Att optimera översättningsprocessen för tillverkningsföretag

Det finns många sätt att påverka hur översättningsprocessen ska fungera. Målet kan vara att förbättra kostnadseffektiviteten, snabba upp processen och öka kvaliteten på översättningarna. Hur kan du uppnå dessa mål? Läs om hur du gör det.

Varför ska du försöka optimera översättningsprocessen?

Vad innebär optimering för dig? Lägre priser? Snabbare leveranser? Kvalitetssäkring?

Om dina översättningsvolymer uppgår till tusentals sidor om året, eller om du översätter hundratusentals eller miljoner ord varje månad, skulle vi verkligen rekommendera att du gör allt för att optimera processen.

Syftet med optimeringen är att eliminera så många manuella faser som möjligt från översättningsprocessen. Det här sparar pengar, och den tid som frigörs från översättningshanteringen kan istället läggas på företagets kärnverksamhet.

Att snabba upp processen kan också innebära kortare tid till marknad. Om lanseringen av nya produkter är beroende av att få klart översättningarna, måste processen finjusteras. Produktlanseringarna kan helt enkelt inte bli försenade på grund av att översättningen har fastnat i någons inkorg i väntan på att personen ska komma tillbaka från semestern.

Kvalitetsoptimering handlar ofta om att säkerställa en konsekvent hög kvalitet och enhetlig terminologi, utan oönskade synonymer.

En typisk översättningsprocess

Det är fortfarande vanligt att man beställer översättningar via e-post.

Det känns naturligt att kommunicera på samma sätt som du använder hela tiden på jobbet. Men det här diagrammet avslöjar att processen inbegriper många manuella faser som kräver svar från någon, antingen översättningsleverantören eller kunden. Och diagrammet visar inte ens alla processer för att uppnå det interna godkännandet. Det betyder att processen kan ta flera dagar – eller till och med veckor – att slutföra.

Processen behöver strömlinjeformas om man lägger översättningsbeställningar ofta eller om mängden material är omfattande.

Vilka alternativ finns?

Det finns många verktyg för att optimera processen. Många är så vanliga att de passar nästan alla företag som vill utveckla och optimera sin översättningsprocess. Även små förändringar kan få stor effekt.

Snabbhet och effektivitet

Diagrammet ovan illustrerar en typisk översättningsprocess. Om beställningen görs via e-post krävs minst fem faser innan texten når översättaren. Och även före det har någon producerat materialet som ska översättas, och ytterligare en person kanske har korrekturläst texten. Det innebär att det finns ännu fler manuella faser.

Förbättra effektivitet genom integration

Integration är det bästa sättet att minimera det manuella arbetet i översättningsprocessen. Många mellanliggande faser kan elimineras genom integration. I praktiken betyder det att kunden levererar materialet till översättningsleverantören direkt från innehållshanteringssystemet. Med andra ord skickas innehållet direkt från innehållsproducenten till översättaren, och översättningen levereras direkt till innehållshanteringssystemet.

Det bästa är om innehåll som produceras av en teknisk skribent automatiskt överförs till översättningsleverantören, eller att skribenten kan ange målspråken. Innehållet överförs till en eller flera översättare och när översättningarna är klara levereras de till innehållshanteringssystemet för att publiceras. Under tiden kan innehållsproducenten fokusera på andra projekt och processen kräver inte input från flera personer.

Du kan läsa mer om integration i ett av våra tidigare inlägg.

Behöver du hjälp med att strömlinjeforma din översättningsprocess? Kontakta oss!

Maskinöversättning för maximal effektivitet

Maskinöversättning kan vara lösningen för dig om du redan har optimerat översättningsprocessen så att den är så smidig som möjligt, men ändå behöver få översättningarna snabbare. Det fungerar särskilt bra när du har många översättningar och beställer ofta. Maskinöversättning är idealiskt när det översatta materialet bara är avsett för internt bruk.

Den kvalitet som produceras genom maskinöversättning räcker inte för alla sammanhang. Maskinöversatta texter behöver efterredigeras om de ska användas för en handbok eller dokument som måste vara enkla att förstå, särskilt om det handlar om kritiska säkerhetsinstruktioner. I en översättningsprocess som inkluderar efterredigering översätts källmaterialet först med maskinöversättning, för att därefter granskas av en mänsklig redigerare.

När man kombinerar maskinöversättning med efterredigering sparar man ofta både tid och pengar.

Du kan läsa mer om maskinöversättning här.

Effektivitet genom översättningsminnen

Ett översättningsminne är ett universalverktyg i översättningsprocessen. Det gör översättningsarbetet enklare och snabbare. När översättningsminnet är tillräckligt omfattande går översättningsprocessen snabbare, eftersom tidigare översatt innehåll kan användas i nya översättningar. Det innebär att översättaren bara behöver kontrollera om den tidigare översättningen som föreslagits av översättningsminnet passar i sammanhanget, eller om den behöver ändras.

Översättningsminnen är särskilt användbara när innehåll som är relativt likartat behöver översättas på regelbunden basis.

Transparens och flexibilitet genom kundportaler

Om integration inte passar dig, och dina översättningsvolymer inte är tillräckligt stora för effektiv maskinöversättning, kan du fortfarande öka översättningseffektiviteten genom att använda en kundportal.

Idén med en kundportal är att göra så att det går smidigt och snabbt att beställa översättningar. Processen är transparent: kunden kan se hur översättningarna går framåt. Portalen kan också användas för att följa upp kostnaderna för varje enskilt projekt och se de övergripande översättningskostnaderna.

Ett av de viktigaste målen med en kundportal är att minska behovet av e-post. Det går mycket snabbare och enklare att göra beställningar när det sker via portalen, och det minskar också mängden administrativt arbete. När medarbetarna som hanterar översättningarna får behörighet att beställa via portalen så kan de själva sköta beställningarna, utan att vara tvungna att skicka meddelanden och begära godkännanden. Översättningarna finns också tillgängliga i portalen, istället för att hamna i mejlen hos personen som beställde den.

Termbanker säkerställer konsekvent terminologi

Termbanker och terminologihantering är bra sätt att göra översättningsprocessen mer effektiv. En god terminologihantering gör arbetet mycket enklare för både innehållsutvecklare och översättare. Man behöver inte klargöra terminologin om och om igen när de korrekta och fastställda termerna finns samlade på ett ställe.

Vill du höra mer om hur du kan förbättra din befintliga översättningsprocess? Kontakta oss!

Optimering av innehållshantering

Formatet som innehållet som ska översättas har skapats i påverkar också hur effektiv översättningsprocessen är. Översättningsleverantörer har kapacitet att bearbeta nästan vilket filformat som helst, utifrån ditt företags behov.

Behöver det producerade innehållet konverteras eller kopieras från ett system till ett annat innan det kan skickas? Måste du skapa en Word-fil för översättning? Det innebär isåfall också att processen behöver upprepas i omvänd ordning när översättningen är klar, för att överföra det översatta innehållet tillbaka till innehållshanteringssystemet eller publiceringsprogrammet.

Om innehållshanteringssystemet tillåter att det producerade innehållet kan exporteras och importeras i till exempel XML-format, så är detta ett steg i rätt riktning. Det viktiga är att undvika att kopiera och koppla samman innehåll från olika system.

Kvalitet

När översättningsprocessen har finjusterats är det dags att fokusera på kvaliteten. Vilka är kvalitetsfaktorerna i processen?

Översättningsminnen och termbanker är naturligtvis betydelsefulla i det här avseendet, men vad är viktigt i övrigt?

Validering säkerställer kvalitet

Landsspecifik validering kan inkluderas i kvalitetssäkringsprocessen. I den här processen kontrollerar en medarbetare som kan målspråket översättningen före slutleveransen. Den här fasen säkerställer att översättningen uppfyller lokala krav på terminologin, både vad gäller språkbruk och lagstiftning.

Valideringsprocessen kan även automatiseras, vilket innebär att innehållet inte behöver skickas separat till varje land för kontroll.

Översättningsminnen innehåller alla tidigare översättningar

Ett översättningsminne säkerställer hög kvalitet, särskilt när innehållet som översätts är relativt likartat. Det gör det möjligt att återanvända tidigare översättningar för att texterna ska bli mer enhetliga.

Ett översättningsminne säkerställer också konsekvens när stora översättningsprojekt behöver delas upp mellan flera översättare på grund av tidspress.

Vid sidan av ett översättningsminne kan även en uppdaterad termbank påverka översättningskvaliteten. Den säkerställer en enhetlig terminologi i alla översättningar och för alla språk. En termbank är till hjälp när det handlar om teknisk terminologi och gör det även möjligt att åstadkomma effektiv sökmotoroptimering.

Om möjligt ska en termbank introduceras så tidigt som möjligt, men det är aldrig för sent att börja.

Läs om vår TermBANK-lösning för ABB.

Att skapa en termbank kräver arbete, men kunden kan även producera preliminärt innehåll genom att använda vår mall.

Kostnadseffektivitet

Översättningsminnen, integration, maskinöversättning och centralisering är centrala aspekter när man ska optimera kostnadseffektiviteten i översättningsprocessen.

Kostnadsbesparingar genom översättningsminnen

Ett översättningsminne är ett universalverktyg i så motto att det inte bara påverkar kvalitet och hastighet, utan även kostnadseffektivitet. De projektspecifika kostnadsbesparingarna som kan uppnås genom ett omfattande översättningsminne kan sträcka sig från ett par procent till några tiotals procent.

* Siffrorna i diagrammet baseras på en statistisk analys av Acolad Nordens översättningsminnen. De har samlats in från projekt med optimala kostnadsbesparingar.

Översättningsleverantörerna använder alltid översättningsminnen. Ett översättningsminne skapas för varje ny kund och uppdateras kontinuerligt. Det betyder att om kunden byter språkleverantör, till exempel som ett resultat av en omfattande upphandling, så är det viktigt att den nya leverantören får tillgång till översättningsminnet för att säkerställa att allt arbete som lagts ned på att underhålla det inte går förlorat.

Integration reducerar manuella faser

När det handlar om integration baseras kostnadseffektiviteten på att man väsentligt minskar ned andelen manuellt arbete. Processen behöver inte arbetsinsatser från flera olika personer. Innehållet kan skickas för översättning med minimalt manuellt arbete.

Integration kan spara tiotals – eller till och med hundratals – timmars arbete.

Maskinöversättning för att hantera stora textvolymer

Maskinöversättning förbättrar inte bara tidseffektiviteten, utan även kostnadseffektiviteten. Stora textvolymer kan översättas på bara några minuter. I kombination med efterredigering är maskinöversättning en kostnadseffektiv lösning när stora mängder material behöver översätta ofta.

Det finns många sätt att optimera översättningsprocessen. Ta reda på vilka möjligheter som finns för just ditt företag!

Två eller flera metoder kan användas samtidigt för att strömlinjeforma översättningsprocessen. Vissa metoder kräver lite mer förberedelser, men varje enskild metod betalar sig själv genom att spara tid eller pengar, eller både och. Första steget mot en mer strömlinjeformad översättningsprocess är att kontakta din leverantör av översättningstjänster.

Undrar du vilken av de här metoderna som passar bäst för ditt företag? Eller behöver ni en mer skräddarsydd process? Kontakta oss så kan våra experter hjälpa dig att välja den bästa metoden för att förenkla dina översättningsprojekt.

Läs om vårt partnersamarbete kring översättningar med Alfa Laval.