Als we het hebben over procesmatige en technische innovatie, valt vaak veel winst te behalen bij arbeidsintensieve processen met een hoog risico. Het aanpassen van de etikettering van producten bij bedrijven in biowetenschappen valt daar zeker ook onder, want daar is genoeg ruimte voor verbetering.
Desalniettemin wordt dit proces meestal nog steeds decentraal en grotendeels handmatig gestuurd. Deze inefficiënte praktijk is foutgevoelig en legt een flink beslag op mensen en middelen.
Hoe groter het bedrijf, hoe meer winst te behalen valt bij het centraliseren van de etikettering
Een farmaceutisch bedrijf met een notering in de Fortune 100 heeft op een gegeven moment besloten de etikettering met het oog op de consistentie en kwaliteit te centraliseren (gecoördineerd door Global Regulatory Affairs). Dit bleek een schot in de roos te zijn, want na al die jaren was het eindelijk niet meer nodig dat lokale teams en dochterondernemingen de goedgekeurde Amerikaanse technische documentatie geschikt maakten voor hun eigen markt.
De meeste organisaties die zich met biowetenschappen bezighouden, beheren (wijzigingen van) hun etikettering nog steeds vooral decentraal. Het moederbedrijf zet de grote lijnen uit en laat het aan de dochterondernemingen ter plekke over om deze op de lokale vereisten af te stemmen. Zij maken dus feitelijk dezelfde content, maar dan toegespitst op hun eigen markt. Meestal komt pas bij een audit aan het licht hoe inefficiënt het is om content zo gefragmenteerd te beheren, om nog maar te zwijgen over de potentiële risico’s als het gaat om de internationale naleving van wettelijke vereisten.
Koerswijziging: contentprocessen centraliseren
Alle versies van etiketten centraal coördineren is een goede eerste stap om de risico’s te verminderen. Daarnaast is een bredere en blijvende oplossing nodig om een gecentraliseerde masterversie van de tekst op de etiketten te maken.
Qua nauwkeurigheid en efficiëntie valt nog veel meer winst te behalen als het etiketteringsbeheer aan een bredere contentstrategie wordt gekoppeld. Die kan dan in eerste instantie een gestructureerde aanpak van content omvatten en daarna worden uitgebreid met contentmanagementsystemen (CMS), het beheer van regelgevingsinformatie (RIM) en artwork-managementsystemen (AMS).
Vervolgens wordt alle content op basis van een definitieve mastertekst geproduceerd, liefst ook nog gestuurd door op regels gebaseerde parameters die ervoor zorgen dat elk product in elk rechtsgebied aan de vereiste voorwaarden voldoet. Bij deze opzet is het ook mogelijk om andere variabelen toe te voegen, zoals landspecifieke tijdlijnen en deadlines, en zo de prioriteiten binnen workflows te verleggen.
Dankzij moderne oplossingen die met API’s werken kunnen deze interconnectiviteit en gegevensstromen makkelijker dan ooit in goede banen worden geleid, vooropgesteld dat een bedrijf eerst een strategie voor de centralisering van de wettelijke verplichte etikettering heeft uitgestippeld.
Bedrijven kunnen risico’s pas echt goed terugdringen als ze voortvarend te werk gaan en hun operationele uitdagingen vóór zijn. De voordelen van het aanpassen van het contentbeheer van internationale etiketten liggen in dit geval voor de hand.
Wil jij ook je etiketteringsprocessen optimaliseren? Wij kunnen je daarbij helpen.
Updated