I den här artikeln fokuserar vi på vad layoutarbete är, varför man gör det och vad det har att göra med översättningar. Du får även några praktiska tips om vad du bör tänka på när du beställer layout och DTP, eller desktop publishing, för en översättning.

Vad är layoutarbete och varför behövs det?

Enkelt förklarat innebär layout att man anpassar element i en publikation, som en broschyr eller en PowerPoint-presentation, i ett tilltalande format. Syftet med layout och DTP är att göra en publikation så inbjudande och lätt att ta till sig som möjligt. Samma princip tillämpas för både tryckta och digitala publikationer.

Layout förekommer ju överallt omkring oss i det dagliga livet. Layout och DTP behövs för de reklambroschyrer som vi får i brevlådan. Det används i böckerna vi läser för att koppla av eller lära oss saker. Texterna och de visuella elementen på juiceförpackningen vi har i kylskåpet har placerats dit med omsorg och eftertanke. Samma sak gäller reklamskyltning i offentliga miljöer, som antingen lyckas väcka vår uppmärksamhet eller inte gör det

Vi ska heller inte glömma att layoutarbetet behövs på samma sätt i digitala miljöer. En PowerPoint-presentation eller en e-bok behöver också bra layout för att läsarens intresse upprätthålls ända till slutet.

Layoutarbetet är inte begränsat till att anpassa och grafiskt designa olika element. Texten har också stor betydelse i layoutarbetet. Syns rubrikerna tillräckligt väl, är det för lite eller för mycket text? Teckensnitt och textens storlek är också mycket relevant för helhetsintrycket.

Tänk till exempel på en instruktionshandbok som inte har några illustrationer alls, utan bara en enorm textmassa där rubrikerna är svåra att särskilja från brödtexten. Det är inte så troligt att läsarna orkar ta sig igenom hela handboken från pärm till pärm. Även om innehållet är svårläst så kan det formges för att anta en mer lättillgänglig form för att kunna användas lättare. Det vore ju väldigt synd om innehåll som man lagt ned mycket möda på att producera inte används eftersom inte det har fått en layout som är lätt att ta till sig.

Vilket är det främsta syftet med layout och DTP?

Den viktigaste och mest uppenbara fördelen med layoutarbete har vi redan varit inne på. När det tryckta eller digitala innehållet presenteras på ett bra sätt så förmedlas budskapet mer effektivt. Det här kan inte betonas nog mycket. Layouten ska väcka uppmärksamheten och göra att läsaren blir intresserad av innehållet. I bästa fall är layouten som ett lysande ljus i mörkret som drar människor till sig.

Layoutarbetet är också en viktig del av företagets visuella profil. Layout och DTP är inte en separat modul utan en del av ett större paket. För ett företag är det till exempel viktigt att det tryckta och visuella innehållet är enhetligt. Annars kan det vara svårt att känna igen företaget och dess kommunikation.

Om du till exempel kan känna igen ett företag från en produktförpackning eller framsidan på en broschyr utan att nämna företagets namn, så har layoutarbetet lyckats.

Varför behövs layoutarbete i översättningsprojekt?

Vad har layoutarbete med översättning att göra? En hel del faktiskt. När man översätter innehåll så kan motsvarande innehåll som produceras på målspråket skilja sig ganska mycket från originaltexten. Översättningen innehåller antagligen ett annat antal tecken och ord och kanske har den en annan meningsbyggnad. Antalet tecken och ord kan öka så mycket att det innehåll som översätts till målspråket till exempel inte längre ryms på en A4-sida. Situationen kan också vara den motsatta: texten som översätts till målspråket kan vara avsevärt mycket kortare än originalet och lämna en massa tomt utrymme i dokumentet.

Om det handlar om en produktkatalog som översätts till ett annat språk är det högst troligt att det kommer att krävas layoutarbete. Det finns begränsad plats för produktdetaljer och presentationstexter, särskilt i broschyrer med många produkter.

Andra exempel på innehåll som kräver layoutarbete är företags årsredovisningar, instruktionsmanualer och användarguider. Årsredovisningar innehåller diagram med förklarande text. Instruktionshandböcker och användarguider innehåller ofta bilder för att illustrera textinnehållet. Alla de här faktorerna måste tas med i beräkningen när innehållet har översatts och arbetet med layouten på målspråket tar vid. Ska teckensnittet förminskas? Kan bildernas storlek ökas så att bildtexten kan passas in bättre med dem? Det här är vanliga frågor i samband med layout och desktop publishing.

Det översatta innehållet kan sällan bara kopieras och klistras in direkt, eftersom antalet tecken och ord ändras för varje språkpar. Det krävs nästan alltid omfattande redigering av sättning och layout.

Ta den här bloggen som exempel. I det finska originalet innehåller den här artikeln 1 451 ord och 11 628 tecken.

• Den engelska versionen har 2 230 ord och 11 225 tecken.
• Den svenska versionen innehåller 2 061 ord och 11 574 tecken.
• Den danska versionen innehåller 1 788 ord och 10 397 tecken.

Vilket mervärde kan en översättningsbyrå tillföra genom tjänster för layout och DTP?

Det är inte många av de företag som beställer översättningar som har tillgång till layoutkompetens internt. Även om företaget anställer grafiska designers är de ofta upptagna med andra projekt och kanske inte kan hantera brådskande uppgifter i samband med formatering och layout.  Det är därför en självklarhet för oss att erbjuda layouttjänster vid sidan av översättning.

Förutom resursperspektivet så är en annan fördel att både professionella översättare och layoutare finns under samma tak. Att beställa översättningar och layoutuppdrag på en och samma gång sparar tid, eftersom materialet inte behöver levereras till olika leverantörer. När du beställer en översättning inklusive layout eller DTP får du, när projektet är slutfört, ett innehåll som är färdigt att publicera. Om det behövs kan de layoutansvariga samarbeta med översättaren så att denna kan göra en slutkontroll av innehållet i den färdiga layouten. Det säkerställer att till exempel avstavning och radbrytningar är korrekta. En sådan möjlighet är särskilt värdefull i situationer där den som beställer översättningen inte kan målspråket.

Om projektets kontext är tydlig kan översättaren ge tips eller peka på eventuella delar som kan medföra kulturella problem. Om det översatta materialet innehåller bilder eller färger som är problematiska i mållandets kultur så är det enkelt att reagera på situationen under produktionsfasen.

Layouttjänsten är inte bara begränsad till översättningsprojekt. Acolads experter kan formge och skapa layout utifrån dina riktlinjer. Läs mer om våra tjänster för layout och DTP här.

De vanligaste typerna av uppdrag som kräver layoutarbete

Här nedan kan du se de vanligaste typerna av innehåll där det utöver själva översättningen även krävs layout eller desktop publishing.

• Instruktionshandböcker och användarguider för både intern och extern användning
• Produktförpackningar som innehåller mycket text
• Broschyrer och produktkataloger
• Kommunikationsdokument, som årsredovisningar och delårsrapporter, liksom andra officiella dokument som används på många språk.

Listan visar att layoutarbetet inte är beroende av någon särskild bransch. Layout och DTP behövs inom industri, medicin, juridik, handel och teknik. Dokument som kräver layoutarbete behövs för både intern och extern användning. En tydligt och bra layout främjar alltid läsaren, vare sig det handlar om en medarbetare, partner, representanter från media eller slutkunden. 

Experttips för layoutarbete på översättningsprojekt

Vi utlovade ju också några tips för hur du kan genomföra layoutarbetet under ett översättningsprojekt på ett smidigare sätt. Vi intervjuade därför fyra layoutexperter inom Acolad för att få deras bästa rekommendationer. Våra experter var Marie-Sophie Petit, Christer Saltin, Jouni Jakonen och Ilja Patrikainen.

PDF-filer är vanligt förekommande dokument som kräver bearbetning efter översättningen. När det gäller de här filerna så är det ofta tillräckligt att se till att samma layout följs som i originaldokumentet.

När en kund beställer en översättning av ett PDF-dokument bör projektledaren få instruktioner om vilken typ av slutresultat kunden förväntar sig. Är det bara själva innehållet som behöver översättas? Om så är fallet kan bara texten extraheras från originalfilen för att sedan översättas och levereras till kunden. Om PDF-filen ska publiceras bör du berätta om den är avsedd för intern eller extern användning.

Det är viktigt att tänka på att det utan originalfilerna är omöjligt att producera en PDF-fil med en kvalitet som motsvarar originalfilen. Om innehållet publiceras för extern användning uppnås det bästa resultatet om du levererar originalbilder av hög kvalitet tillsammans med texten.

Om ett projekt som involverar både översättning och layout är brådskande så bör materialet alltid levereras i ett redigerbart format. Även om det går snabbt att lyfta ut texten från en PDF-fil med OCR-verktyg så är det fortfarande en fas som kan undvikas.

Det är även bra att skicka med de ursprungliga arbetsfilerna eftersom layouten och dokumentets struktur kan äventyras när filerna konverteras från ett format till ett annat.

Bilden visar ett exempel på hur den ursprungliga layouten har blivit förstörd då en PDF-fil konverterades till ett Word-dokument. I den vänstra rutan är textens layout lik originalets.

När du levererar en layoutad fil som ska översättas bör du även skicka in alla element som används i filen, såsom bilder, länkar och eventuella speciella teckensnitt. På det sättet kan layoutarbetet göras i nära anslutning till översättningen så att projektet inte stoppas upp på grund av att det eventuellt saknas material. Den bästa kvaliteten och resultatet uppnås genom att använda originalmaterial.

Våra experter rekommenderar att du använder originalfilerna när du beställer översättningar. Innehållet kan produceras i Adobe InDesign, Illustrator, FrameMaker eller Photoshop eller andra program. Det viktigaste är att använda de ursprungliga arbetsfilerna.

När det gäller texter som ska översättas så är nog det tips som är lättast att följa att undvika att använda hårda radbrytningar inuti stycken. Det betyder att du alltså inte ska trycka på Retur, eftersom det infogar en så kallad hård radbrytning i texten. Det här har mer att göra med översättningsminnen än med layout. När man använder hårda radbrytningar i ett stycke kan det orsaka en felaktig segmentering av meningarna i översättningsminnet. Det gör att översättningen som sparas i översättningsminnet kanske inte kan utnyttjas i framtida översättningsprojekt. Så, om du inte måste använda hårda radbrytningar i ett stycke –undvik det helst. Se till att du kan utnyttja all den effektivitet och de kostnadsfördelar som ett översättningsminne kan erbjuda. Mer information om översättningsminnen hittar du här.

Försök tänka på hur stort utrymme översättningen kommer att kräva när du skapar den formaterade filen. Under översättningen av innehållet kan textmängden utökas med 10-30 procent, beroende på språkpar. Om ett dokument som behöver layout har begränsat utrymme för text så kan översättningen medföra stora utmaningar. Tecksnittsstorleken kan bara förminskas till en viss gräns, eftersom läsbarheten försämras om teckensnittet blir för litet. Du bör också avsätta utrymme i situationer där målspråket är arabiska eller ett språk som använder det kyrilliska alfabetet.

Liksom i all kommunikation är nyckeln till framgång effektiv kommunikation. När ett översättningsprojekt som kräver layoutarbete har tydliga mål kan man effektivt uppfylla förväntningarna. Det skapar en förståelse för vad som krävs för att uppnå det bästa resultatet. Vare sig det är en kontroll efter översättningen som utförs av översättaren när layouten är klar, eller vid leverans av de ursprungliga arbetsfilerna, så krävs det effektiv kommunikation för att det ska bli bra.

Sammanfattning av tips

• En PDF-fil kan inte produceras med en kvalitet som motsvarar originalfilens om man inte har tillgång till de ursprungliga arbetsfilerna. Berätta för oss hur du ska använda PDF-filen så att vi kan bearbeta den på det sätt som passar bäst för syftet.
• Undvik om möjligt radbrytningar inom ett stycke. Ett översättningsminne leder till besparingar i det långa loppet.
• Avsätt plats för texten som ska översättas. Textmängden kan öka med 10-30 procent, beroende på språkparet. Det är lättare att redigera layouten av en text än själva innehållet.
• En effektiv kommunikation behövs för att uppnå det bästa resultatet.

En bra layout är en glädje att se på och väcker läsarens intresse

Överallt i våra dagliga liv ser vi resultatet av layout på ett eller annat sätt. Tidskrifter och publikationer med tilltalande formgivning finns överallt omkring oss. Vi är så vana vid att se snyggt formgiven layout och design att vi inte tänker på det så mycket. Däremot märker vi om en instruktionshandbok är full av text utan några illustrationer, eller om bilderna är av dålig kvalitet eller inte stämmer överens med texten.

Innehåll skapas för läsarna, och layouten säkerställer att innehållet får ett format som är tilltalande och lättillgängligt. Layout och desktop publishing hjälper till att gjuta liv i innehåll som ska publiceras. Den här principen är tillämplig för alla publikationer, från tryckmaterial till företagens officiella årsredovisning.

Har du ett översättningsprojekt som även involverar layout och DTP? Behöver du rådgivning om projekt där det krävs layoutarbete? Kontakta oss! Våra experter hjälper dig gärna gärna att lyckas med dina projekt.