L'ottimizzazione dei processi è uno degli obiettivi di ogni azienda, poiché una loro razionalizzazione consente di risparmiare tempo e denaro per le operazioni di core business. I processi si possono ottimizzare anche in relazione alla gestione delle traduzioni. In questo post del nostro blog spieghiamo i vantaggi che a questo proposito può portare l'integrazione e le opzioni disponibili per implementarla.
Cosa significa integrazione nella gestione delle traduzioni?
Nell'ambito del business internazionale, una gestione efficiente delle traduzioni riveste un ruolo chiave. Il lancio di un prodotto in più paesi o una campagna di marketing multilingue avviata contemporaneamente richiedono che l'intero materiale necessario sia disponibile in ogni Paese di destinazione al momento del lancio. Questo vale anche per tutti gli altri documenti, che devono essere facilmente disponibili e preferibilmente con il minimo sforzo.
Vediamo come si svolge il processo di traduzione quando il progetto è gestito via e-mail.
Di solito, il flusso di lavoro comprende otto o nove passaggi distinti, in base alla situazione. Ogni passaggio richiede un'azione da parte del cliente o del fornitore di traduzioni. È possibile che prima dell’invio di una richiesta di traduzione o di preventivo, si siano svolti anche processi interni nell'azienda cliente.
Pertanto, il processo traduttivo può iniziare giorni o addirittura settimane prima che il traduttore riceva il testo da tradurre.
Se la necessità di traduzioni è frequente e continua, l'ottimizzazione del processo acquista grande importanza. Questo è il motivo per cui sono stati sviluppati i connettori: automatizzare il più possibile il processo traduttivo.
L'idea alla base dell'integrazione è far sì che il materiale che un'azienda deve far tradurre sia inviato al fornitore di servizi di traduzione e da questi rinviato al cliente con il minimo sforzo possibile. Ad esempio, la traduzione di una pagina web in più lingue può essere implementata in modo tale che, dopo la finalizzazione della pagina originale, il materiale sia automaticamente inoltrato per la traduzione. Una volta ultimate, le traduzioni sono riportate al sistema originale e viene creata in automatico una nuova versione linguistica della pagina web.
Lo scopo dell'integrazione è ridurre al minimo la quantità di lavoro manuale e massimizzare l'automazione, in modo che i team possano concentrarsi sul core business aziendale.
Quali sono i vantaggi dell'integrazione tramite connettore?
L'automazione dei processi aiuta le aziende in diversi modi. Come già accennato, l'integrazione riduce la mole di lavoro manuale. In pratica significa che non occorre che il materiale da tradurre sia scaricato separatamente in un file e inoltrato tramite posta elettronica.
Scaricare file e inviarli tramite e-mail potrebbe sembrare un'operazione poco dispendiosa in termini di tempo ma se la routine si ripete spesso su base settimanale o addirittura giornaliera, diventa un’incombenza notevole. Inoltre, non bisogna dimenticare che i materiali tradotti devono essere caricati nuovamente nel sistema.
Uno scrittore tecnico o un autore di contenuti di marketing preferirebbero concentrarsi sul miglioramento dei contenuti originali invece di dedicare gran parte del proprio tempo alla gestione delle traduzioni.
L'automazione riduce la probabilità di errore umano. Si è sempre certi che tutto il materiale che richiedeva una traduzione sia stato incluso nell'e-mail? O che l'ultima versione del documento sia stata tradotta? L'automazione inclusa in una soluzione di connessione garantisce che l'intero materiale per cui è necessaria la traduzione venga tradotto e che si tenga conto di qualsiasi aggiornamento dei documenti.
L'utilizzo di un connettore velocizza anche il time to market. Il tempo risparmiato con l'automazione può essere destinato ad altre attività per promuovere il lancio e la vendita di un prodotto sul mercato, o l'ingresso e l'espansione in nuovi mercati.
Aggiungere una nuova lingua di destinazione a un connettore esistente è facile. E dopo l'aggiunta, le traduzioni nella nuova lingua diventano agevoli come le precedenti.
I vantaggi di un connettore includono anche la sicurezza dei dati. I contenuti da tradurre sono trasmessi in modo sicuro tra il sistema gestionale dei contenuti dell’azienda e il sistema di gestione della traduzione. L'utilizzo di un connettore garantisce che il materiale aziendale importante non finisca nelle mani di terzi.
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I vantaggi dell'integrazione in breve:
• Libera risorse dalle operazioni manuali
• Consente di ridurre le operazioni da svolgersi manualmente, quindi anche le possibilità di errore
• Facilita l'espansione in nuovi mercati
• Migliora la sicurezza dei dati perché i contenuti da tradurre sono trasmessi esclusivamente tra il sistema gestionale dei contenuti dell’azienda e il sistema di gestione della traduzione
Quali tipologie di connettore sono disponibili per l'integrazione?
Il settore industriale, come altri settori, utilizza un'ampia varietà di sistemi di content management. E non è raro lo sviluppo di sistemi completamente personalizzati per soddisfare le esigenze specifiche dell'azienda, unendo ERP, gestione dei contenuti e sistemi di informazione sui prodotti.
Con un ampio ventaglio di variabili coinvolte, è chiaro che non può esistere un unico sistema adatto a tutti. Le soluzioni integrate possono essere suddivise genericamente in tre categorie: soluzioni standard, soluzioni "hot folder" e soluzioni personalizzate.
Connettori standard
Un connettore standard si traduce nello sviluppo di un'integrazione esistente che può essere implementata rapidamente per l'uso tra il sistema di gestione dei contenuti (CMS) e il sistema di gestione delle traduzioni (TMS).
A seconda del CMS, l'implementazione del connettore può essere semplice come scaricare un'estensione CMS che stabilisce una connessione tra CMS e TMS. In alcuni casi, il connettore è incorporato nel CMS ed è visibile quale funzione del sistema.
Il principio fondamentale è che la distribuzione e l'uso del connettore sono operazioni facili. I contenuti prodotti sono inviati per la traduzione direttamente dal CMS tramite un paio di clic con il mouse. La traduzione finita è restituita automaticamente al CMS, senza che sia richiesta alcuna azione distinta. A seconda del sistema, l'utente può anche ricevere una notifica al termine della traduzione.
Con Acolad, è possibile implementare un connettore standard per diversi sistemi di gestione dei contenuti, quali Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver e SAP Hybris.
I connettori standard danno il loro meglio quando il contenuto è pubblicato, ad esempio, sotto forma di pagine web. L'ambiente operativo ideale per i connettori standard è un CMS non modificato.
Il punto di forza principale dei connettori standard è un'implementazione rapida e semplice. Non sono necessarie modifiche al codice del sistema.
Integrazione con hot folder
Una soluzione hot folder è utilizzabile quando un connettore standard non è disponibile e un connettore personalizzato richiede troppo tempo e risorse per le esigenze del progetto.
Con una soluzione hot folder, i contenuti da tradurre sono caricati su un servizio cloud come SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP o Google Drive. Il servizio è programmabile per inoltrare automaticamente nuovi contenuti al fornitore dei servizi di traduzione. Al termine della traduzione, i contenuti tradotti sono restituiti al servizio cloud, dove il cliente può recuperarli.
Una soluzione hot folder non è il livello di automazione più sofisticato che esista, poiché i contenuti da tradurre devono essere estratti dal sistema di gestione dei contenuti e poi inoltrati al traduttore. Tuttavia, questa soluzione ottimizza ancora notevolmente l'effettivo iter traduttivo.
In pratica, il processo di traduzione avviene in questo modo: l'autore dei contenuti originali carica un file in una hot folder, che può essere una cartella Dropbox sul desktop, ad esempio. I contenuti sono trasmessi automaticamente al sistema di gestione della traduzione e poi inoltrati a un traduttore specializzato nell'argomento. Quando il traduttore ha terminato il lavoro, i contenuti sono restituiti alla hot folder, dove il cliente può recuperarli e verificare che il tono e la terminologia utilizzati corrispondano alle altre comunicazioni aziendali. A seconda del CMS, il caricamento e il download dalla hot folder sono automatizzati tramite uno script.
Come suggerisce il nome, questa soluzione fa si che l'utente finale visualizzi una serie di cartelle. Se un'azienda opera in dieci diverse lingue, ad esempio, le dieci lingue sono definibili quali sottocartelle separate nella hot folder. L'ordine delle traduzioni può essere effettuato, ad esempio, in modo che i contenuti siano caricati nelle cartelle delle lingue per le quali è necessaria una traduzione.
Una soluzione hot folder è ideale nei casi in cui i servizi di traduzione richiesti hanno carattere occasionale e la frequenza di aggiornamento dei contenuti è bassa. Il vantaggio di questa soluzione è rappresentato dalla facile scalabilità per un'ampia base di utenti.
Inoltre elimina la necessità di inviare materiale da tradurre via e-mail e consente che le traduzioni siano facilmente approvate dalla persona che inserisce l'ordine o da un referente nel paese di destinazione.
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Connettori personalizzati
L'idea alla base di un connettore personalizzato è sfruttare tutto il potenziale dell'automazione. Un connettore personalizzato rappresenta inoltre una buona opzione quando la tipologia standard non è in grado di coprire tutte le esigenze di traduzione del cliente. Se, ad esempio, è necessaria la validazione da parte del cliente nel corso del processo traduttivo, questa può essere effettuata con un connettore personalizzato. Oppure, è una soluzione adatta quando si richiede una visualizzazione separata in cui l'utente può prendere visione degli ordini di traduzione nel sistema di gestione dei contenuti.
L'idea alla base di un connettore personalizzato è la stessa di un connettore standard, ovvero ridurre al minimo la mole di lavoro manuale e massimizzare l'automazione. In pratica, il processo può essere automatizzato fino al punto che la prima persona che metterà mano ai contenuti originali dopo l'autore sarà il traduttore, che li restituirà al termine della traduzione.
La personalizzazione consente anche l'inclusione della selezione del workflow nel processo. Esempio di workflow potrebbe essere la traduzione automatica. Si tratta solo di un esempio, appunto, in quanto sconsigliamo la traduzione automatica non revisionata per la comunicazione esterna. Aggiungendo il post-editing della traduzione automatica al processo, si può invece ottenere un risultato finale accettabile per la pubblicazione.
Le soluzioni personalizzate sono rese possibili da un'API, ovvero un'interfaccia di programmazione delle applicazioni. Attraverso l'API, il sistema di gestione dei contenuti e il sistema di gestione delle traduzioni sono messi in comunicazione tra loro.
Un'API è utilizzata nei casi in cui un connettore standard sul mercato non soddisfi tutte le esigenze. È inoltre necessaria quando il gestionale dei contenuti o il sistema di informazioni sul prodotto non può comunicare di default con il sistema di gestione delle traduzioni, in pratica quando non esiste un connettore tra i sistemi. Ancora, nei casi in cui il sistema gestionale dei contenuti è stato fortemente personalizzato per specifiche esigenze aziendali.
Come per tutte le personalizzazioni, la creazione di un connettore personalizzato richiede tempo e impegno. Tuttavia, una soluzione personalizzata ripagherà con la semplificazione dei processi e la maggiore automazione.
Un connettore personalizzato dà il meglio di sé quando la traduzione di contenuti è richiesta in maniera continuativa e di frequente. Per il settore industriale, ad esempio, questo può avvenire con l'aggiornamento di documentazione, manuali o contenuti di marketing.
Se serve una traduzione in oltre dieci combinazioni linguistiche, un connettore standard o personalizzato offre gli strumenti migliori per automatizzare il processo. L'automazione offre notevoli risparmi sui costi poiché il lavoro manuale è ridotto all'osso.
Quando si ricorre a una soluzione personalizzata, il cliente può anche utilizzare un'API per creare il connettore. Ovviamente, qui è necessario che l'azienda abbia le competenze adeguate alla programmazione di API. Acolad sarà lieta di assistere nell'attività di sviluppo i clienti interessati ad avviare la creazione di un connettore tra il sistema per le informazioni sul prodotto o il sistema di gestione dei contenuti e il sistema di gestione delle traduzioni di Acolad.
Risparmia tempo e denaro con l'integrazione
La presenza dell'automazione nell'iter traduttivo libera risorse che possono quindi essere impiegate dove servono. Anche una semplice connessione eliminerà gli step manuali dal processo di traduzione. Aumentando l'automazione, l'iter traduttivo diventa più fluido e il numero di passaggi manuali è ridotto al minimo. Chi gestisce i contenuti può quindi concentrarsi sulle mansioni principali. Contemporaneamente, la produttività aumenta e si semplifica l'ingresso in nuovi mercati.
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