Come semplificare la gestione di processi di traduzione complessi

Per le aziende che devono gestire processi di traduzione complessi, potrebbe rivelarsi complicato stabilire come organizzare i progetti nella maniera più efficace. Capita che procedure e workflow siano studiati e implementati di volta in volta, ma le soluzioni adottate possono rivelarsi inadeguate alle esigenze della vostra società. Non è il caso di farsi prendere dal panico!

In questo articolo, parleremo di alcune delle sfide che potreste trovarvi ad affrontare durante la gestione dei progetti di traduzione della vostra società e introdurremo Acolad Project Solutions, divisione di Acolad creata per l’ottimizzazione di processi complessi nella gestione di progetti multilingua.

Gestire diversi fornitori di servizi linguistici

La vostra azienda potrebbe affidarsi a diversi fornitori di servizi linguistici sparsi in tutto il mondo, per poter gestire un’ampia gamma di progetti destinati a diversi settori e mercati. Lavorare con diverse agenzie di traduzione consente alle grandi società di assicurarsi che i loro progetti di traduzione rispettino le scadenze previste. Tuttavia, i collaboratori che operano con le agenzie di traduzione spesso possono risentire di un aumento del carico di lavoro dovuto alla sovrapposizione di progetti gestiti in contemporanea da diverse agenzie e diversi project manager. Si può scegliere di affrontare questa sfida in vari modi, fra questi la centralizzazione della gestione dei progetti di traduzione. Un unico interlocutore o gruppo di interlocutori può quindi fare da intermediario tra tutti i fornitori di servizi linguistici e i referenti interni della vostra società. Un’altra soluzione potrebbe essere l’individuazione di un contatto specifico nel vostro team da assegnare a ciascun fornitore di servizi linguistici con cui lavorate, in modo da semplificare il follow-up di ogni progetto. In alternativa, Acolad Project Solutions può occuparsi della creazione di un polo di servizi linguistici che si occupi del coordinamento, supervisione e pianificazione dell’attività di tutti i fornitori di traduzione.

Efficienza

Quando si definisce il processo di traduzione di una società, ci si può rendere rapidamente conto del fatto che il workflow che sembrava perfetto sulla carta non funziona poi così bene nella realtà. L’efficienza è uno degli aspetti chiave che possono rivelarsi sfidanti quando si tratta di progetti di traduzione che implicano grandi volumi e che coinvolgono diversi stakeholder. In questi casi un osservatore imparziale può aiutare a individuare le aree di miglioramento nel vostro workflow di traduzione. Naturalmente, l’obiettivo è sempre lo stesso: incrementare l’efficienza e ottimizzare i tempi di consegna garantendo un alto livello di qualità. In questa prospettiva, può essere utile effettuare regolarmente una verifica del workflow con un gruppo di colleghi per ripensare e migliorare le procedure. Se preferite affidarvi a un consulente esterno, il team di Acolad Project Solutions vi propone servizi di progettazione e implementazione di workflow che vi permetteranno di ottimizzare i vostri processi e renderli ancora più efficienti.

Creazione dei team

Esistono diverse opzioni disponibili per la creazione dei team dedicati ai vostri progetti di traduzione. Un team di traduttori o project manager in-house può rappresentare la soluzione migliore per la vostra azienda se avete progetti di traduzione ricorrenti e la necessità che i team linguistici lavorino fianco a fianco con i vostro collaboratori. Tuttavia, gestire la selezione e la formazione dei traduttori del vostro team può rivelarsi impegnativo. Un’altra opzione consiste nella scelta di un fornitore di traduzioni esterno che faccia fronte anche a flussi di lavoro imprevedibili e che offra una maggiore flessibilità.

Oppure, una soluzione intermedia sarebbe la selezione di un fornitore esterno che si occupi di gestire la formazione e l’organizzazione del vostro team linguistico. Inoltre, dal momento che rimanere al passo con i trend e le tecnologie del mercato non è semplice e richiede tempo, APS può occuparsi di implementare i sistemi più avanzati per i vostri team.

Una storia di successo

Ecco un esempio di progetto che Acolad Project Solutions ha gestito per un cliente, una nota azienda multinazionale, che aveva bisogno di assistenza per il coordinamento internazionale di progetti di traduzione con cadenza quotidiana. Le sfide che doveva affrontare comprendevano la gestione di oltre 50 fornitori di traduzioni in tutto il mondo e il coordinamento di oltre 20 workflow predefiniti e numerose risorse linguistiche. Il cliente aveva bisogno della traduzione di un’ampia gamma di documenti che spaziavano dal marketing all’e-learning, fino a testi giuridici e tecnici. Richiedeva inoltre supporto per progetti di voice-over e interpretazione.

Tali aspetti hanno condotto l’azienda a orientarsi verso un polo di servizi linguistici esterno. La creazione di questa infrastruttura ha comportato diverse fasi quali la registrazione di una filiale, la ricerca di un ufficio, la selezione e la formazione di oltre 30 collaboratori, l’ottimizzazione dell’organizzazione del dipartimento, il tutto fornendo sempre consulenza e supporto al cliente lungo il percorso. Il risultato finale è stato l’implementazione di un centro di servizi linguistici esterno in grado di gestire workflow, dati e servizi in maniera efficiente.

Un progetto così complesso sarebbe stato impossibile da gestire senza l’assunzione e la formazione di nuovo personale, il che avrebbe provocato ritardi e costi supplementari. Il nostro team di Project Solutions è stato in grado di completare le operazioni rapidamente e in maniera efficiente, grazie a una squadra dedicata di 30 project manager con una profonda esperienza nel settore linguistico.

Cosa può fare la vostra società?

Ottimizzare il workflow di traduzione e interpretazione della vostra società è un lavoro continuativo che punta a garantire maggiore efficienza e a mantenere o migliorare la qualità. Per raggiungere questo obiettivo è utile ripensare regolarmente i processi di traduzione della vostra azienda e assicurarsi che rispondano sempre alle vostre esigenze. In situazioni come quella che il nostro cliente ha dovuto affrontare, e che ha richiesto la creazione di un nuovo dipartimento linguistico esterno, lavorare con uno specialista del settore potrebbe rivelarsi la migliore soluzione.

I servizi di Acolad Project Solutions di sono concepiti per migliorare la gestione e il coordinamento dei progetti linguistici all’interno delle aziende. Il nostro team di esperti sarà in grado di offrirvi una soluzione personalizzata che risponde alle esigenze della vostra società.

Scoprite di più su Acolad Project Solutions in questo video (in inglese):