Das SAP-Universum erlebt gerade eine Revolution. Der ERP-Support von SAP wird bis 2025 eingestellt. Das zwingt Unternehmen, die aktuell SAP ERP (EEC) verwenden, auf S/4HANA umzusteigen.
Die neue ERP-Software von SAP läuft ausschließlich auf HANA, der SAP-eigenen speicherinternen Datenbank. Das Problem: Wenn Sie S4/HANA zur Dokumentensicherung verwenden, können die Kosten schnell aus dem Ruder laufen. Zusätzlich kann es zu Problemen mit der Lizenz, dem Zugriff auf Contents, der Compliance, dem Retention Management und vielen anderen Prozessen kommen.
Wollen Sie beim Umstieg auf S/4HANA Kosten eindämmen und diesen Problemen aus dem Weg gehen? Dann ist ein alternatives Dokumentenmanagement für SAP eine interessante Alternative für Sie. Hier sind 5 schlagkräftige Argumente dafür, warum Sie bei der Migration auf S/4HANA ein Enterprise Content Management System (ECM) wie Alfresco oder OpenText verwenden sollten.
1. Ein weiterer Content-Silo
SAP verwaltet in der Regel riesige Mengen an geschäftskritischen Daten und Dokumenten wie Rechnungen und Verträge. Ist das System nicht in eine ECM-Plattform integriert, werden alle SAP-Dokumente in der HANA-Datenbank abgelegt. Dadurch entsteht ein weiterer Content-Silo neben Ihrer SharePoint-Umgebung, Ihrer Plattform zum Dokumentenmanagement oder dem Content-Verzeichnis, über das Sie einen Teil Ihrer Unternehmenscontents verwalten.
Viele Unternehmen kämpfen mit der steigenden Zahl Ihrer Silos. Was viele dabei noch gar nicht berücksichtigen: Es sind auch beträchtliche versteckte Kosten damit verbunden. Zunächst einmal müssen Sie Ihre Governance-Grundsätze wie etwa die Richtlinien zum Retention Management auf mehrere Systeme übertragen.
Darüber hinaus gilt es, über alle Verzeichnisse hinweg die Berechtigungsstrukturen zu verwalten. Denken Sie außerdem auch an die steigenden Kosten für die Integration, wenn innerhalb eines Geschäftsprozesses Content aus gleich mehreren Verzeichnissen benötigt wird.
Diese ganzen Probleme können Sie sich ersparen. Sie müssen dafür nur Ihre Dokumente von SAP auf ein zentrales Verzeichnis zum Dokumentenmanagement verschieben, wie etwa OpenText Documentum oder Alfresco.
2. Steigende Kosten für die Dokumentenablage
S/4HANA verfügt über eine eigene „speicherinterne“ Datenbank. Dadurch wird einerseits die Datenbank schneller. Andererseits steigen allerdings auch die Ausgaben, wenn Sie zur Dokumentspeicherung SAP verwenden. Schließlich handelt es sich dabei um ein Content-Ablagesystem der Speicherstufe 1.
Mit ECM-Lösungen können Sie die Dokumente auf der Festplatte speichern und dadurch die Kosten beträchtlich senken. Damit aber nicht genug. Die meisten ECM-Plattformen bieten Ihnen nämlich noch viel ausgeklügeltere Möglichkeiten der Speicherverwaltung.
So verfügt Alfresco über einen AWS S3-Konnektor, mit dem Sie Ihre Daten spezifischen Speicherklassen zuweisen können. Der Vorteil: Sie können eigene Prioritäten hinsichtlich Preis und Leistung setzen. OpenText bietet Ihnen ähnliche SaaS-Lösungen zur Optimierung Ihrer Speicherkosten.
3. Beschränkter Zugriff auf Content
Eine typische Situation in Unternehmen, die SAP verwenden: Von den Usern, die nur gelegentlich mit SAP-Dokumenten arbeiten, haben nicht alle eine SAP-Lizenz. Davon betroffen sind etwa Mitarbeiter, die spezifische Rechnungen oder Verträge prüfen.
Schuld daran können die Lizenzkosten oder auch die hohen Anforderungen bei der Arbeit mit SAP sein. In solchen Fällen ist es oft sehr hilfreich, den Content auf eine ECM-Plattform zu verschieben. Sie können dann Ihre Verträge und Rechnungen außerhalb der SAP-Umgebung abwickeln – über einen ECM-basierten Workflow.
4. Bereinigen alter Daten
Die Migration von ERP auf S/4HANA ist die optimale Gelegenheit, ältere Daten zu archivieren. Manche nicht mehr aktive Daten oder Dokumente müssen aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden, oder sie müssen zur späteren Einsichtnahme zur Verfügung stehen.
Genau deshalb ist es keine gute Idee, die Daten und Dokumente auf S/4HANA zu verschieben. Viel besser eignet sich eine Plattform zur digitalen Archivierung, wo sie ganz einfach abgerufen werden können. Damit sparen Sie sich nicht nur eine Menge Speicherkosten. Sie halten auch Ihre SAP-Umgebung sauberer, während Sie sicherstellen, dass nicht aktive Daten ordnungsgemäß verwaltet und langfristig aufbewahrt werden.
OpenText InfoArchive bietet Ihnen hierfür eine kosteneffektive Lösung – eine Kombination, mit der Sie ein hohes Volumen an Daten und Dokumenten effektiv verwalten und archivieren können.
5. Alfresco- und OpenText-Integrationen für SAP
Wir sind uns sicher, dass Ihr SAP-System davon profitiert, wenn Sie die Dokumente auf eine ECM-Plattform verschieben. Zusätzlich zu den 4 bereits genannten Gründen gibt es noch ein weiteres starkes Argument: Sowohl Alfresco als auch OpenText bieten zertifizierte SAP-Integrationen, mit denen Sie alle beschriebenen Herausforderungen bewältigen können. Darüber hinaus bietet Ihnen OpenText eine SAP-integrierte Lösung zur intelligenten Verarbeitung empfangener Rechnungen.
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