaan myös seurata kustannuksia niin projektikohtaisesti kuin laajemminkin.
Yksi portaalin olennainen ajatus on vähentää tarvetta lähettää sähköpostia. Tilauksen voikin tehdä portaalissa huomattavasti nopeammin ja sujuvammin. Lisäksi portaali vähentää hallinnollista työtä. Kun käännöksiä hoitavat työntekijät saavat tilausoikeudet portaaliin, he voivat tehdä tilaukset itsenäisesti ilman ylimääräistä viestien lähettelyä ja hyväksymiskierroksia. Käännökset myös löytyvät portaalista eivätkä ole vain tilaajan sähköpostissa.
Termipankki ja terminologian hallinta ovat hyvä tapa tehostaa käännösprosessia. Hyvin ylläpidetty termistö helpottaa sekä sisällön tuottajien että sen kääntäjien työtä. Aikaa ei kulu oikeiden tai sovittujen termien selvittämiseen kerta toisensa jälkeen, vaan ne löytyvät yhteisestä paikasta ilman välikäsiä.
Käännösprosessin tehokkuuteen vaikuttaa myös se, missä muodossa sisällöt toimitetaan käännettäväksi. Käännöspalveluiden tarjoajilla on erinomaiset valmiudet käsitellä miltei mitä tahansa tiedostomuotoja, mutta on hyvä pohtia ensin omia tarpeita.
Pitääkö tuotettu sisältö siirtää tai kopioida yhdestä järjestelmästä toiseen, jotta sen saa välitettyä eteenpäin? Joudutaanko sisällöstä tekemään ensin Word-tiedosto, joka toimitetaan käännettäväksi? Tämähän tarkoittaa usein sitä, että käännöksen valmistuttua sama prosessi joudutaan tekemään uudestaan toisin päin, jotta kohdekielinen sisältö saadaan takaisin sisällönhallinta- tai julkaisujärjestelmään.
Jos sisällönhallintajärjestelmä sallii tuotettujen sisältöjen lataamisen ulos ja sisään esimerkiksi XML-muodossa, se on askel oikeaan suuntaan. Tärkeintä on välttää sisältöjen kopioimista ja liittämistä järjestelmästä toiseen.
Kun käännösprosessin tehokkuus on hiottu kuntoon, on aika siirtyä laatuun. Mitä laatuun vaikuttavia tekijöitä prosessiin liittyy?
Käännösmuisti ja termipankki ovat tässä erittäin vahvassa roolissa, mutta palataan niihin myöhemmin.
Käännöksen laadun varmistamisessa prosessiin voidaan sisällyttää maakohtainen validointi. Siinä käännöksen kohdekieltä hyvin osaava työntekijä tarkastaa käännöksen ennen lopullista palautusta. Tällä työvaiheella varmistetaan, että käännös täyttää paikalliset vaatimukset kielen ja lainsäädännön suhteen.
Validointiprosessi voidaan myös automatisoida, jolloin sisältöjä ei tarvitse erikseen lähetellä maihin tarkastettavaksi.
Laadussa käännösmuistin käytön edut korostuvat, ja nimenomaan silloin, kun käännettävät sisällöt ovat samankaltaisia. Käännösmuistin avulla käännöksissä saadaan hyödynnettyä aiemmin tehtyjä käännöksiä ja käännösten laatu pysyy hyvänä.
Jos suuri käännöstyö joudutaan jakamaan tiukan aikataulun vuoksi useammalle kääntäjälle, käännösmuistin ansiosta koko käännöksestä tulee kuitenkin sisäisesti yhdenmukainen.
Käännösmuistin rinnalla käännösten laatuun vaikuttaa myös ajan tasalla pidetty termipankki. Sillä varmistetaan se, että terminologia on yhteneväinen kaikissa käännöksissä, kaikissa kielissä. Termipankki palvelee niin teknisen terminologian käytössä kuin hakukoneoptimoinnissakin.
Jos suinkin mahdollista, termipankki kannattaa ottaa käyttöön mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, mutta koskaan ei ole liian myöhäistä aloittaa.
Tutustu asiakascaseen, jossa esitellään ABB:lle toteutettua TermBANK-ratkaisua.
Termipankin perustaminen vaatii työtä, mutta asiakas voi itsekin tuottaa siihen alustavaa sisältöä käyttämällä sanastopohjaamme. Pääset lataamaan sen täältä.
Käännösmuistin luonnehtiminen universaaliksi avuksi tarkoittaa, että laadun ja nopeuden lisäksi se vaikuttaa paljon myös kustannustehokkuuteen. Kattavalla käännösmuistilla projektikohtaiset säästöt voivat nousta muutamasta prosentista aina kymmeniin prosentteihin.
* Graafin luvut perustuvat tilastolliseen analyysiin Acolad Nordicsin käännösmuisteista. Graafin luvut on poimittu projekteista, joissa on saatu optimaaliset säästöt.
Käännösmuisti on käännöspalveluidentarjoajilla itsestäänselvyys. Sellainen luodaan aina uudelle asiakkaalle ja sitä kehitetään jatkuvasti. Jos esimerkiksi kilpailutuksen seurauksena palveluntarjoaja vaihtuu, on tärkeää toimittaa käännösmuisti uudelle toimittajalle, jotta aiempi muistin kehitystyö ei mene hukkaan.
Integraatiossa kustannustehokkuus perustuu siihen, että manuaalisen työn määrä vähenee merkittävästi. Prosessi ei vaadi usean eri henkilön työpanosta, vaan alkuperäiset sisällöt saadaan käännettäväksi mahdollisimman vähällä manuaalisella työllä.
Integraation avulla säästöt työtunteina voidaan laskea kymmenissä, ellei jopa sadoissa.
Tehokkuuden ohella konekääntäminen on ratkaisu myös kustannustehokkuuden parantamiseen. Suuriakin tekstivolyymeja saadaan käännettyä minuuteissa. Kun käännettävää materiaalia on jatkuvasti runsaita määriä, konekääntäminen yhdistettynä jälkieditointiin on kustannustehokas ratkaisu.
Käännösprosessin virtaviivaistamiseen voi käyttää paria menetelmää tai jopa useampaakin samanaikaisesti. Jotkin menetelmät vaativat hieman enemmän valmistelua, mutta jokainen menetelmä maksaa itsensä takaisin joko säästyneenä aikana tai rahana, ellei molempina. Ensimmäinen askel kohti virtaviivaisempaa käännösprosessia on ottaa asia puheeksi käännöspalveluiden tarjoajan kanssa.
Pohditko, mitkä edellä mainituista tavoista sopisivat yrityksellesi? Tarvitsetko kenties jotain räätälöidympää ratkaisua käännösprosessin optimoimiseksi? Ota yhteyttä, niin asiantuntijamme auttavat sinua valitsemaan sopivimman ratkaisun käännösprosessin kehittämiseksi.
Tutustu myös asiakascaseemme, jossa toimimme Alfa Lavalin käännöskumppanina.