L'optimisation des processus figure parmi les objectifs de toute entreprise, les processus de rationalisation permettant de gagner de l'argent et du temps en faveur des activités principales des entreprises. L'optimisation des processus s'applique également à la gestion des traductions. Dans cet article, nous expliquons les avantages de l'intégration et décrivons les options disponibles pour la mettre en œuvre.
Qu'est-ce que l'intégration dans la gestion des traduction ?
Dans un environnement international, une gestion efficace des traductions est essentielle. Un lancement de produit qui a lieu dans plusieurs pays ou une campagne de marketing multilingue lancée simultanément exige que tout le matériel nécessaire soit disponible dans tous les pays cibles au moment du lancement. Ceci s'applique également à tous autres documents. Ils doivent être facilement accessibles, et de préférence avec un minimum d'efforts.
Voyons ce à quoi ressemble le processus de traduction lorsque le projet est géré par e-mail.
Habituellement, le processus de traduction géré par e-mail comprend entre 8 et 9 étapes individuelles, selon les circonstances. Toutes requièrent une action du client ou du partenaire de traduction. Il est tout à fait possible qu'avant d'envoyer une demande de traduction ou une demande de devis, des processus internes aient également eu lieu chez le client.
Ainsi, le processus de traduction peut commencer des jours, voire des semaines, avant que le traducteur ne reçoive le texte à traduire.
Si le besoin de traductions est fréquent et continu, l'optimisation du processus prend alors tout son sens. C'est pourquoi des connecteurs ont été développés pour automatiser au maximum le processus de traduction.
L'idée sous-tendant l'intégration consiste à faire en sorte que le contenu à traduire soit envoyé au prestataire de traduction avant de lui être retourné en faisant le moins d'efforts possible. Par exemple, la traduction d'une page Internet en plusieurs langues peut être prévue de sorte que le contenu soit automatiquement envoyé pour traduction après que la page Internet originale a été finalisée. Lorsque les traductions sont finies, elles sont renvoyées vers le système original et une nouvelle version de la page Internet est automatiquement créée.
L'objectif de l'intégration est de minimiser le temps passé à travailler manuellement sur le projet et de maximiser l'automatisation de sorte que les employés puissent se focaliser sur les activités essentielles de la société.
Quels sont les avantages de l'intégration via un connecteur ?
L'automatisation de processus aide les entreprises de plusieurs façons. Tout d'abord, l'intégration diminue le travail manuel. Concrètement, cela signifie que le contenu à traduire n'a pas besoin d'être téléchargé séparément dans un dossier avant d'être transféré par e-mail.
Télécharger des fichiers et les envoyer par courrier électronique peut sembler peu chronophage, mais si cette routine est régulièrement répétée, toutes les semaines voire tous les jours, elle devient un fardeau considérable. Il convient de ne pas oublier que le contenu traduit doit être de nouveau téléchargé dans le système.
Par exemple, un rédacteur technique ou un auteur de contenu marketing préférerait sans doute se concentrer sur l'amélioration du contenu original plutôt que de consacrer une grande partie de son temps à s'occuper de traductions.
L'automatisation réduit le risque d'erreur humaine. Tout le contenu devant être traduit a-t-il bien été inclus dans le courrier électronique ? La dernière version du document a-t-elle été traduite ? L'automatisation incluse dans une solution de connecteur garantit que tout le contenu à traduire est bien traduit et que toutes mises à jour des documents sont prises en compte.
Le recours à un connecteur aide également à accélérer le délai de mise sur le marché. Le temps économisé grâce à l'automatisation peut être alloué à d'autres activités favorisant la mise sur le marché et la vente du produit. Cette stratégie ne concerne pas uniquement les nouveaux produits. Elle s'applique également aux nouveaux marchés.
Ajouter une nouvelle langue cible à un connecteur existant est facile. Après son ajout, les traductions dans la nouvelle langue sont aussi faciles que les précédentes. Le recours à un connecteur simplifie aussi l'expansion sur de nouveaux marchés.
Parmi les avantages d'un connecteur figure également la sécurité des données. Le contenu à traduire est échangé en toute sécurité entre le système de gestion de contenu de la société et le système de gestion des traductions. Le recours à un connecteur permet de garantir que des informations importantes de la société ne finissent pas entre les mains de tierces parties.
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Les avantages de l'intégration en quelques mots
- Libère des ressources du travail manuel
- Avec moins de travail manuel, les risques d'erreur humaine sont moindres
- Simplifie l'expansion sur de nouveaux marchés
- Améliore la sécurité des données, car le contenu à traduire est uniquement échangé entre le système de gestion de contenu de la société et le système de gestion des traductions.
Quelles sont les options de connecteur disponibles pour la mise en œuvre de l'intégration ?
Le secteur industriel, comme d'autres secteurs, utilise de nombreux systèmes de gestion de contenu. Des systèmes qui répondent au mieux aux objectifs commerciaux de la société ont été adoptés. Il n'est pas rare que des systèmes entièrement personnalisés aient été développés pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise, combinant systèmes ERP, système de gestion de contenu et système d'informations sur les produits.
En raison du nombre important de variables dont il faut tenir compte, il est clair qu'un unique système ne peut convenir à tous. Les solutions intégrées peuvent être grossièrement divisées en trois catégories : les solutions prêtes à l'emploi, les solutions « hot folder » et les solutions personnalisées.
Les connecteurs prêts à l'emploi
Un connecteur prêt à l'emploi signifie qu'une intégration existante pouvant être rapidement mise en œuvre a été développée pour être utilisée entre le système de gestion de contenu (CMS) et le système de gestion des traductions (TMS).
En fonction du CMS, la mise en œuvre du connecteur peut être aussi simple que le téléchargement d'une extension du CMS établissant une connexion entre le CMS et le TMS. Dans certains cas, le connecteur est incorporé au CMS et est visible en tant qu'une des fonctions du système.
Le principe de base est que le déploiement et l'utilisation du connecteur sont simplifiés. Le contenu produit peut être directement envoyé en traduction à partir du CMS au moyen de quelques clics. La traduction finale est automatiquement retournée au CMS sans qu'aucune autre action ne soit nécessaire. En fonction du système, l'utilisateur peut aussi recevoir une notification lorsque la traduction est terminée.
Avec Acolad, un connecteur prêt à l'emploi peut être déployé pour plusieurs systèmes de gestion de contenu, comme Akeneo, Adobe Experience Manager, Episerver et SAP Hybris.
Les connecteurs prêts à l'emploi sont très utiles lorsque le contenu est publié, par exemple, en tant que simples pages Internet. L'environnement d'exploitation idéal pour les connecteurs prêts à l'emploi est un CMS non modifié.
Le principal atout des connecteurs prêts à l'emploi est qu'ils sont rapidement et facilement déployés. Aucune modification du code du système n'est requise.
Intégration via « hot folder »
Une solution « hot folder » peut être utilisée lorsqu'un connecteur prêt à l'emploi est indisponible et qu'un connecter personnalisé serait trop chronophage et mobiliserait trop de ressources pour satisfaire aux exigences du projet.
Avec une solution « hot folder », le contenu à traduire est téléchargé sur un service en réseau comme SharePoint, OneDrive, Dropbox, Secure FTP ou Google Drive. Ce service peut être programmé pour transférer automatiquement le nouveau contenu au prestataire de traduction. Une fois la traduction terminée, elle est renvoyée sur le service en réseau, où le client peut la retirer.
Une solution « hot folder » ne constitue pas le plus haut degré d'automatisation possible, car le contenu à traduire doit être extrait du système de gestion de contenu avant d'être transféré pour être traduit. Toutefois, ce genre de solution facilite considérablement le processus de traduction.
Concrètement, le processus de traduction se déroule comme suit : l'auteur du contenu original télécharge un fichier vers un « hot folder », qui peut être un dossier Dropbox sur le bureau, par exemple. Le contenu est automatiquement transmis au système de gestion des traductions, où il est transféré au traducteur spécialiste en la matière. Une fois que le traducteur a terminé son travail, il transfère à nouveau le contenu sur le « hot folder », où le client peut le retirer et vérifier que le ton et la terminologie utilisés correspondent aux autres communications de la société. En fonction du CMS, le téléchargement vers et à partir du « hot folder » peut être automatisé par l'intermédiaire d'un script.
Comme son nom l'indique, cette solution est visible par l'utilisateur final sous la forme de dossiers. Si une société opère dans dix langues différentes, par exemple, ces dix langues peuvent être définies en tant que sous-dossiers individuels dans le « hot folder ». La commande de traductions peut être mise en œuvre, par exemple, pour que le contenu soit téléchargé dans les dossiers des langues pour lesquelles une traduction est nécessaire.
Une solution « hot folder » est idéale dans les cas où des traductions sont occasionnellement nécessaires et lorsque le contenu est rarement mis à jour. L'avantage de cette solution est qu'elle est facilement adaptable à une large base d'utilisateurs.
Bien qu'il ne s'agisse pas du plus haut degré d'automatisation, la solution du « hot folder » supprime le besoin d'envoyer le contenu à traduire par courrier électronique. D'un autre côté, il permet à la personne à l'origine de la commande de traduction ou à une personne dans le pays cible de facilement valider les traductions.
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Connecteurs personnalisés
L'idée sous-tendant un connecteur personnalisé consiste à tirer pleinement profit du potentiel de l'automatisation. Un connecteur personnalisé est également une bonne option lorsqu'un connecteur prêt à l'emploi ne peut couvrir tous les besoins en traduction du client. Si, par exemple, la validation personnelle du client est nécessaire pendant le processus de traduction, elle peut être obtenue via le connecteur personnalisé. Si une vue séparée où l'utilisateur peut visualiser les commandes de traduction dans le système de gestion de contenu est nécessaire, elle peut également être mise en œuvre par la personnalisation.
L'idée de base d'un connecteur personnalisé est la même que celle d'un connecteur prêt à l'emploi, c'est-à-dire que l'objectif est de minimiser la quantité de travail manuel et de maximiser l'automatisation. En pratique, le processus peut être automatisé dans la mesure où la prochaine personne à accéder au contenu après l'auteur du contenu original est le traducteur, qui le renverra ensuite.
La personnalisation du processus de traduction permet également d'inclure la sélection du flux de travail dans le processus. L'un desdits flux de travail pourrait être la traduction automatique. Il ne s'agit-là que d'un exemple des possibilités offertes ; nous ne recommandons pas de recourir à la traduction automatique pour les communications externes. En ajoutant la post-édition de la traduction automatique au processus, il est possible d'obtenir un résultat final adapté à la publication.
Les solutions personnalisées sont rendues possibles par une interface de programmation d'applications (API). Via l'API, le système de gestion de contenu et le système de gestion des traductions peuvent communiquer.
Une API est utilisée lorsqu'un connecteur prêt à l'emploi ne satisfait pas à l'ensemble des besoins. Elle est également requise lorsque le système de gestion de contenu ou d'informations sur les produits ne peut, par défaut, communiquer avec le système de gestion des traductions. Autrement dit, lorsqu'il n'existe aucun lien entre les systèmes. Elle peut aussi s'avérer utile lorsque le système de gestion de contenu a été fortement adapté aux besoins spécifiques de l'entreprise.
Comme pour toute personnalisation, la création d'un connecteur personnalisé demande du temps et de l'engagement. Cependant, une solution personnalisée portera ses fruits une fois que le processus aura été rationalisé et que l'automatisation aura été maximisée.
Un connecteur personnalisé est très utile lorsque des traductions de contenus sont fréquemment et continuellement nécessaires. Pour le secteur industriel, il peut s'agir de mise à jour de documents, de modes d'emploi ou de contenus marketing, par exemple.
S'il existe plus de dix paires de langues pour la traduction, un connecteur prêt à l'emploi ou personnalisé correspond au meilleur outil d'automatisation du processus de traduction. L'automatisation permet de réaliser des économies considérables après avoir réduit autant que possible la quantité de travail manuel.
Lorsqu'il utilise une solution personnalisée, le client peut aussi avoir recours à une API pour créer le connecteur. Ceci requiert bien entendu de la société qu'elle ait les compétences nécessaires à la programmation d'une API. Acolad sera heureux d'aider au développement d'un connecteur si un client souhaite commencer à créer un connecteur entre son système d'informations sur les produits ou son système de gestion de contenu et le système de gestion des traductions d'Acolad.
Économiser du temps et de l'argent grâce à l'intégration
L'automatisation du processus de traduction libère des ressources qui peuvent être utilisées là où elles sont le plus nécessaires. Même une simple connexion supprimera les étapes du travail manuel du processus de traduction. En renforçant l'automatisation, le processus de traduction peut être rendu plus fluide, et le nombre d'étapes manuelles peut être minimisé. Les parties en charge du contenu peuvent alors se concentrer sur leurs missions essentielles. En parallèle, la productivité peut s'accroître et l'entrée sur de nouveaux marchés peut être simplifiée via un processus de traduction rationalisé.
Votre société a-t-elle besoin de documents techniques et d'autres contenus en plusieurs langues ? Vous aimeriez, peut-être, en finir avec l'envoi de commandes de traduction par courrier électronique ? N'hésitez pas à nous contacter, nos experts vous aideront à choisir la solution qui répond le mieux à vos besoins.
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