Optimierung von Übersetzungsprozessen in der Fertigungsindustrie

Es stehen zahlreiche Möglichkeiten zur Verfügung, um den Ablauf des Übersetzungsprozesses positiv zu beeinflussen. Hierbei können unter anderem die Verbesserung der Kosteneffizienz, die Beschleunigung des Prozesses oder eine Qualitätssteigerung der Übersetzungen erreicht werden. Wie lassen sich diese Ziele umsetzen? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Warum sollten Sie Ihre Übersetzungsprozesse optimieren?

Was bedeutet eigentlich Optimierung für Sie? Niedrigere Preise? Schnellere Lieferzeiten? Qualitätssicherung? 

Wenn sich der Umfang Ihrer zu übersetzenden Inhalte auf mehrere Tausend Seiten pro Jahr bzw. Hunderttausende oder Millionen von Wörtern pro Monat beläuft, ist es mehr als nur empfehlenswert, den Prozess zu optimieren. 

Der Zweck der Optimierung sollte darin bestehen, eine höchstmögliche Anzahl an manuellen Arbeitsschritten aus dem Übersetzungsprozess zu eliminieren. Hierdurch kann Geld gespart und die in Bezug auf das Übersetzungsmanagement gewonnene Zeit für wesentliche Kerngeschäftstätigkeiten genutzt werden.

Die Beschleunigung des Prozesses kann ebenfalls kürzere Markteinführungszeiten zur Folge haben. Wenn die Einführung eines neuen Produktes von der Fertigstellung einer Übersetzung abhängt, muss der Prozess genauestens abgestimmt werden. Denn Produkteinführungen können schließlich nicht einfach verschoben werden, weil die Übersetzung im Posteingang einer bestimmten Person darauf wartet, bis diese aus dem Urlaub zurückgekehrt ist.  

Bei der Qualitätsoptimierung geht es hingegen häufig darum, eine gleichbleibend hohe Qualität sowie eine einheitliche Terminologie ohne ungewünschte Synonyme zu garantieren. 

Ein typischer Übersetzungsprozess

Werfen wir zunächst einen Blick auf einen typischen Übersetzungsworkflow. Übersetzungsaufträge werden nach wie vor häufig per E-Mail erteilt, denn diese Art und Weise der Kommunikation fühlt sich für uns gänzlich natürlich an. Viele von uns sind es gewohnt, am Arbeitsplatz täglich E-Mails zu versenden.

 
Die Grafik veranschaulicht jedoch, dass dieser Prozess zahlreiche manuelle Arbeitsschritte beinhaltet, die eine Antwort erfordern – ob von Seiten des Übersetzungsdienstleisters oder des Kunden. Dabei ist ebenfalls zu berücksichtigen, dass interne Validierungsprozesse in der Grafik nicht aufgeführt sind. Dies bedeutet, dass der Prozess mehrere Tage – wenn nicht sogar Wochen – in Anspruch nehmen kann, bis er zum Abschluss kommt.  

Der Prozess sollte folglich optimiert werden, wenn Übersetzungsaufträge äußerst umfangreich sind und/oder häufig bzw. regelmäßig auf der Tagesordnung stehen.    

Welche Optionen stehen zur Verfügung, um das Übersetzungsmanagement effizienter zu gestalten?

Zwecks Optimierung des Prozesses stehen zahlreiche Tools zur Verfügung. Viele davon sind so allgemein gebräuchlich, dass sie sich zur Entwicklung und Optimierung von Übersetzungsprozessen nahezu jeden Unternehmens eignen. Selbst geringe Effizienzsteigerungen können bedeutende Auswirkungen zur Folge haben.

1. Geschwindigkeit und Effizienz

Die obige Grafik veranschaulicht ein typisches Übersetzungsverfahren. Sollte der Auftrag per E-Mail erteilt werden, sind mindestens fünf Arbeitsschritte erforderlich, bevor der Text an den Übersetzer übermittelt wird. Im Vorfeld wurden zudem die zu übersetzenden Inhalte erstellt und möglicherweise von einer weiteren Person Korrektur gelesen. Dies bedeutet, dass sogar noch weitere manuelle Arbeitsschritte zu berücksichtigen sind.  

Effizienzsteigerung durch Integration 

Integration ist die beste Möglichkeit, manuelle Arbeitsschritte innerhalb des Übersetzungsprozesses zu minimieren. Zahlreiche Zwischenschritte können durch Integration übersprungen werden. In der Praxis bedeutet dies, dass der Kunde das zu übersetzende Material direkt von seinem Content-Management-System aus an den Übersetzungsdienstleister weitergeben kann. Anders ausgedrückt werden die Inhalte direkt von deren Ersteller an den Übersetzter übermittelt und die Übersetzung wird anschließend direkt in das Content-Management-System integriert.  

Idealerweise werden die von einem technischen Redakteur erstellten Inhalte automatisch an den Übersetzungsdienstleister übermittelt und die Zielsprachen näher bestimmt. Der Inhalt wird an den bzw. die Übersetzer weitergegeben und sobald die Übersetzungen fertiggestellt sind, wird dieser zwecks Veröffentlichung an das Content-Management-System geliefert. In der Zwischenzeit kann sich der Ersteller der Inhalte auf andere Projekte konzentrieren und der Prozess macht Arbeitshandlungen weiterer Personen überflüssig.

Weitere Informationen zum Thema Integration finden Sie in diesem Blogeintrag.

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Maschinelle Übersetzung für maximale Effizienz  

Maschinelle Übersetzungen könnten für Sie die richtige Lösung sein, wenn Sie Ihren Übersetzungsprozess zwar bereits dahingehend optimiert haben, dass dieser möglichst reibungslos vonstatten geht, Sie die Übersetzungen jedoch noch schneller benötigen sollten. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Übersetzungsvolumina besonders umfangreich sind und Sie diese in kurzen und regelmäßigen Zeitabständen benötigen. Maschinelle Übersetzungen sind ideal, wenn das Material ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt ist.  

Die durch maschinelle Übersetzung erzeugte Qualität ist jedoch nicht für jeden Kontext ausreichend. Maschinell übersetzter Text muss nachbearbeitet werden, wenn es sich dabei um Gebrauchsanweisungen oder Dokumente handelt, die leicht verständlich sein müssen, insbesondere dann, wenn diese wichtige Sicherheitshinweise beinhalten. Im Rahmen eines Übersetzungsprozesses wird der Ausgangstext in diesem Fall zunächst maschinell übersetzt und anschließend durch einen menschlichen Lektor überprüft und bearbeitet.  

Mit dieser Kombination aus maschineller Übersetzung und Post-Editing können oft Zeit und Geld gespart werden.  

Hier können Sie mehr über maschinelle Übersetzung und Post-Editing erfahren. Darüber hinaus können Sie einen unserer früheren Blogeinträge über maschinelle Übersetzung aufrufen. 

Effizienz durch Translation Memory 

Ein Übersetzungsspeicher (Translation Memory) ist ein universelles Tool, das im Rahmen eines Übersetzungsprozesses zum Einsatz kommt. Es sorgt dafür, dass sich Übersetzungsprojekte effizienter und schneller bewältigen lassen. Wenn die Translation Memory umfangreich genug ist, wird der Übersetzungsprozess beschleunigt, da bereits zuvor übersetzte Inhalte für neue Übersetzungen genutzt werden können. Dies bedeutet, dass vom Übersetzer lediglich zu prüfen ist, ob die von der Translation Memory vorgeschlagene Übersetzung für den entsprechenden Kontext passend ist oder abgeändert werden muss.
Übersetzungsspeicher sind insbesondere dann überaus nützlich, wenn relativ ähnliche Inhalte regelmäßig übersetzt werden müssen.

Transparenz und Flexibilität durch Kundenportale  

Wenn Integration für Ihre Zwecke nicht geeignet ist und Ihr Übersetzungsvolumen für maschinelle Übersetzungen nicht umfangreich genug ist, können Sie Ihre Übersetzungseffizienz durch die Nutzen eines Kundenportals dennoch erheblich steigern. 

Ziel eines Kundenportals ist es, Übersetzungen reibungslos und schnell in Auftrag zu geben. Der Prozess bietet ein Höchstmaß an Transparenz, denn der Kunde hat den Fortschritt seiner Übersetzungen genauestens im Blick. Das Portal kann ebenfalls genutzt werden, um die Kosten für jedes einzelne Projekt sowie die Gesamtkosten für alle Übersetzungen zu verfolgen.  

Einer der wichtigsten Zwecke eines Kundenportals besteht darin, den E-Mail-Austausch zu reduzieren. Das Erteilen von Aufträgen geht mit einem Portal wesentlich schneller und reibungsloser vonstatten und sorgt zudem für eine Verringerung des Verwaltungsaufwands. Wenn Angestellte, die mit der Abwicklung von Übersetzungsprojekten betraut sind, die Berechtigung erhalten, über das Portal Aufträge zu erteilen, können diese unabhängig Übersetzungen in Auftrag geben, ohne zusätzliche Nachrichten senden oder Genehmigungen einholen zu müssen. Darüber hinaus sind die Übersetzungen über das Portal zugänglich und nicht nur über den Posteingang der Person, die diese in Auftrag gegeben hat.  

Terminologiedatenbanken garantieren die Konsistenz der Terminologie

Terminologiedatenbanken und Terminologiemanagement bieten hervorragende Möglichkeiten, um den Übersetzungsprozess effizienter zu gestalten. Gut organisierte Terminologiedatenbanken sorgen sowohl bei Erstellern von Inhalten als auch Übersetzern für eine wesentliche Arbeitserleichterung. Die Notwendigkeit, Termini immer wieder aufs Neue klären zu müssen, entfällt vollständig, denn der korrekte, fest vereinbarte Begriff ist nun an einem einzigen Ort für alle Beteiligten verfügbar.  

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Content-Management-Optimierung

Auch das Format, in dem die Inhalte zur Übersetzung eingereicht werden, wirkt sich auf die Effizienz des Übersetzungsprozesses aus. Übersetzungsdienstleister verfügen über ausgezeichnete Kapazitäten, um je nach Kundenbedarf nahezu jedes Dateiformat zu verarbeiten.  

Muss der erstellte Content von einem System in ein anderes übertragen bzw. kopiert werden, bevor er weitergeleitet werden kann? Müssen Sie für Ihre Übersetzung eine Word-Datei erstellen? Dies bedeutet oft, dass der Prozess wiederholt oder in umgekehrter Reihenfolge erneut durchgeführt werden muss, sobald die Übersetzung fertiggestellt ist, um den übersetzten Inhalt in das Content-Management- oder Publikationssystem zurück zu übertragen.  

Wenn ein Content-Management-System das Exportieren von erstellten Inhalten beispielsweise im XML-Format ermöglicht, ist dies bereits ein Schritt in die richtige Richtung. Entscheidend ist vor allem, das Kopieren und Vernetzen von Inhalten von einem System zum anderen zu vermeiden.  

2. Qualität 

Sobald das Übersetzungsverfahren genau abgestimmt werden konnte, ist es an der Zeit, sich auf die Qualität zu konzentrieren. Welche Qualitätsfaktoren spielen beim Übersetzungsprozess eine Rolle? 

Übersetzungsspeicher und Terminologiedatenbanken kommt in dieser Hinsicht selbstverständlich eine wesentliche Bedeutung zu, doch auf was sollte darüber hinaus geachtet werden? 

Validierung zwecks Qualitätssicherung

Eine landesspezifische Validierung kann in den Qualitätssicherungsprozess mit einbezogen werden. Bei diesem Prozess überprüft ein Mitarbeiter, der über fundierte Kenntnisse der Zielsprache verfügt, die Übersetzung vor der endgültigen Lieferung an den Kunden. Mit diesem Arbeitsschritt kann sichergestellt werden, dass die Übersetzung den Anforderungen des entsprechenden Landes in Bezug auf Sprache und Gesetzgebung entspricht.  

Der Validierungsprozess kann ebenfalls automatisiert werden, d. h. dass der Inhalt nicht separat an jedes einzelne Land versendet werden muss.  

Übersetzungsspeicher archivieren alle vorangegangenen Übersetzungen

Eine Tranlations Memory sorgt für hohe Qualität, insbesondere dann, wenn die Inhalte sich relativ ähnlich sind. Hierdurch wird ermöglicht, dass vorangegangene Übersetzungen zwecks Konsistenz erneut genutzt werden können.  

Ein Übersetzungsspeicher stellt auch dann die Konsistenz sicher, wenn ein umfangreiches Übersetzungsprojekt aufgrund eines eng gesteckten zeitlichen Rahmens auf mehrere Übersetzer aufgeteilt werden muss.  

Neben einer Translation Memory wirkt sich auch eine aktualisierte Terminologiedatenbank förderlich auf die Übersetzungsqualität aus. Hierdurch wird über alle Übersetzungen und Sprachen hinweg eine einheitliche Terminologie sichergestellt. Dies bietet nicht nur bei der Übersetzung von technischen Fachbegriffen eine ausgezeichnete Hilfestellung, sondern ermöglicht zudem eine effiziente Suchmaschinenoptimierung.  

Soweit irgend möglich, sollte eine Terminologiedatenbank so früh wie möglich eingeführt werden, jedoch ist es niemals zu spät, eine solche anzulegen.  

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Eine Terminologiedatenbank (oder auch ein so genanntes Glossar) zu erstellen, erfordert einen hohen Arbeitsaufwand, doch Kunden können ebenfalls vorläufige Inhalte über unser Template erstellen. 

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3. Kosteneffizienz 

Übersetzungsspeicher, Integration, maschinelle Übersetzung und Zentralisierung sind Schlüsselelemente bei der Optimierung der Kosteneffizienz von Übersetzungsprozessen. 

Kostenersparnis durch Übersetzungsspeicher 

Ein Übersetzungsspeicher ist ein universelles Tool, und zwar in dem Sinne, dass es sich nicht nur förderlich auf die Übersetzungsqualität und -geschwindigkeit auswirkt, sondern auch für Kosteneffizienz sorgt. Die projektspezifische Kostenersparnis eines umfassenden Übersetzungsspeichers kann sich von einigen wenigen Prozent bis hin zu mehreren Dutzend Prozent belaufen.  

* Die in der Grafik angegebenen Werte basieren auf einer statistischen Analyse der Übersetzungsspeicher von Acolad Nordic. Diese wurden im Rahmen von Projekten mit optimaler Kostenersparnis erhoben. 
 
Übersetzungsdienstleister arbeiten stets mit Translation Memories. Für jeden neuen Kunden wird ein entsprechender Übersetzungsspeicher erstellt und kontinuierlich weiter entwickelt. Daher ist es wichtig, dass wenn sich ein Kunde beispielsweise aufgrund eines konkurrenzfähigeren Angebots für einen anderen Dienstleister entscheidet, diesem seinen Übersetzungsspeicher zur Verfügung zu stellen, damit nicht die gesamte Entwicklungsarbeit verloren geht. 

Integration zwecks Reduzierung manueller Arbeitsschritte  

Bei der Integration beruht die Kosteneffizienz auf einer wesentlichen Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwandes. Der Prozess erfordert keine Arbeitshandlungen mehrerer beteiligter Personen. Inhalte können mit einem Minimum an manueller Arbeit zur Übersetzung eingereicht werden.  

Durch Integration können Dutzende – wenn nicht gar Hunderte – von Arbeitsstunden eingespart werden.

Maschinelle Übersetzung zur Bewältigung umfangreicher Textvolumina

Maschinelle Übersetzungen sorgen nicht nur für die Steigerung der Effizienz, sondern auch der Kosteneffizienz. Umfangreiche Textvolumen können innerhalb nur weniger Minuten übersetzt werden. In Kombination mit Post-Editing bietet die maschinelle Übersetzung eine kosteneffiziente Lösung, wenn regelmäßig große Mengen an Textmaterial übersetzt werden müssen. 

Es gibt viele Möglichkeiten zur Optimierung... Wir helfen Ihnen!

Zwei bzw. drei unterschiedliche Methoden können zeitgleich eingesetzt werden, um Ihren Übersetzungsprozess zu optimieren. Einige Methoden erfordern ein wenig mehr Vorbereitung, doch jede einzelne Methode macht sich bezahlt, indem Zeit oder Geld bzw. beides eingespart werden. 

Der erste Schritt, den Sie zwecks eines effizienteren Übersetzungsprozesses unternehmen sollten, besteht darin, Ihren Übersetzungsdienstleister zu kontaktieren. 

Fragen Sie sich, welche dieser Methoden sich für Ihr Unternehmen am besten eigenen könnte? Oder benötigen Sie eher einen maßgeschneiderten Ansatz?

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