"Potete garantire che il vostro redattore tecnico è esperto del nostro campo?" Il nostro settore è molto tecnico e si differenzia dagli altri". Questo è il tipo di domande e osservazioni che spesso ricevono le aziende che offrono servizi di documentazione e scrittura tecnica.
Le aziende spesso ritengono che il loro settore sia specialistico e che solo un esperto che ne abbia una profonda conoscenza possa redigere testi sull'argomento.
Tuttavia, gli esperti di solito lavorano già per l'azienda e sono impegnati ad esempio nello sviluppo del prodotto e in altre funzioni. Non hanno il tempo nè spesso la volontà di dedicarsi alla redazione di documenti tecnici, ed è questo il motivo per cui contattano sin dall'inizio una società che fornisca servizi di scrittura tecnica e copywriting.Inoltre, questi esperti di solito conoscono bene il loro settore, ma raramente sono redattori professionisti, motivo per cui potrebbero non essere in grado di produrre una documentazione curata e ben scritta come sarebbe necessario per garantire l'efficacia della comunicazione aziendale.
I redattori tecnici, dal canto loro, sono scrittori professionisti che sono stati formati per organizzare le informazioni e creare contenuti chiari e comprensibili relativi ai prodotti. Secondo una definizione di TC Europe, l'organizzazione europea per la comunicazione tecnica, i redattori tecnici sono i mediatori tra un prodotto e i suoi utenti. È un bene quando il redattore non ha molta familiarità in partenza con l'argomento da trattare, perché è possibile che anche il lettore a cui la documentazione è rivolta non lo conosca a fondo. Pertanto il redattore può identificarsi meglio con il lettore e regolare il grado di difficoltà del testo e il livello di approfondimento necessari per soddisfare le esigenze dell’utente.
Per spiegare in modo chiaro i concetti chiave, il redattore deve naturalmente conoscere l'argomento almeno a un livello base. Un testo chiaro e coerente aiuta un lettore che non ha familiarità con la materia a comprendere le informazioni trasmesse.
I redattori tecnici sono i mediatori tra un prodotto e i suoi utenti.
Invece di una conoscenza approfondita di un determinato settore, i redattori tecnici devono possedere le seguenti abilità chiave per essere in grado di produrre una documentazione di qualità.
- Capacità di raccogliere informazioni da diverse fonti, fra cui i materiali che possono essere forniti dal cliente (documentazione preesistente, dati tecnici, materiale marketing) e siti web di settore, nonché di realizzare interviste con persone esperte del settore. Il coraggio di porre domande che possono sembrare stupide è un aspetto significativo delle competenze relative alla raccolta di informazioni.
- Padronanza delle pratiche di scrittura tecnica. Tali pratiche sono le stesse indipendentemente dal settore: pianificazione della documentazione, analisi degli utenti e delle attività, raccolta e organizzazione delle informazioni, creazione di diverse versioni della documentazione e controllo delle stesse, ricezione di feedback e in base ad essi perfezionamento della documentazione e dei metodi di lavoro.
- Controllo della qualità, attività che riguarda diversi aspetti della documentazione. Una priorità per i clienti è che il loro testo sia chiaro e grammaticalmente corretto. L'accessibilità e la facilità d'uso sono fattori importanti che influenzano la qualità della documentazione. Possono essere migliorate, ad esempio, assicurando che la terminologia sia coerente e pianificando adeguatamente la struttura della documentazione.
Scegliere la terminologia in modo ponderato facendone un uso coerente rende il testo più comprensibile, mentre una struttura chiara e uno stile uniforme rendono il testo più leggibile e facilitano la ricerca di informazioni nella documentazione. Il redattore deve anche assicurarsi che le informazioni incluse nella documentazione soddisfino le esigenze dell'utente - il redattore deve essere in grado di capire quali informazioni sono essenziali. La documentazione non deve contenere tutte le informazioni possibili su un argomento.
Pertanto, la risposta alla domanda del cliente è "No, il nostro redattore non è un esperto del tuo settore, e questo è un bene!" Attingendo alle proprie competenze, i redattori possono produrre una documentazione immediatamente comprensibile e di facile utilizzo, che consente alle aziende di raggiungere i propri obiettivi.
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