Hur kan översättningsteknik användas inom små- och medelstora företag?

Många kanske tror att det bara är stora företag som kan använda sig av översättningsteknik. Men dagens tekniska lösningar är mycket skalbara och passar även för behoven hos små och medelstora företag, eller SME-företag som de ofta kallas.

I den här bloggen förklarar vi vilka översättningstekniker som finns tillgängliga idag och vilka fördelar de kan erbjuda för små- och medelstora företag (SME).

Vilken översättningsteknik används idag?

Många översättningstekniker har utvecklats för att tillgodose behoven hos större företag. Deras utveckling har påskyndats av stora översättningsvolymer och konstant efterfrågan. Men samma tekniker kan också fungera lika bra för mindre företag. I slutänden är ju behovet detsamma: att få en källtext översatt till ett annat språk så snabbt och smidigt som möjligt. Teknikerna har utvecklats under årens lopp och lett fram till att leveranstiderna för översättningarna har förkortats, kostnadseffektiviteten har ökat och beställningsprocessen har förenklats. Här kommer vi att presentera de fyra vanligaste teknikerna som erbjuder fördelar för företag av alla storlekar.

Översättningsminnet kommer ihåg översättningar som skapats tidigare

Några av fördelarna med ett översättningsminne är kostnadsbesparingar, effektivitet och konsekvens. Kostnadsbesparingarna uppnås genom att man gör det möjligt att återanvända tidigare översättningssegment (vanligtvis teckensträngar som är lika långa som en mening) i framtida översättningsprojekt. Det betyder att den professionella översättaren inte behöver översätta hela texten från grunden. Han eller hon kan istället kontrollera om den gamla översättningen som översättningsminnet föreslår, eller en del av den, passar in i sammanhanget för texten som ska översättas, och i sådana fall redigera den efter behov. Översättaren översätter alla nya texter på vanligt sätt och de lagras i samma översättningsminne. Det minskar antalet ord som behöver översättas manuellt, ökar effektiviteten och förkortar tidsåtgången för att utföra översättningen.

Beroende på texttypen och hur omfattande översättningsminnet är, kan kostnadsbesparingarna variera mellan några enstaka procent upp till tiotals procent av översättningsorderns totala pris.

Men man bör tänka på att besparingarna och effektiviteten realiseras bäst när texterna som översätts liknar varandra. Översättningen av en användarmanual som finns i översättningsminnet erbjuder inte nödvändigtvis någon större hjälp vid översättningen av marknadstexter, och reducerar därmed inte heller deras pris.

Den tredje fördelen med översättningsminnet är konsekvens. När olika översättare använder samma översättningsminne, kan terminologin som används också hållas mer konsekvent. Dessutom leder den ökade konsekvensen också till större effektivitet: om översättaren inte är helt insatt i terminologin för översättningen kan han eller hon använda översättningsminnet för att inte behöva leta upp alla termer från grunden.

Termbaser bidrar till ett enhetligt budskap

Termbaser är ett annat verktyg som främst utvecklats för att möta behoven hos stora företag. Den grundläggande idén är att samla all terminologi som företaget använder i sin kommunikation på ett ställe, där medarbetarna enkelt kan kontrollera termerna och få hjälp att använda dem. Målet är harmonisering genom en enhetlig användning av termerna som används i företagets interna och externa kommunikation. Exempel på termer är namn på produkter och tjänster, andra termer som är kopplade till företagets verksamhet, liksom brett använda branschtermer. Det är extra viktigt att använda termer på ett enhetligt sätt i den externa kommunikationen. Läs mer om den terminologilösning vi utvecklat för ABB.

Det kan också finnas anledning att upprätta en termbas när ett företag bedriver verksamhet i flera länder och arbetar mycket med digital marknadsföring. En utmaning inom flerspråkig sökmotoroptimering eller SEO är till exempel att en direktöversättning av sökorden ofta inte är det bästa alternativet för att synas i sökmotorerna. Det är till exempel viktigt att fastställa om man ska kalla digitala utbildningslösningar för ”onlinekurs”, ”elearning” eller ”webbutbildning”. I sådana här fall är det oerhört praktiskt om företaget har skaffat sig en egen, lättåtkomlig och centraliserad lagringsplats för nyckelord och deras sökmotoroptimerade versioner på vart och ett av företagsspråken. En termbas är det rätta verktyget för det.

Kundportalen gör det enkelt att beställa översättningar

Även om en kundportal inte direkt är en översättningsteknik så är den nära kopplad till de andra teknikerna. Syftet med en kundportal är att göra så att det går smidigt och snabbt att beställa översättningar. På köpet gör kundportalen att processen blir transparent, eftersom kunden kan se hur översättningen framskrider. Portalen kan också användas för att spåra kostnaderna för varje enskilt projekt liksom totalkostnaderna.

Ett av viktigaste målen med portalen är att minska behovet av att skicka e-post. Det går mycket enklare och snabbare att beställa via portalen. Dessutom reducerar portalen mängden administrativt arbete. När medarbetarna som hanterar översättningarna får behörighet att beställa via portalen så kan de själva sköta beställningarna, utan att vara tvungna att skicka meddelanden och vänta på godkännanden. Översättningarna finns också tillgängliga i portalen, istället för att hamna i mejlen hos personen som beställde den.

Maskinöversättning för att hantera stora textmassor

Av de fyra teknikerna är maskinöversättning den som har tydligast koppling till stora översättningsvolymer. Men även mindre företag kan ha nytta av att använda sig av den. Den viktigaste fördelen med maskinöversättning är hastigheten och kapaciteten att bearbeta stora översättningsvolymer.

För SME-företag är det en intressant möjlighet att använda en generisk eller industrispecifik översättningsmotor. Generiska maskinöversättningsmotorer kan användas för säker och snabb översättning av kortlivat innehåll och tillfällig kommunikation, som chatt, direktmeddelanden och e-postkommunikation. I de här situationerna är det viktigaste att få fram meddelandets grundbudskap på de nödvändiga språken.

En generisk översättningsmotor lämpar sig för situationer då stora textkvantiteter behöver överföras till ett annat språk. Ett bra exempel är produktrecensioner i webbutiker. Textmängderna kan bli så stora att det helt enkelt skulle bli för mycket jobb att översätta recensionerna via professionella översättare.

När en maskinöversättningsmotor har tränats med branschspecifik vokabulär, kan den snabbt och effektivt producera översättningar som tillämpar termer och vedertagna uttryck inom det aktuella fackområdet. När översättningsvolymen är hög men kvaliteten på översättningen inte är av kritisk betydelse, kan man använda maskinöversättning för att effektivt producera översättningar av exempelvis tekniskt och väl strukturerat innehåll, som förteckningar och handböcker.

Man behöver inte vara orolig för att kvaliteten på maskinöversättningen potentiellt kan vara av lägre kvalitet, eftersom det alltid finns möjlighet att göra en efterredigering av texten. Under efterredigeringen går en professionell översättare igenom texten och finjusterar den från maskinöversättning till en mer läsvänlig och lättbegriplig form.

Hur kan mitt företag skaffa tekniken och använda den?

Översättningsminne

Ett översättningsminne är enkelt att ta i bruk eftersom det skapas automatiskt för företaget i samband med ett översättningsprojekt. Så du behöver inte begära det separat. Ett nytt översättningsminne skapas för varje nytt språkpar som företaget behöver översättningar för.

En sak som är viktig är dock att du bör kontrollera med leverantören av översättningstjänsterna vem som äger översättningsminnet. När ni som företag själva äger översättningsminnet kan ni ta det med er om ni byter översättningsleverantör och då fortsätta att använda det. Kunden äger alltid översättningsminnen som Acolad skapar och underhåller.

Termbas

När man ska upprätta en termbas börjar man med att utvärdera behoven: för vilket syfte ska termbasen skapas och vilken målgrupp ska den användas av? Det här är frågor som du bör diskutera med ditt företags leverantör av språktjänster. När ni väl har enats om utgångspunkten är det dags att gå vidare och börja planera termbasens uppbyggnad och innehåll. Det är också viktigt att komma överens om processerna för underhållet och om vem som ska ansvara för att hålla innehållet uppdaterat: leverantören, kunden eller båda parter tillsammans.

Kundportal

Vilken metod som används för att implementera kundportalen varierar mellan olika leverantörer av språktjänster. I praktiken behöver den part som ska underhålla kundportalen vissa relevanta uppgifter om kundföretaget så att kunden kan beställa översättningar. Oftast kan man som kund helt enkelt fråga om det finns en kundportal att använda, och det behövs oftast inte någon order eller beställning för det. Hos Acolad är praxis att kundkonton och åtkomst-ID skapas på kundens begäran.

Det är bra att börja använda kundportalen redan före den första översättningsbeställningen. På så vis undviker man att rutinmässigt börja beställa översättningar via e-post.

Maskinöversättning

Driftsättningen av ett maskinöversättningssystem är en mer krävande process som kräver fler förberedelser. Att kartlägga översättningsbehoven för att därefter välja en maskinöversättningslösning utifrån behoven och eventuellt träna maskinöversättningsmotorn, bidrar till att processen blir ganska omfattande. När förberedelserna väl är genomförda kan du som kund beställa maskinöversättningar från Acolad via kundportalen. Det är det snabbaste sättet att erhålla en färdig maskinöversättning.

Kunden får alltid en beskrivning av datasäkerheten i maskinöversättningssystemet för att kunna verifiera att leverantören vidtar tillfredsställande åtgärder för att säkerställa datasäkerheten. I maskinöversättningstjänster som beställs från Acolad levereras källtexten till ett externt system för översättning. När materialet sedan har blivit översatt, levereras målspråksversionen till portalen. Texten som ska översättas lagras inte i maskinöversättningssystemet under någon längre period.

De tekniska lösningarna har skapats för att vara till hjälp

De olika tekniska lösningarna för översättning är inget som bara kan användas av storföretag. Samma tekniker kan skalanpassas för att även kunna fungera för små och medelstora företag. Till exempel går det att uppnå kostnadsbesparingar bara genom att använda ett översättningsminne. Teknikerna har utvecklats för att underlätta arbetet för alla parter i översättningsprocessen.

Har ni översättningsbehov på ditt företag där det skulle vara bra att använda tekniska lösningar? Vill du ha hjälp att komma vidare? Då är du välkommen att kontakta oss för att få hjälp av våra experter att komma igång.