Rédiger un appel d'offres pour vos traductions [Modèle gratuit]

Sélectionner un prestataire de services linguistiques n’a rien de facile. Vous devez tout d’abord décider si vous souhaitez faire appel à des traducteurs indépendants, à des traducteurs internes, à des fournisseurs externes... ou aux trois, à votre convenance. Imaginons que vous avez choisi de vous adresser à des fournisseurs externes pour vos traductions... Oui, mais lesquels retiendrez-vous ? Ils sont des dizaines de milliers à proposer leurs services sur le marché. Spécialisés dans une seule combinaison linguistique ou couvrant de nombreuses paires de langues et de besoins, ces prestataires peuvent aussi bien être des petites entreprises que des multinationales aux effectifs considérables. 

La meilleure manière de réduire le nombre d’options et de vous assurer que les sous-traitants sélectionnés vous donneront entière satisfaction est de procéder à un appel d’offres (AO) pour des services de traduction. 

Pour vous aider à vous lancer, nous avons mis au point un modèle simple d’AO linguistique dans lequel vous retrouverez une série de questions. N’hésitez pas à retirer celles qui ne sont pas pertinentes pour vous, afin de personnaliser votre appel d’offres ! 

Besoin de lancer un appel d’offres pour des services linguistiques ? 

Un appel d’offres à part entière n’est pas toujours nécessaire. Parfois, quelques questions ciblées et un échantillon de traduction peuvent suffire à faire votre choix. 

mais dans certains cas, l’appel d’offres est plus adapté : 

• Si vous faites traduire des contenus depuis plusieurs années, mais n’avez pas encore établi de processus centralisé standard pour optimiser les coûts correspondants et assurer le suivi des prestataires. 
  
  
• Si vous êtes mécontent(e) de votre configuration de traduction actuelle, ce qui s’explique généralement par : 

• • une qualité de traduction insuffisante 
  • une qualité de service médiocre (communication et délais de livraison) 
  • des technologies et des processus de traduction inadaptés 
  • un éventail de services lacunaire 
  • des coûts de traduction exponentiels
• Si un projet à grande échelle nécessitant une expérience et une expertise spécifiques est prévu. 

Préparer une demande d’information 

Selon les cas, il peut être judicieux de précéder l’appel d’offres d’une demande d’information. La demande d’information est une phase préliminaire pouvant s’avérer utile dans les situations suivantes : 

• Si vous ne disposez pas d’une liste de fournisseurs de traduction 
• Si vous n’avez pas d’idée précise de ce que vous recherchez 

Il est recommandé d’y inclure quelques questions ouvertes et génériques – sans en demander trop, cependant ! L’objectif d’une demande d’information est de réunir les données nécessaires pour effectuer une première sélection parmi les potentiels fournisseurs. Si vous posez trop de questions, les prestataires se montreront plus réticents à répondre... et vous aurez énormément de contenu à examiner pour chacune des candidatures qui vous parviendra. Il est également important de préciser un minimum vos besoins et votre situation : les retours auront, de cette manière, plus de chances d’être pertinents. 

Planifier et mettre en œuvre un appel d'offres

Quelle que soit la raison qui vous pousse à lancer un appel d’offres pour des services de traduction, mettez toutes les chances de votre côté en planifiant soigneusement son déroulement. 

Format et distribution 

Tout d’abord, vous devez choisir comment publier l’appel d’offres et recueillir les réponses. Plusieurs options s’offrent à vous, avec leurs avantages et leurs inconvénients : 

• Logiciel de gestion automatique des appels d’offres : Les grandes entreprises disposeront certainement d’un outil logiciel leur permettant de gérer les appels d’offres, auquel cas le processus sera plus facile à mettre en œuvre. Néanmoins, sachez que les systèmes d’« enchères inversées » peuvent s’avérer contreproductifs pour évaluer des services de traduction, car ils ne tiennent pas compte des variables évoquées dans la partie « Politique tarifaire » du présent guide. 

• Outils de sondage cloud : Un outil de sondage en ligne comme SurveyMonkey peut aussi convenir. L’avantage d’une telle solution ? Vous avez la main sur les questions posées (définition des champs, caractère obligatoire de certaines réponses, etc.), mais aussi la possibilité de générer des rapports pour filtrer les retours et les analyser plus facilement. Si vous optez pour cette méthode, il est conseillé de fournir aux prestataires une version téléchargeable du fichier de questions afin qu’ils puissent préparer leurs réponses en dehors de l’outil. 
• Excel : Fréquemment utilisées pour recueillir des réponses, les feuilles de calcul sont idéales pour filtrer et comparer les éléments qui y figurent. Gros bémol, cependant : le support n’a rien de convivial pour les candidats, les cellules peuvent facilement être corrompues, des onglets peuvent « passer à la trappe », etc. 
• Word : Bien souvent, le maître d’ouvrage fait parvenir les documents de l’appel d’offres au format PDF et demande aux fournisseurs de consigner leurs réponses dans un fichier Word. Recommandée si vous souhaitez des retours complets et inventifs, cette approche n’est envisageable que si vous vous adressez à un pool de prestataires réduit : prendre connaissance des résultats sera en effet très chronophage. 

Il vous faut également décider comment répondre aux éventuelles questions des prestataires. Disposez-vous d’un système que vous pourriez utiliser à cette fin ? Si vous préférez gérer tout cela par e-mail, il conviendrait peut-être de créer une adresse ou un dossier spécifique. Enfin, une ultime question se pose : ouvrirez-vous l’appel d’offres à tous les prestataires intéressés ou l’enverrez-vous uniquement à une poignée d’entre eux ? Les deux scénarios sont possibles, mais si vous optez pour le premier, n’oubliez pas de préciser un délai pour la soumission des manifestations d’intérêt. 

Déroulement 

Pendant l’appel d’offres, évitez de faire pression sur les candidats : gardez à l’esprit que s’il a bien été planifié, le processus prendra entre six et dix semaines au total (selon que vous décidez d’y inclure une phase de demande d’information ou non). 

• Semaine 1 – Publication de la demande d’information 
• Semaine 2 – Date limite pour répondre à la demande d’information 
• Semaine 3 – Analyse des réponses à la demande d’information 
• Semaine 4 – Publication de l’appel d’offres 
• Semaine 5 – Date limite pour poser des questions (prestataires) 
• Semaine 6 – Réponses communiquées à tous les prestataires linguistiques 
• Semaine 7 – Date limite pour soumettre une proposition 
• Semaine 8 – Analyse des propositions 
• Semaine 9 – Convocation à la soutenance 
• Semaine 10 – Décision finale 

Critères de sélection 

Il est souhaitable de dresser une liste de vos priorités et de vos préférences en amont de l’appel d’offres pour ne pas perdre de vue vos objectifs. Nous vous conseillons également de concevoir une fiche d’évaluation, qui vous permettra d’analyser les réponses des fournisseurs efficacement et de manière objective. 

Rédaction d'une liste exhaustive de vos besoins

Ne soyez pas avare d’informations concernant votre entreprise et vos exigences. Expliquez précisément les raisons qui vous poussent à lancer un appel d’offres et vos besoins en matière de traduction. Pour ce faire, vous pouvez notamment répondre aux questions suivantes : 

• Que manque-t-il dans votre configuration de services de traduction actuelle ? 
• Quels sont les défis et problématiques majeurs auxquels vous devez faire face ? 
• En interne, en quoi consistent vos processus et quels sont vos besoins ? 
• Quelles technologies utilisez-vous ? 
• Quels sont le volume et la fréquence de vos demandes de traduction ? 
• Quels types de contenus avez-vous besoin de faire traduire ?
• Quel sont les formats et à quel(s) domaine(s) de spécialisation appartiennent-ils ? 
• De quelles combinaisons linguistiques avez-vous besoin (variantes locales incluses) ? 

En décrivant de façon exhaustive vos besoins et vos exigences, vous avez plus de chances de recevoir des propositions adaptées à votre situation. 

Demandez les informations des partenaires linguistiques  

Les questions à poser 

• Informations générales
  En plus des coordonnées, posez des questions sur les thèmes suivants : 

• Taille de l’entreprise – Chiffre d’affaire et nombre de collaborateurs à temps plein affectés à chaque rôle. 

• Interrogez le prestataire linguistique sur ses principaux clients pour vous faire une idée de la manière dont vous serez traité(e) (client VIP/client plus modeste). 

• Renseignez-vous également sur le taux de renouvellement de ses collaborateurs clés. En effet, les bonnes relations se forgent souvent avec le temps... et avec des interlocuteurs de référence. Il est donc important de savoir si ces derniers seront amenés à changer régulièrement. 

• Implantation(s) – Le prestataire est-il implanté dans une région compatible avec la vôtre d’un point de vue géographique ? Par ailleurs, savoir où se trouvent ses différents bureaux est très utile pour comprendre ses forces et ses faiblesses (combinaisons linguistiques et compétences). 
• Organisation de l’entreprise et gestion – Une bonne compréhension de sa structure et de la manière dont elle est gérée permet de se familiariser avec la culture de l’entreprise concernée. 

Références clients et études de cas 

Pour vérifier qu’un fournisseur a déjà de l’expérience dans votre domaine d’expertise, rien de tel que des références clients ! 

• N’hésitez pas à lui poser des questions concernant les volumes traduits, les combinaisons linguistiques et les contenus traités. 
• Une étude de cas est aussi l’occasion de découvrir si les prestataires se sont montrés proactifs pour résoudre les problèmes rencontrés par leurs clients (mise en œuvre de solutions innovantes, par exemple). 

Technologies 

Il est essentiel de s’assurer que le fournisseur dispose des ressources technologiques nécessaires pour traiter vos documents et créer des flux de travail rationalisés compatibles avec vos propres ressources. 

• Demandez-lui de préciser les outils linguistiques qu’il utilise et essayez de savoir s’il préfère les logiciels dits « propriétaires » (peu flexibles) ou s’il est prêt à tester d’autres solutions. 
• Renseignez-vous sur les mémoires de traduction (qui en est le détenteur selon sa politique ?) et leur maintenance. Votre contenu multilingue est un atout considérable qui doit être protégé. 
• Par conséquent, il est important de savoir quels outils seront utilisés pour la gestion du flux de travail et quelles données feront l’objet d’un suivi. 
• Si vous n’êtes doté(e) d’aucun système de gestion des traductions, demandez au prestataire s’il propose un portail client et, le cas échéant, quelles sont ses fonctionnalités. 

Qualité

Tous les fournisseurs vous diront que leurs traductions sont d’excellente facture, c’est pourquoi vous devez poser les bonnes questions pendant l’appel d’offres pour vous assurer qu’ils répondent à vos attentes. Dans la plupart des cas, la qualité des traductions dépend du processus de traduction. Suivi de près par les responsables fournisseurs, celui-ci doit être rigoureux et inclure des contrôles qualité manuels et automatiques. Nous vous conseillons de demander au fournisseur : 

• de quelles certifications de qualité il dispose (par exemple, ISO 17100, ISO 9001...) ; 
• les résultats d’éventuelles enquêtes de satisfaction client ; 

• comment sont détectés et gérés les problèmes de conformité. 

Gestion de projet et gestion des fournisseurs  

La gestion de projet et la gestion des fournisseurs sont deux divisions clés pour tout prestataire linguistique qui se respecte. Vous devez donc vous assurer que les personnes concernées seront à la hauteur de la tâche qui leur sera confiée. Demandez à recevoir les CV et/ou le profil des chefs de projets et des traducteurs qui travailleront sur vos projets. Informez-vous également sur les processus relatifs à la gestion des fournisseurs. Exemple : comment le prestataire procède-t-il pour recruter, tester et assurer le suivi de ses traducteurs indépendants ? 

Informatique, infrastructure, sécurité et protection des données

En règle générale, les prestataires linguistiques sont amenés à traiter d’importants volumes de contenu confidentiel. Il convient donc de s’assurer qu’ils ont pris les mesures nécessaires pour que vos données ne tombent pas entre de mauvaises mains (sécurité, droits d’accès) et pour assurer la continuité des opérations. 

Politique tarifaire

La politique tarifaire est l’une des parties les plus difficiles à préparer dans un appel d’offres. De toute évidence, vous voulez être sûr(e) d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix, mais les coûts de traduction sont rarement transparents au premier abord et cachent souvent aussi bien des économies que des frais supplémentaires. Ainsi, un tarif au mot ne permet généralement pas d’évaluer les tarifs que pratique concrètement un fournisseur. Il vous faudra poser des questions plus précises, notamment sur les remises liées à la mémoire de traduction, sur les coûts de PAO, de gestion de projet, d’assistance technique ou concernant les solutions utilisées (validation en ligne, bases terminologiques, etc.). Une bonne manière de se faire une idée de la politique tarifaire d’un fournisseur consiste à lui demander un exemple de devis pour un projet classique. 

Capacité et disponibilité

Pour finir, il se peut que vous ayez des exigences particulières en termes de délais et de disponibilité. Vous devez en outre vous assurer que le prestataire sera en mesure de traiter les volumes que vous lui confierez. Quelques questions à poser pour déterminer si un fournisseur saura répondre à vos besoins : 

• Quels sont vos délais de livraison moyens pour un projet de traduction classique ? 
• De combien de traducteurs spécialisés dans notre domaine d’expertise disposez-vous pour chaque combinaison de langues ? 
• Quels horaires pratiquez-vous ? Quel(les) sont les jours/périodes de fermeture prévu(e)s de votre entreprise ?