Une véritable révolution est en cours dans l'univers SAP. La maintenance de l'ERP SAP ne sera plus assurée en 2025, ce qui veut dire que les entreprises qui s'appuient sur SAP EEC vont devoir passer à S/4HANA.
Le nouvel ERP SAP ne fonctionnera que sur HANA, qui n'est autre que la base de données en mémoire SAP. Pour autant, utiliser S4/HANA pour sauvegarder des documents peut engendrer une hausse rapide des coûts, ainsi que des problèmes de traitement des licences, de disponibilité des contenus, de conformité ou encore de gestion des archives, pour n'en citer que quelques-uns.
Vous souhaitez passer à S/4HANA en maîtrisant vos coûts et en limitant les risques ? Laissez-vous tenter par un système alternatif de gestion des documents pour SAP. Voici cinq bonnes raisons de réfléchir à un système de gestion de contenus d'entreprise (ECM) comme Alfresco ou OpenText, alors que vous allez migrer vers S/4HANA.
1. Un silo supplémentaire pour les données
SAP gère habituellement un très grand volume de données et de documents sensibles, comme les factures ou les contrats. Si vous n'avez pas de plateforme intégrée pour la gestion des contenus, tous les documents SAP seront stockés dans la base de données HANA. En d'autres termes, vous aurez un silo de données supplémentaire, qui viendra s'ajouter à votre environnement SharePoint, ainsi qu'à la plateforme de gestion des documents (ou tout autre référentiel de contenus) qui vous sert déjà pour gérer une partie de vos contenus d'entreprise.
Cette multiplication des silos est de plus en plus marquée pour de nombreuses entreprises, ce qui n'est pas sans générer des coûts cachés considérables. D'une part, vos règles de gouvernance (comme par exemple vos politiques d'archivage) devront être appliquées à plusieurs systèmes.
D'autre part, des procédures d'autorisation devront être prévues pour tous ces référentiels. N'oublions pas non plus le risque de montée des coûts d'intégration, s'il vous faut appeler des données issues de référentiels différents.
Tous ces problèmes peuvent être résolus en retirant vos documents de SAP et en les plaçant dans un référentiel de gestion documentaire centralisé, de type OpenText Documentum ou Alfresco.
2. Flambée des coûts de sauvegarde des documents
S/4HANA possède sa base de données intégrée « en mémoire ». Certes, on accède très vite à cette base de données, mais ce stockage directement dans l'outil entraîne une flambée des coûts et ce,pour une sauvegarde de contenus de type tiers-1.
Les solutions de gestion de contenus permettent d'enregistrer vos documents sur disques avec, à la clé, une baisse sensible des coûts de sauvegarde. Qui plus est, ces plateformes ECM proposent des fonctionnalités de gestion bien plus évoluées.
Alfresco, par exemple, propose un connecteur AWS S3 qui permet de stocker vos données suivant des catégories spécifiques, ce qui vous permet d'équilibrer le rapport coût/performance. OpenText offre des solutions SaaS similaires pour optimiser les coûts de stockage.
3. Accès limité au contenu
Souvent dans les entreprises, les collaborateurs qui utilisent SAP de manière épisodique (par exemple, pour approuver des factures ou des contrats spécifiques) n'ont pas de licence SAP.
Soit à cause du coût de la licence, soit du fait de la complexité du travail sur SAP. Si c'est votre cas, transférer vos contenus vers une plateforme ECM peut être vraiment utile, puisque les contrats et factures peuvent suivre un workflow propre à la plateforme, hors SAP.
4. Nettoyage des données
Passer de SAP à S/4HANA est l'occasion idéale d'archiver vos données anciennes. Il peut arriver que certaines données ou documents ne sont plus actifs, mais doivent quand même être conservés pour des raisons juridiques ou à des fins de consultation.
Il est d'autant plus judicieux de transférer vos données et documents vers une plateforme d'archivage numérique où ils peuvent être récupérés en toute simplicité, plutôt que de les transférer sur S/4HANA. Vous réaliserez ainsi des économies non négligeables. De plus, votre environnement SAP sera plus propre, avec l'assurance que les données non actives sont correctement gérées et conservées sur le long terme.
Pour ce scénario, OpenText InfoArchive est une solution rentable. Elle permet à la fois la gestion des dossiers et l'archivage de très grands volumes de données et documents.
5. Intégrations d'Alfresco et d'OpenText à SAP
Vous êtes convaincu(e) de l'intérêt de transférer les documents de votre projet SAP vers une plateforme de gestion documentaire ? Si les quatre raisons abordées ici ne vous suffisent pas, sachez qu'Alfresco et OpenText sont disponibles en version à intégration certifiée dans SAP, pour répondre à toutes les difficultés dont nous venons de parler. De plus, OpenText, en solution intégrée à SAP, permet un traitement « intelligent » des factures entrantes.
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