Sich digital neu aufstellen und dabei noch Kosten sparen – das ist das Business-Credo unserer Zeit. Höchste Priorität hat dabei, den Wert von Informationen maximal auszuschöpfen, unabhängig von Quelle, Format und Datenvolumen (das unaufhörlich steigt). Informationen zu erfassen, zu verarbeiten und richtig zu kanalisieren, das geht nicht ohne Computertechnik. Eine Investition in mehr und vor allem neue IT-Technologie muss man sich jedoch leisten können. Kleine und mittlere Unternehmen haben da in der Regel weniger finanziellen Spielraum. Aber ist das immer ausschlaggebend? Wenn nun Unternehmen beliebiger Größenordnung auf kritische Geschäftsdatenbestände einfach und schnell zugreifen und dadurch sogar noch ihre Produktivität steigern könnten?
Das ist kein Wunschdenken: Datenerfassungstechnologie auf Enterprise-Ebene, zum Beispiel Captiva, kann sich inzwischen jedes Unternehmen leisten. Die Größe spielt dabei keine Rolle. Captiva as a Service (CaaS) ist eine kosteneffiziente, intelligente Plattform für die Erfassung von Informationen. Dabei betreibt und betreut Ihr Managed-Services-Partner Ihre Captiva-Software in der Cloud. Ein cloudbasierter Ansatz: Das entlastet Sie nicht nur beim Thema Software-Management, sondern bietet zudem Zeit- und Kostenersparnisse. Und nicht nur das! In Ihren Abteilungen geschieht ein wahres Effizienzwunder, weil Ihre Teams Daten nicht länger von Hand klassifizieren und eingeben oder Dokumente manuell archivieren müssen.
Captiva as a Service (CaaS) in der Praxis: Es gibt verschiedene Anwendungen und Lösungen.
Azure – unsere Cloud-Hosting-Umgebung
Wir haben mit Azure eine Umgebung geschaffen, auf die unsere Kunden dank dedizierter Sicherheitseinstellungen in Azure angepasst Zugriff haben. Das Schöne an dieser Cloud-Lösung von Microsoft: Sie ist hoch skalierbar und bietet uns daher die Möglichkeit, jederzeit auf Bedarfsänderungen zu reagieren. Es wollen mehr Kunden auf CaaS zugreifen und das System wird dadurch mehr belastet? Kein Problem, dann werden einfach zusätzliche Rechner eingebunden, damit sich die Last gleichmäßiger verteilt.
Unser Tipp: Wenn Sie aus Ihrer Investition in die Cloud wirklich das Maximum herausholen wollen, entscheiden Sie sich für eine belastbare, stabile Cloud-Infrastruktur (z. B. auf Basis von Azure), die ein Anbieter für Managed Hosting Services Sie verwaltet. Sie werden feststellen, dass sich dadurch die Projektabwicklung beschleunigt und Ihre Ressourcen optimiert werden. Hardware-Infrastruktur, Monitoring, Skalierung und andere praktische Fragen ... darum kümmert sich Ihr Managed-Services-Partner.
Agilität durch Continuous-Delivery-Methodik
In der IT ist die „Bewegung“ im System schwierig zu beherrschen: Viele Anwender führen in vielen Umgebungen viele manuelle (und damit fehleranfällige!) Aktionen durch. Anwendungen wie Jenkins und Azure DevOps versprechen hier Abhilfe. Sie sind der Grundstein für sogenannte Continuous Delivery Pipelines. Es handelt sich dabei um Prozesse, die das Risiko möglichst gering halten, dass an irgendeiner Stelle manuell eingegriffen wird. Gleichzeitig entsteht dadurch ein belastbareres System für die Anwender. Mit CD-Pipelines sind Deployments schneller ins System eingespielt und häufiger möglich. „Fail-Fast“ – ein Schlagwort aus der Agility-Methodik, das häufig missverstanden wird – erhält dadurch eine ganz konkrete Bedeutung, und zwar im eigentlichen Sinne. Durch kürzere Feedbackschleifen beschleunigt sich die Softwareentwicklung und der Kunde erhält passgenau das Ergebnis, das er erwartet und braucht.
Webbasierte Dienste zur Datenerfassung
Wir bieten CaaS auf Basis von Captiva 7.7 an. Dazu gehören die Weboberfläche Capture Web Client (CWC) und die Programmierschnittstelle Capture REST Service (CRS), die sich mit Microsofts Internet Information Service (IIS) verbindet.
Der Client CWC verbindet sich automatisch mit den CaptureFlows, die Sie im Captiva Designer erstellt haben. Wenn Captiva also bei Ihnen bereits läuft, nutzen Sie die vorhandenen CaptureFlows einfach weiter – mit leichten Anpassungen. Als Client ist CWC sehr leistungsstark: Eine sofortige Datenerkennung ist ebenso wenig ein Problem wie die Indizierung nach Dokumenttyp, den der Client vorfindet. Das heißt konkret, dass sich durch die erfolgreiche Kombination des Eingabeschritts (das Dokument wird z. B. eingescannt) mit der Indizierung (z. B. automatische Dokumentenerkennung und -zuordnung) die Abläufe vereinfachen. Wir haben im Rahmen von CaaS zum Beispiel einen Workflow zur Erkennung von Rechnungsschreiben implementiert. Dabei wird das Format des Dokuments (eine Rechnung) erkannt, und gleichzeitig auch der Inhalt. Aus den Eingabewerten wird dann eine Datei im JSON-Format (JavaScript Object Notation) erzeugt, die in ein Zahlungssystem einlesbar ist, woraufhin die Zahlung vorbereitet wird.
Offen für Verknüpfungen
Die REST-basierte Schnittstelle, die OpenText einsetzt, ermöglicht eine direkte Verbindung von einer beliebigen Geschäftsanwendung zum InputAccel Server. Dort sind alle Captiva-Module gespeichert: Module zum Einscannen, für die Dokumenten- und Datenerfassung und zur intelligenten Dokumenterkennung. FullPageOCR, Classify und ClassifyAndExtract warten beispielsweise auf Dokumente, die von den Anwendern ganz nach Bedarf übermittelt werden. Über die Texterkennung werden Scans maschinengeschriebener oder handschriftlich erstellter Dokumente oder Ausdrucke in maschinell codierten Text umgewandelt. Die Tools Classify und ClassifyAndExtract sind in der Lage, den Typ eines Dokuments mittels inhaltlicher Analyse zu erkennen, und weisen ihm einen Dokumenttyp zu. Je nach Typ wird der Inhalt dann in einen passenden Workflow gespeist. Oder er gelangt zur Weiterbearbeitung in ein anderes System.
Alle Zeichen auf grün – in jeder Umgebung
Damit die Plattform sauber bleibt und nicht durch manuelle Aktionen „abdriftet“, erfolgen Updates und Konfiguration vollautomatisch über die PowerShell in Kombination mit Azure DevOps. Das stellt sicher, dass das System in jeder Phase stabil ist. Fallen sämtliche manuellen Schritte weg, besteht auch viel weniger Risiko und die Störanfälligkeit sinkt.
Der Quellcode der CaptureFlows wird bei jeder Änderung im GIT-Versionskontrollsystem gesichert. Sollten im Zuge einer Verbesserung oder Änderung, die an der Plattform durchgeführt wird, Probleme auftreten, wird einfach wieder eine Vorgängerversion eingespielt.
Automatisierte Bereitstellung
Eine erfolgreiche Bereitstellung setzt voraus, dass alle benötigten Dateien zur richtigen Zeit vorhanden sind. Dafür sorgt bei uns zuverlässig ein automatisierter Build-Schritt, der in DevOps definiert ist. Im Release-Schritt nutzen wir die mit Captiva zur Verfügung gestellten Funktionen, um den Prozess und die entsprechenden Dateien, wie z. B. den kundenspezifischen Code und Erkennungsprojekte, in den entsprechenden Entwicklungs-, Test-, Abnahme- oder Produktionsumgebungen bereitzustellen.
Captiva-Entwickler haben es dadurch einfach: Sie verbinden sich mit der Entwicklungsumgebung, auf der sich ihre Anwendung befindet, und durchlaufen mit DevOps die Stufen von Entwicklung, Test, Abnahme und Produktion. Änderungen erfolgen ausschließlich über DevOps. Der Prozess ist daher reproduzierbar und kann beliebig oft wiederholt werden. Auch das Release-Verfahren gestaltet sich durch die Automatisierung deutlich einfacher: Es müssen keine Anleitungen mehr geschrieben werden. Kein Schritt wird vergessen. Es gibt keine Missverständnisse mehr. Die Bereitstellung zur nächsten Umgebung braucht nicht mehr als einen Mausklick!
Fazit
Erfassung in der Cloud auf Basis von Captiva: Das ist CaaS, Captiva as a Service – eine einfache, skalierbare Lösung zur Informationserfassung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Eine hohe Verfügbarkeit ist durch das Hosting in der Cloud beständig garantiert. Und der Wechsel zu einem anderen Cloud-Provider ist ggf. kein Problem. Ihre Mitarbeiter arbeiten in der Cloud, wenn sie ein Dokument durch die Texterkennung laufen lassen und zuordnen möchten. Dafür nutzen sie entweder den Web-Capture-Client CWC oder sie verbinden sich über die REST-Schnittstelle.
Der Zugriff auf die Anwendung ist unkompliziert, standortunabhängig und per Remote möglich. CaaS integriert mühelos jeden neuen Dokumenttyp und ist schnell skaliert, wenn die Systemnachfrage in die Höhe schnellt oder in einer Abteilung bei der Datenerfassung plötzlich ein erhöhter Bedarf entsteht. Eine Skalierbarkeit, die für Sie bedeutet, dass Sie nicht erst einmal mit einer großen Investition in Vorleistung gehen müssen, wenn Sie Ihre Erfassungs- und Erkennungsanwendung hosten. Sie skalieren sie einfach nach Bedarf. In der Cloud neue Rechner aufzusetzen, ist unkompliziert möglich. Und sollte in Ihrer Serverstruktur eine Störung auftreten, läuft die Cloud-Lösung schon nach wenigen Stunden wieder, nicht erst nach Tagen.
Auf Entwicklerseite ist durch die DevOps von Azure garantiert, dass die Anwendung einfach zu entwickeln und in Betrieb zu nehmen ist. Entwickler erreichen zügig die nächste Umgebung. Dabei „entgleitet“ das System Ihnen nicht mehr, denn jede manuelle Aktion ist ausgeschlossen. Es muss auch nicht mehr für jede Iteration eine neue Anleitung geschrieben werden. Es braucht einfach gar keine Anleitung mehr.
Sie wollen mehr erfahren? Ist ein cloudbasierter Ansatz für Ihr Dokumenten-Management-System geeignet? Oder sollten Sie doch besser auf eine lokal gehostete Lösung setzen? Schicken Sie uns Ihre Fragen oder nutzen Sie das untenstehende Kommentarfeld: Wir helfen Ihnen, eine Lösung zu finden, die Ihren Anwendern das Leben erleichtert und Ihre Inhalte effizienter organisiert.
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