In den letzten Jahren hat sich Microsoft Office 365 ausgebaut und beinhaltet nun eine Vielzahl an Produkten und Diensten, die alle fortlaufend mit neuen Features ausgestattet und so verbessert werden. Zuvor stand Office 365 lediglich für eine Sammlung voneinander unabhängiger Produkte. Von nun an interagieren diese Produkte und erzeugen durch Diensten, wie z. B. MyAnalytics, Office Graph und Office 365 Groups einen Mehrwert für Ihre Organisation. Uns kommt häufig zu Ohren, dass „Office 365 alles kann“ oder „Office 365 all Ihre Probleme lösen wird“. Aber wissen Sie wirklich, was Sie beim Kauf von Office 365 alles erhalten?
Finden Sie heraus, welche Produkte Office 365 beinhaltet, wie diese miteinander interagieren und wie durch zusätzliche Dienste ein Mehrwert erzeugt wird.
Produkte
OneDrive for Business
Eine persönliche Bibliothek zur Speicherung von Dokumenten / Daten, die Ihnen sowohl eine Übersicht Ihrer Daten als auch durch andere Nutzer geteilte Daten anzeigt. OneDrive ist als Client-Anwendung erhältlich, wodurch Benutzer ihre Daten auf ihrer persönlichen Festplatte synchronisieren und so offline arbeiten können.
Mail, Calendar, People, Tasks
Vor Office 365, waren diese Produkte lediglich innerhalb eines Gesamtpakets verfügbar – Exchange Server mit dem Outlook-Client. In Office 365 sind sie nun je nach Funktionalität in 4 verschiedenen Anwendugen unterteilt: Mail verwaltet die Mailbox und das Versenden und Erhalten von E-Mails. Calendar verwaltet den Terminplan, die Meetings und Termine des Benutzers und zeigt die von Kollegen geteile Kalender an. Auf die Kontaktliste kann über People zugegriffen werden. Tasks ist ein persönliches, unklomplizeirtes und einfaches Task-Management-System, mit Funktionen zur Planung sowie für Fälligkeitsdaten.
SharePoint
Microsoft SharePoint ist eine Enterprise-Content-Management-Plattform, die es Teammitgliedern ermöglicht, Content mit zentralisierten Workflows, Metadaten und flexiblen Sicherheitsoptionen zu verwalten.
Skype for Business
Zuvor bekannt unter dem Namen Lync, stellt dieses Produkt Instant Messaging, sowie Funktionen zur Audio- bzw. Videotelefonie zur Verfügung. Unterstützt werden die Bildschirm- und Anwendungsfreigabe mit Kollegen über Fernzugriff und der Zugang für externe Nutzer. Das Produkt wurde ebenfalls insofern erweitert, um „Town Hall“-Livestreams mit bis zu 10.000 Benutzern abhalten zu können.
Office
Die grundlegenden Anwendungen Word, Excel, PowerPoint und Publisher beinhalten nun die „Cloud Productivity“, die es mehreren Nutzern gleichzeitig ermöglicht, dasselbe Dokument zu bearbeiten und sich den gesamten auf Sharepoint hinterlegten Dokumentverlauf zunutze zu machen.
OneNote
Diese Anwendung ermöglicht das Teilen von Notizen mit einem Individuum oder innerhalb einer Gruppe von Personen und bietet den Benutzern die Möglichkeit, innerhalb desselben Notizbuchs zusammen zu arbeiten.
Delve
Delve ist eine auf Office Graph Service basierende Anwendung (Erläuterung s.u.), die die Aspekte des Social Networkings, des Maschinenlernens und einer leistungsstarken Suchfunktionalität vereint. Die Benutzer besitzen eine angepasste Profilseite mit ihren Kontaktdetails, Profilen von Kollegen, kürzlich bearbeitete Dokumente und Vorschläge für Content, das auf dem Nutzerverhalten innerhalb von Office 365 basiert.
Yammer
Ein soziales Unternehmensnetzwerk, das von Microsoft gekauft wurde und innerhalb von Office 365 integriert wurde, um unternehmensweit die Konversation, die Zusammenarbeit und das Networking weiter zu fördern.
Video, Stream
Video: Durch Azure Media Services unterstützt, ermöglicht die Video-Anwendung das Teilen von Unternehmensvideos und unterteilt Videos mit ähnlichem Content in Kanälen (z. B. wird ein unabhängiger Kanal für alle Trainingsvideos erstellt). Die Technologie von Azure stellt sicher, dass einem Benutzer – je nach Gerät und Verbindungsgeschwindigkeit – Videos richtig angezeigt werden.
Stream: Die Stream-Anwendung befindet sich derzeit noch in der Beta und ähnelt der Video-Anwendung, allerdings kann diese unabhängig von Office 365 verwendet werden.
Sway
Benutzer können einen interaktiven Vortrag erstellen, das aus Content von Office 365 oder anderen Diensten von Drittanbietern wie Facebook oder Twitter heraus zusammengestellt wurde.
PowerApps & Flow
PowerApps: Eine Lösung ohne Code zur Erstellung von Business-Anwendungen. Diese Lösung wird auf Sharepoint gelegentlich auch als „InfoPath replacement in custom forms“ bezeichnet. PowerApps ermöglicht es Nutzern, auf Daten unterschiedlicher Quellen zuzugreifen und bietet ein leicht zu bedienendes Interface, um schwierige Taks leichter umsetzen zu können.
Flow: Eine Anwendung, die sich wiederholende Tasks automatisiert. Sie ersetzt nicht die Workflows in Sharepoint, sondern optimiert den Austausch mit Sharepoint und bietet Alternativen zu diesen Workflows.
PowerBI
Eine Anwendung für Geschäftsanalytik, die verschiedene Datenquellen in interaktiven Dashboards kombiniert.
Planner
Ein Task-Manager mit einem kartenbasierten Layout. Benutzer erstellen ein Board (auch als “Bucket“ bekannt) mit verschiedenen Spalten (To-Do, in Arbeit, abgeschlossen) und verschiebt Tasks je nach Fortschritt in eine andere Spalte.
Teams
Teams wurde von den Entwicklern von Skype for Business konzipiert und erstellt Arbeitsgruppen, in denen über Chat-Kommunikation in Echtzeit leicht Informationen ausgetauscht werden können.
Visio, Dynamics 365, Project Online
Diese Produkte sind in den meisten gängigen Abonnements nicht inbegriffen, aber könnten für einen zusätzlichen Betrag hinzugebucht werden.
Visio: Anwendung zur Erstellung von Diagrammen, Vektorgrafiken und Flow Charts, die globalen Standards entsprechen. Die Anwendung stand bereits in der Office Suite gegen einer einmaligen Gebühr zur Verfügung und kann nun auch auf einer monatlichen Abo-Basis hinzugebucht werden.
Dynamics 365: Eine brandneue Anwendung, die ERP und CRM nahtlos über Sales, Kundenservice, Ingenieuren im Außendienst und andere Teams hinweg miteinander verbindet, um den Kundendialog zu fördern und Mitarbeitern mehr Verantwortung zu übertragen.
Project Online: Auch bekannt unter dem Namen Microsoft Project Server, ist es ein fortschrittliches Projektmanagement-System mit Ressourcenplannung, Zeiteinträgen und Projektarbeitsbereichen.
Services
Office Graph
Dieser Dienst erfasst die Nutzeraktivität, lernt daraus und liefert die nötigen Informationen an Delve, um Content, das den Benutzer interessieren könnte vorauszuahnen und vorzuschlagen. Es informiert ebenso Delve über die Berichtstruktur des Benutzers und ebenso mit welchen Kollegen/ Kolleginnen er/sie neuerdings zusammengearbeitet hat. Office Graph kann auch abgerufen werden, um ein angepasstes Dashboard zu erstellen und Business-Anwendungen intelligenter zu gestalten.
MyAnalytics
Unter Verwendung von Mail und Calendar, zielt MyAnalytics ab, bessere Arbeitsroutinen zu erstellen. Den Nutzern wird angezeigt, wieviel Zeit sie in Meetings aufgewendet haben, wie sie am besten Multitasking betreiben und mit wem sie am meisten/ am wenigsten kommunizieren.
Office 365 Groups
Groups steht für die Zukunft der Zusammenarbeit von Arbeitsgruppen. Da alle Gruppen unterschiedlich vorgehen, überlässt es Office 365 Groups den Arbeitsgruppen anzupassen, welche Produkte innerhalb eines Sets miteinander verbunden werden. Groups kann mit einer kleinen Reihe an Produkten beginnen und diese je nach Bedarf ausweiten.
Conclusion
Unter den angebotenen Produkten und Diensten in Office 365 gibt es viel zu lernen und auch viele Auswahlmöglichkeiten. Der richtige Partner sollte Ihrer Organisation dabei helfen, den Umgang mit jedem Produkt und dessen Nutzung Schritt für Schritt und je nach Bedarf zu erlernen und ein Prozess im Änderungsmanagement zu implementieren, damit diese nicht überwältigt werden.
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