Riunioni ed eventi virtuali sono diventati una costante nella giornata lavorativa della maggior parte di noi. Con l'aumento del lavoro remoto e della collaborazione globale, teleconferenze, webinar, riunioni virtuali o town hall aziendali online possono essere un modo efficiente per riunire le persone, indipendentemente dal luogo in cui si trovano.
Ma quando i partecipanti parlano lingue diverse, organizzare una riunione virtuale efficace e produttiva può risultare una vera sfida. Comunicare in modo efficace è fondamentale per il successo di qualsiasi riunione virtuale ma, quando si ha a che fare con un pubblico multilingue, questo aspetto può diventare particolarmente impegnativo.
Possono entrare in gioco problematiche aggiuntive quali barriere linguistiche, sfumature culturali, accenti e dialetti. Queste possono portare a comunicazioni e interpretazioni erronee, che possono a loro volta generare confusione e ostacolare una collaborazione efficace. Persone di diversi background culturali possono inoltre avere stili comunicativi, atteggiamenti e valori diversi, che possono rendere difficile comprendere i reciproci punti di vista e trovare un terreno d'intesa.
Ma se la lingua rappresenta una sfida, esistono anche ostacoli di altro genere, quali fusi orari, limitazioni e difficoltà tecnologiche di vario tipo.
Per superare tutte queste sfide abbiamo compilato un elenco di best practice che hanno lo scopo di garantire che la tua sessione virtuale multilingue si svolga senza problemi. Preparati a ospitare eventi virtuali inclusivi che abbattono le barriere linguistiche e consentono un accesso davvero globale!
1 - Preparazione
La preparazione è fondamentale quando si pianifica un evento virtuale, e diventa ancora più importante quando si ospita un pubblico multilingue. Nessuno vorrebbe prendere parte alla tua sessione solo per accorgersi che si tiene in una lingua che non parla e senza che siano disponibili delle opzioni multilingue. Quindi... come preparare un evento riuscito?
Informati sulle lingue parlate dai partecipanti
Il primo passo per prepararsi a un evento virtuale multilingue dovrebbe essere quello di scoprire quali sono le lingue parlate da partecipanti, host e moderatori. Ciò significa scegliere quali lingue saranno impiegate e verificare se esiste una lingua comune in cui tutti i partecipanti si sentirebbero a proprio agio.
Seleziona il supporto linguistico appropriato
L'analisi delle esigenze linguistiche del pubblico ti aiuterà inoltre a capire se e come è necessario tradurre i documenti e i materiali di comunicazione relativi alla riunione, come gli ordini del giorno e le presentazioni, per accertarti che tutti i partecipanti possano seguire e interagire senza difficoltà.
Bisogna inoltre valutare se occorrono degli interpreti. Il servizio di interpretariato permette ai partecipanti di capire ciò che viene detto e di interagire in tempo reale. In questo modo, si sentono coinvolti e ascoltati.
Scegli la piattaforma virtuale più adatta e gli strumenti giusti
Probabilmente ti è capitato di assistere a riunioni in cui l'host parlava con l'audio disattivato, in cui non si sentiva bene quello che dicevano i moderatori o ancora in cui qualcuno aveva perso la connessione. Come fare per evitare questi problemi?
Prima dell'evento, assicurati che tutti i partecipanti dispongano delle attrezzature necessarie per partecipare attivamente, come una connessione affidabile, un microfono, una webcam o delle cuffie.
La scelta degli strumenti giusti è fondamentale per il successo della riunione o dell'evento. La piattaforma scelta deve essere user-friendly, affidabile e fornire gli strumenti necessari per una comunicazione efficace. Scopri come aggiungere l'interpretazione in tempo reale, registrare la sessione, generare appunti e riepiloghi delle riunioni tramite l'intelligenza artificiale e creare tracce separate per ogni interprete. Questi strumenti consentono di eliminare le barriere linguistiche, facendo in modo che tutti i partecipanti possano comprendere e partecipare.
Fai un test prima di iniziare
Prima di premere il pulsante di inizio, verifica che la tecnologia e la piattaforma funzionino correttamente. Questo può aiutarti a evitare difficoltà tecniche. Fai in modo di riunire tutti i relatori e moderatori perché possano verificare la stabilità del collegamento, l'illuminazione e il funzionamento di microfoni e dispositivi audio.
Adottando queste misure eliminerai potenziali barriere nella comunicazione e garantirai a tutti i tuoi host e partecipanti un'esperienza di pari qualità.
2 - Comunicazione
Garantire una comunicazione efficace nelle sessioni multilingue non significa solo offrire opzioni multilingue. Anche se può sembrare che la comunicazione si limiti all'evento, in realtà inizia ben prima delle fasi di preparazione, con gli inviti e la promozione pre-evento. Inoltre non termina alla fine dell'evento: anche le comunicazioni successive, come le e-mail di follow-up inviate ai partecipanti e i messaggi di ringraziamento per i relatori, sono di importanza capitale.
Promuovi la tua sessione
Prima del tuo evento, dovrai occuparti di promuoverlo. Ciò può "limitarsi" ad inviare inviti ai colleghi e a trovare una data e un orario compatibili, ma può significare anche preparare una campagna multicanale.
Pensi di aver bisogno di una landing page dedicata all'evento o di un sito web completamente localizzato? Se stai preparando una campagna e-mail multilingue, assicurati che i contenuti e-mail siano localizzatiin base al pubblico di destinazione dell'evento. Nel promuovere i risultati o i vantaggi dell'evento, ricorda che le aspettative possono essere diverse a seconda del background culturale dei partecipanti, quindi creare un messaggio su misura per ogni pubblico è fondamentale per valorizzare i contenuti della sessione.
Utilizza un linguaggio chiaro e semplice
Quando si comunica in una riunione o in un evento virtuale, è necessario utilizzare un linguaggio chiaro e semplice che tutti possano comprendere. Ciò è ancora più vero nelle riunioni virtuali rispetto agli eventi i presenza, perché i partecipanti non possono contare su segnali non verbali, come il linguaggio del corpo e le espressioni facciali, per interpretare e comprendere ciò che viene detto.
I partecipanti potrebbero fare più cose contemporaneamente o distrarsi facilmente, pertanto è importante che il linguaggio rimanga semplice e diretto se si vuole garantire la loro piena e costante attenzione.
Oltre a questi fattori, le limitazioni o i problemi tecnici delle piattaforme di comunicazione virtuale possono a loro volta complicare la comprensione di un linguaggio tecnico o complesso, ad esempio se la qualità audio è scarsa o la connessione o la larghezza di banda sono scarse.
Fatti questa domanda: il mio pubblico sarà in grado di capire? Evita i termini tecnici o gergali che i partecipanti potrebbero non conoscere.
E non sottovalutare le sfumature culturali
Le differenze culturali svolgono un ruolo determinante nella comunicazione. È fondamentale essere a conoscenza delle diverse sensibilità culturali dei partecipanti. Evita di utilizzare un linguaggio o gesti che altre culture potrebbero percepire come offensivi o privi di tatto.
Incoraggia la partecipazione di tutti
Proporre dei giochi per rompere il ghiaccio, porre domande con una certa frequenza e utilizzare strumenti interattivi come le app per dispositivi mobili può essere il modo migliore per coinvolgere i partecipanti nelle discussioni, rendendole così più interessanti e dinamiche.
Esprimi il tuo punto di vista
Gli ausili visivi possono servire a rompere la monotonia di una riunione virtuale, facilitando la comprensione delle informazioni presentate. Possono inoltre essere di grande aiuto nel ridurre le barriere linguistiche, in quanto forniscono una rappresentazione visiva delle informazioni.
3 - Moderazione
Il ruolo dei moderatori è quello di garantire che la riunione o l'evento virtuale si svolgano senza problemi e che tutti i partecipanti possano comunicare e partecipare in modo efficace. I moderatori sono fondamentali per il successo della riunione o dell'evento virtuale, quindi per questo ruolo è importante scegliere una persona in grado di gestire questa responsabilità nel migliore dei modi.
Definisci chiaramente le aspettative sin dall'inizio
Il moderatore deve comunicare gli obiettivi, l'ordine del giorno e le eventuali regole e aspettative di partecipazione all'inizio della sessione. Questo è indispensabile affinché tutti i partecipanti siano ben informati, conoscano gli argomenti che verranno dibattuti, capiscano il funzionamento della riunione e cosa ci si aspetta da loro.
Definire le aspettative all'inizio di un evento consente inoltre di ridurre la confusione, i fraintendimenti e le distrazioni, e accertarsi che tutti siano concentrati sull'obiettivo dell'evento. Ciò contribuisce a creare un'atmosfera positiva e produttiva e a preparare le basi per un evento riuscito.
Gestisci il tempo in modo efficace
Il moderatore deve inoltre farsi carico della gestione del tempo, distribuendo gli slot temporali in modo tale che ogni partecipante abbia la possibilità di fare delle domande ed esprimere il proprio punto di vista. Inoltre, deve essere in grado di far avanzare la riunione o l'evento, evitando lunghi periodi di silenzio o inattività.
Risolvi i problemi tecnici man mano che si presentano
Durante una riunione o evento virtuale possono verificarsi dei problemi tecnici. Il compito di risolverli spetta al moderatore, che dovrà essere in grado di affrontare problematiche di tipo tecnico, come i problemi di connettività internet, e garantire che la riunione o l'evento virtuale proseguano senza intoppi.
4 - Follow-up
Il tuo evento è finito, quindi siamo alla conclusione. Beh, non ancora. La fase "post" evento è importante quanto la fase "pre". Lo scopo del follow-up è quello di garantire che gli obiettivi dell'evento o della riunione siano stati raggiunti e di fare tesoro delle lezioni apprese per migliorare le riunioni o gli eventi virtuali futuri.
Documenta e distribuisci i risultati della riunione
Il primo passo nel processo di follow-up dovrebbe essere quello di documentare i risultati. Ciò può includere decisioni chiave, elementi di azione e altre informazioni importanti dibattute durante la riunione virtuale.
I verbali e l'eventuale registrazione della riunione devono essere distribuiti a tutti i partecipanti, compresi quelli che parlavano lingue diverse, quindi dovrai provvedere a tradurli. In questo modo tutti saranno portati a conoscenza dei risultati della riunione o dell'evento virtuale e potranno intraprendere le azioni appropriate.
Valuta la riuscita del tuo evento virtuale
Dopo la riunione o l'evento, è importante valutarne il successo. Per farlo si possono utilizzare diversi metodi a seconda degli obiettivi, ad esempio mediante il feedback dei partecipanti, l'analisi dei verbali o con altre metriche quali il grado di partecipazione e di coinvolgimento.
Utilizza questi dati per migliorare le riunioni o gli eventi virtuali futuri
Le informazioni raccolte durante il processo di follow-up saranno vitali per le sessioni successive e devono essere utilizzate per migliorare le riunioni virtuali o gli eventi futuri. Ciò può significare apportare modifiche alla piattaforma virtuale, migliorare il processo di moderazione o integrare nuove tecnologie per incrementare la comunicazione e la partecipazione.
Resta in contatto con i relatori e i partecipanti all'evento
Prepara le azioni di follow-up dopo la sessione per assicurarti che i partecipanti ricevano il riepilogo o gli elementi di azione risultanti dalla riunione, o come promemoria per potenziali clienti e partner. Preparare un articolo multilingue sull'argomento, inviare e-mail di follow-up tramite un punto di contatto a cui i partecipanti possano a loro volta rivolgersi, o valutare il grado di soddisfazione e di interesse in sessioni di follow-up può essere un modo efficace e utile per rimanere in contatto con il proprio pubblico e mettere a punto la strategia del prossimo evento.
Considerazioni finali
Gestire riunioni ed eventi virtuali in più lingue è un compito arduo, ma è anche un modo conveniente ed efficace per riunire persone da ogni parte del mondo. Seguendo queste best practice sarai in grado di programmare riunioni virtuali produttive e piacevoli per tutti i partecipanti, indipendentemente dalla loro posizione geografica o lingua madre.
Non dimenticare che le sessioni virtuali sono una componente fondamentale del panorama aziendale globale di oggi e che una comunicazione efficace è indispensabile per garantirne la riuscita. Che tu stia conducendo una riunione virtuale aziendale o ospitando un evento virtuale per un pubblico globale, queste best practice ti garantiranno il successo.
Assicurati il successo degli eventi multilingue
I nostri esperti sono qui per aiutarti dalla preparazione al follow-up!