Beglaubigte Übersetzungen: Alles, was Sie wissen müssen

Was ist eine beglaubigte, legalisierte und/oder bestätigte Übersetzung? Für Übersetzungsexperten stellen juristische Texte in zweierlei Hinsicht eine sehr reizvolle Herausforderung dar. Der Übersetzungsprozess ermöglicht es uns, die Sprachkompetenzen unserer Übersetzer/innen in einem so exakten wie spezifischen terminologischen Rahmen zu nutzen, und zugleich im Hinblick auf die rechtliche Verwendung eines offiziellen Dokuments eine zentrale Rolle zu spielen.

In diesem Sinne setzt unsere Tätigkeit sowohl das perfekte Beherrschen übersetzerischer Fähigkeiten voraus als auch profunde Kenntnisse des Rechtssystems, in das der Text einzuordnen ist. Professionelle Übersetzer/innen, deren Portfolio beglaubigte, bestätigte oder legalisierte (amtlich beglaubigte) Übersetzungen umfasst, gewährleisten ihren Kunden eine institutionelle Qualitätsgarantie und rechtlich einwandfreie Texte.

Die Beeidigungsvoraussetzungen sind in Deutschland unterschiedlich und in der entsprechenden Gesetzgebung der Bundesländer geregelt.

Wann wird eine beglaubigte Übersetzung benötigt?

In der juristischen Fachsprache bezeichnen die Begriffe „beglaubigte“, „bestätigte“ oder „legalisierte“ Übersetzung ein und dasselbe Verfahren und dienen demselben Zweck. In allen Fällen geht es um eine bestimmte Vorgehensweise, die anzuwenden ist, wenn ein rechtsverbindliches Dokument übersetzt werden muss, um es einer deutschen oder ausländischen Behörde vorzulegen. In den meisten Fällen werden für rechtliche Angelegenheiten seitens der Ämter, Behörden oder Gerichte nur diese spezifischen Übersetzungen von den Gemeinden oder Gerichten akzeptiert. Im Allgemeinen handelt es sich hierbei um Schriftstücke zum Familienstand, wie Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden, Zeugnisse, Gerichtsurteile oder Handelsregisterauszüge, um nur einige Beispiele zu nennen.

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Notwendige Vorabprüfung

Es ist wichtig, darauf hinzuweisen, dass eine beglaubigte Übersetzung unter Umständen nicht überall dieselbe Rechtskraft hat. So ist es möglich, dass eine in Deutschland als rechtskräftig bescheinigte Übersetzung diese Rechtskraft im Ausland nicht besitzt. Die rechtliche Gültigkeit des Dokuments hängt von den Vereinbarungen ab, die zwischen dem Herkunftsland (dem Land, in dem das offizielle Dokument ausgestellt wurde) und dem Bestimmungsland (in dem das übersetzte Dokument angefordert wird) gelten (Haager Übereinkommen vom 5. Oktober 1961). Bei der beglaubigten Übersetzung handelt es sich um ein spezielles Verfahren, dessen zeitlicher Aufwand höher sein kann als bei einer regulären Übersetzung. Um einen Aufwand zu vermeiden, der sich als unnötig herausstellen könnte, ist es unbedingt ratsam, sich vor der Beauftragung einer beglaubigten Übersetzung bei den Behörden des betreffenden Landes zu erkundigen.

Der Status des Übersetzers

Geht es bei einer Anfrage um eine beglaubigte, bestätigte oder legalisierte juristische Übersetzung, kommt dem beauftragten juristischen Fachübersetzer eine doppelte Rolle zu. Er wird nicht nur als Übersetzungsdienstleister tätig, sondern ist auch für die offizielle Beglaubigung des fertigen Dokuments verantwortlich. Folglich leistet er einen direkten Beitrag zur Rechtskräftigkeit des Textes, den er bearbeitet. Damit eine Übersetzung als „beglaubigt“ gilt, ist es wichtig, dass sie von einem Übersetzungsspezialisten angefertigt wird, der offiziell von einem Gericht vereidigt wurde. Dieser Eid ist gemäß § 189 Abs. 2 GVG vor allen Gerichten des Bundes und der Länder gültig.

Sobald die Übersetzungsarbeit abgeschlossen ist, setzt der Übersetzer seinen Stempel auf das Dokument, das dadurch bei Ämtern, Gerichten und Behörden offizielle Rechtskraft erlangt. Alle unsere juristischen Übersetzer/innen sind Fachleute mit umfassender Sachkenntnis sowohl auf linguistischer als auch auf juristischer Ebene: Es sind Juristen, Rechtsanwälte oder aber Übersetzer mit Erfahrung im juristischen Bereich, die mit uns zusammenarbeiten, um Ihnen Texte von höchster Präzision zu bieten.

Besonderheiten einer beglaubigten Übersetzung

Ein Dokument, dessen Übersetzung beglaubigt wurde, enthält mehrere wesentliche Elemente. Es muss – je nach Landesgesetz – eine „Bestätigung der Übereinstimmung mit dem Original“ enthalten sowie Stempel und Unterschrift des beeidigten Übersetzers aufweisen. Der Übersetzer vermerkt eindeutig seinen Namen und Vornamen, die Bezeichnung „beeidigter Übersetzer“ (bzw. ermächtigter, vereidigter etc. Übersetzer) und die Sprachen, für die er vereidigt ist.

Das übersetzte Dokument muss die Angabe enthalten, dass es sich um eine Übersetzung handelt, sowie die Sprache, in welcher der Text ursprünglich verfasst wurde. Das Layout muss so weit wie möglich dem des Originaldokuments entsprechen. Die Seitenzahl ist ebenso eindeutig auszuweisen wie der Zweck des Dokuments. Diese Vorsichtsmaßnahmen dienen dazu, den Inhalt des Dokuments schützen und betrügerische Änderungen oder Ergänzungen zu verhindern.

Übersetzungsfrist

Im Allgemeinen kann das Bestimmungsland fordern, dass die beglaubigte Übersetzung eines offiziellen Dokuments vom Originaldokument und nicht etwa von einer Kopie angefertigt wird. Diese Auflage gilt es im Hinblick auf die Fristen für die Bearbeitung der Übersetzung zu berücksichtigen. So kommt es durchaus vor, dass es Kunden widerstrebt, die offiziellen Originaldokumente bereitzustellen, sei es aus Zeitgründen oder weil sie sich vor Verlust oder Diebstahl schützen wollen. Der beeidigte Übersetzer ist jedoch berechtigt, die Arbeit anhand eines digitalisierten oder fotokopierten Dokuments abzulehnen. Er hat das Recht, direkten Zugriff auf das Originaldokument zu fordern, um seine Arbeit ohne Bedenken beginnen zu können. Hierbei handelt es sich mitnichten um persönliche Willkür, sondern um einen Beleg für die Redlichkeit des beeidigten Übersetzers, der die mit seinem Status verbundenen Vorschriften einhält. Tatsache ist, dass er ansonsten keinerlei Garantie hat, dass die übermittelte kopierte Datei tatsächlich dem Dokument entspricht, das beim Anlegen der Akte und der Beglaubigung in der Papierversion vorgelegt wird. Sollte es Abweichungen zwischen Kopie und Original geben, wird der Übersetzer die von ihm erstellte Übersetzung für ungültig erachten und kann seinen Stempel nicht daruntersetzen. In den meisten Fällen beginnt die veranschlagte Übersetzungsfrist mit dem Zeitpunkt des Eingangs des zu bearbeitenden Originaldokuments in Papierform beim Übersetzer.

Grundsätzlich ist es unabdingbar, dass das zu übersetzende Dokument dem Übersetzer zum Zeitpunkt des Beginns des Übersetzungsprozesses in der endgültigen Fassung vorgelegt wird. Nach Abschluss der Beglaubigung kann der Übersetzer das Dokument nicht mehr ändern. Ergänzungen in letzter Minute bedeuten, dass der Beglaubigungsprozess wieder vollständig von vorn zu beginnen ist (Ausdruck der neuen Übersetzung, Aufbringen des Stempels und der Unterschrift auf allen Seiten der Übersetzung und gegebenenfalls des Originals sowie Rücksendung per Post). Angesichts der Genauigkeit, mit der dieses Verfahren durchzuführen ist, kann bereits eine minimale Änderung die Kosten und Fristen einer beglaubigten Übersetzung erheblich beeinflussen.

Es ist daher definitiv sinnvoller, gleich zu Anfang des Übersetzungsprozesses ein vollständiges Originaldokument vorzulegen, um Übersetzungsfristen zu gewährleisten, die den Erwartungen und Zeitplänen aller Beteiligten gerecht werden.

Unabhängig davon verpflichtet sich Acolad, auch knappste Fristen einzuhalten, ohne die Qualität der gelieferten Arbeit zu beeinträchtigen.

Verwendung im Ausland: Legalisation und Anbringung der Apostille

Zwar stellt die Lieferung des beglaubigten Dokuments den Abschluss der Übersetzungsarbeit dar, aber sie ist nicht unbedingt auch das Ende des Beglaubigungsverfahrens. Denn wie weiter oben erläutert, kann es in bestimmten Fällen erforderlich sein, die Echtheit der auf der Übersetzung und dem Originaldokument angebrachten Unterschrift des beeidigten Übersetzers offiziell bestätigen zu lassen. Dieses sogenannte Legalisationsverfahren bzw. Einholung der Apostille muss bei der Behörde, bei welcher der Übersetzer vereidigt ist, oder von einem Notar durchgeführt werden. Diese Maßnahme kann erforderlich sein, wenn die Dokumente im Ausland verwendet werden, ist aber beispielsweise für Dokumente, die in Deutschland vorgelegt werden sollen, nicht zwingend vorgeschrieben.

Um Zeitverzögerungen beim Legalisationsverfahren zu vermeiden, wird dringend empfohlen, entweder mit Acolad Kontakt aufzunehmen oder sich direkt bei der Stelle zu informieren, für die Sie das Dokument benötigen. So können die Konformität der Unterlagen und der vorgelegten Akte geprüft werden.

Gültigkeit einer beglaubigten Übersetzung

Sobald die beglaubigte Übersetzung angefertigt und ausgestellt ist, erlangt sie den Stellenwert einer offiziellen Urkunde, die dem Dokument in der Ausgangssprache gleichwertig ist. Daher ist ausschließlich das beglaubigte Originaldokument bei den Gerichten und Behörden vorzulegen. Kopien sind nicht rechtsgültig. Was die zeitliche Gültigkeit betrifft, so haben die Dokumente, die von beeidigten Übersetzern bearbeitet wurden, juristisch keine eingeschränkte Gültigkeitsdauer. Bei bestimmten standesamtlichen Urkunden können diesbezüglich allerdings Abweichungen gelten.

Sicherheit ist unsere oberste Priorität

Die Sicherheit und Vertraulichkeit personenbezogener Daten sind uns ein zentrales Anliegen und auch die für uns tätigen Verfasser von Texten setzen alles daran, diese zu gewährleisten. Beeidigte Übersetzer/innen unterliegen diesbezüglich derselben Schweigepflicht wie alle beteiligten Fachleute. Sie bewahren ihre Arbeitsdateien nur einige Monate nach der Lieferung einer beglaubigten Übersetzung auf und sind verpflichtet, diese nach Ablauf dieser Zeit zu löschen.

Die in diesem Artikel enthaltenen Angaben dienen nur zu Informationszwecken und fallen somit nicht in den Bereich der Haftung von Acolad. Sie zielen darauf ab, Sie über die verschiedenen Aspekte zu informieren, die im Rahmen von beglaubigten/bestätigten/legalisierten Übersetzungen berücksichtigt werden müssen. Wir bei Acolad helfen Ihnen gerne bei der Analyse, Übersetzung und Beglaubigung bzw. Überbeglaubigung Ihrer offiziellen Dokumente weiter.

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