L’intranet traditionnel a évolué vers quelque chose de complètement nouveau, souvent appelé « digital workplace » (espace de travail numérique) : un lieu permettant aux employés d’être plus productifs, de collaborer plus aisément entre eux et de travailler à distance.
Comme les deux termes ont tendance à être confondus, nous allons vous présenter l’histoire de l’intranet et vous raconter son évolution vers la « digital workplace ». Commençons par définir ce qu'est l'« intranet ».
Nous allons faire usage d'une terminologie qui repose sur les quatre objectifs de l’intranet : le contenu, la communication, l’activité et la collaboration.
- Contenu : l’intranet est un lieu où sont déposées des informations d’entreprise
- Communication : l'intranet met en relation les employés
- Activité (travail axé sur les tâches) : l’intranet aide les employés à accomplir leurs tâches quotidiennes
- Collaboration : l’intranet permet aux employés de travailler ensemble
Qu’est-ce qu’un intranet ?
Autrefois, un intranet n'était rien de plus ni de moins qu’un site web interne, c'est-à-dire un site accessible aux employés uniquement à l’intérieur de leur entreprise.
Les premiers intranets avaient deux fonctions : le contenu et la communication – plus précisément, la communication descendante, généralement envoyée par le département Communication ou les Ressources humaines.
Exemple : afin d'améliorer la communication interne, le département responsable avait une rubrique Actu sur l’intranet qui informait les employés sur les évènements internes, les changements au sein de l’entreprise ou les nouveaux arrivants et indiquait le menu de la cafétéria pour la semaine à venir. Le département RH pouvait publier des documents sur la politique de l'entreprise pour les voitures de fonction ou les congés et absences.
L’évolution de l'« intranet » vers la « digital workplace »
Il y a environ 10 ans, les choses ont commencé à changer. À l'époque, quand un employé ouvrait son navigateur, son écran de départ était la page d'accueil de l'intranet. Lentement mais sûrement, des intégrations furent ajoutées aux pages intranet traditionnelles, par exemple une passerelle (généralement via un simple lien hypertexte) menant à un outil RH en libre-service pour poser ses congés ou bien un outil collaboratif existant.
Autour de ce développement, la collaboration et l'activité ont commencé à jouer un rôle de plus en plus important, sans pour autant remplacer les objectifs de contenu et de communication de l'intranet original. C'est le premier pas vers la « digital workplace » : la mutation des intranets en réseaux d'outils numériques et d'informations accessibles sur le réseau de l'entreprise.
Qu’est-ce qu'une « digital workplace » ?
De nos jours, les entreprises s'appuient de plus en plus sur leurs réseaux internes (à partir de maintenant, nous n’emploierons plus le terme « intranet » dans ce billet) pour répondre aux deux objectifs traditionnels que sont le contenu et la communication ainsi que pour la collaboration et l’activité.
Lorsqu’une plateforme répond effectivement à ces quatre objectifs, il ne s'agit plus d'un intranet mais d'une « digital workplace ».
Voici quelques exemples pour illustrer les choses :
- L’intranet permettait aux membres du personnel de lire des nouvelles émanant du département de communication. Les « digital workplaces » leur permettent de lire ces mêmes nouvelles, mais aussi d’y réagir et de les partager à l’intérieur d’un département ainsi qu’entre différents départements à l’aide d’un groupe de discussion. Les employés peuvent consulter leurs messages sur leur bureau ou leur smartphone.
- Sur un intranet traditionnel, vous pouviez rechercher le numéro de téléphone d'un collègue. Dans une « digital workplace », vous pouvez rechercher son identifiant Skype et l’appeler directement à partir du système via Skype for Business. Pendant que vous discutez, vous pouvez aussi travailler sur un fichier PowerPoint important.
- L’intranet d’entreprise permettait de consulter la police de l'entreprise concernant les véhicules de fonction et vérifier lesquels d’entre eux étaient à disposition sur la base de votre fonction dans l’entreprise, en passant par une autre partie du système. Une « digital workplace » vous permettra de mettre en place un système de commande de voiture sur la plateforme directement relié au concessionnaire automobile qui gère la flotte de votre entreprise, le tout avec votre propre profil personnel ainsi que vos préférences.
Les intranets modernes ou « digital workplaces » aident nos collaborateurs à accomplir leur travail et à trouver l'information dont ils besoin pour prendre des décisions en temps opportun. La puissance de ces plateformes modernes est de plus en plus facile à démontrer aux entreprises et à leurs conseils d'administration.
Dans un prochain billet de blog, nous parlerons des moteurs économiques derrière les « digital workplaces ».
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