Auch in der digitalen Welt herrschen keine Wildwestverhältnisse mehr. Digitale Daten und Dokumente – die kaum mehr die Ausnahme, sondern die Regel darstellen, sind inzwischen zunehmend durch Vorschriften geregelt. Denken Sie nur an die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU und die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) oder auch lokale Vorschriften zu digitalen Daten und deren Aufbewahrung. Als Experten für Enterprise-Content-Management stellen wir zudem fest, dass unsere Kunden sich immer mehr mit dem Thema Datenschutz und Daten-Compliance befassen.
Gleichzeitig lässt sich jedoch nicht leugnen, dass das digitale Archivieren von Daten von den Angestellten einer Organisation nach wie vor häufig allein als Belastung und von der Führungsetage als unvermeidlicher Kostenfaktor ohne direkten Gegenwert betrachtet wird. In den Augen der meisten Beschäftigten ist das digitale Archivieren eine hoch spezialisierte Tätigkeit, die sie ausschließlich bei speziell ausgebildeten Personen – Schriftgutverwaltungsexperten und Archivaren – verorten. Tatsächlich jedoch sollte dieses Thema in vielen Geschäftsbereichen oberste Priorität haben. IT-Managern geht es um die Speicherung von Daten über deren gesamten Lebenszyklus hinweg auf einer möglichst kostenwirksamen Plattform. Für Compliance-Beauftragte sind Datenarchive wichtig, die sich indexieren, auffinden und steuern lassen und mit denen die internen Datenspeicherungsrichtlinien korrekt umgesetzt werden können. Für die Rechtsabteilung hat Priorität, Altdatenbestände schnell durchsuchen zu können, wenn ein rechtliches Problem auftritt.
Wir bei Acolad sind überzeugt, dass ein integrierter Ansatz, der sich auf das Lebenszyklus-Management für die Datensätze eines Unternehmens stützt, für eine sinnvolle, wirksame Verwaltung und Archivierung von Geschäftsdaten unerlässlich ist. Das erfordert zwar die Mitarbeit aller Angestellten, sollte jedoch weder zusätzliche Aufwände noch Kosten verursachen.
Zusammenhang zwischen Schriftgutverwaltung und digitaler Archivierung
Lassen Sie uns zunächst klären, wie die elektronische Schriftgutverwaltung und die Archivierung ineinandergreifen. Die elektronische Schriftgutverwaltung deckt den vollständigen Prozess zur Verwaltung des so genannten Schriftguts, d. h. der Datensätze, ab. Der Begriff des Schriftguts ist vielfach als Fachterminus definiert. Ohne darauf näher einzugehen, fallen darunter im Wesentlichen Informationen, die als Belege für geschäftliche Transaktionen oder zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben dienen können. Kurz gesagt: sämtliche Dokumente und Daten, die Sie unter Einhaltung genau festgelegter Fristen aufbewahren sollten, weil Sie dazu rechtlich verpflichtet sind (Verträge, Rechnungen, Genehmigungen usw.). Eine elektronische Schriftgutverwaltung hat somit eine ordnungsgemäße Verwaltung dieser Daten zum Ziel: von der Erstellung bzw. dem Erhalt bis zur Aufbewahrung im Archiv, wie das nachstehende Schaubild zeigt.
Digitale Archivierung konzentriert sich hingegen auf den Schritt der Aufbewahrung von Datensätzen. Sie kommt also ins Spiel, wenn Datensätze nicht mehr aktiv genutzt, sondern für eine genau festgelegte Frist sicher aufbewahrt werden. Das A und O einer wirksamen digitalen Archivierung liegt darin, dass die Best Practices im Bereich der Schriftgutverwaltung von allen Angestellten verstanden und angewendet werden. Aber wie lässt sich das erreichen? Die folgenden Empfehlungen vermitteln Ihnen, wie es gelingt, einen ganzheitlichen Ansatz der Schriftgutverwaltung in Ihr Content-Management-System und Ihre Workflows zu integrieren.
Beachten Sie die Grundsätze der Schriftgutverwaltung schon zum Zeitpunkt der Erstellung Ihrer Inhalte. Sorgen Sie beispielsweise dafür, dass die Zuordnung des Dokumenttyps (z. B. Vertrag, Rechnung) ein obligatorischer Schritt bzw. ein Pflichtfeld ist. Dadurch lässt sich der Aufwand für Ihre Wissensarbeiter, die zu einem späteren Zeitpunkt die Richtlinien Ihrer Organisation zur Schriftgutverwaltung für jede Art von Dokument umsetzen müssen, reduzieren oder gar ganz vermeiden.
Für einen maximalen Nutzen sollten für jedes Inhaltselement sorgfältig definierte Content-Eigenschaften vorhanden sein – so genannte Metadaten. Durch die Metadaten der Dokumente stehen dann ggf. Informationen zur Verfügung, die zur Einhaltung der Vorgaben im Bereich der Schriftgutverwaltung wie auch für die tägliche Arbeit der für diese Aufgabe zuständigen Angestellten hilfreich sind.
Definieren Sie eine wirksame Content-Struktur. Bei vielen Content-Management-Systemen ist die Content-Struktur gleichzeitig eine Ordnerstruktur. Finden Sie das richtige Gleichgewicht zwischen einer Konfiguration, die von Ihren Bearbeitern im Rahmen ihrer täglichen Arbeit intuitiv nutzbar ist und bei der gleichzeitig sichergestellt ist, dass die erforderliche Kontextinformation für die Zwecke der Schriftgutverwaltung erfasst wird.
Die Content-Struktur sollte so ausgelegt sein, dass keine weiteren Aufwände bei der Datenablage betrieben werden müssen, wenn Inhalte ins Archiv verschoben werden, deren Status von aktiv auf inaktiv wechselt. Entweder ist das Dokument von Beginn an am Ort der Archivierung gespeichert oder es wird je nach den Content-Eigenschaften automatisch in das Archiv transferiert.
Die Gestaltung und die Anwendung von Rollen und Berechtigungen sollten auf die Bedürfnisse der Content-Erstellung, Zusammenarbeit und Schriftgutverwaltung abgestimmt sein. Darunter fallen beispielsweise Tätigkeiten wie die Registrierung von Inhalten, Ablage, Aufbewahrung und das Bereitstellungsmanagement. Bei der Content-Erstellung sollten automatisch Standardrollen und -berechtigungen angewendet werden, damit über das gesamte Dokumenten- und Schriftgutverwaltungssystem eine hohe Einheitlichkeit gewährleistet ist. Die Nutzerberechtigungen müssen sich aus dem Kontext ergeben. Dabei handelt es sich oft um die Ordnerstruktur und/oder die Eigenschaften, in denen der Content erstellt wird.
Sorgen Sie dafür, dass alle Aktionen, die an Inhalten durchgeführt werden, automatisch in Audit-Trails aufgezeichnet werden (wer, was, wann, warum), damit Sie automatisch Berichte generieren können, und somit einfachen Zugriff auf alle Arten der Content-Bearbeitung haben, und darüber hinaus die Richtlinien zur Schriftgutverwaltung einhalten können.
Wenden Sie die Best Practices der Schriftgutverwaltung über den gesamten Content-Lebenszyklus an von der Erstellung bis zur Vernichtung. Zu den üblichen Phasen im Lebenszyklus eines Dokuments gehören beispielsweise Entwurf, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Archivierung und Vernichtung. Welche Phasen es genau sind, hängt natürlich vom jeweiligen Dokument und seinem Kontext ab. Wie Sie sehen, enthält der Content-Lebenszyklus Phasen, in denen der Inhalt tagtäglich aktiv für geschäftliche Belange genutzt wird, und Phasen, in denen er nur noch halbaktiv oder inaktiv ist. Das zeigt nur noch deutlicher, wie wichtig es ist, die Grundsätze der Schriftgutverwaltung vollständig in Ihr Enterprise-Content-Managementsystem zu integrieren, damit es einen nahtlosen Übergang zwischen den aktiven und inaktiven Lebenszyklusphasen Ihrer Inhalte gibt.
Fazit
Ein integrierter Ansatz, der alle Angestellten mit einbezieht, ist der Schlüssel zu einem kosteneffizienten, rechtskonformen Informationsmanagement.
Zum einen geben Sie Ihren Angestellten dadurch eine benutzerfreundliche Umgebung für die Erstellung von Inhalten, deren gemeinsame Nutzung und die Verwaltung an die Hand. Zum anderen sorgen Sie dafür, dass die Vorgaben der Schriftgutverwaltung erfüllt werden, indem eine geeignete Content-Struktur und Organisation der Inhalte eingeführt wird. Die Kunst liegt darin, eine optimale Balance zwischen beidem herzustellen. Idealerweise entsteht kein Mehraufwand für die Benutzer, weder während der Content-Erstellung noch beim Transfer von Inhalten in das Archiv.
Eine angemessene digitale Archivierung ist nicht einfach nur ein nachgeordneter Schritt. Ein voll integrierter ganzheitlicher Ansatz bei der Schriftgutverwaltung sorgt dafür, dass die Benutzer die Best Practices erfolgreich annehmen und umsetzen. Letztlich arbeiten Sie darauf hin, dass Ihre digitalen Inhalte in einem gut organisierten, vollständigen digitalen Archiv wirksam verwahrt werden.
Updated