10 Tipps, um herausragende funktionale Website-Spezifikationen zu verfassen

Eine der Hauptverantwortungen des funktionalen Analysten besteht darin, eine klare und deutliche Beschreibung der unterschiedlichen funktionalen Teile einer Website sowie das hierzu notwendige Verhalten zu erstellen. Diese Beschreibungen darüber, was eine Website genau tun wird, werden funktionale Spezifikationen genannt. Es geht hier nicht nur um diejenigen Elemente, die für Besucher der Website sichtbar sind, wie z. B. Bildergalerien, Videos, Kontaktformulare aber auch um die Funktionalität, die von Content-Managern innerhalb des Authoring-Interfaces des Web-Content-Management-Systems (WCMS) verwendet wird. Beispiele hierfür sind Templates, die zur Erstellung unterschiedlicher Webseiten verwendet werden (z. B. Event, Neuigkeiten, Jobankündigungen) und zur Verwaltung  der Anpassungs- oder Styling-Optionen aller Komponenten der Seite.

Funktionale Spezifikationen stellen ebenso wichtige Tools dar und werden durch die verschiedenen Webteams verwendet:

• Bevor der Implementierungsprozess beginnt, kann der Kunde prüfen, ob die zu entwickelnde Funktionalität seinen Anforderungen entspricht und ebenso Optimierungsvorschläge liefern. Die funktionalen Spezifikationen werden von Kunden ebenfalls dazu verwendet, die Akzeptanzkriterien des Projekts zusammen mit dem Analysten zu definieren
• Der Projektmanager weist die Ressourcen und die Tasks zu  und plant eine vernünftige Zeitspanne für das Projekt ein
• Der Technische Lead verwendet die funktionalen Spezifikationen als Grundstein zur Definition technischer Spezifikationen für die Entwicklung
• Die Front-End-Entwickler übersetzen diese in die erforderlichen HTML-, CSS- und JavaScript-Dateien, um das vorgesehene Front-End-Verhalten zu implementieren
• Die WCMS-Entwickler kombinieren die funktionalen und technischen Spezifikationen als direkte Eingaben, um die Entwicklungsarbeit zu beginnen
• Die Tester verwenden sie als Grundlage, um Richtlinien festzulegen, was für jede Funktionalität getestet werden soll, und um detaillierte Testszenarien zu dokumentieren und zu erstellen.
• Für das Supportteam ist es die Quelle schlechthin, um bei der Lösung von Vorfällen oder der Durchführung kontinuierlicher Wartungs- und Optimierungsmaßnahmen schnelle Eingaben zu den Funktionen zu erhalten.

Ein gutes Spezifikationsdokument muss den Anforderungen der verschiedenen Teams entsprechen, die am Website-Projekt beteiligt sind. Was müssen Sie aber beachten, um so viele Aspekte von Design, Funktionalität, Entwicklung und Nutzererlebnis abzudecken? Die folgenden 10 Tipps helfen Ihnen beim Einstieg.

1. Fördern Sie die Zusammenarbeit

Wichtig ist es zu verstehen, dass die Erstellung von Spezifikationen keine individuelle Aufgabe darstellt. Es ist das Ergebnis einer Zusammenarbeit zwischen dem Kunden, dem Funktionsanalysten, der UX, dem Design und den technischen Teams. Daher werden Spezifikationen vorzugsweise in einer kollaborativen Umgebung erstellt (z. B. unter Verwendung eines Tools wie Confluence). Auf diese Weise können alle Teammitglieder auf einfache Weise zusammenarbeiten, auch wenn sie nicht von demselben Standort aus arbeiten. Der Funktionsanalyst kann als Spezifikationsmaster betrachtet werden, der dafür sorgt, dass alle Eingaben konsistent dokumentiert werden.

2. Eindeutige Identifizierung

Funktionale Spezifikationen müssen identifizierbar sein. Dies kann durch Definieren eines eindeutigen Namens für die beschriebene Funktionalität erfolgen. Dies Schritt erscheint zunächst trivial, die Erfahrung zeigt jedoch, wie wichtig dieser doch ist. Dieser Name ist von äußerster Wichtigkeit, da er während des gesamten Lebenszyklus des Webprojekts verwendet wird. Dieser wird in Gesprächen mit allen Stakeholdern verwendet, im Code, sowie in technischer Dokumentation, Nutzerdokumentation und Schulungen. Überlegen Sie sich es noch einmal, bevor Sie den Namen festlegen. Geben Sie neben dem aussagekräftigeren Titel auch eine eindeutige numerische ID an.

3. Gehen Sie strukturiert vor

Die Spezifikationen müssen strukturiert sein, um die Verwendung zu erleichtern. In Gesprächen sollte es leicht sein, diese zu konsultieren und die erforderlichen Informationen schnell abzurufen. Scheinbar einfache Dinge können Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen:

• Erstellen Sie eine Vorlage, um sicherzustellen, dass alle funktionalen Spezifikationsdokumente für funktionale Komponenten gleich aufgebaut sind
• Verwenden Sie eine Tabelle anstelle von Fließtext, um die einzelnen Spezifikationen für jede Komponente detailliert darzustellen
• Standardisieren und strukturieren Sie den Wortlaut der einzelnen Funktionsspezifikationen auf dieselbe Weise, z. B. mit einem Format wie "Als Besucher sollte ich in der Lage sein ..."

4. Visualisierung ein Muss

Menschen schauen lieber zu, als zu lesen. Sie neigen auch dazu, Dinge besser zu verstehen, wenn sie etwas visualisieren. Wenn Sie Ihrem Spezifikationsdokument visuelle Elemente hinzufügen, können die verschiedenen beteiligten Teams die beschriebenen Funktionen schneller verstehen. Dies kann durch Hinzufügen von Wireframes, Flussdiagrammen, Prototypen, Design-Screenshots usw. erfolgen.

5. Integrierung hat Vorrang

Fügen Sie nach Möglichkeit klare Verweise auf weitere relevante Ressourcen im Projekt hinzu. Wenn die verschiedenen Teams anfangen, die Spezifikationsdokumente zu verwenden, sollte es für sie ein Leichtes sein, verwandte Informationsquellen zu finden, z. B. Designdateien, Codierungsstil-Anleitungen, Designspezifikationen, Prototypen oder sogar zugehörige Funktionsspezifikationen – z. B. für Vorlagen, auf denen eine Funktionskomponente verwendet wird.

6. Sorgen Sie für eine gute Lesbarkeit

Wie zuvor erwähnt, werden Funktionsspezifikationsdokumente in vielen verschiedenen Rollen verwendet. Sie dienen als Instrument zur Diskussion sowie zur Information aller Teams über alle Funktionen, Interaktionen und jedes Detail des Funktionsverhaltens, das einbezogen werden muss. Daher sollten sie auf eine nicht-technische Weise verfasst sein, die für alle Beteiligten verständlich ist – unabhängig davon, ob sie technisch orientiert sind oder nicht.

7. Prüfen Sie die Erweiterbarkeit

Zu Beginn eines Webprojekts wird für jede Funktionskomponente eine erste Spezifikation erstellt. Nach dem Inkrafttreten einer Website ist es nur natürlich, dass an einigen dieser Komponenten weitere Optimierungen vorgenommen und neue Funktionen hinzugefügt werden. Dies bedeutet, dass das Funktionsverhalten möglicherweise überarbeitet wird. Es ist wichtig, dass diese Erweiterbarkeit von Anfang an berücksichtigt wird und dass das Einrichten der Komponentenspezifikationen in der Zukunft einfache Erweiterungen ermöglicht.

8. Gehen Sie präzise vor

Die Spezifikationen müssen klar und präzise sein. In der idealen Welt sollten Entwickler die funktionalen Beschreibungen nicht erraten oder interpretieren müssen. Dies kann durch eine klare Sprache erreicht werden. Falls erforderlich mit Beispielen versehen und zur Beantwortung aller offenen Fragen darüber, was, wie und weshalb etwas erreicht werden soll.

9. Nachvollziehbar soll es sein

Bei den funktionalen Diskussionen zwischen den Web-Teammitgliedern und dem Kunden werden viele Entscheidungen getroffen. Vergewissern Sie sich, dass Sie alle Entscheidungen in Bezug auf Funktionalität im Auge behalten und dass diese in dem vom Kunden genehmigten endgültigen Funktionsspezifikationsdokument wiedergegeben werden. Zwar können neue Funktionen noch während des Projekts eingeführt werden, dies ist jedoch hilfreich, um zukünftige Diskussionen zu vermeiden.

10. Verständlich soll es sein

Bei der Erstellung von schriftlichen Spezifikationen ist es wichtig, einen Informationsüberfluss zu vermeiden. Eine Möglichkeit besteht darin, die einzelnen funktionalen Teile einer Website zu identifizieren und für jeden eine eigene Spezifikation zu erstellen. Ratsam ist es auch, die Spezifikationen auf der Ebene der Seitenvorlagen und der einzelnen Funktionskomponenten zu organisieren, die in diesen Vorlagen verwendet werden. Zum einen bleiben die Informationen für den Leser fokussiert, zum anderen entspricht es dem Ansatz, wie Aufgaben normalerweise in Agile-Storys organisiert werden, wodurch die Integration mit Projektverfolgungssoftware wie JIRA vereinfacht wird.

Fazit

An dieser Stelle sollte klar sein, dass das Dokument mit den funktionalen Spezifikationen von entscheidender Bedeutung ist. So wird sichergestellt, dass sich die an dem Projekt arbeitenden Design- und Entwicklungsteams einer Meinung mit dem Kunden sind und letztendlich sicherstellen, dass alle mit dem fertigen Produkt zufrieden sind.

Stellen Sie sicher, dass Sie über funktionale Analysten als Teil Ihres Webteams verfügen, die über fundierte Kenntnisse in allen Aspekten des Designs, der Funktionalität, der Entwicklung und des Nutzererlebnisses der Website verfügen. Effektive Website-Spezifikationen bieten eine klare Roadmap und Zielvorgaben für das Webteam und tragen dazu bei, unnötige Planabweichungen zu vermeiden. Nicht nur hinsichtlich der Zeit, sondern auch der Kosten.