Die zentrale Aufgaben eines Digital Project Managers

Vom Abschluss bis zum Go-Live und darüber hinaus stellt digitales Projektmanagement den Schlüssel zum Erfolg für digitale Projekte dar. Da diese aber von kleinen Websites bis hin zu umfangreichen hochkomplexen technischen Builds reichen können, müssen Digitale Projektmanager (DPM) die Fähigkeiten eines Chamäleons vorweisen, um sich den äußerst vielfältigen Aufgaben anpassen zu können – von Diskussionsrunden mit dem Entwicklerteam zur Behebung von Serverproblemen bis hin zur Finanzberichterstattung beim Kunden. Wofür genau ist der Digitale Projektmanager also verantwortlich? Und warum ist seine Rolle im Team so unerlässlich? Oder wird seine Rolle im Team aber überschätzt?

In einem nächsten Schritt werden wir die wichtigsten Aufgaben näher durchleuchten, die ein Digitaler Projektmanager zur sauberen Abwicklung eines seiner Projekte zu bewältigen hat.

Wirksamer Kommunikator

Der DPM steht häufig an vorderster Front mit dem Kunden, arbeitet mit Fachleuten auf höchster Organisationsebene zusammen und stellt die Verbindung zwischen allen an einem Projekt beteiligten Stakeholdern. Das bedeutet, dass die Kommunikation nicht nur mit dem Kunden, sondern auch mit externen Auftragnehmern und dem internen Projektteam fortgesetzt wird. So wird sichergestellt, dass alle an den Gesamtzielen ausgerichtet sind und das Projekt die definierten Ziele pünktlich und innerhalb des Budgets erreicht. Soziale Fähigkeiten sind nicht nur zu Kommunikationszwecken mit solch einem variantenreichen Publikum von Vorteil. Sie schaffen ebenso bei der Übermittlung schlechter Nachrichten als auch bei der Bewältigung von Konflikten innerhalb der Teams Abhilfe.

Ressourcenmanager

Der DPM muss Pläne erstellen, Zeitpläne und Budgets verfolgen, das Projektteam zusammenstellen und ihre tägliche Arbeit verwalten. Es kann vorkommen, dass Projekte zur Senkung des Budgets gestrafft werden müssen, oder können Entwickler zur Einhaltung einer Frist Kompromisse bei der Qualität eingehen. Die Rolle des digitalen Projektmanagers besteht darin, die angemessenen Ressourcen für den Umfang und die Ziele des Projekts zu planen, die Zeit realistisch zu verwalten und nach jeder Entwicklungsphase Zwischenprüfungen sicherzustellen. In der Regel helfen Projektmanagement-Tools wie JIRA oder Kollaborationsplattformen wie Office 365 dabei, Budget, Zeit und Umfang im Auge zu behalten, den Kunden einzubeziehen und ihnen jederzeit einen erweiterten Status-Überblick zu verschaffen. Zu festgelegten Zeitpunkten im Projektprozess übermittelt der DPM Berichte an den Kunden und erhält Kontaktmomente, sodass der gesamte Verlauf der Aktivitäten geteilt und eventuelle Anpassungen vorgenommen werden können. Ohne eine angemessene Prozessplanung nach dem Projektlebenszyklus läuft das Projekt Gefahr, mehr Zeit in Anspruch zu nehmen.

Teamleiter

Ein Entwicklerteam, das ohne Projektmanager arbeitet, ist ein Team ohne Führung. Mit einem solchen Szenario gehen mehrere Risiken einher. Das Team wird nicht täglich über den Fortschritt informiert, Ziele werden nur vage berücksichtigt, Zeitperspektiven werden nicht verwaltet, Projektprioritäten werden als sekundär behandelt, Entwickler ziehen sich ohne Teamzusammenarbeit auf ihre eigene Insel zurück, usw. Das gesamte Projektteam kann Webentwickler, Funktionsanalytiker, Tester, UX-Strategen, und andere Profile umfassen und alle müssen über Projektumfang, Fristen und ihre spezifischen Zuständigkeiten auf dem Laufenden sein.

Digitaler Stratege

Oft wissen Kunden, was sie wollen, haben aber nicht unbedingt das detaillierteste Briefing dazu. Durch einen partnerschaftlichen Ansatz begleitet der DPM den Kunden durch den Prozess der Definition der geschäftlichen und technischen Anforderungen für das Projekt. Zusätzlich verschafft er sich einen klaren Überblick über die Vision des Kunden für die Lösung. Dies kann viel strategisches Denken, technologisches Know-how und einen analytischen Verstand erfordern, um die Herausforderungen und Einschränkungen zu untersuchen.

Risikomanager

Oft wird der präventive Aspekt unterschätzt, den ein DPM mit sich trägt. Nur wenn der Projektmanager zu Beginn eines Projekts potenzielle Risiken identifiziert und definiert, kann er diese auch verhindern oder schnell und effektiv reagieren, falls sie wirklich eintreten sollten. Eine Risikomatrix, in der Risiken nach Wahrscheinlichkeit und Auswirkung unterteilt werden, ist eine häufig verwendete wie auch wirksame Vorgehensweise. Sie trägt dazu bei, je nach Art des Risikos angemessen darauf reagieren zu können. Durch eine regelmäßige Bewertung dieser Risiken können die meisten davon vermieden werden.

Qualitätskontrolleur

Der DPM muss ein Qualitätsspezialist sein: Obwohl Entwickler immer wieder testen, teilen sie im Rahmen der Ergebnisse die Vision des Kunden. Anspruchsvolle Zwischenergebnisse und die Demonstration derselben für den Kunden sind Teil eines inkrementellen Ansatzes, der es ihnen ermöglicht, auch während der Entwicklungsphasen eng eingebunden zu bleiben. Um also jedes Projekt nachhaltig zu unterstützen, benötigt der DPM nicht nur allgemeines Know-how über das Projektmanagement, sondern auch unter anderem domänenspezifische Fähigkeiten wie Webarchitektur, Nutzererlebnis, Responsive Design, Content-Management, SEO und Web Analytics.

Fazit

Projektmanagement ist zweifellos sehr wichtig. Bei Acolad (mit hoher Wahrscheinlichkeit auch in anderen ähnlichen Organisationen) ist der Digitale Projektmanager ein zentrales Mitglied des Teams, das den Erfolg der Initiativen zur Geschäftsumwandlung unserer Kunden garantiert. Sie erhalten jeden Teil des Projekts und kontrollieren Ziele, Ressourcen, Planung, Risiken, Qualität, Ergebnisse, Budget und Zeit.