Wie Sie Ihre Konferenzen digital abwickeln

Best Practices

conference call

Es ist durchaus möglich, Ihre Konferenzen digital zu veranstalten. Es gibt zahlreiche Tools, um ein Webinar zu erstellen, jedoch bedarf es einer gewissen Vorbereitung. Schauen wir uns dies einmal genauer an.

Stellen Sie sich einmal vor, dass Sie monatelang mit der Vorbereitung eines Events beschäftigt waren, alles planten und organisierten, bis schließlich die schlechten Nachrichten eintrafen, dass die Durchführung nun nicht mehr möglich sei. Keine Sorge, es ist nicht alles verloren.

„Unseren Kunden ist nicht immer bewusst, dass es Lösungen gibt. Zunächst sollte man sich vor Augen halten, dass es durchaus machbar ist, eine Konferenz zu digitalisieren“, erklärt Marie-Sophie Petit, Leiterin für Prozesse und Innovation bei Acolad.

Bevor es losgehen kann, sollten Sie jedoch ein paar wesentliche Schritte umsetzen:

 

1. Ermitteln Sie Ihre Bedürfnisse

Es gibt zahlreiche verschiedene Tools für Remote-Konferenzen. Um die für Sie passende Lösung zu finden, müssen Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse bestimmen. Veranstalten Sie zum Beispiel ein internes oder externes Meeting? Wie viele Personen werden voraussichtlich daran teilnehmen? Einige Dutzend oder mehrere Hundert? Möchten Sie automatische E-Mails und Erinnerungen versenden? Welche Bandbreite benötigen Sie? Ist für Ihr Event eine Audiolösung ausreichend oder brauchen Sie auch eine Videofunktion? Benötigen Sie Untertitel? Solche und weitere Fragen sollten Sie sich im Voraus stellen.

2. Finden Sie das richtige Tool

Schauen Sie sich, nachdem Sie diese Fragen geklärt haben, die große Auswahl an verschiedenen Tools an. Microsoft Teams wird oftmals für interne Konferenzen empfohlen. Für externe Konferenzen ist Zoom wegen seiner Benutzerfreundlichkeit in aller Munde, während Webex mit seiner langjährigen Erfahrung punkten kann. Die Wahl fällt Ihnen schwer?

„Wir können Tools empfehlen und sogar mit der IT-Abteilung des Kunden zusammenarbeiten, um die Konferenzen für ihn zu erstellen“, erklärt Marie-Sophie Petit.

Der wichtigste Aspekt ist jedoch die Zuverlässigkeit der Lösung. Je höher die Bandbreite, auf die sie zugreift, desto reibungsloser wird auch das Event verlaufen.

3. Stellen Sie die Logistik sicher

Super, Sie haben das richtige Tool gefunden! Nun müssen Sie dafür sorgen, dass die Konferenzteilnehmer alles haben, was sie brauchen. Schicken Sie ihnen im Voraus alle notwendigen Informationen, wie zum Beispiel den Link oder QR-Code zur Anmeldung für das Meeting sowie Datum und Uhrzeit der Veranstaltung.

„Vor jedem digitalen Event senden wir Anweisungen, in denen alles, was die Teilnehmer für das Meeting benötigen, aufgelistet ist: Computer, Headset, Smartphone etc.“, erklärt Giulia Silvestrini, Leiterin Dolmetschen und Konferenzdolmetscherin bei Acolad.

Der letzte Schritt der Vorbereitungsphase ist der Hardwaretest. Führen Sie am Vortag oder einige Stunden vor dem Meeting einen Probelauf durch, um sicherzustellen, dass alles funktioniert.

 


Wünschen Sie eine ausführliche Beratung?  Kontaktieren Sie uns!

 

Eine digitale Konferenz mit Einsatz von Dolmetschern

Der wichtigste Aspekt beim Dolmetschen ist der Ton. Der Dolmetscher muss hören können, was der Sprecher sagt, um dies übersetzen zu können. Die technische Herausforderung besteht darin, den Ton in verschiedenen Sprachen über verschiedene Kanäle senden zu können. Aus diesem Grund hat Acolad ein eigenes zuverlässiges Tool entwickelt, welches sich hervorragend für Events mit mehreren Tausend Menschen eignet und eine gute Audio- und Videoqualität gewährleistet.

„Die Technik hinter dem Tool ermöglicht es, den Ton vom Sprecher an unterschiedliche Dolmetscher zu senden, die dessen Rede in ihre jeweiligen Sprachen übersetzen. Dies wird dann an die Zuhörer gesendet, die ihre bevorzugte Sprache auswählen“, erklärt Marie-Sophie Petit.

Mithilfe dieses Tools können auch Remote-Konferenzen simultan in mehrere Sprachen gedolmetscht werden. Bei einer Präsenzkonferenz benötigen Dolmetscher für ihre Arbeit eine Kabine.

„Acolads Tool bildet diese Dolmetschkabinen nach. Es bietet eine spezifische Benutzeroberfläche für Dolmetscher sowie einen technischen Ansprechpartner. Dieser überwacht das Meeting und kann jederzeit technischen Support liefern“, fügt Giulia Silvestrini hinzu.

Möglicherweise bevorzugen Sie, dass die Rede des Sprechers lediglich schriftlich in Form von Untertiteln übersetzt wird. Auch hierfür gibt es mehrere Lösungen. Acolad bietet Tools mit einem Spracherkennungssystem, bei denen das Gesagte automatisch übersetzt wird. Dieser Dienst ist jedoch noch an Einschränkungen gebunden. Die ideale Lösung wäre eine Kombination aus Mensch und Maschine: Eine Maschine liefert eine Erstübersetzung, welche von einem Menschen in Echtzeit korrigiert wird.
Wenn Sie über bereits vorhandene Videos verfügen oder eine Konferenz für eine spätere Ausstrahlung aufnehmen, empfiehlt es sich, die Inhalte im Voraus zu übersetzen, um bestmögliche Qualität sicherzustellen.

 

Erfahrungsbericht: „Ich habe ein digitales Event für 300 Personen veranstaltet“

Yann Orpin, Vorsitzender von Medef Lille Métropole, veranstaltet alle zwei Monate Meetings für Unternehmer. Während des Lockdowns beschloss er, diese in Form von Remote-Konferenzen mit Acolad durchzuführen und seine Erfahrungen mit uns zu teilen:

„Ich entschied mich schnell dafür, ein digitales Meeting zu organisieren. Schon bald stellte ich jedoch fest, dass ich nicht über das richtige Tool oder ausreichend Bandbreite verfügte, sodass lediglich 20 Personen hätten teilnehmen können. Deshalb musste ich eine verlässliche Lösung finden, um 300 Personen teilnehmen lassen zu können.

Ein weiterer wichtiger Aspekt war die Uhrzeit des Meetings. Ich organisierte diese Events früh am Morgen um 8:30 Uhr, da zu dieser Zeit weniger Leute online sind und die Verbindung deshalb in der Regel schneller ist.

Außerdem musste ich mich an neue Verhaltensweisen anpassen, weshalb ich ein Tool wählte, das sowohl auf dem Computer als auch auf dem Telefon verwendet werden kann.

Die nächsten Meetings werde ich als virtuellen Roundtable für 8 bis 10 Personen organisieren, damit die Teilnehmer bereits vor dem Beginn der Konferenz zunächst etwa 10 Minuten miteinander sprechen können.

Digitale Veranstaltungen bieten zahlreiche Vorteile: Sie beginnen pünktlich, niemand steckt im Stau fest, jeder kann mit seinem Telefon sogar vom Auto aus daran teilnehmen – und das Beste: Ich kann diese Events als Podcasts erneut wiedergeben.

Der nächste Schritt wird die Entwicklung einer Podcast-Plattform sein, über die man Zugriff auf alle vergangenen Events erhält.“

 


Haben Sie Fragen zur Realisierung einer digitalen Konferenz? Kontaktieren Sie uns!