Traditionelle Intranets haben sich zu etwas gänzlich Neuem gewandelt, das immer öfter als „Digital Workplace“ bezeichnet wird – dadurch werden Mitarbeiter zu mehr Produktivität verholfen, sie können sich untereinander einfacher vernetzen und ebenso über Fernzugriff arbeiten.
Da beide Begriffe häufig verwechselt werden, werde ich Ihnen etwas über die Geschichte des Intranets und seiner Entwicklung hin zum digitalem Arbeitsplatz erzählen – Mit der Definition des Begriffs „Intranet“ werden wir beginnen.
An dieser Stelle werden wir auf die Terminologie der vier Ziele des Intranets zurückgreifen: Content, Kommunikation, Tätigkeit und Zusammenarbeit.
- Content: Das Intranet ist ein Aufbewahrungsort von Unternehmensinformationen
- Kommunikation: Durch das Intranet kann fast die gesamte Belegschaft erreicht werden
- Tätigkeit bzw. aufgabenbasiertes Arbeiten: Das Intranet unterstützt die Mitarbeiter dabei, ihre tägliche Arbeit abzuwickeln
- Zusammenarbeit: Das Intranet fördert die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern
Worum handelt es sich bei einem Intranet?
Ein traditionelles Intranet war in der Vergangenheit nichts anderes als eine interne Website, die innerhalb eines bestimmten Unternehmens durch die Mitarbeiter abrufbar war.
Das Ziel dieses frühen Intranets bestand aus Content sowie Kommunikation – in den meisten Fällen in Form einer Top-Down-Kommunikation, die durch die interne Kommunikation oder die Personalabteilung abgewickelt wurde.
Um die interne Kommunikation zu verbessern, besaß die zuständige Abteilung in der Vergangenheit beispielsweise eine Nachrichtenfunktion innerhalb des Intranets, die die Mitarbeiter über interne Events, Veränderungen im Unternehmen, neue Mitarbeiter und den Speiseplan der Kantine für die kommende Woche informierte. Die Personalabteilung konnte Dokumente über Firmenwägen oder Urlaubs- und Abwesenheitsregelungen hereinstellen.
Die Evolution vom “Intranet” bis hin zum “digitalen Arbeitsplatz”
Vor ca. 10 Jahren veränderte sich alles grundlegend. Nachdem ein Mitarbeiter seinen Computer hochgefahren hatte, stellte die Homepage des Intranets In der Vergangenheit die Startseite eines Mitarbeiters dar. Langsam aber sicher wurden den traditionellen Webseiten des Intranets Integrierungen hinzugefügt: beispielsweise ein Gateway (normalerweise über einen gängigen Hyperlink) zu einem Selbstbedienungs-Tool der Personalabteilung zur Beantragung von Urlaub oder zu einem Tool, das die Zusammenarbeit fördert.
An dieser Stelle spielten die Zusammenarbeit und die Tätigkeit eine immer wichtigere Rolle, auch wenn diese nicht den ursprünglichen Zweck des Intranets in Sachen Content und Kommunikation ersetzten. Das war der erste Schritt hin zu einem „digitalen Arbeitsplatz“: Intranets gestalteten sich mehr und mehr zu Netzwerken digitaler Tools und Informationen um. Über das firmeneigene Netzwerk konnte auf diese zugegriffen werden.
Worum handelt es sich also bei einem digitalen Arbeitsplatz?
Heutzutage verlassen sich Unternehmen im Rahmen der zwei traditionellen Zielsetzungen, Content und Kommunikation – sowie auch Zusammenarbeit und Tätigkeit – immer häufiger stark auf Ihr internes Netzwerk (kurze Anmerkung: Der Begriff „Intranet“ wird ab jetzt im weiteren Verlauf des Textes nicht mehr verwendet).
Wenn eine Plattform wirklich alle vier Bereiche abdeckt – Content, Kommunikation, Tätigkeit und Zusammenarbeit – hat es sich von einem Intranet zu einem "digitalen Arbeitsplatz" weiterentwickelt.
Schauen wir uns nun einige Beispiele an:
- In der Vergangenheit ermöglichten es Intranets den Angestellten, von der Kommunikationsabteilung hereingestellte Updates einzusehen. Digitale Arbeitsplätze ermöglichen ihnen, diese zu lesen, auf diese zu reagieren oder auch innerhalb einer Diskussionsgruppe einer Abteilung oder abteilungsübergreifend zu teilen. Ihre eingehenden Nachrichten können auf dem Desktop oder Mobilgerät eingesehen werden.
- Innerhalb eines traditionellen Intranets konnten die Telefonnummern Ihrer Kollegen eingesehen werden. Bei einem digitalen Arbeitsplatz können Sie die Skype ID einsehen und diesen direkt aus dem System heraus über Skype for Business anrufen. Während Sie chatten, können Sie an einer wichtigen PowerPoint-Präsentation zusammenarbeiten.
- In der Vergangenheit konnte innerhalb des unternehmenseigenen Intranets die Firmenwagenregelung eingesehen werden und überprüft werden, welches Fahrzeug im Rahmen Ihrer Funktion gebucht werden konnte – was aber erst in einem anderen Teil des Systems eingesehen werden konnte. Anhand eines digitalen Arbeitsplatzes kann nun eine Bestellung des Fahrzeugs direkt von der Plattform des Fahrzeughändlers, der die Firmenwägen betreut, einschließlich des persönlichen Profils und der Präferenzen, aufgegeben werden.
Moderne Intranets oder digitale Arbeitsplätze – der Name ist Programm. Helfen Sie unseren Mitarbeitern, Ihre Arbeit zu erledigen oder die richtige Information zu finden, um fristgerecht Entscheidungen treffen zu können. Die Leistung dieser modernen Plattformen kann immer einfacher für Unternehmen oder Vorständen zu Demonstrationszwecken zur Schau gestellt werden.
In einem zukünftigen Blogeintrag werden wir uns über die Wirtschaftstreiber des digitalen Arbeitsplatzes unterhalten.
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