Använda elearning för introduktionskurser

Tycker du att det är krångligt och tidsödande att organisera introduktionskurser? Vill du vara säker på att alla nya medarbetare får rätt introduktion? Om svaret är ja är det här artikeln för dig!

Här diskuterar vi fördelarna med digital utbildning i introduktionskurser och hur vi skapade en elearninglösning för nya medarbetare på finska Yle.

Vad är elearning? Vilka är de viktigaste fördelarna?

Utbildning på företag innebär ofta att personalen ska läsa ett antal dokument på intranätet, följt av några kontorsmöten på en eller två timmar. Arrangemanget föregås av en intensiv e-postväxling för att hitta en tid och plats som passar alla. Och det här måste göras om varje gång nya medarbetare kommer in i organisationen.

När de delar av introduktionen som oftast upprepas ersätts av onlineutbildning, får utbildaren och chefen mer tid åt sina viktigaste arbetsuppgifter. Det ger också medarbetarna flexibilitet, eftersom de kan slutföra utbildningen när det passar dem bäst, t.ex. på en affärsresa eller när ett möte blivit inställt i sista minuten.

Vad är modern elearning? Hur används digital utbildning?

Bland de främsta fördelarna med elearning är skalbarheten och möjligheten att anpassa den till olika behov.

Webbutbildning kan anpassas för att utveckla alla medarbetares kunskaper, t.ex. för att lära ut ett nytt ämnesområde eller implementera ändringar eller förnyelse. Ett bra exempel på det är utbildning om EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR) för medarbetare som behandlar personuppgifter, samt att bekräfta deras kunskaper efter utbildningen.

Ibland är elearningen riktad till en specifik grupp användare för att utveckla deras kompetens. Den här typen av utbildning kan fokusera på specifika produkter, som eKranskolan hos Oras, ett företag som tillverkar kranar och duschutrustning. Oras ville vidareutveckla det populära lärarledda konceptet Kranskolan genom att digitalisera en del av utbildningen. Det digitala innehållet gjordes tillgängligt på flera språk, något som gjorde det möjligt för allt fler tekniker och rörmokare att delta.

Webbutbildning skapar också nya möjligheter som en del av introduktionsprogrammet för nya medarbetare. Introduktionen av ny personal, vars arbetsuppgifter kan ändras snabbt, blir lättare när samma information är enkelt tillgänglig via alla kanaler och enheter. Digitalt innehåll ger alla samma kunskapsnivå, och chefen kan säkerställa att alla nya medarbetare har lärt sig det centrala innehållet.

Instruktören får mer tid för att lära ut praktiska uppgifter när t.ex. presentationen av företaget och dess värderingar och målsättningar ges som webbutbildning. I introduktionsutbildningar för specialister kan elearning användas för att lära ut grunderna i de system och verktyg som behövs för arbetet. Det innebär att utbildaren kan fokusera på själva kompetensutvecklingen.

De viktigaste fördelarna med elearning i introduktionsutbildning:

• Utbildningstillfällena kan skräddarsys för olika användargruppers behov.
• Medarbetarna kan slutföra utbildningen på den enhet de föredrar och när det passar dem bäst.
• Utbildningen håller jämn och hög kvalitet. Alla deltagare använder samma material och utbildningsvägarna kan skräddarsys för specifika roller eller kunskapsnivåer.
• Utbildningen är lätt att översätta till andra språk. Det innebär att samma utbildning kan användas i andra länder, förutom att det ger en enhetlig varumärkesupplevelse.

Kundcase för Yle: Introduktion för en stor målgrupp genom elearning

Finlands public service-mediebolag Yle är ett bra exempel på hur elearning kan användas som en del av introduktionsprogrammet. Hos Yle har en rundtur på anläggningen varit det traditionella sättet att bekanta nya medarbetare med företaget och dess arbetsmetoder. Det var en utmaning att organisera en rundtur för alla, eftersom företaget har kontor över hela landet och personalomsättningen är relativt hög. Men företaget ville ge alla nya medarbetare en övergripande presentation.

Utmaningen kunde lösas med hjälp av elearning. Det var lätt att göra en presentation om företaget tillgänglig för alla online. Webbutbildningen säkerställde också en konsekvent hög kvalitet. Alla nya medarbetare hade tillgång till exakt samma presentation. Utbildningen gjordes också tillgänglig på svenska.

Yle var redan bekanta med elearning som undervisningsmetod. Deras tidigare utbildningsprogram hade skapats med deras egna verktyg och material. Företaget beslutade dock att implementera introduktionsutbildningen i samarbete med Acolad.

Att välja målgrupp och exakt definiera relevanta utbildningsmål var några av de utmaningar där Acolads utbildningsexperter kunde ge Yle effektiv hjälp. Utbildningen strukturerades för att behålla deltagarnas intresse, t.ex. vad gällde längden. Bilder, ljud och video lades till för att göra utbildningen mer varierad. De professionella utbildarna som arbetade i projektet ville göra innehållet så intressant och interaktivt att deltagarna inte skulle tappa intresset någon gång under utbildningen.

Ytterligare utveckling genom mätbarhet och övervakning

En annan av fördelarna med elearning är mätbarheten. HR-chefer och andra ansvariga kan se vem som har slutfört utbildningen och vem som fortfarande jobbar med den. Det är till stor hjälp när man ska utforma introduktionsplaner och övervaka resultaten, och det lägger dessutom en stadig grund för den långsiktiga kompetensutvecklingen. Det blir mycket enklare att planera framtida program när det finns tillgänglig information om vilken tidigare utbildning en medarbetare har slutfört. Investeringen i kompetensutveckling har också positiva effekter för arbetsgivarens varumärke.

Vilken nytta har företag av elearning i introduktionsutbildning?

Digitaliseringen och nya sätt att arbeta har lett fram till helt nya krav för introduktion och utbildning för medarbetare. Elearning är ett kraftfullt verktyg för att svara på dessa förändrade utbildningsbehov. Webbutbildning ger flexibilitet som är till nytta för företaget och dess medarbetare.

Inom introduktionsutbildning för nya medarbetare sparar digital utbildning tid och pengar.  Elearningen är inte bara kostnadseffektiv utan förmedlar också en enhetlig bild av företaget till alla nya medarbetare.

En växande trend när det gäller introduktioner är att dela upp utbildningsprogrammen över en längre tidsperiod. Det gör att intensiva introduktionsrutiner kan struktureras om. Moduler som implementeras genom elearning kan till och med göras tillgängliga för nya medarbetare innan anställningen börjar. Det ger medarbetarna en fördjupad bild av företaget och deras framtida arbete. Utbildaren vinner på att behöva använda mindre tid och resurser på grundkursen. Medarbetarna behöver inte överösas med en massa information under den första veckan.

Behöver du hjälp med att planera digital utbildning? Vill du ha råd från experter om hur din organisation kan dra nytta av webbutbildning som en del av introduktionsutbildningen?