Die gleichen Dinge immer gleich zu benennen, das ist terminologische Einheitlichkeit. Es gibt viele Gründe für die einheitliche Verwendung von Terminologie in unserer Kommunikation, insbesondere in technischen Beschreibungen und Anleitungen.
Der Hauptgrund ist, dass eine einheitliche Sprache für den Leser zum Textverständnis beiträgt. Wenn der Autor eines Textes beispielsweise immer wieder zwischen den Begriffen „Schraubenschlüssel“ und „Kreuzschlüssel“ wechselt, wird sich der Leser irgendwann fragen, ob es sich dabei um zwei verschiedene Werkzeuge oder um das gleiche handelt.
Warum ist das so? Nun, wenn Menschen Informationen aufnehmen, gehen sie immer davon aus, dass der Vermittler dieser Informationen ihnen etwas bestimmtes mitteilen möchte und daher nur das erwähnt, was relevant ist. Mit anderen Worten: Wir erwarten, dass jede Information relevant ist. Also gehen wir auch davon aus, dass die Verwendung eines neuen Wortes auf eine neue Situation oder eine zusätzliche Information hinweist.
Überzeugen Sie sich selbst! Stellen Sie sich Ihre Überraschung vor, wenn Sie Folgendes in einem Benutzerhandbuch lesen würden:
- Entnehmen Sie die Glühbirne aus der Verpackung
- Schalten Sie das Licht am Lichtschalter aus
- Drehen Sie die alte Glühbirne vorsichtig aus der Fassung und achten Sie dabei darauf, dass die Glühlampe noch heiß sein könnte
- Drehen Sie die neue Lampe in die Fassung
Die erste Reaktion des menschlichen Verstands, der auf Grundlage kognitiver Kommunikationsregeln arbeitet, ist die Suche nach einer versteckten Bedeutung, die sich hinter der zusätzlichen Information verbirgt: eine „Glühlampe“ im Vergleich zu einer „Glühbirne“. Wir möchten uns selbst glauben machen, dass der Autor versucht, uns etwas Wichtiges mitzuteilen, und dass möglicherweise neben der Glühbirne selbst eine weitere Gefahr besteht. Warum würde der Autor sonst auf einmal den neuen Begriff – Glühlampe – im gleichen Satz verwenden? Oder haben wir vielleicht die Bedeutung von „Glühbirne“ anfänglich komplett missverstanden und es handelt sich um etwas vollkommen anderes, nicht um die Lichtquelle, sondern etwas… Unbekanntes? Allmählich kommen Zweifel auf.
In günstigsten Fall gibt das Gehirn nach kurzer Zeit auf und entscheidet, dass sich dahinter keine tiefere Bedeutung verbirgt.
Ambiguität vermeiden
So funktioniert das aber nicht immer. Im schlimmsten Fall führt Ambiguität aufgrund von unterschiedlicher Terminologie zu weiteren Kosten und Personenschäden, die hätten vermieden werden können.
Lassen Sie uns noch einmal einen Blick auf die Begriffe „Schraubenschlüssel“ und „Kreuzschlüssel“ werfen. Wenn beide Begriffe in der Dokumentation für das Werkzeug verwendet werden, das zusammen mit einer Maschine zur Verfügung gestellt wird, könnte die Lieferung einige vollkommen identische Werkzeuge umfassen. Und die Materialstammdaten enthalten dann ebenfalls doppelte Einträge von Teilen und Materialien – eine potenzielle Ursache für Fehler und Verwaltungskosten.
Was wie ein eher trivialer Fehler erscheinen mag, wird von Unternehmen tatsächlich als ein Risiko für den Erfolg ihrer Projekte und Produkte eingestuft. Wörter weisen dem Kunden den Weg. Dies beginnt mit dem erstmaligen Kontakt auf der Website, setzt sich mit der Wiedererkennung des Produkts im Laden oder in Berichten fort, geht über die Bestellung und Handhabung bis zur Inbetriebnahme und zur Bestellung von Ersatzteilen.
Auch Zulieferer von Komponenten sehen sich vermehrt mit dem weitreichenden Anspruch der Kunden konfrontiert, eine durchweg einheitliche Terminologie festzulegen, von der Herstellung über die mehrsprachige Dokumentation bis hin zum Handel mit Ersatzteilen. Und für Uneinheitlichkeiten können sogar Strafen vorgesehen sein. Daher besteht für einen solchen Fehler ein eindeutig damit verbundenes Risiko für den Auftragnehmer.
Mit Content Management Systemen – einer Technologie zur Modularisierung und Verwaltung von multifunktionalen Textbausteinen – wird die Effizienz bei der Erstellung von Inhalten durch eine große, dynamische Anzahl an Texten gewährleistet. Sie sorgen daher als Verbündeter im Kampf gegen das Wörterwirrwarr auch automatisch für Einheitlichkeit. Fehlerfreie Bausteine führen zu fehlerfreien Gebäuden. Leider trifft auch das Gegenteil zu: Fehler treten aufgrund der mehrfachen Verwendung der Bausteine auf. Die Auswirkungen uneinheitlicher Terminologie sind hier sogar noch dramatischer, weil das gleiche fortlaufende Dokument von unterschiedlichen Autoren aus Textbausteinen erstellt wird.
Gleiches gilt für Translation Memory Systeme: Sie werden mit Segmenten aus verschiedenen Übersetzungsprojekten gefüttert. Werden sie mit uneinheitlichen Übersetzungen verunreinigt, die sich im Laufe der Zeit aufgrund von nicht eindeutiger Terminologie im Ausgangstext ergeben haben, breiten sich die Fehler wie ein Lauffeuer in neuen Dokumenten aus.
Festlegung einer gültigen Unternehmensterminologie
Jeder, der jetzt in die Dokumentationsabteilung sausen und sofortige Einheitlichkeit fordern möchte, sollte sich aber zunächst zurückhalten. Die Dokumentationsabteilung alleine kann das Problem nicht lösen.
Einheitlichkeit wird zunächst durch die Festlegung einer eindeutigen, gültigen Unternehmensterminologie sowie deren funktionaler Integration in alle Unternehmensprozesse erreicht.
Die Unternehmensterminologie ist ein integraler Bestandteil der Unternehmenssprache, und die Schaffung einer Corporate Identity ist Aufgabe des gesamten Unternehmens. Wäre dies nicht der Fall, würde sie „Dokumentationsterminologie“ oder „Übersetzerterminologie“ oder sogar „Ingenieurterminologie“ genannt. Eine einheitliche Terminologie, von der Herstellung über die Dokumentation und das Marketing, kann nur erreicht werden, wenn jeder einzelne Mitarbeiter eines Unternehmens sich daran beteiligt und seine Verantwortung wahrnimmt.
Aber das ist leichter gesagt als getan. Die Herausforderung ist nicht unbedeutend, insbesondere wenn Altbestände aufbereitet werden müssen.
Aber die gute Nachricht ist: es gibt Mittel und Wege. Es gibt Methoden, Werkzeuge und bewährte Praktiken. Niemand muss das Rad neu erfinden, aber es bedarf der Hilfe von Experten. Dank der Sprachtechnologie haben wir heute die Fähigkeit, sogar aus großen, mehrsprachigen Texten automatisch spezielle Terminologie zu extrahieren und den Harmonisierungsprozess neben allen erforderlichen Anpassungen und Korrekturen technisch zu begleiten. Mit professionellen Terminologiemanagementsystemen wird eine einheitliche Terminologie begünstigt und die Modellbildung und Visualisierung von Taxonomien und Abhängigkeiten zwischen den Begriffen vereinfacht.
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