I consigli degli esperti per gare di successo

Best Practices

Documenti di servizi di traduzione

Selezionare un fornitore di servizi linguistici che faccia al caso vostro non è un’impresa semplice. Innanzitutto, bisogna decidere se affidarsi a traduttori freelance, a un team di traduttori interni o a fornitori di servizi linguistici esterni (o a una combinazione dei tre). 

Ammettiamo che abbiate deciso di optare per fornitori di traduzione esterni, la sfida successiva sarà scegliere quello con cui lavorare. Esistono decine di migliaia di società di servizi linguistici sul mercato, dalle più piccole, costituite da soli due fornitori di servizi linguistici specializzati in un’unica combinazione linguistica, alle multinazionali che dispongono di un’ampia rete di fornitori multilingue, che vantano migliaia di collaboratori specializzati nelle combinazioni linguistiche più disparate e che propongono una serie di servizi dal valore aggiunto. 

Un ottimo metodo per limitare le opzioni e assicurarvi di selezionare il migliore fornitore di traduzione per la vostra attività è avviare una gara o una RFP (Request For Proposal) per servizi di traduzione. 

Per aiutarvi a iniziare, abbiamo elaborato un modello standard da utilizzare nell’ambito di gare e RFP per servizi di traduzione; vi abbiamo inserito una serie di domande che potrete decidere di includere o escludere in base alla vostra situazione specifica.

 

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Avete bisogno di avviare una gara o RFP per servizi di traduzione? 

A volte non è necessario svolgere una gara completa e potrebbero bastare alcune domande preliminari e un esempio di traduzione per aiutarvi a scegliere il fornitore di servizi linguistici che fa al caso vostro. 

Esistono però diversi scenari in cui è preferibile avviare una RFP. 

  • Se avviate progetti di traduzione da diversi anni ma non avete ancora adottato un processo standard centralizzato per ottimizzare i costi di traduzione e monitorare il lavoro dei vostri fornitori. 
  • Se il vostro fornitore attuale non vi soddisfa, in particolare per uno dei motivi seguenti:
    • qualità della traduzione inadeguata
    • qualità del servizio mediocre (comunicazione e tempi di consegna)
    • processi e tecnologie di traduzione insufficienti
    • offerta di servizi incompleta
    • costi di traduzione elevati
  • Se avete l’imminente bisogno di lanciare un progetto di traduzione di grande portata, che richiede esperienza e competenze specifiche.

Richiesta di informazioni (RFI) per servizi di traduzione

In base alla vostra situazione, prima di avviare una RFP, potrebbe valere la pena iniziare da una RFI (richiesta di informazioni). La RFI è una fase preliminare che potrebbe rivelarsi utile nelle situazioni seguenti: 

  • se non avete ancora una shortlist di fornitori di servizi di traduzione; 
  • se non avete le idee chiare sulle vostre esigenze. 

La RFI dovrebbe solo comprendere alcune domande aperte di ordine generale, senza eccedere. L’obiettivo di una RFI è quello di raccogliere informazioni e selezionare i potenziali fornitori da ammettere alla fase successiva. Un numero di domande eccessivo potrebbe indisporre i potenziali fornitori, e dover esaminare centinaia di risposte rappresenterebbe per voi una perdita di tempo non indifferente. È anche importante fornire informazioni generali relative alla vostra situazione e alle vostre esigenze. In questo modo, avrete maggiori probabilità di ricevere proposte interessanti.

 

Pianificazione e organizzazione

Indipendentemente dal motivo per cui avete deciso di svolgere una RFP per servizi di traduzione, spendere del tempo per pianificarla e organizzarne bene le fasi accrescerà le possibilità di un suo esito positivo. 

Formato e diffusione

Prima di tutto, è necessario definire le modalità di pubblicazione di una RFP e di raccolta delle candidature. Vi sono diverse opzioni, ognuna della quali presenta dei pro e dei contro: 

  • Software automatico: Le grandi società sono in genere in possesso di un software di gestione di gare. Il vantaggio, in questo caso, è che il processo si svolgerà in maniera più semplice. Tuttavia, bisogna tenere presente che tali sistemi posso rivelarsi controproducenti quando si tratta di valutare dei servizi di traduzione, in quanto non tengono conto delle variabili dettagliate nella sezione “Listino prezzi” (se ne parlerà più avanti).
  • Strumenti per sondaggi basati su cloud: In alternativa, è possibile organizzare una gara servendosi di strumenti per sondaggi basati su cloud, come SurveyMonkey. Questa opzione permette di mantenere il controllo sulla modalità di risposta alle domande (definendo i campi e indicando le domande obbligatorie) e consente di filtrare e analizzare facilmente le risposte. Tuttavia, qualora si optasse per questa soluzione, sarebbe bene fornire anche una copia scaricabile delle domande, in modo da permettere agli eventuali partecipanti di preparare le risposte offline. 
  • Excel: Facilmente accessibili, i fogli di calcolo sono spesso utilizzati per raccogliere le risposte, smistarle e metterle a confronto. Lo svantaggio, però, è che questi file non sono proprio user-friendly per le società che devono compilarli e spesso ci si ritrova a fare i conti con celle corrotte, fogli di lavoro persi, ecc. 
  • Word: Molte società scelgono di fornire le domande per la gara in formato PDF, chiedendo ai fornitori di rispondere in un file Word. Questo approccio è raccomandato se siete alla ricerca di risposte aperte e creative, ma tenete a mente che è un metodo valido soltanto se pensate di aprire la gara a pochi partecipanti, dato che bisogna prevedere molto tempo per passare in rassegna e analizzare i risultati. 

Analogamente, dovrete anche decidere come gestire le domande. Utilizzerete un sistema di gestione o invierete le domande tramite posta elettronica? Se scegliete quest’ultima opzione, potrebbe essere utile creare un indirizzo e-mail o una cartella appositi. Infine, dovrete anche decidere se la gara sarà aperta soltanto ad alcuni fornitori selezionati o se preferite che qualsiasi azienda del settore vi partecipi. In questo caso, non dimenticate di stabilire una data di scadenza per la partecipazione. 

Pianificazione del calendario

La RFP non è il momento per mettere sotto pressione le agenzie di traduzione che vi partecipano. Tenete presente che la durata potrebbe variare all’incirca da 6 a 10 settimane totali (a seconda delle fasi che deciderete di includere nella vostra). 

  • Settimana 1 - Pubblicazione della RFI 
  • Settimana 2 - Data di scadenza per la partecipazione 
  • Settimana 3 - Analisi delle risposte 
  • Settimana 4 - Pubblicazione della RFP
  • Settimana 5 - Data di scadenza per la presentazione di domande di potenziali fornitori 
  • Settimana 6 - Invio delle risposte a tutti i fornitori partecipanti 
  • Settimana 7 - Data di scadenza per la presentazione delle proposte 
  • Settimana 8 - Analisi delle proposte 
  • Settimana 9 - Invito alla presentazione finale
  • Settimana 10 - Decisione finale 

Criteri di selezione

Prima di avviare la RFP, è bene definire le vostre priorità e preferenze, in modo da non perdere di vista l’obiettivo. È consigliabile, inoltre, preparare una scheda di valutazione dei fornitori, al fine di analizzare le risposte in maniera semplice e obiettiva. 

 

Quali informazioni includere

Siate generosi nel fornire informazioni sulla vostra società e spiegate quali sono le vostre esigenze. Ricordatevi di comunicare le ragioni del lancio di una gara per servizi di traduzione e di chiarire i vostri bisogni, indicando:

  • Quali sono le problematiche e le sfide principali che state affrontando?
  • In cosa consistono le vostre procedure interne e quali sono le vostre esigenze?
  • Quali tecnologie utilizzate? 
  • Quali sono i volumi e la frequenza delle vostre richieste di traduzione?
  • Quali contenuti avete bisogno di tradurre? Di quali tipologie e formati? 
  • Di quali combinazioni linguistiche avete bisogno (incluse eventuali varianti locali)? 

Non dimenticate che più informazioni fornite riguardo alle vostre esigenze, maggiori sono le possibilità di ricevere proposte adatte alla vostra situazione. 

 

Che cosa chiedere

Informazioni generali 

Oltre alle informazioni di contatto generali, è importante raccogliere informazioni sui seguenti temi: 
  • Dimensione della società: sia in termini di fatturato che di personale a tempo pieno, ripartito per incarico.
    - Indagate anche sui principali clienti del fornitore di servizi linguistici: le risposte vi permetteranno di farvi un’idea sul trattamento che riceverete.
    - Chiedete anche quale sia il tasso di rinnovo del personale: relazioni lavorative di successo con i fornitori di servizi linguistici dipendono spesso dalla stabilità dei rapporti personali instaurati con gli interlocutori. È sempre interessante sapere se questi rimarranno inalterati nel tempo o se potrebbero cambiare regolarmente.
  • Sede/i della società: Queste informazioni vi permetteranno di far ricadere la vostra scelta sulla società più adatta a voi per quanto riguarda la posizione sul territorio. Inoltre, il fatto che un fornitore di servizi di traduzione abbia uffici in aree per voi strategiche potrebbe rappresentare un punto di forza. 
  • Organizzazione e gestione della società: Conoscere la struttura e le modalità di gestione della società vi permetterà di comprendere la sua cultura aziendale.

Riferimenti clienti e casi di studio 

Uno dei modi migliori per capire se un fornitore di traduzioni ha già delle esperienze nel vostro ambito di lavoro è quello di chiedere informazioni riguardo ai suoi attuali clienti. 

  • Informatevi sui volumi di traduzione, le combinazioni linguistiche e il tipo di contenuti. 
  • I casi di studio possono darvi un’idea dell’efficienza e del grado di innovazione delle soluzioni proposte da un fornitore di servizi linguistici. 

Tecnologia 

È importante assicurarsi che il fornitore di traduzioni abbia le competenze tecnologiche necessarie per la gestione dei vostri documenti e per la creazione di workflow semplificati compatibili con i vostri strumenti tecnologici. 

  • Informatevi sulle tecnologie linguistiche utilizzate e cercate di capire se il fornitore di traduzioni preferisce adottare soluzioni proprietarie (che potrebbero rivelarsi difficili da cambiare più avanti) o se si adegua facilmente alle altre alternative disponibili sul mercato. 
  • Raccogliete informazioni sulla proprietà e la manutenzione delle memorie di traduzione.
    I vostri contenuti multilingue sono un patrimonio prezioso ed è importante proteggerli.
  • Verificate quali sono gli strumenti di gestione del workflow utilizzati dal fornitore e quali dati sono raccolti.
  • Se non avete ancora un sistema di gestione del workflow di traduzione, chiedete al fornitore se sarebbe in grado di mettere a disposizione un portale clienti e quali funzionalità sono incluse. 

Qualità

Tutti i fornitori di traduzione diranno di fornire servizi di alta qualità! Pertanto, in questa sede è importante fare le domande giuste e cercare di individuare il fornitore più adatto alle proprie esigenze. Spesso l’ottima qualità delle traduzioni è il risultato di una combinazione vincente di processi che coniugano tecnologie all’avanguardia, know-how umano, cura dei dettagli e gestione eccellente dei collaboratori esterni. Ecco alcuni suggerimenti: 

  • fate domande sulle certificazioni di qualità riconosciute, quali ISO 17100 e ISO 9001;
  • richiedete i risultati dei sondaggi di soddisfazione dei clienti; 
  • informatevi sulle modalità di rilevazione e gestione delle non-conformità. 

Gestione di progetti e fornitori  

Project Management e Vendor Management sono due dipartimenti chiave all’interno di una società di traduzione: assicuratevi che coloro che si occuperanno dei vostri progetti siano all’altezza del loro lavoro. Richiedete i profili e/o i CV dei project manager e dei traduttori ai quali saranno affidati i vostri contenuti, e informatevi sulle procedure del Vendor Management. Ad esempio, quali sono le modalità di assunzione, test e monitoraggio dei traduttori freelance? 

Infrastrutture informatiche, sicurezza e protezione dei dati personali

I fornitori di traduzioni possono trovarsi a gestire contenuti riservati: è importante assicurarsi che il fornitore di traduzioni disponga della tecnologia necessaria e adotti tutte le misure di sicurezza per evitare che i vostri contenuti finiscano nelle mani sbagliate. Dovreste informarvi riguardo alle misure di sicurezza, alla protezione dei dati e alle strategie per garantire la continuità delle operazioni. 

Listino prezzi

Il prezzo di un servizio di traduzione è sempre uno degli aspetti più delicati di una gara. È normale volersi assicurare il migliore rapporto qualità prezzo, ma solitamente i costi di traduzione comprendono sconti e spese supplementari che non sempre sono facilmente individuabili. Per questo motivo, chiedere informazioni sulle tariffe a parola generalmente non basta per stimare i prezzi globali del fornitore. Dovreste chiedere informazioni sugli sconti legati all’uso delle memorie di traduzione, sui costi di Desktop Publishing, sui costi di gestione dei progetti, sull’assistenza tecnica e sulle tecnologie impiegate, come database terminologici o servizi di approvazione locale online, ecc. Un buon metodo per farsi un’idea del range di prezzi globali del fornitore è quello di richiedere un modello di preventivo per un progetto standard. 

Produttività e disponibilità

Infine, nel caso aveste esigenze specifiche riguardo ai tempi di consegna e alle disponibilità, avrete bisogno di assicurarvi che il vostro fornitore di servizi linguistici sappia gestire al meglio i vostri progetti. Ecco alcuni consigli che vi aiuteranno a selezionare il fornitore di servizi linguistici che risponde alle vostre esigenze: 

  • chiedete informazioni sulla media dei tempi di consegna di un progetto standard;
  • scoprite quanti traduttori specializzati nel vostro settore sono disponibili per ciascuna combinazione linguistica;
  • non dimenticate di informarvi sugli orari di lavoro, i giorni e i periodi di chiusura della società. 

Date un’occhiata al nostro modello gratuito e il successo della vostra RFP sarà garantito! 

 

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