Översättningsbehoven hos olika företag varierar stort mellan olika branscher och de individuella företagen. Men en gemensam nämnare för alla är att de behöver uppnå så hög kostnadseffektivitet och kvalitet som möjligt. Därför är det smart att välja en språkleverantör genom att göra en konkurrensutsatt upphandling av översättningarna.
Genom att jämföra offerter från olika leverantörer och centralisera beställningarna kan ett företag spara in 30–50 % av de totala översättningskostnaderna. Att centralisera inköpen gör också att det blir enklare att följa upp totalkostnaden. Centraliseringen gör det enklare att beställa översättningar, till exempel med hjälp av en kundportal eller via systemintegration. Det blir inte bara enklare att beställa, utan det går även snabbare. Företagets interna process blir också smidigare när beställningen av översättningar inte längre behöver cirkuleras mellan olika personer i organisationen.
Det här gör att genomförandet av en anbudsprocess och en centraliserad beställning inte bara leder till besparingar för själva översättningarna, utan även sparar tid.
Varför lönar det sig att jämföra olika översättningsbyråer?
Det finns många goda anledningar till att jämföra översättningsbyråer och fråga dem vilka tjänster de kan erbjuda. Om du i nuläget till exempel har ett arrangemang där du använder flera olika frilansöversättare eller leverantörer av översättningstjänster, är ett av de uppenbara målen kanske att förenkla processen. En annan konkret anledning att jämföra leverantörer är att översättningsbehoven ändras: den befintliga leverantören kanske inte kan erbjuda de språkpar som företagets nya arbetsspråk kräver. Kvalitet kan naturligtvis också vara en anledning, i den händelse att översättningskvaliteten inte motsvarar förväntningarna. Å andra sidan kan kvaliteten ibland vara för hög i de fall då företaget skulle kunna nöja sig med maskinöversättningskvalitet, och maskinöversättning inte går att beställa från den nuvarande leverantören. Behovet att jämföra alternativ kan också uppstå när ett företag bedriver internationell verksamhet och därför måste ha möjlighet att beställa översättningar oavsett tidpunkt på dygnet.
En annan vanlig anledning är att man behöver förbättra kostnadseffektiviteten. En centralisering förbättrar kostnadseffektiviteten genom att man förtydligar beställningsprocessen och kan använda översättningsteknik på ett mer effektivt sätt. Det här gäller särskilt användningen av översättningsminnen, som är den vanligaste tekniken som används för att uppnå kostnadsbesparingar.
Hur går en upphandlingsprocess till?
När man som företag behöver hitta den lämpligaste översättningspartnern kan man inleda en upphandling. Ibland använder man det engelska begreppet RFP, som står för ”request for proposal”. Vilken metod man väljer för att genomföra upphandlingen av översättningarna beror i hög grad på företagets sätt att hantera anbudsprocesser. I vissa fall skickas ett omfattande meddelande om upphandling ut till de potentiella leverantörerna av språktjänster. Stora företag kan hantera upphandlingar genom sitt inköpssystem eller en molntjänst som är anpassad för ändamålet. Syftet är att samla in kandidaternas siffror, styrkor och potentiella svagheter via en plattform för att göra det så enkelt som möjligt att analysera och jämföra kandidaterna.
Ofta anordnas en preliminär informationsinsamling. Här används ofta det engelska begreppet RFI som står för ”request for information”. Syftet med informationsinsamlingen är att sålla bort de leverantörer som inte förväntas klara den efterföljande anbudsprocessen.
När ett tillräckligt antal förslag eller anbud har tagits emot är det dags att börja analysera och göra urvalet. Om företagets översättningsbehov inte beskrivits noggrant under anbudsfasen är det dags att göra det nu. Behoven kan handla om hastighet, kvalitet, leveranskapacitet eller tekniska krav, som integrationslösningar och översättningsteknik.
Om översättningskvalitet är ett viktigt urvalskriterium är det en god idé att begära en provöversättning efter att det första urvalet gjorts. Det gör det möjligt att kontrollera om det finns dedikerade översättare som kommer att kunna uppfylla företagets kvalitetsbehov.
Efter provöversättningarna har man normalt fått en mycket god bild av de konkurrerande översättningsbyråerna. Vid det laget kan man organisera möten för att träffa de potentiella leverantörerna. Därefter är det dags att fatta beslutet och upprätta ett inköpsavtal med den utvalda leverantören.
Att göra efterforskningar för att hitta en lämplig översättningspartner är inte någon snabb process. Det är inte ovanligt att upphandlingsprocessen tar flera månader. Ju fler leverantörer som deltar och ju större översättningsbehoven är, desto längre tid kommer processen att ta. Men de flesta upplever att det var värt besväret när fördelarna med centraliseringen börjar visa sig. Företaget uppnår kostnadsbesparingar, och den tid som sparas in genom att man inte behöver organisera och beställa översättningar frigörs för annat viktigt arbete.
Vilka är kriterierna när man ska välja översättningsbyrå?
Översättningsbehoven ser olika ut hos alla företag. Behovet av olika språkpar och särskilda ämneskunskaper varierar stort. Därför kan upphandlingsprocessens fokus variera väldigt mycket.
Vi har sammanställt en lista med tre faktorer som alla bör tänka på vid upphandling av översättningar.
Språkkvalitet och kvalitetssäkring
Beroende på översättningsbehoven är kvaliteten ofta en av de viktigaste indikatorerna. Men kvalitet kan handla om många saker utöver själva översättningens kvalitet. Utöver själva översättningen pågår i bakgrunden ett avancerat arbete i syfte att bibehålla den höga kvaliteten i det långa loppet. När ni tar in anbud är det därför viktigt att fråga efter mer detaljerad information om hur eventuella kvalitetsproblem kommer att hanteras och hur översättningskvaliteten kommer att förbättras baserat på er återkoppling.
Det finns till exempel flera kvalitetscertifikat som visar att företaget tar hänsyn till kvaliteten i alla steg av översättningsprocessen.
Kvalitetssäkring innefattar också hantering av reklamationer. Vid upphandlingen bör ni även efterfråga information om reklamationsprocessen och om hur klagomål följs upp. På så vis får ni bra information om hur ni ska agera när det uppstår problem och hur de kan undvikas i framtiden.
Kvaliteten bör ses som det viktigaste kriteriet när översättningarna är avsedda att användas i företagets externa kommunikation. Det är viktigt att till exempel handböcker, programvara och årsredovisningar som är avsedda för kunder och andra intressenter är felfria.
Tillgänglig teknik
När man strävar efter att effektivisera processer får tekniken allt större betydelse. Tekniken har också stor betydelse när man försöker bli mer kostnadseffektiv.
Genom systemintegration är det möjligt att göra så att beställningarna går snabbare och smidigare och förenkla leveransprocessen för översättningarna. Att exempelvis integrera ett produktinformationssystem (PIM) eller ett innehållshanteringssystem (CMS) med språkleverantörens översättningshanteringssystem är ett utmärkt sätt att göra processen mer effektiv. Du kan läsa mer om fördelarna med CMS-integration i den här bloggen. Det viktigaste är att de olika parternas system kan kommunicera med varandra.
Om inte det inte går att göra en systemintegration är det viktigt att säkerställa att leverantören har en kundportal eller något annat centraliserat system för att beställa översättningar. Ställ frågor om portalens funktioner och om möjligheterna att göra ändringar i den om företaget till exempel behöver anpassa portalen så att den tillgodoser deras behov bättre.
Översättningsminnet är den mest kända tekniska lösningen inom översättningsbranschen och används av alla översättningsbyråer. När det gäller översättningsminnen bör ni som kund verifiera vem som äger och ansvarar för att underhålla dem.
När det gäller teknik är det å andra sidan inte riktigt lika vanligt med maskinöversättning. Om översättningsvolymerna hos företaget är mycket stora men översättningarna bara används internt inom företaget och kvaliteten inte måste vara på professionell nivå, bör ni lägga till maskinöversättning i er kravspecifikation.
Den viktigaste fördelen med maskinöversättning är kostnadsbesparingarna för översättningen. Samtidigt måste man komma ihåg att maskinöversättning inte kan producera översättningar av hög kvalitet från första början. Kvalitetens hos maskinöversättningarna förbättras med tiden om de beställs från en och samma leverantör. Då lär sig nämligen maskinöversättningsmotorn om företagets texttyper och terminologi.
Det är värt att undersöka möjligheterna att använda maskinöversättning när översättningsbehovet överstiger en miljon ord i månaden.
Tillförlitlig leverans av översättningar
Man bör vara uppmärksam på vilken kapacitet språkleverantören erbjuder när man kontinuerligt behöver översättningar och behoven är globala. Ett praktiskt sätt att få en uppfattning om kandidatens kapacitet är att titta på deras siffror och ekonomi. Hur omfattande översättarnätverket är ger också en fingervisning om i vilken grad översättningsbehoven kan tillgodoses. För företag som bedriver global verksamhet är det viktigt att kontrollera svarstiderna för beställningarna, liksom kontorets öppettider. Om företaget som organiserar upphandlingen är verksamma på flera olika kontinenter och ofta har behov av brådskande översättningar, är det bra att veta hur snabbt översättningarna kan levereras.
Om leveranssäkerheten är ett av de viktigaste kriterierna kan den i viss mån testas genom en provöversättning: Är processen smidig och levereras provöversättningen inom utsatt tid?
Leveranssäkerhet hänger ofta samman med kvalitet. För stora företag är det viktigt med ett omfattande översättarnätverk och att översättningsbyrån kan klara uppdrag med kort varsel, eftersom översättningsbehoven kan uppstå ganska plötsligt.
Från anbudsförfarande till översättningspartner
Det är en utmanande process att begära in och jämföra tjänsteerbjudanden. Men syftet är alltid att förbättra det upphandlande företagets förmåga att tillgodose sina kunders behov. Det kan handla om att man som inköpare av översättningar vill uppnå kostnadsbesparingar, förbättrad kvalitet eller en mer effektiv process. En omsorgsfullt genomförd upphandlingsprocess (”RFP”) gör det möjligt att uppnå alla de här fördelarna. När processen inleds är det viktigt att kartlägga företagets samtliga översättningsbehov, eftersom det bara är på det sättet som de fullständiga besparingarna kan uppnås och översättningsbehoven kan uppfyllas på utlovat sätt.
Planerar ditt företag att hitta en leverantör av språktjänster genom en upphandling? Då är ni välkomna att kontakta oss!
Om du vill lära dig mer om upphandling av översättningar kan du också hämta en RFP-mall via länken. Du kan använda mallen för att organisera anbudsprocessen eller definiera viktiga parametrar i upphandlingen. Mallen är utvecklad av Acolad Group.
Updated