Virtuelle Meetings oder Veranstaltungen sind aus der Arbeitswelt kaum noch wegzudenken. Arbeiten auf Distanz und weltweite Zusammenarbeit − das sind inzwischen etablierte Konzepte. In Telefonkonferenzen, Webinaren, Online-Besprechungen oder virtuellen Bürgerversammlungen kommt man zusammen, ohne sich physisch am selben Ort aufzuhalten.
Aber was tun, wenn mehrere Sprachen im Spiel sind? Dann liegen die Hürden für erfolgreiche, zielführende Online-Treffen auf einmal doch recht hoch. Ein virtuelles Meeting gelingt, wenn die Kommunikation stimmt. Ist der Teilnehmerkreis mehrsprachig, wird genau das zur Herausforderung.
Sprachbarrieren, kulturelle Nuancen, Akzente und Dialekte − all das führt potenziell zu Fehlkommunikation und Missverständnissen und stiftet womöglich Verwirrung. Das ist Gift für eine effektive Zusammenarbeit. Auch ist der Kommunikationsstil nicht selten kulturell geprägt, ebenso eine gewisse Grundhaltung und manche Werte. Dadurch fällt es manchmal schwer, die Sichtweise des Gegenübers zu verstehen und eine gemeinsame Basis zu finden.
Doch nicht nur die Sprache, auch unterschiedliche Zeitzonen, eine technologisch limitierte Ausstattung und technische Probleme werden schnell zum Störfaktor.
Zur Abhilfe haben wir Ihnen hier einige Best Practices zusammengestellt. Damit bleibt der Erfolg Ihrer mehrsprachigen virtuellen Treffen nicht länger dem Zufall überlassen. Halten Sie ab jetzt virtuelle Zusammenkünfte ab, die auch in sprachlicher Hinsicht barrierefrei und global zugänglich sind!
1 - Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel für jede erfolgreiche virtuelle Veranstaltung. Umso mehr, wenn Ihr Teilnehmerkreis mehrsprachig ist. Teilnehmende verlieren sofort das Interesse, wenn sie feststellen, dass die Veranstaltungssprache ihnen fremd ist und es sprachlich keine Auswahlmöglichkeit gibt. Wie setzen Sie Ihre Veranstaltung also von Beginn an richtig auf?
Welche Sprache(n) sprechen die Teilnehmenden?
Finden Sie bei der Vorbereitung zunächst heraus, welche Sprachen Teilnehmende, Veranstalter und Moderatoren sprechen. Das entscheidet über das Sprachangebot. Gibt es eine gemeinsame Kommunikationssprache, mit der sich alle wohlfühlen?
Auswahl der passenden Unterstützung im Bereich Sprache
Wenn Sie den Bedarf Ihrer Zielgruppe in sprachlicher Hinsicht abgeklopft haben, wägen Sie im nächsten Schritt ab, ob und welche Unterlagen und Begleitmaterialien (Tagesordnung, Präsentationen ...) Sie übersetzen lassen. Der Vorteil einer Übersetzung: Die Teilnehmenden können dem Meeting oder der Veranstaltung inhaltlich besser folgen.
Überlegen Sie außerdem, ob für den Austausch untereinander der Einsatz von Dolmetschern sinnvoll ist. Wird eine Diskussion gedolmetscht, sinkt für alle Teilnehmenden die Hürde, sich live und aktiv daran zu beteiligen. Sie fühlen sich einbezogen und ernst genommen.
Geeignete virtuelle Plattformen und Tools
Sicher haben Sie es selbst schon einmal erlebt: Der Host eines Meetings redete, war aber stumm geschaltet, Teilnehmende hatten zeitweise keine Internetverbindung oder Moderatoren waren schlecht zu verstehen. Wie lässt sich so etwas vermeiden?
Stellen Sie bereits im Vorfeld sicher, dass alle so ausgestattet sind, dass einer aktiven Teilnahme nichts im Wege steht. Zum Beispiel mit einem Mikrofon, einer Webcam oder gegebenenfalls einem Headset. Eine zuverlässige Internetverbindung braucht es auch.
Die richtigen Tools sind das A und O für den Erfolg Ihrer Besprechung oder Veranstaltung. Die Plattform, die Sie einsetzen, sollte benutzerfreundlich und zuverlässig sein und alle für eine effektive Kommunikation notwendigen Tools bieten. Gibt es Optionen wie Echtzeitübersetzung, Aufzeichnung der Sitzungen, KI-generierte Notizen und Zusammenfassungen? Wünschenswert wären auch jeweils eigene Tracks für die Dolmetscher:innen. Damit sind Sprachbarrieren dann keine Hürde mehr.
Praxistest
Testen Sie, bevor es losgeht, die Technologie und die Plattform. Funktioniert alles reibungslos? Ein solcher Test legt gegebenenfalls offen, wo es technisch noch hakt. Verabreden Sie sich mit allen Vortragenden und Moderatoren. Prüfen Sie, ob die Internetverbindung stabil ist, die Lichtverhältnisse günstig sind und Mikrofon und Lautsprecher bzw. Kopfhörer/Headsets einwandfrei funktionieren.
Mit diesen Vorbereitungen beseitigen Sie mögliche Kommunikationsbarrieren. Moderatoren und Teilnehmende können sich dann gleichermaßen in Ihre Veranstaltung einbringen und davon profitieren.
2 - Kommunikation
Für eine effektive Kommunikation in mehrsprachigen Szenarien reicht es nicht aus, einfach nur verschiedene Sprachoptionen bereitzustellen. Bei der Frage der Kommunikation hat man häufig nur die Veranstaltung selbst im Blick. Dabei geht es schon in der Planungsphase los − mit der Einladung, Informations- und Werbeaktionen usw. Und nach der Veranstaltung folgen Nachfass-E-Mails an die Teilnehmenden oder Dankesschreiben an die Vortragenden.
Werbung für Ihre Veranstaltung
Im Vorfeld müssen Sie über Ihre Veranstaltung informieren. Das reicht vom Versenden „einfacher“ Einladungen etwa an Kollegen über die Suche nach einem passenden Termin bis hin zu einer Multichannel-Kampagne.
Brauchen Sie eine spezielle Landing-Page oder eine vollständig lokalisierte Website für die Veranstaltung? Achten Sie im Fall einer mehrsprachigen E-Mail-Kampagne darauf, dass der E-Mail-Content sorgfältig lokalisiert ist und den Erwartungen der Zielgruppe entspricht. Wenn Sie dafür werben, was Ihre Veranstaltung an Erkenntnissen, Ergebnissen oder Vorteilen bieten wird, denken Sie daran, dass Teilnehmende je nach kulturellem Hintergrund Unterschiedliches erwarten. Passen Sie Ihre Botschaft entsprechend an.
Klare, einfache Sprache
Bei einer virtuellen Besprechung oder Veranstaltung zählt vor allem eine klare, universell verständliche Sprache. Das ist virtuell noch wichtiger als in Präsenz, denn es fehlen viele nonverbale Elemente wie Körpersprache und Mimik, die helfen, Gesagtes einzuordnen und zu verstehen.
Eventuell beschäftigen sich Teilnehmende während der Veranstaltung auch parallel mit anderen Dingen oder sind generell leicht ablenkbar. Deshalb ist eine einfache, direkte Sprache so wichtig, um die Aufmerksamkeit und das Interesse hoch zu halten.
Daneben erschweren nicht selten sonstige Einschränkungen oder technische Probleme die Kommunikation, zum Beispiel eine schlechte Soundqualität, Verbindungsprobleme oder eine eingeschränkte Bandbreite. Auch das spricht gegen die Verwendung von zu komplexer, technischer Sprache.
Fragen Sie sich selbst: Versteht mich mein Publikum? Vermeiden Sie fachsprachliche und technische Begriffe, die den Teilnehmenden möglicherweise nicht geläufig sind.
Kulturelle Nuancen im Blick
Kulturelle Unterschiede haben großen Einfluss auf die Kommunikation. Achten Sie auf kulturell bedingte Befindlichkeiten aller Teilnehmenden. Vermeiden Sie Ausdrücke oder Gesten, die in anderen Kulturen als beleidigend oder unsensibel aufgefasst werden könnten.
Zur Beteiligung animieren
Nutzen Sie Eisbrecher, stellen Sie möglichst oft direkte Fragen, arbeiten Sie mit mobilen Apps ... das nimmt die Teilnehmenden mit, bindet sie in Diskussionen ein und macht Ihre Veranstaltung generell interessant und dynamisch.
Aussagen illustrieren
Visuelle Elemente sind ein probates Mittel gegen Langeweile bei virtuellen Veranstaltungen. Außerdem helfen sie den Teilnehmenden, das Präsentierte besser zu verstehen. Informationen visuell darzustellen, überwindet ferner jede Sprachbarriere.
3 - Moderation
Moderatoren sorgen dafür, dass eine virtuelle Besprechung oder Veranstaltung reibungslos abläuft und alle Teilnehmenden die Möglichkeit haben, sich effektiv zu beteiligen und miteinander zu kommunizieren. Mit dem Moderator steht und fällt der Erfolg einer virtuellen Zusammenkunft. Wählen Sie also eine Person aus, die passend qualifiziert ist und über Erfahrung verfügt.
Klare Erwartungen von Anfang an
Es ist Aufgabe der Moderatoren, den Teilnehmenden die Ziele, das Programm und die Regeln der Veranstaltung gleich zu Beginn klar zu vermitteln. Es geht darum, dass alle auf dem gleichen Informationsstand sind: Welche Themen werden genau besprochen, wie läuft die Veranstaltung ab, was wird von ihnen erwartet?
Zu Beginn klar formulierte Erwartungen bedeuten weniger Verwirrung, Missverständnisse und Ablenkung. Alle richten den Fokus darauf, was erreicht werden soll. Es entsteht eine positive und produktive Atmosphäre − die Grundlage jeder erfolgreichen Veranstaltung.
Effektives Zeitmanagement
Moderatoren sind ferner für das Zeitmanagement verantwortlich. Sie sorgen dafür, dass alle Teilnehmenden genug Zeit haben, Fragen zu stellen und ihren Standpunkt darzulegen. Sie halten die Veranstaltung in Gang, sodass keine lange Phase des Schweigens oder Leerlauf entsteht.
Technische Probleme sofort lösen
Technische Probleme sind nie ganz ausgeschlossen. Moderatoren haben die Aufgabe, diese zu beheben. Sie müssen sie erkennen und eine Lösung finden, beispielsweise wenn die Internetverbindung ausfällt. So sorgen sie für einen reibungslosen Ablauf.
4 - Nach der Veranstaltung
Die Veranstaltung ist zu Ende, das war's. Wirklich? Nicht ganz. Die Nachbereitung ist genauso wichtig wie die Vorbereitung. Überprüfen Sie, ob Ihre Besprechung oder Veranstaltung ihr Ziel erreicht hat. Was ließe sich das nächste Mal besser machen?
Ergebnisse dokumentieren und kommunizieren
Der erste Schritt in der Nachbereitung Ihres Treffens ist die Dokumentation der Ergebnisse. Wurden Entscheidungen gefällt? Welche Maßnahmen wurden vereinbart? Worüber wurde sich konkret ausgetauscht?
Alle Teilnehmenden sollten das Protokoll und die Aufzeichnung (sofern sie erstellt wurde) erhalten. Auch jene, die eine andere Sprache sprechen. Sorgen Sie daher für eine Übersetzung in die jeweiligen Zielsprachen. So sind am Ende alle über die Ergebnisse der virtuellen Veranstaltung oder Besprechung informiert und können entsprechend aktiv werden.
Den Erfolg evaluieren
Es lohnt sich, nach der Veranstaltung deren Erfolg zu bewerten. Dafür gibt es verschiedene Wege: Bitten Sie die Teilnehmenden um Feedback, analysieren Sie das Protokoll oder nutzen Sie andere Kennzahlen, etwa die Anwesenheit oder Daten über die Beteiligung und Interaktion der Teilnehmenden.
Zukünftige virtuelle Veranstaltungen datengestützt optimieren
Die bei der Nachbereitung gesammelten Erkenntnisse lassen sich nutzen, um zukünftige virtuelle Veranstaltungen zu optimieren. So könnte etwa die virtuelle Plattform angepasst, der Moderationsprozess verbessert oder neue Technologie für eine bessere Kommunikation und Beteiligung eingeführt werden.
Mit Vortragenden und Teilnehmenden in Kontakt bleiben
Bereiten Sie Nachfass-Aktionen vor: Schicken Sie eine Zusammenfassung oder fordern Sie die Teilnehmenden im Zusammenhang mit der Veranstaltung zum Handeln auf. So bleiben Sie mit potenziellen Kunden und Partnern in Kontakt. Schreiben Sie einen mehrsprachigen Artikel über das Thema, versenden Sie Follow-ups über erreichbare Kanäle oder fassen Sie nach, ob die Teilnehmenden zufrieden waren und Interesse an einer Folgeveranstaltung besteht. Es gibt viele hilfreiche und effektive Wege, um den Kontakt aufrechtzuerhalten und Strategien für die nächste Veranstaltung zu entwickeln.
Zu guter Letzt
Mehrsprachige virtuelle Meetings und Veranstaltungen sind herausfordernd, aber gleichzeitig kostengünstig und wirkungsvoll, wenn es darum geht, Menschen aus aller Welt zusammenzubringen. Diese Best Practices sind Ihr Leitfaden für virtuelle Zusammenkünfte, die für die Teilnehmenden, unabhängig von Standort und Sprache, produktiv und unterhaltsam sind.
Vergessen Sie nicht: Virtuelle Veranstaltungen gehören global betrachtet inzwischen zum Standardrepertoire. Das A und O dabei ist eine effektive Kommunikation. Ob Sie ein virtuelles Meeting in Ihrem Unternehmen organisieren oder eine Online-Veranstaltung für ein weltweites Publikum auf die Beine stellen: Mit diesen Best Practices ist Ihnen der Erfolg so gut wie sicher.
Mehrsprachige Veranstaltungen mit Erfolg
Unsere Expert:innen sind für Sie da – von der Planung bis zur Nachbereitung!