Processoptimering är ett av målen för många företag. Att förenkla processer sparar både pengar och tid som kan frigöras till företagets kärnverksamhet. Processoptimering kan även tillämpas för hantering av översättningar. I det här blogginlägget förklarar vi fördelarna med integration och berättar vilka alternativ som finns för implementering.
Vad innebär integration inom översättningshantering?
I en internationell verksamhetsmiljö spelar en effektiv hantering av översättningar en viktig roll. Ta till exempel en produktlansering som sker i många länder eller en marknadsföringskampanj på flera språk som lanseras på flera språk. För båda dessa tillfällen krävs att allt nödvändigt material finns tillgängligt på dagen D. Detsamma gäller för alla andra dokument. De måste finnas enkelt tillgängliga och helst med minimal ansträngning.
Låt oss först se hur översättningsprocessen ser ut när projektet hanteras via e-post.
Vanligtvis innefattar den e-postbaserade översättningsprocessen åtta eller nio separata steg, beroende på situationen. Alla stegen kräver någon form av åtgärd, antingen från kunden eller översättningsleverantören. Det kan dessutom vara så att interna processer har ägt rum hos kunden innan den skickar en översättningsförfrågan eller en offertförfrågan.
Så det kan ta flera dagar eller till och med veckor innan översättaren får texten som ska översättas.
Om behovet av översättningar är frekvent och konstant är det en mycket god idé att optimera processen. För att göra det här har man utvecklat lösningar med anslutningsprogram för olika nivåer – allt i syfte att automatisera översättningsprocessen så långt som det är möjligt.
Idén bakom integration är att få företagets tänkta översättningsmaterial skickat till leverantören av översättningstjänster och sedan tillbakaskickat med så liten arbetsinsats som möjligt. Översättningen av en webbsida till flera språk kan till exempel ordnas så att materialet vidarebefordras för översättning automatiskt efter att den ursprungliga webbsidan är färdigställd. När översättningarna är slutförda skickas de tillbaka till originalsystemet och en ny språkversion av webbsidan skapas automatiskt.
Syftet med integrationen är att minimera mängden manuellt arbete och maximera automatiseringen så att medarbetarna kan fokusera på företagets kärnverksamhet.
Vilka är fördelarna med integration via ett anslutningsprogram?
Processautomatiseringen hjälper företag på flera sätt. Som vi har beskrivit så minskar integrationen mängden manuellt arbete. Rent konkret innebär det att materialet som ska översättas inte behöver laddas ned separat till en fil och vidarebefordras via e-post.
Det kan verka som att det inte tar så lång tid att ladda ned filer och skicka dem via e-post, men om den här rutinen upprepas ofta varje vecka eller till och med varje dag så blir det en betungande arbetsbörda. Man ska heller inte glömma att det översatta materialet senare måste laddas upp tillbaka in i systemet.
En teknisk skribent eller en skribent av marknadsmaterial vill utan tvekan hellre fokusera på att förbättra originalinnehållet, snarare än att tillbringa en stor del av arbetstiden med att hantera översättningar.
Automatisering minskar risken för mänskliga fel. Har allt material som behövde översättas inkluderats i e-postmeddelandet? Har den senaste versionen av dokumentet översatts? Automatiseringen i en lösning med anslutningsprogram säkerställer att allt material som behöver översättas skickas för översättning, och att alla uppdateringar av dokumenten kommer med.
Att använda ett anslutningsprogram gör det också möjligt att påskynda tid till marknad. Tiden man sparar in genom automatiseringen kan ägnas åt andra aktiviteter som gynnar produktens marknadsföring och försäljning. Det gäller inte bara nya produkter. Det är också tillämpbart på nya marknader.
Att lägga till ett nytt målspråk till ett befintligt anslutningsprogram är enkelt. Och efter att språket har lagts till så blir översättningarna till det nya språket lika enkla som de tidigare språken. Att man använder ett anslutningsprogram underlättar även expansionen till nya marknader.
En annan fördel med ett anslutningsprogram handlar om datasäkerhet. Innehållet som ska översättas skickas säkert mellan företagets innehållshanteringssystem (CMS) och översättningshanteringssystemet (TMS). När man använder ett anslutningsprogram säkerställer man att affärskritiska material inte hamnar i händerna på tredje parter.
Är du ute efter en integrationslösning som uppfyller ditt företags behov? Kontakta oss!
Fördelarna med integration i ett nötskal
- Frigör resurser från manuellt arbete
- När mängden manuellt arbete minskar så minskar även risken för mänskliga fel
- Underlättar expansionen till nya marknader
- Förbättrar datasäkerheten eftersom materialet som ska översättas bara behöver skickas mellan företagets CMS och TMS
Vilka alternativ för anslutningsprogram finns tillgängliga för att implementera integrationen?
Tillverkningsindustrin, precis som andra sektorer, använder sig av en stor mängd olika CMS-system för att hantera innehåll. De system som bäst främjar företagets affärsmål är de som används. Och det är inte ovanligt att helt skräddarsydda system har utvecklats för att uppfylla företagets specifika behov, genom att kombinera affärssystemet (ERP) och systemen för innehållshantering och produktinformation.
När man arbetar med många olika variabler är det självklart att det inte kan finnas ett enda system som passar alla. Lösningar med anslutningsprogram kan grovt delas in i tre kategorier: färdiga lösningar, lösningar med aktiva mappar och skräddarsydda lösningar.
Färdiga anslutningsprogram
Ett färdigt anslutningsprogram innebär en befintlig lösning för ett anslutningsprogram som snabbt kan implementeras för användning mellan CMS och TMS.
Beroende på CMS kan implementeringen av anslutningsprogrammet vara så enkel som att hämta ett CMS-tillägg som upprättar en anslutning mellan CMS och TMS. I vissa fall är anslutningsprogrammet inbäddat i CMS och synligt som en systemfunktion.
Huvudprincipen är att distributionen och användningen av anslutningsprogrammet ska göras enkel. Det producerade innehållet kan skickas för översättning direkt från CMS med bara ett par musklick. Den färdiga översättningen skickas automatiskt tillbaka till CMS, och ingen ytterligare åtgärd krävs. Beroende på system kan användaren också få ett meddelande när översättningen är färdig.
Genom Acolad kan ett färdigt anslutningsprogram implementeras för flera CMS, exempelvis Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver och SAP Hybris.
Färdiga anslutningsprogram passar allra bäst när innehåll ska publiceras, till exempel som enkla webbsidor. Den optimala verksamhetsmiljön för färdiga anslutningsprogram är ett omodifierat CMS.
Den största styrkan hos färdiga anslutningsprogram är att distributionen är snabb och enkel. Det krävs inga förändringar av systemkoden.
Lösningar med aktiva mappar
En lösning med aktiv mapp, s.k. hot folder, kan användas när inget färdigt anslutningsprogram finns tillgängligt och ett skräddarsytt anslutningsprogram är för långtgående i förhållande till behoven.
I en lösning med aktiv mapp laddas innehållet som ska översättas upp till en molntjänst som SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP eller Google Drive. Tjänsten kan programmeras så att den automatiskt vidarebefordrar nytt innehåll till leverantören av översättningstjänsterna. Efter att översättningen har slutförts skickas det översatta innehållet tillbaka till molntjänsten, där kunden kan hämta det.
Men graden av automatisering är inte den högsta möjliga i en lösning med aktiv mapp. Innehållet som behöver översättas måste extraheras från kundens CMS innan det kan vidarebefordras för översättning. Men den här typen av lösning förenklar ändå själva översättningsprocessen avsevärt.
I praktiken ser arbetsflödet för översättningsprocessen ut så här: Ägaren av originalinnehållet överför en fil till en aktiv mapp, vilket till exempel kan vara en Dropbox-mapp på datorn. Innehållet överförs automatiskt till språkleverantörens TMS, varifrån det vidarebefordras till en översättare som är specialiserad på ämnesområdet. Efter att översättaren har färdigställt arbetet, returneras innehållet till den aktiva mappen, där kunden kan hämta det och kontrollera att den ton och stil samt terminologi som används ligger i linje med företagets övriga kommunikation.
Som namnet antyder är den här lösningen synlig för slutanvändaren som mappar. Om ett företag arbetar på tio olika språk kan dessa tio språk till exempel definieras som separata undermappar i den aktiva mappen. Beställningen av översättningar kan organiseras så att innehållet laddas upp till mapparna för de språk som det behövs översättningar till.
En lösning med aktiv mapp är idealisk när översättningar behövs då och då och innehållet inte uppdateras så ofta. Fördelen med lösningen är att den är enkelt skalbar till en större användargrupp.
Även om inte graden av automatisering är den högsta möjliga så innebär ändå lösningen med aktiv mapp att man inte behöver skicka materialet som ska översättas via e-post. Dessutom innebär den att översättningarna enkelt kan valideras, antingen av personen som beställer översättningen eller av en person i målspråkslandet.
Skräddarsydda anslutningsprogram
Tanken med ett skräddarsytt anslutningsprogram är att dra maximal fördel av automatisering. Ett skräddarsytt anslutningsprogram är också ett bra alternativ när det inte räcker med ett färdigt anslutningsprogram för att täcka alla översättningsbehov. Om det till exempel behövs en personlig validering av kunden i översättningsprocessen så kan det ordnas genom ett skräddarsytt anslutningsprogram. Eller om det behövs en separat vy in innehållshanteringssystemet, där användaren kan visa översättningsbeställningar, så kan även det ordnas genom anpassningen.
Grundidén med ett skräddarsytt anslutningsprogram är densamma som hos det färdiga anslutningsprogrammet: dvs. målet är att minimera mängden manuellt arbete och maximera automationen. I praktiken kan processen automatiseras så mycket att nästa person som rör innehållet efter författaren av originalinnehållet är översättaren, som också är den som slutligen returnerar det.
När man skräddarsyr översättningsprocessen kan man också inkludera ett maskinöversättningssystem i processen. Då översätts innehållet till det önskade målspråket via ett datorprogram. Det här är bara ett exempel på alla möjligheter som finns och vi rekommenderar inte ren maskinöversättning för extern kommunikation. Genom att lägga till efterredigering till processen kan man däremot uppnå ett resultat som lämpar sig för publicering.
När man skapar skräddarsydda lösningar används ett API (Application Programming Interface). Via API:et kan man få innehållshanteringssystemet (CMS) och översättningshanteringssystemet (TMS) att kommunicera med varandra.
Ett API används i situationer där det inte räcker med ett färdigt anslutningsprogram för att täcka alla behov. Det krävs också när något av systemen för innehållshantering eller produktinformation (PIM) inte som standard kan kommunicera med översättningshanteringssystemet. Alltså att det inte finns något befintligt anslutningsprogram mellan systemen. Det kan också uppstå ett behov när innehållshanteringssystemet har anpassats i stor utsträckning för företagets specifika behov.
Behöver du hjälp att välja ett lämpligt anslutningsprogram? Kontakta oss!
Som alltid när man ska skräddarsy en lösning krävs det också tid och engagemang för att skapa ett skräddarsytt anslutningsprogram. Men en anpassad lösning lönar sig när man väl har strömlinjeformat processerna och graden av automatisering har ökat.
Ett skräddarsytt anslutningsprogram är som allra bäst när översättningar behövs ofta och löpande. Inom tillverkningsindustrin kan det här till exempel innebära uppdateringar av dokumentation, manualer eller marknadsmaterial.
Om fler än tio språkpar ska översättas så kan ett färdigt eller skräddarsytt anslutningsprogram erbjuda de bästa verktygen för att automatisera översättningsprocessen. Automatiseringen erbjuder avsevärda kostnadsbesparingar efter att mängden manuellt arbete har minskats till ett minimum.
När man använder en anpassad lösning kan kunden också använda API:et för att skapa anslutningsprogrammet. Det kräver naturligtvis att företaget har den nödvändiga kompetensen för API-programmering. Acolad hjälper gärna till utveckla ett anslutningsprogram om en kund är villig att börja skapa ett anslutningsprogram mellan sitt system för produktinformation eller innehållshantering och Acolads översättningshanteringssystem.
Spara tid och pengar med integration
Att föra in automatisering i översättningsprocessen frigör resurser som istället kan användas där de mest behövs. Även den enklaste lösningen med anslutningsprogram kan eliminera manuella arbetssteg från översättningsprocessen. Genom att öka automatiseringen kan översättningsprocessen göras smidigare och antalet manuella steg minimeras. Alla parter som hanterar innehåll kan fokusera på sina kärnverksamheter. Samtidigt kan man öka produktiviteten, och det blir lättare att ta sig in på nya marknader när man har en strömlinjeformad översättningsprocess på plats.
Översätter ditt företag teknisk dokumentation och annat innehåll till flera språk? Skulle du helst slippa att skicka översättningsbeställningar via e-post? Välkommen att kontakta oss – våra experter hjälper dig att hitta den lösning som passar bäst för dina behov.
Updated