Waren Sie mit Ihrem alten Intranet nie richtig zufrieden, weil Sie einfach andere Vorstellungen von einer perfekten Plattform hatten? Wenn es bei Ihnen nie richtig „klick“ gemacht hat, wird es Zeit, sich vom alten System zu verabschieden ... und sich nach Alternativen umzusehen. Sie brauchen eine attraktive Plattform, die Ihr Unternehmen zusammenhält und Ihre Teams zusammenschweißt. Ob Sie mit Ihrem neuen System rundum zufrieden sind, erkennen Sie an den 11 folgenden Merkmalen:
1. Sie sparen Zeit
Benutzerdefinierte Systeme locken mit verschiedenen individuellen Funktionen. Ein verführerisches Angebot. Den meisten dämmert erst später, dass das Ganze mit hohen Kosten und einem zeitaufwändigen Set-up verbunden ist. Mit der Out-of-the-box-Lösung können Sie im Gegensatz dazu direkt durchstarten. Sie bekommen ein Komplettpaket geliefert und müssen keine Kompromisse eingehen.
2. Das System bleibt immer aktuell
Es ist wichtig, dass man sich bei einem System gut aufgehoben fühlt, ohne dass sich Routine einschleicht. Wollen Sie einen virtuellen Aufenthaltsraum einrichten, wo sich die Mitarbeiter treffen oder mehr über das Unternehmen erfahren können? Dann ist eine 0815-Lösung wahrscheinlich nicht das Richtige für Sie. Schließlich möchten Sie dem Raum von Zeit zu Zeit einen neuen Anstrich verleihen, um ihn aufzupeppen! Mit einer Out-of-the-box-Lösung können Sie die Plattform virtuell aufhübschen und so gestalten, dass sich die Besucher darin wie zu Hause fühlen und gar nicht mehr gehen wollen.
3. Die Lösung ist offen und transparent
Offenheit ist die Basis einer jeden funktionierenden Beziehung. Auch beim Intranet ist Transparenz wichtig. Von Organisations- und Berichtstrukturen über Qualitäts- und Konformitätsregeln bis hin zu firmeninternen Normen und Verhaltensrichtlinien sowie Audit-Prozessen: Ihre Mitarbeiter sollten auf alle Informationen Zugriff haben. Wie in jeder guten Beziehung gibt es aber auch hier Aspekte, die einfach vertraulich bleiben müssen. Die betreffenden Contents müssen zentral gespeichert und auf einer Plattform aufbewahrt werden, die nur über ein Portal erreichbar ist. So sind die Daten sicher und ausreichend vor unbefugten Zugriffen geschützt.
4. Die Plattform ist unkompliziert und einladend
Zu Beginn ist es wichtig, sich erst einmal mit dem System vertraut zu machen. Durch Optionen zur Veröffentlichung von Nachrichten oder Blogbeiträgen sowie Video-Funktionen wird Ihr Intranet zu einer einladenden Plattform – zu einem gemeinsamen Treffpunkt, wo die User gern Zeit verbringen. Dank benutzerfreundlicher Suchfunktionen lassen sich außerdem Informationen schnell und einfach ausfindig machen!
5. Das System ist intelligent und mehrsprachig
Eine ansprechende Optik macht einen guten ersten Eindruck. Aber es gehört schon noch ein wenig mehr dazu, wenn die User der Plattform auf lange Frist treu bleiben sollen. So kann das ideale Intranet beispielsweise mit einem mehrsprachigen Support punkten. Das ist ein ganz entscheidender Faktor, wenn alle User unabhängig vom Standort das System nutzen sollen.
6. Das Intranet ist da, wenn Sie es brauchen
Bleiben Sie in Kontakt. Heutzutage spielt sich nicht mehr alles auf dem Computer am Schreibtisch im Büro ab. Ganz gleich, ob Ihre Mitarbeiter quer durch die Stadt oder rund um den Globus reisen – oder ganz einfach noch eine Extraschicht einlegen wollen: Das Intranet sollte überall rund um die Uhr mit allen Geräten erreichbar sein. Mit modernen Mobilanwendungen läuft Ihre Plattform auch auf dem Smartphone oder Tablet völlig reibungslos.
7. Das Intranet hält Ihnen die Kommunikationskanäle offen
Wer sich weiterentwickeln will, muss sein Umfeld verstehen. Sie möchten wissen, wo Sie stehen? Was die User von Ihrer Plattform halten? Die Hinweise und Rückmeldungen Ihrer Mitarbeiter können Ihnen dabei helfen, das Benutzererlebnis noch weiter zu verbessern. Mittels einer Umfragefunktion können Sie kurze Fragebögen veröffentlichen und auswerten. So liefern Ihnen Ihre Mitarbeiter wichtigen Input, auf dessen Grundlage Sie handeln können.
8. Das System weiß, was Sie brauchen – noch bevor Sie es selbst wissen
Beim individuellen Benutzererlebnis geht es darum, den einzelnen Usern Content zu zeigen, den sie auch wirklich brauchen. Und zwar, ohne dass sie erst danach suchen müssen. Es ist wie in einer Beziehung, in der die Partner gegenseitig ihre Sätze fortführen oder versuchen, die Wünsche des anderen zu erkennen. Ein gutes Beispiel ist eine Startseite, die je nach Land oder Abteilung unterschiedlich ist. Dazu können Nachrichten zu den Themen zusammengestellt werden, die für den betreffenden Nutzer und seine aktuelle Aufgabe am relevantesten sind. Hilfreich sind auch Tools, mit deren Hilfe der Anwender die Menüs und die Navigation an seine Bedürfnisse anpassen kann.
9. Die Plattform hebt besondere Leistungen hervor
Loben Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur beim Dienstjubiläum oder zu anderen besonderen Anlässen. Nachrichten, Portraits oder Pop-up-Fenster auf der Homepage sind eine verlässliche Art, einzelne Mitarbeiter hervorzuheben. So können Sie beispielsweise einen Meilenstein in den Mittelpunkt rücken, den ein Team erreicht hat, Beförderungen bekanntgeben oder auf neu gewonnene Kunden aufmerksam machen. Damit unterstreichen Sie die fachliche Kompetenz eines Teams und belohnen es für seine harte Arbeit.
10. Sie holen mit dem Intranet das Optimum aus sich und Ihren Mitarbeitern heraus
Das Intranet muss ständig gepflegt werden, damit es aktuell bleibt. Diese Arbeit können Sie aber auf mehrere Schultern verteilen. Laden Sie Ihre Kollegen dazu ein, beim gemeinsamen Brainstorming neue Ideen zu finden oder zusammen neue Produktangebote zu entwerfen. Das ist eine originelle Art, Zeit miteinander zu verbringen und dabei im Team die Entwicklung von Innovationen voranzutreiben. Bestimmte Tools erlauben es außerdem, sich auch von außerhalb des Büros einzubringen. So können Mitarbeiter per Telearbeitsplatz neue Ideen vorstellen, diese mit anderen besprechen und bewerten – so, als säßen alle an einem Tisch.
11. Das System fördert das Wachstum und neue Entwicklungen
Sie sind über die Plattform im ständigen Austausch mit den Usern. Wollen Sie herausfinden, wie effektiv die Kommunikation läuft, was die User gern lesen und was sie eher übersehen? Dann müssen Sie wissen, was sich Ihre Mitarbeiter gern ansehen und welche Funktionen sie im Arbeitsalltag am häufigsten verwenden. Analyse-Tools und Berichtsfunktionen, die den gesamten Lebenszyklus abdecken, geben Ihnen neue Anregungen für Content. So richten Sie Ihre Inhalte an den Vorlieben der User aus. Außerdem können Sie ungenutzte Gruppen archivieren und Content löschen, wenn er nicht mehr relevant ist.
Klingt das nach einem Intranet, das Ihnen gefallen könnte? Dann ist diese Plattform wie für Sie gemacht! Über die Kommentarfunktion unten können Sie eine individuelle Demoversion bestellen, mit uns über Ihr Anliegen sprechen oder uns Ihre Fragen schicken.
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