Heutzutage kursieren so viele Definitionen des "digitalen Arbeitsplatzes" herum, wie es Experten für den digitalen Arbeitsplatz gibt. Ein häufiges Missverständnis liegt in der falschen Annahme, dass es sich bei einem digitalen Arbeitsplatz um ein fertiges Produkt handelt – eine einsatzfertige Software, die erworben und installiert werden kann. Zweifellos ist der technologische Aspekt dabei nicht zu verachten, allerdings stellt ein digitaler Arbeitsplatz eher ein breiteres Konzept, eine Vision dar. Dabei ist nötig, die interne Kultur sowie die Betriebsprozesse und die Technologie mit dem Ziel neu auszurichten, alle Abläufe auf digitale Weise abzuwickeln. Die Schwierigkeit dabei liegt in den zahlreichen Bereichen, die angepasst werden müssen. Die nachfolgende visuelle Darstellung veranschaulicht eben diese unterschiedlichen Schichten: eine Unzahl von strategischen Prioritäten, Geschäftsfunktionen, zu erwartende Ergebnisse sowie Problembereiche.
The State of the Digital Workplace 2018 by SMG/CMSWire and Digital Workplace Group. Available online.
Das Kerninteresse des Managements und der Leitung liegt dabei darin, welche Auswirkungen die Transformation eines Arbeitsplatzes auf die wirtschaftlichen Ergebnisse haben wird. Relevante Bereiche reichen dabei von Umsatzsteigerung über Mitarbeiterproduktivität und Produkteinführungszeit bis hin zur Kostensenkung. Im Vergleich dazu würde für digitale und HR-Teams die oberste Priorität eher in den Kommunikationskanälen und in der verbesserten Interaktion der Mitarbeiter des Unternehmens liegen.
Aus der Sicht der Mitarbeitererfahrung gibt es einen weiteren Teil des Puzzles: Ein digitaler Arbeitsplatz sollte das virtuelle Pendant zum physischen Arbeitsplatz darstellen. Dies spielt im Rahmen der Mitarbeiterbindung und ihres Engagements eine wichtige Rolle und verbessert auch ihre Arbeitsweise. Ein Kerntreiber stellt das standortunabhängige Arbeiten des Mitarbeiters dar. Dieser sollte in der Lage sein, virtuell an einem Meeting teilnehmen zu können, z. B. Über Skype oder durch Abrufen der gesamten Projektdokumentation – und das jederzeit, von jedem Ort und auf jedem Gerät. Hin und wieder sollten Mitarbeiter sogar an einem Kaffeeklatsch über soziale Netzwerke wie Yammer oder Slack teilnehmen können. Diese neuen Möglichkeiten der Interaktion helfen dabei, Reise- und Zeitkosten praktisch vollständig abzuschaffen. Darüber hinaus werden Informationen dadurch einfach gehalten und können auch leichter verbreitet werden. Auf diese Weise ist auch eine Diskussion von zwei oder drei Personen für eine weitaus größere Gruppe an Personen zugänglich.
Der digitale Arbeitsplatz, der als "digitaler Hub" fungiert, bietet zudem einen disruptiven Ansatz, wodurch Geschäftsprozesse von Grund auf neu gedacht werden können. Traditionelle Prozesse konzentrieren sich oft auf die nicht-digitale Welt. Die Digitalisierung bietet Ihnen im Gegenzug die Möglichkeit, Prozesse neu zu gestalten. Dadurch können Mittelsmänner entfernt, administrative Aufgaben ohne Wertschöpfung eliminiert, und die gesamte Effizienz gesteigert werden. Diese werden zu automatisierten Workflows und Integrierungen, die Informationen und Aufgaben zwischen Personen und Systemen (CRM, ERP, usw.) verschieben und Echtzeitanalysen erstellen. So wird die Effektivität von Vorgängen verfolgt und kontinuierlich optimiert.
Wenn wir all diese Geschäftserwartungen in einen technologischen Rahmen übertragen, kann der digitale Arbeitsplatz offensichtlich vom Geschäftsprozessmanagement (BPM), dem Fallmanagement und der Inhaltskooperation bis zur vereinheitlichten Kommunikation und der Intranetfunktionalität reichen. An diesem Punkt wird deutlich, dass es keine einzige Plattform gibt – nicht einmal eine große Plattform wie Office 365 – die das gesamte Spektrum eines digitalen Arbeitsplatzes abdecken kann. An dieser Stelle sollte auch erwähnt werden, dass wichtige Aspekte wie Sicherheit und Compliance sowie die Vermeidung von Schatten-IT sogar außer Acht gelassen werden.
Fazit
Obwohl der digitale Arbeitsplatz weitgehend von Technologie abhängig ist, gibt es keine einheitliche Formel oder ein einzelnes Produkt, das die digitale Vision des Arbeitsplatzes vollständig erfasst. Alle Bereiche einer Organisation sind betroffen und es muss ermittelt werden, welche Tools die verschiedenen Anforderungen Ihres Unternehmens erfüllen, wie Prozesse in digitale Formate umgesetzt werden, wie Funktionalitäten interagieren werden und welches Nutzererlebnis die Mitarbeiter überzeugt. Folglich kann sich der digitale Arbeitsplatz schwer auf ein unternehmensweites Programm konzentrieren, das aus einem multifunktionalen Team mit Fachkenntnissen besteht – unter anderem in Bereichen wie IT-Architektur, Mitarbeiterzufriedenheit, interne Kommunikation, UX-Design, Facility-Management und Business-Transformation oder Change-Management.
Wenn Sie vorhaben, ein Projekt eines digitalen Arbeitsplatzes für Ihr Unternehmen ins Leben zu rufen, lassen Sie sich von der Komplexität nicht abschrecken. Eine clevere Möglichkeit, Ihr Projekt vom ersten Tag an zum Erfolg zu führen, besteht in der Auswahl eines Partners mit umfassender Erfahrung in der Strategieentwicklung und Implementierung von Kollaborations-Ökosystemen für Kunden in Ihrer Branche. Diese verfügen über das richtige Know-how, um eine Lösung eines digitalen Arbeitsplatzes an die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen. Darüber hinaus werden sie eine ganzheitliche Strategie entwerfen, wodurch eine effektive Nutzerakzeptanz weiter gefördert wird.
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