Sélectionner un prestataire de services linguistiques n’a rien de facile. Vous devez tout d’abord décider si vous souhaitez faire appel à des traducteurs indépendants, à des traducteurs internes, à des fournisseurs externes... ou aux trois, à votre convenance. Imaginons que vous avez choisi de vous adresser à des fournisseurs externes pour vos traductions... Oui, mais lesquels retiendrez-vous ? Ils sont des dizaines de milliers à proposer leurs services sur le marché. Spécialisés dans une seule combinaison linguistique ou couvrant de nombreuses paires de langues et de besoins, ces prestataires peuvent aussi bien être des petites entreprises que des multinationales aux effectifs considérables.
La meilleure manière de réduire le nombre d’options et de vous assurer que les sous-traitants sélectionnés vous donneront entière satisfaction est de procéder à un appel d’offres (AO) pour des services de traduction.
Pour vous aider à vous lancer, nous avons mis au point un modèle simple d’AO linguistique dans lequel vous retrouverez une série de questions. N’hésitez pas à retirer celles qui ne sont pas pertinentes pour vous, afin de personnaliser votre appel d’offres !
Un appel d’offres à part entière n’est pas toujours nécessaire. Parfois, quelques questions ciblées et un échantillon de traduction peuvent suffire à faire votre choix.
mais dans certains cas, l’appel d’offres est plus adapté :
Selon les cas, il peut être judicieux de précéder l’appel d’offres d’une demande d’information. La demande d’information est une phase préliminaire pouvant s’avérer utile dans les situations suivantes :
Il est recommandé d’y inclure quelques questions ouvertes et génériques – sans en demander trop, cependant ! L’objectif d’une demande d’information est de réunir les données nécessaires pour effectuer une première sélection parmi les potentiels fournisseurs. Si vous posez trop de questions, les prestataires se montreront plus réticents à répondre... et vous aurez énormément de contenu à examiner pour chacune des candidatures qui vous parviendra. Il est également important de préciser un minimum vos besoins et votre situation : les retours auront, de cette manière, plus de chances d’être pertinents.
Quelle que soit la raison qui vous pousse à lancer un appel d’offres pour des services de traduction, mettez toutes les chances de votre côté en planifiant soigneusement son déroulement.
Tout d’abord, vous devez choisir comment publier l’appel d’offres et recueillir les réponses. Plusieurs options s’offrent à vous, avec leurs avantages et leurs inconvénients :
Il vous faut également décider comment répondre aux éventuelles questions des prestataires. Disposez-vous d’un système que vous pourriez utiliser à cette fin ? Si vous préférez gérer tout cela par e-mail, il conviendrait peut-être de créer une adresse ou un dossier spécifique. Enfin, une ultime question se pose : ouvrirez-vous l’appel d’offres à tous les prestataires intéressés ou l’enverrez-vous uniquement à une poignée d’entre eux ? Les deux scénarios sont possibles, mais si vous optez pour le premier, n’oubliez pas de préciser un délai pour la soumission des manifestations d’intérêt.
Pendant l’appel d’offres, évitez de faire pression sur les candidats : gardez à l’esprit que s’il a bien été planifié, le processus prendra entre six et dix semaines au total (selon que vous décidez d’y inclure une phase de demande d’information ou non).
Il est souhaitable de dresser une liste de vos priorités et de vos préférences en amont de l’appel d’offres pour ne pas perdre de vue vos objectifs. Nous vous conseillons également de concevoir une fiche d’évaluation, qui vous permettra d’analyser les réponses des fournisseurs efficacement et de manière objective.
Ne soyez pas avare d’informations concernant votre entreprise et vos exigences. Expliquez précisément les raisons qui vous poussent à lancer un appel d’offres et vos besoins en matière de traduction. Pour ce faire, vous pouvez notamment répondre aux questions suivantes :
En décrivant de façon exhaustive vos besoins et vos exigences, vous avez plus de chances de recevoir des propositions adaptées à votre situation.
Pour vérifier qu’un fournisseur a déjà de l’expérience dans votre domaine d’expertise, rien de tel que des références clients !
Il est essentiel de s’assurer que le fournisseur dispose des ressources technologiques nécessaires pour traiter vos documents et créer des flux de travail rationalisés compatibles avec vos propres ressources.
Tous les fournisseurs vous diront que leurs traductions sont d’excellente facture, c’est pourquoi vous devez poser les bonnes questions pendant l’appel d’offres pour vous assurer qu’ils répondent à vos attentes. Dans la plupart des cas, la qualité des traductions dépend du processus de traduction. Suivi de près par les responsables fournisseurs, celui-ci doit être rigoureux et inclure des contrôles qualité manuels et automatiques. Nous vous conseillons de demander au fournisseur :
La gestion de projet et la gestion des fournisseurs sont deux divisions clés pour tout prestataire linguistique qui se respecte. Vous devez donc vous assurer que les personnes concernées seront à la hauteur de la tâche qui leur sera confiée. Demandez à recevoir les CV et/ou le profil des chefs de projets et des traducteurs qui travailleront sur vos projets. Informez-vous également sur les processus relatifs à la gestion des fournisseurs. Exemple : comment le prestataire procède-t-il pour recruter, tester et assurer le suivi de ses traducteurs indépendants ?
En règle générale, les prestataires linguistiques sont amenés à traiter d’importants volumes de contenu confidentiel. Il convient donc de s’assurer qu’ils ont pris les mesures nécessaires pour que vos données ne tombent pas entre de mauvaises mains (sécurité, droits d’accès) et pour assurer la continuité des opérations.
La politique tarifaire est l’une des parties les plus difficiles à préparer dans un appel d’offres. De toute évidence, vous voulez être sûr(e) d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix, mais les coûts de traduction sont rarement transparents au premier abord et cachent souvent aussi bien des économies que des frais supplémentaires. Ainsi, un tarif au mot ne permet généralement pas d’évaluer les tarifs que pratique concrètement un fournisseur. Il vous faudra poser des questions plus précises, notamment sur les remises liées à la mémoire de traduction, sur les coûts de PAO, de gestion de projet, d’assistance technique ou concernant les solutions utilisées (validation en ligne, bases terminologiques, etc.). Une bonne manière de se faire une idée de la politique tarifaire d’un fournisseur consiste à lui demander un exemple de devis pour un projet classique.
Pour finir, il se peut que vous ayez des exigences particulières en termes de délais et de disponibilité. Vous devez en outre vous assurer que le prestataire sera en mesure de traiter les volumes que vous lui confierez. Quelques questions à poser pour déterminer si un fournisseur saura répondre à vos besoins :