Comment digitaliser sa conférence ?

Bonnes pratiques

Conférence en ligne

Vous avez mis des mois à préparer un événement, à tout organiser, à tout planifier, et la mauvaise nouvelle tombe : vous ne pouvez pas le faire. Pas de panique ! Tout n’est pas perdu. « Nos clients n’ont pas toujours en tête qu’il existe des solutions. La première chose qu’il faut donc se dire, c’est que c’est possible de digitaliser une conférence » témoigne Marie-Sophie Petit, Head of Process & Innovation chez Acolad. Mais avant de se lancer, voici quelques pré-requis.

1. Evaluez votre besoin

Il existe de nombreux outils qui permettent de réaliser une conférence à distance. Pour trouver celui qui vous correspond, vous allez devoir évaluer vos besoins : est-ce une réunion en interne ? En externe ? Combien de personnes sont attendues ? Quelques dizaines ? Plusieurs centaines ? Souhaitez-vous un envoi d’emails automatique ? Des relances ? De quelle bande passante avez-vous besoin ? La visio est-elle vraiment indispensable ou l’audio suffit-il ? Voulez-vous un sous-titrage ? Etc.

2. Trouvez le bon outil

Une fois que vous avez répondu à ces questions, penchez-vous sur l’outil en lui-même. Il en existe de nombreux. Par exemple Microsoft Teams est plutôt recommandé pour des conférences en interne. Pour l’externe, Zoom fait beaucoup de parler de lui pour sa simplicité d’utilisation, tandis que Webex est l’un des acteurs historiques. Difficile de faire un choix ? « Nous pouvons préconiser des outils et même lancer des conférences pour nos clients, en accord avec le service informatique de leur entreprise », assure Marie-Sophie. Mais l’élément le plus important à considérer est la robustesse de l’outil. Plus il a une bande passante suffisante, plus votre événement se déroulera sans encombre. 

3. Assurez la logistique

Vous avez trouvé l’outil qu'il vous fallait ? Parfait ! A vous désormais de faire en sorte que votre audience ait toutes les informations nécessaires. Assurez-vous d’envoyer les bonnes informations en amont : lien de connexion ou QR code, date & heure. « Avant chaque événement digital, nous envoyons un vademecum qui explique ce dont la personne a besoin pour participer au meeting : ordinateur,  casque, smartphone… » explique Giulia Silvestrini, head of Interpreting / Conference Interpret, chez Acolad. Dernier point à prévoir : le test du matériel. Faites une simulation la veille ou quelques heures avant pour vérifier que tout fonctionne.

Digitaliser une conférence avec interprétation 

Dans l’interprétation, ce qui prévaut, c’est le son ! L’interprète doit en effet parfaitement entendre ce qu’il se dit pour pouvoir traduire. Il y a aussi un défi technique à relever puisqu’il faut envoyer le son, en différentes langues, sur différents canaux. C’est la raison pour laquelle Acolad a développé un outil robuste, idéal pour réaliser des événements avec des milliers de personnes en même temps, avec une bonne qualité vidéo et audio. « La technologie de l’outil permet d’envoyer le son du conférencier aux différents interprètes, qui traduisent dans leur langue respective le discours, qui est envoyé vers le public qui choisit lui-même la langue qu’il veut », explique Marie-Sophie. L’outil permet donc de réaliser une conférence à distance avec interprétation multilingue en simultané.  
Dans une conférence physique avec interprètes, il existe des cabines, indispensables aux interprètes pour effectuer leur travail. « L’outil d’Acolad reproduit ces cabines. Il existe une interface dédiée pour les interprètes ainsi qu’un technicien qui assure le suivi technique du meeting et qui peut intervenir à tout moment pour dépanner », atteste Giulia Silvestrini. 

Vous pouvez aussi simplement vouloir traduire ce qui est dit à l’écrit, avec des sous-titrages. Là encore, plusieurs solutions sont possibles. Acolad bénéficie d’outils qui permettent de traduire automatiquement ce qui est dit, grâce à un système de reconnaissance vocale. Mais ce service a tout de même ses limites. L’idéal ? Un combo : automatisme + homme. Un robot fait une première traduction et un humain relit pour corriger en temps réel ce qui est écrit.

Si vous avez des vidéos déjà prêtes, ou si vous filmez une conférence pour la diffuser plus tard, le mieux est alors de la faire traduire en amont. Vous bénéficierez ainsi d’une traduction optimale ! 

Témoignage : « J’ai digitalisé un événement pour 300 personnes » 

Yann Orpin, Président du Medef  Lille Métropole, propose des rendez-vous aux entrepreneurs tous les deux mois. Avec le confinement, il a décidé de les faire à distance. « Très vite, j’ai souhaité digitaliser ce rendez-vous. Mais je n’avais pas le bon outil, pas assez de bande passante et seules 20 personnes ont pu se connecter. J’ai donc trouvé un outil suffisamment robuste pour accueillir 300 participants. Autre point : le choix de l’heure. J’ai choisi de proposer ces événements tôt le matin, à 8h30. Résultat : il y a beaucoup moins de monde connecté à cette heure là, j’ai donc plus de chance d’avoir un bon débit. Enfin, je m’adapte aux nouveaux comportements, j’ai donc opté pour un outil qui peut être utilisé sur ordinateur ou sur téléphone. Pour les prochains rendez-vous, je vais créer des tables virtuelles de 8/10 personnes afin que chacun échange 10 minutes avant le début de la conférence. Il y a de nombreux points positifs dans la digitalisation des événements : ils débutent à l’heure, personne n’est dans les bouchons, tout le monde peut y assister même depuis sa voiture avec son téléphone et, cerise sur le gâteau, je peux rediffuser ces événements sous forme de podcasts. Prochaine étape : développer la plateforme de podcasts sur laquelle on aura accès à tous les événements passés. »