Was ist DTP?

In diesem Blogartikel konzentrieren wir uns darauf, was DTP (Desktop-Publishing) ist, wofür es verwendet wird und was es mit Übersetzungen zu tun hat. Dazu haben wir auch ein paar praktische Tipps zusammengestellt, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie Layoutarbeiten für eine Übersetzung in Auftrag geben.

Was ist DTP und wofür wird es normalerweise benötigt?

Desktop-Publishing bedeutet die Anpassung und Anordnung der Elemente einer Publikation wie etwa einer Broschüre oder einer PowerPoint-Präsentation in ein ansprechendes Format. Der Zweck von Layoutarbeiten besteht darin, Publikationen so ansprechend und benutzerfreundlich wie möglich zu gestalten. Dieses Prinzip gilt auch für Publikationen, die auf einem Drucker und einer Druckmaschine gedruckt werden, sowie für digitale Publikationen.

DTP-Projekte gibt es in unserem täglichen Leben eigentlich überall. Layoutarbeiten werden für die Werbeprospekte benötigt, die wir mit der Post erhalten. Sie werden in den Büchern verwendet, die wir zur Entspannung oder Weiterbildung lesen. Die Texte und visuellen Elemente einer Fruchtsaftpackung in unserem Kühlschrank wurden sehr sorgfältig und überlegt positioniert. Das gilt auch für die Reklametafeln, an denen wir auf der Straße vorbeilaufen und die unser Interesse wecken – oder eben nicht.

Wir sollten dabei nicht vergessen, dass Desktop-Publishing auch im digitalen Umfeld benötigt wird. Auch für eine PowerPoint-Präsentation oder ein E-Book werden Layoutarbeiten benötigt, damit das Interesse des Lesers bis zum Ende der Präsentation oder des Buches geweckt bleibt.

DTP beschränkt sich jedoch nicht nur auf die Anpassung und Anordnung verschiedener Elemente. Auch der Text spielt bei Layoutarbeiten eine wesentliche Rolle. Stechen die Überschriften genügend hervor, gibt es zu viel oder zu wenig Text? Die Schriftart und die Schriftgröße sind für das Gesamtpaket sehr wichtig.

Stellen Sie sich zum Beispiel eine Bedienungsanleitung ganz ohne Abbildungen vor, die nur aus sehr viel Text besteht, mit Überschriften, die sich kaum vom Haupttext abheben. Es ist unwahrscheinlich, dass diese Anleitung von vielen Leuten ganz gelesen wird. Auch wenn der Inhalt schwer zu lesen ist, tragen die Layoutarbeiten dazu bei, ihn in ein Format umzuwandeln, das einfacher zu lesen ist und die Bedienungsanleitung nützlicher macht. Es ist wirklich schade, wenn der Inhalt, der mit großem Zeit- und Arbeitsaufwand erstellt wurde, nicht genutzt wird, weil er nicht gut präsentiert ist.

Welchen Zweck erfüllt Desktop-Publishing?

Wir haben den wichtigsten und offensichtlichsten Vorteil des Einsatzes von DTP oben erläutert. Wenn gedruckte oder digitale Inhalte gut zugänglich sind, kann die darin enthaltene Botschaft effizienter übermittelt werden. Diese Tatsache kann nicht überbetont werden. Das Layout erregt die Aufmerksamkeit und weckt das Interesse des Lesers am Inhalt. Im Idealfall ist das Layout wie ein Licht, das in der Dunkelheit leuchtet, und Leute zum Inhalt anzieht.

Desktop-Publishing ist auch ein wesentliches Element des Visual Identity eines Unternehmens. Die Layoutarbeiten sind kein separates Modul, sondern ein Teil eines größeren Pakets. So ist es bei Unternehmen wichtig, dass gedruckte und visuelle Inhalte aufeinander abgestimmt sind. Sonst kann es schwierig sein, das Unternehmen und seine Kommunikation zu erkennen.

Wenn man zum Beispiel ein Unternehmen ganz einfach an der Verpackung eines Produkts oder der Titelseite eines Werbeprospekts erkennt, ohne den Firmennamen zu nennen, waren die Layoutarbeiten und die Kommunikation erfolgreich.

Warum wird Desktop-Publishing für Übersetzungsprojekte benötigt?

Was hat DTP mit Übersetzungen zu tun? Sehr viel. Beim Übersetzen von Inhalten kann der in der Zielsprache erstellte Inhalt erheblich vom ursprünglichen Text abweichen. Die Übersetzung enthält wahrscheinlich eine unterschiedliche Anzahl von Zeichen und Wörtern und unter Umständen auch andere Satzstrukturen. Die Anzahl der Zeichen und Wörter kann beispielsweise so viel höher sein, dass der in die Zielsprache übersetzte Inhalt nicht mehr auf eine DIN A4- Seite passt. Oder es kann das Gegenteil eintreten: der in die Zielsprache übersetzte Text kann wesentlich kürzer sein als das Original, d.h. ein großer Teil des Dokuments bleibt leer.

Wenn bei einem Projekt ein Produktkatalog in eine andere Sprache übersetzt werden soll, ist es sehr wahrscheinlich, dass Layoutarbeiten erforderlich sind. Vor allem in Broschüren mit einer großen Anzahl von Produkten ist der Platz für die einzelnen Produktdaten und Präsentationstexte begrenzt.

Weitere Beispiel für Inhalte, die Layoutarbeiten erfordern, sind Geschäftsberichte, Bedienungsanleitungen und Benutzerhandbücher. Geschäftsberichte enthalten Diagramme mit erläuternden Texten. Bedienungsanleitungen und Benutzerhandbücher enthalten Abbildungen zur Veranschaulichung des Texts. Diese Elemente müssen alle berücksichtigt werden, wenn der Inhalt übersetzt wurde und die Layoutarbeiten mit dem in die Zielsprache übersetzten Inhalt beginnen. Sollte die Schriftgröße verringert werden? Kann ein Bild vergrößert werden, damit die Bildunterschrift besser passt? Diese Fragen werden im Rahmen von Layoutarbeiten oft gestellt.

Übersetzte Inhalte können nur selten direkt kopiert und eingefügt werden, da die Anzahl der Zeichen und Wörter für jedes Sprachpaar anders ausfällt. Eine umfassende Bearbeitung des Aufbaus und des Layouts ist fast immer erforderlich.

Wir können diesen Blogartikel als Beispiel verwenden. Im finnischen Ausgangstext enthält dieser Artikel 1451 Wörter und 11629 Zeichen.

• Die englische Version enthält 2230 Wörter und 11225 Zeichen.
• Die schwedische Version enthält 2061 Wörter und 11574 Zeichen.
• Die deutsche Version enthält 2122 Wörter und 13336 Zeichen.

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Welchen Mehrwert bietet der Desktop-Publishing-Service einer Übersetzungsagentur?

Nur wenige Firmen und Organisationen, die Übersetzungen in Auftrag geben, haben ihre eigenen Layout-Experten. Selbst wenn sie eigene Grafikdesigner beschäftigen, sind diese wahrscheinlich mit anderen Projekten beschäftigt und können oft keine dringenden Aufbau- und Layoutaufgaben übernehmen. Deshalb ist es eine gute Ergänzung, zusätzlich zum Übersetzungsservice auch einen Desktop-Publishing-Service anzubieten. Weitere Informationen über unsere DTP-Services finden Sie hier.

Abgesehen von den Ressourcen hat dies auch den Vorteil, dass sich die professionellen Übersetzer und Layout-Profis alle unter einem Dach befinden. Wenn die Übersetzung und die Layoutarbeiten gleichzeitig in Auftrag gegeben werden, spart das Zeit, da die Unterlagen nicht an verschiedene Experten geliefert werden müssen. Wenn Sie eine Übersetzung mit einem Layout-Service in Auftrag geben, dann erhalten Sie beim Abschluss des Projekts Inhalte, die zur Veröffentlichung bereit sind. Bei Bedarf können die Layout-Experten mit dem Übersetzer zusammenarbeiten und eine abschließende Überprüfung des Inhalts mit dem endgültigen Layout anfordern. Dadurch wird sichergestellt, dass zum Beispiel die Silbentrennung und die Zeilenumbrüche korrekt sind. Das ist besonders hilfreich für den Fall, dass die Person, die eine Übersetzung in Auftrag gibt, mit der Zielsprache nicht vertraut ist.

Wenn der Kontext des Projekts klar ist, kann der Übersetzer Tipps geben oder Elemente aufzeigen, die in kultureller Hinsicht eventuell problematisch sind. Wenn beispielsweise im übersetzten Material Bilder oder Farben verwendet werden, die in der Kultur des Ziellandes problematisch sind, kann dies in der Produktionsphase einfach angepasst werden.

Ein Layoutservice ist aber nicht auf Übersetzungsprojekte beschränkt. Die Experten von Acolad können Layouts auf der Basis Ihrer Leitlinien gestalten und zusammenstellen. 

Erfahren Sie mehr über unseren Desktop-Publishing-Service

Die häufigsten Arten von Inhalten, für die Desktop-Publishing verwendet wird

In der folgenden Liste sind die Inhalte aufgeführt, bei denen Layoutarbeiten am häufigsten zusätzlich zur Übersetzung angefordert werden:

• Bedienungsanleitungen und Benutzerhandbücher für den internen und den externen Gebrauch
• Produktverpackungen mit viel Text
• Broschüren und Produktkataloge
• Dokumente für die Unternehmenskommunikation wie Geschäftsberichte und Zwischenberichte sowie andere offizielle Dokumente zur Verwendung in mehreren Sprachen

Die Liste zeigt auf, dass Layoutarbeiten für fast alle Branchen relevant sind. Layoutarbeiten werden in den Bereichen Industrie, Medizin, Recht, Handel und Technologie benötigt. Dokumente, die Layoutarbeiten erfordern, werden für den internen und den externen Gebrauch benötigt. Der Leser profitiert immer davon, egal, ob es sich dabei um einen Mitarbeiter, Partner, Medienvertreter oder den Endkunden handelt.

Tipps von Experten für DTP bei Übersetzungsprojekten

Wir hatten auch Tipps zur reibungsloseren Gestaltung des Desktop-Publishing-Prozesses versprochen. Für diese Tipps haben wir vier Layout-Experten bei Acolad befragt: Marie-Sophie Petit, Christer Saltin, Jouni Jakonen und Ilja Patrikainen.

PDF-Dateien sind sehr weit verbreitet und müssen nach dem Übersetzungsprozess bearbeitet werden. Bei diesen Dateien reicht es oft aus, dass der übersetzte Text das gleiche Layout aufweist wie das Original-Dokument.

Wenn ein Kunde einen Auftrag für die Übersetzung einer PDF-Datei erteilt, sollte der Projektmanager Anweisungen zum gewünschten Endergebnis erhalten. Muss nur der Inhalt übersetzt werden? In diesem Fall wird der Text aus der Original-Datei „extrahiert“, übersetzt und an den Kunden geliefert. Wenn die PDF-Datei veröffentlicht werden soll, sollten Sie angeben, ob sie für den internen oder externen Gebrauch bestimmt ist.

Man sollte auch bedenken, dass es ohne die Original-Dateien unmöglich ist, mit einer PDF-Datei die gleiche Qualität wie bei der Original-Datei zu erzielen. Wenn der Inhalt für den externen Gebrauch veröffentlicht wird, erzielt man bessere Ergebnisse, wenn die Original-Bilder mit hoher Qualität mit dem Text mitgeliefert werden.

Wenn die Übersetzung und das Layout-Projekt dringend benötigt werden, sollten die Materialien in einem editierbaren Format bereitgestellt werden. Der Text kann zwar mit Hilfe von OCR-Tools schnell aus einer PDF-Datei extrahiert werden, dies ist aber trotzdem eine Phase, die vermieden werden kann.

Es ist auch vorteilhaft, wenn die Original-Dateien zur Verfügung gestellt werden, da das Layout und die Struktur des Dokuments bei der Konvertierung von einem Format in ein anderes beeinträchtigt werden können.

In dieser Abbildung wird ein Beispiel gezeigt, wie das ursprüngliche Layout bei der Konvertierung einer PDF-Datei in ein Word-Dokument verloren gegangen ist. Im Feld auf der linken Seite wird das Original-Layout des Textes gezeigt.

Wenn Sie eine DTP-Datei liefern, die übersetzt werden muss, sollten Sie alle Elemente, die in der Datei verwendet werden, wie Bilder, Links und Sonderschriftarten bereitstellen. Dadurch können die Layoutarbeiten kurz nach der Übersetzung durchgeführt werden und das Projekt wird nicht wegen fehlender Materialien aufgehalten. Die beste Qualität und das beste Ergebnis werden mit den Original-Materialien erzielt.

Unsere Experten empfehlen, die Original-Dateien zu verwenden, wenn Sie einen Übersetzungsauftrag erteilen. Der Inhalt kann mit Adobe InDesign, Illustrator, FrameMaker oder Photoshop oder einer anderen Software erstellt worden sein. Wichtig ist hier, dass die Original-Dateien verwendet werden.

Bei Texten, die übersetzt werden sollen, lässt sich folgender Tipp am einfachsten umsetzen: Verwenden Sie keine harten Zeilenumbrüche innerhalb von Absätzen. Oder anders ausgedrückt, drücken Sie nicht die Eingabetaste, die einen „harten Zeilenumbruch“ in den Text einfügt. Das hängt jedoch mehr mit dem Translation Memory (Übersetzungsspeicher) zusammen als mit den Layoutarbeiten. Wenn ein harter Zeilenumbruch in einem Absatz verwendet wird, kann ein Translation Memory die übersetzten Segmente falsch interpretieren. Das Problem ist, dass die im Translation Memory gespeicherte Übersetzung so nicht für zukünftige Übersetzungsprojekte verwendet werden kann. Wenn der Inhalt keine harten Zeilenumbrüche innerhalb eines Absatzes erfordert, verwenden Sie diese bitte nicht. Das ermöglicht es uns, die Vorteile des Translation Memory in Bezug auf Effizienz und Kosten voll zu nutzen. Weitere Informationen zum Thema Translation Memory finden Sie hier.

Versuchen Sie, bei der Erstellung der Datei mit dem Layout den für die Übersetzung benötigten Platz zu berücksichtigen. Bei der Übersetzung des Inhalts kann sich die Textmenge je nach Sprachkombination um 10–30 Prozent erhöhen. Wenn in einem Dokument, das Layoutarbeiten erfordert, der Platz für den Text beschränkt ist, kann die Situation durch die Übersetzung schwierig werden. Die Schriftgröße kann etwas verringert werden, darf aber nicht zu klein werden, da sonst die Lesbarkeit beeinträchtigt wird. Auch bei Übersetzungen mit Zielsprache Arabisch oder Sprachen mit dem kyrillischen Alphabet sollten Sie mehr Platz lassen.

Wie es bei einer Zusammenarbeit immer der Fall ist, ist der Schlüssel zum Erfolg eine effiziente Kommunikation. Wenn für ein Übersetzungsprojekt, das Desktop-Publishing erfordert, klare Ziele gesetzt werden, können die Erwartungen effektiver erfüllt werden. Damit wird ein Verständnis dafür geschaffen, was für das optimale Ergebnis erforderlich ist. Egal, ob es sich dabei um die Überprüfung der Übersetzung durch den Übersetzer nach Abschluss der Layoutarbeiten oder die Lieferung der Original-Dateien handelt, eine effektive Kommunikation wird dies klarstellen.

Tipps

• Eine PDF-Datei kann ohne die Original-Dateien nicht mit der gleichen Qualität wie die Original-Datei erstellt werden. Bitte teilen Sie uns mit, wofür Sie die PDF-Datei verwenden wollen, damit wir sie so verarbeiten können, wie es für den jeweiligen Zweck am besten geeignet ist.
• Wenn möglich, vermeiden Sie harte Zeilenumbrüche innerhalb von Absätzen. Ein gut gepflegtes Translation Memory spart auf lange Sicht Geld.
• Lassen Sie genügend Platz für den übersetzten Text. Die Textmenge kann sich je nach Sprachkombination um 10–30 Prozent erhöhen. Das Layout eines Texts ist einfacher zu bearbeiten als der Inhalt.
• Die besten Ergebnisse werden durch eine effektive Kommunikation erzielt.

Ein gutes Layout ist ein erfreulicher Anblick und weckt das Interesse des Lesers

Die Ergebnisse von Desktop Publishing gehören in vielfacher Hinsicht zu unserem täglichen Leben. Publikationen, die auf eine ansprechende Art und Weise angeordnet und positioniert sind, sind überall erhältlich. Wir haben uns so sehr an gute Layouts gewöhnt, dass wir unter Umständen nicht mehr bewusst darauf achten. Es fällt uns aber auf, wenn eine Bedienungsanleitung viel Text und keine Abbildungen aufweist oder wenn die Qualität der Bilder schlecht ist oder diese nicht zum Text passen.

Der Inhalt wird für den Leser erstellt und DTP sorgt dafür, dass der Inhalt ein ansprechendes und gut zugängliches Format aufweist. Desktop-Publishing trägt dazu bei, für die Veröffentlichung bestimmte Inhalte zum Leben zu erwecken. Dieser Grundsatz kann auf alle Publikationen angewandt werden, von Drucksachen bis hin zum offiziellen Geschäftsbericht eines Unternehmens.

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