Come organizzare una conferenza digitale

Provate a immaginare questa situazione: avete trascorso mesi a preparare un evento, pianificandolo e organizzandolo nei minimi dettagli, ma ad un tratto arriva la cattiva notizia: non è più possibile proseguire, deve essere annullato. Niente panico! Nulla è perduto.

“Non sempre i nostri clienti sanno che esistono soluzioni alternative. La prima cosa da ricordare è il fatto che oggi abbiamo la possibilità di convertire una conferenza in un appuntamento digitale” afferma Marie-Sophie Petit, Head of Process & Innovation di Acolad. Prima ancora di iniziare, ecco alcuni passaggi fondamentali da considerare.

1. Valutare le proprie esigenze

Esistono diversi strumenti che consentono di organizzare una conferenza da remoto. Per individuare quello più adatto a voi, dovete valutare le vostre esigenze specifiche. Ad esempio, dovete organizzare una riunione interna o esterna? Quante persone dovranno parteciparvi? Poche decine? Diverse centinaia? Desiderate inviare mail automatiche? E promemoria? Quale larghezza di banda vi serve? Il video è veramente necessario oppure l’audio è sufficiente? Vi occorrono i sottotitoli? E così via.

2. Individuare lo strumento giusto

Dopo avere risposto a queste domande, date un’occhiata ai vari strumenti disponibili. Ve ne sono molti. Microsoft Teams è spesso consigliato per le conferenze interne all’azienda. Per le conferenze rivolte a un pubblico esterno, invece, si parla spesso di Zoom per la sua semplicità di utilizzo, mentre Webex è uno degli strumenti di più lunga data. Avete difficoltà a decidere? “Siamo in grado di consigliare la piattaforma più adatta e persino di lavorare con il reparto IT del cliente per organizzarne le conferenze,” dichiara Marie-Sophie Petit.
Ma l’aspetto più importante da prendere in considerazione è l’affidabilità dello strumento. Maggiore è la larghezza di banda a disposizione, più agevole sarà lo svolgimento dell’evento.

3. Assicurare la logistica

Avete dunque trovato la piattaforma che vi serve. Perfetto! Ora spetta a voi fare sì che i partecipanti alla conferenza ricevano tutto il necessario per accedere. Accertatevi di inviare in anticipo tutte le informazioni utili, come un link o un QR code per connettersi all'incontro e naturalmente la data e l’ora dell'appuntamento. “Prima di un evento digitale, inviamo ai partecipanti le istruzioni dettagliate per predisporre ciò che serve per accedere alla riunione, come computer, cuffie, smartphone” spiega Giulia Silvestrini, Head of Interpreting e interprete di conferenza presso Acolad. L’ultima fase della preparazione è il controllo dell’hardware. Effettuate una prova il giorno precedente o anche qualche ora prima della riunione, per verificare che tutto funzioni correttamente.

Conferenza digitale con servizio di interpretariato

Nel servizio di interpretariato, l’elemento più importante è l’audio. L’interprete deve essere in grado di sentire perfettamente ciò che dice l’oratore, per poterlo poi tradurre. La sfida tecnica consiste nel diffondere l’audio in diverse lingue, attraverso diversi canali. È questo aspetto che ha spinto Acolad a sviluppare una propria soluzione affidabile, ideale per organizzare eventi con migliaia di persone in contemporanea, garantendo al tempo stesso una buona qualità audio e video.

“La tecnologia su cui si basa questa soluzione consente di inviare l’audio dall’oratore ai vari interpreti, che traducono l’intervento nelle rispettive lingue. La traduzione viene quindi inviata ai membri del pubblico, che scelgono la lingua desiderata” spiega Marie-Sophie Petit. In questo modo, anche le conferenze da remoto possono usufruire dell’interpretariato simultaneo multilingue.

In una conferenza fisica, l'allestimento di cabine è indispensabile perché gli interpreti possano svolgere il loro incarico. “La soluzione di Acolad riproduce queste cabine e si avvale di un’interfaccia dedicata agli interpreti e di un tecnico. Quest’ultimo monitora la riunione ed è in grado di fornire assistenza tecnica in qualunque momento” aggiunge Giulia Silvestrini.

In alternativa, è possibile tradurre l’intervento dell’oratore soltanto per iscritto, ricorrendo dunque ai sottotitoli. Anche in questo caso esistono varie soluzioni. Acolad possiede strumenti che traducono automaticamente ciò che viene detto, grazie a un sistema di riconoscimento vocale. Si tratta tuttavia di un servizio ancora limitato. La soluzione ideale sarebbe quella costituita da una combinazione uomo+macchina, in cui una macchina fornisce la traduzione iniziale e un traduttore la rilegge in tempo reale, per correggere ciò che è stato scritto.

Se disponete di video già pronti o state filmando una conferenza per divulgarla in un secondo tempo, è preferibile effettuarne la traduzione in anticipo. Si otterrà così una traduzione di ottima qualità.

Il racconto: “Ho realizzato un evento digitale per 300 persone”

Yann Orpin, presidente di Medef Lille Métropole, organizza meeting per imprenditori ogni due mesi. Durante il lockdown, ha pensato di convertirli in eventi da remoto. “Fin da subito ho deciso che avrei voluto organizzare un meeting digitale, ma ben presto ho scoperto che non disponevo dello strumento giusto o di una larghezza di banda sufficiente e che soltanto 20 persone erano in grado di connettersi. Quindi, ho trovato uno strumento sufficientemente affidabile da consentire di ospitare 300 partecipanti.

Un altro aspetto che ho dovuto prendere in considerazione è stato l’orario della riunione. Ho dunque deciso di organizzare questi eventi di prima mattina, alle 8,30. A quest’ora vi è un minor numero di persone connesse e quindi è più probabile che la mia velocità di connessione sia buona. Infine, ho dovuto adeguarmi a nuovi comportamenti e pertanto ho optato per uno strumento che potesse essere utilizzato sia su un computer che su uno smartphone.

Per le prossime riunioni creerò tavole rotonde virtuali rivolte a 8-10 persone, in modo tale che i partecipanti possano interagire per 10 minuti prima dell’inizio della conferenza. La digitalizzazione degli eventi presenta molteplici vantaggi: si inizia puntuali, nessuno rimane bloccato nel traffico, tutti possono partecipare persino dall’auto con lo smartphone e, ciliegina sulla torta, posso ritrasmettere gli eventi sotto forma di podcast. Il passo successivo sarà lo sviluppo di una piattaforma di podcasting da cui si potrà accedere a tutti gli eventi passati”.