Beaucoup d'entreprises internationales laissent leurs bureaux régionaux gérer et exécuter leurs traductions, du contenu de leur site web à la documentation produit, en passant par l'étiquetage et les communications marketing.
Si ce contrôle au niveau local/régional permet à première vue de réduire les coûts, il introduit aussi des risques en matière de qualité, de cohérence de marque et de livraison, et peut même conduire à une perte de contrôle et de visibilité sur les dépenses et les coûts.
Nous vous présentons ci-après les principaux défis liés à l'utilisation d'un modèle décentralisé pour l'achat de traductions et les solutions potentielles aux problèmes standard de gestion de contenu multilingue.
Que vous cherchiez à optimiser la gestion de vos traductions dans l'ensemble de vos services et de vos sites ou que vous dirigiez un projet de sourcing de prestataires de traduction, lisez la suite pour savoir comment tirer le meilleur parti de vos investissements dans ce domaine.
Les prestataires sont nombreux et utilisent leurs propres outils et processus, ce qui peut alourdir la charge administrative de l'acheteur. En effet, chaque acheteur s'adapte aux méthodes imposées par chaque prestataire.
Par ailleurs, dans les entreprises medtech et pharmaceutiques, les qualifications de chaque prestataire ne sont pas validées par chaque groupe d'achat, ce qui peut affaiblir la gouvernance des processus qualité, des accords sur les niveaux de service et des prix.
Dans un modèle décentralisé, chaque acheteur-utilisateur peut recourir au prestataire de traduction de son choix. Les prestataires locaux sont donc très nombreux, mais incapables de répondre à la demande à l'échelle mondiale ou de gérer les volumes requis pour chaque région.
Chaque prestataire utilise ses outils personnalisés, empêchant ce faisant le partage de ressources de traduction comme les bases terminologiques, les guides de style et les mémoires de traduction, qui pourraient pourtant être utiles aux acheteurs de traductions. L'évolutivité du programme mondial de traduction s'en trouve limitée. Par ailleurs, l'absence de partage et de réutilisation de contenu ne permet pas de profiter d'une réduction des coûts.
Pour les entreprises qui exercent dans des secteurs fortement réglementés, comme les produits pharmaceutiques, les dispositifs médicaux, les services bancaires ou l'assurance, il peut être difficile d'assurer la conformité des contenus soumis à réglementation au niveau mondial et local.
Dans le cas des entreprises de produits pharmaceutiques et de dispositifs médicaux, des erreurs peuvent facilement se produire dans un modèle décentralisé où les divisions/entités locales contrôlent elles-mêmes la localisation de l'étiquetage des produits. Ces erreurs peuvent conduire à une perte de contrôle de la localisation du contenu de l'étiquette et à des risques potentiels pour la sécurité des patients et la conformité réglementaire.
Cette approche empêche la création d'une source de référence unique et d'une harmonisation permettant d'utiliser une technologie commune de traduction assistée par ordinateur et la traduction automatique, pourtant indispensables à la réduction des délais et des coûts, et à l'amélioration de la qualité des traductions.
Comme chaque utilisateur/acheteur achète des traductions séparément, vous ne pouvez pas suivre efficacement les dépenses en traduction.
Les traductions sont par ailleurs souvent prises en charge par un tiers, comme une agence marketing ou un partenaire consultant, ce qui diminue encore les chances d'avoir une visibilité complète sur les dépenses en traduction.
Enfin, les entités impliquées dans le cycle d'achat de traductions ne négocient pas toujours le meilleur tarif. Il est alors encore plus difficile pour l'entreprise de connaître le montant exact des dépenses en traduction, ou de trouver des opportunités pour rationaliser et réduire les coûts. Ce modèle ne fournit pas une visibilité globale sur les KPI de qualité, car chaque acheteur dans l'entreprise gère et crée des rapports sur la qualité des livraisons de façon indépendante, ou néglige de le faire.
« Trop de cuisiniers gâtent la sauce », et cela vaut aussi pour la gestion des traductions.
Multiplier les étapes et les intervenants peut compliquer l'ensemble du processus. Toutefois, recourir à un prestataire de confiance unique pour centraliser tous les processus de traduction garantit un fonctionnement rigoureux avec, à la clé, des économies à long terme, des délais plus courts et une qualité constante et élevée.
En optant pour un partenaire unique de traduction ou quelques prestataires sélectionnés qui centralisent la gestion de vos services linguistiques, vous améliorez considérablement l'efficacité du processus de traduction. En effet, un processus de traduction centralisé diminue les coûts et les délais de traduction, et réduit surtout les risques liés à la réglementation tout en améliorant la qualité.
Étudions plus en détail les bénéfices du recours à un prestataire unique.
La centralisation autour d'un ensemble de technologies présente aussi des avantages. De toute évidence, lorsque toutes les personnes de la chaîne travaillent sur la même plateforme avec les mêmes outils, le processus de traduction est considérablement optimisé. Plus besoin de s'inquiéter de trouver la personne équipée des bons outils pour recevoir les demandes, ouvrir les documents de référence et traduire les types de fichiers.
En vous appuyant sur un prestataire unique, vous simplifiez également la gestion des mémoires de traduction. Lorsqu'une mémoire de traduction est bien alimentée, l'accès aux contenus précédemment traduits permet de gagner en productivité et de réduire les coûts.
Si vous faites appel à un prestataire unique pour gérer vos mémoires, les traductions bénéficient de tout l'historique et la mémoire est mise à jour en permanence.
Par ailleurs, la gestion centralisée de la terminologie est essentielle pour assurer la cohérence de votre image de marque et de votre terminologie dans toute l'entreprise.
Qui plus est, la base terminologique est intégrée aux outils de traduction, ce qui permet d'effectuer des contrôles supplémentaires pendant la phase d'assurance qualité et de corriger des traductions erronées. La mise à jour de cet outil complémentaire aide à dynamiser la productivité, puisque les traducteurs ont moins de recherches terminologiques à effectuer.
Une gestion terminologique centralisée garantit la qualité des traductions et donc la cohérence de votre image auprès de vos publics.
Enfin, un programme de gestion des traductions entièrement centralisé auprès d'un prestataire unique fournit une visibilité complète sur les dépenses tout au long de la chaîne. Chez Acolad, nous rendons ce processus totalement transparent grâce à notre portail client qui permet de stocker et de suivre les demandes, les devis et les bons de commande validés.
Modèle des prestataires sélectionnés
Chez Acolad, nous avons aidé nos clients à mettre en œuvre un système optimisé par la technologie, la collaboration de l'ensemble des prestataires et la définition de procédures opérationnelles standard pour les prestataires sélectionnés.
La prochaine étape ? Réfléchir à la centralisation de votre stratégie de traduction et de localisation
Que les traductions soient gérées par un seul service ou par plusieurs équipes réparties sur différents sites de votre entreprise, l'objectif est de disposer d'un partenaire de traduction et de localisation qui contribue à améliorer l'efficacité de toutes les parties prenantes concernées et qui vous fournit des conseils sur les bonnes pratiques à adopter pour chaque type de contenu ou domaine d'activité.
Avec un partenaire de mondialisation qui s'attache à la fois à la vision globale et aux particularités locales, vous livrez à vos clients les produits et les services de qualité qu'ils attendent.