L'analyste fonctionnel a notamment pour responsabilité de fournir une description claire et détaillée des différentes parties fonctionnelles d'un site Web et de leur comportement souhaité. On appelle les descriptions de ce fonctionnement les spécifications fonctionnelles. Il s'agit non seulement des éléments visibles pour les visiteurs du site Web, tels que les galeries de photos, les vidéos ou les formulaires de contact, mais également des fonctions utilisées par les gestionnaires de contenu dans l'interface de conception du système de gestion de contenu Web (WCMS). À titre d'exemple, nous pouvons citer les modèles utilisés pour la création de différents types de pages Web (événements, actualités, offres d'emploi) et la gestion des options de personnalisation et de style de chaque élément de page.
Les spécifications fonctionnelles sont également des outils importants utilisés par les différentes équipes Web :
- Le client peut les utiliser pour vérifier si la fonctionnalité qui sera développée répond à ses besoins et suggérer des améliorations avant le début du processus de mise en œuvre. Les spécifications fonctionnelles permettent aussi au client de définir les critères d'acceptation du projet en collaboration avec l'analyste.
- Le chef de projet pourra alors affecter des ressources à des tâches et définir des échéances raisonnablement précises pour le projet
- Le responsable technique se base sur les spécifications fonctionnelles pour définir les spécifications techniques du développement.
- Les développeurs de l'interface les traduisent en fichiers HTML, CSS et JavaScript selon les besoins pour mettre en œuvre le comportement prévu des utilisateurs.
- Les développeurs du WCMS combinent les spécifications fonctionnelles et techniques qui deviennent des intrants directs pour démarrer le travail de développement.
- Les testeurs s'appuient sur elles pour établir des directives relatives aux éléments à tester pour chaque fonctionnalité ainsi que pour documenter et créer des scénarios de test détaillés.
- Pour l'équipe de support, elles constituent la source de référence où elle puise les connaissances au sujet des fonctionnalités dans le cadre de la résolution des incidents ou des opérations de maintenance et d'optimisation continues.
Un document de spécifications pertinent doit répondre aux besoins des différentes équipes impliquées dans le projet de conception du site Web. Mais que faut-il prendre en compte pour couvrir autant d'aspects (conception, fonctionnement, développement et expérience utilisateur) ? Les 10 conseils qui suivent vous permettent de mettre le pied à l'étrier.
1. Rendez la tâche collaborative
Il est capital de comprendre que l'élaboration de spécifications n'est pas une tâche individuelle. C'est le fruit d'une collaboration entre le client, l'analyste fonctionnel, le concepteur d'expérience utilisateur et les équipes techniques. Par conséquent, il est préférable de définir les spécifications dans un environnement collaboratif (p. ex. à l'aide d'un outil tel que Confluence). Ainsi, tous les membres de l'équipe peuvent travailler ensemble facilement, même à distance les uns des autres. L'analyste fonctionnel peut être considéré comme le responsable des spécifications, qui veille à ce que tous les intrants soient documentés de manière cohérente.
2. Identifiez les spécifications de manière unique
Les spécifications fonctionnelles doivent être identifiables. Un nom parlant et unique est ainsi attribué à chaque fonctionnalité décrite. Cette étape peut paraître insignifiante, mais l'expérience a montré qu'elle est importante. Le nom donné est essentiel parce qu'il sera utilisé tout au long du cycle de vie du projet. Il sera utilisé dans le cadre des discussions avec tous les intervenants, dans le code, la documentation technique, la documentation d'utilisation et les formations. Alors, avant de nommer une fonctionnalité, réfléchissez bien. Attribuez-lui aussi un identifiant numérique unique en plus de la description.
3. Structurez les spécifications
Pour que les spécifications soient faciles à utiliser, il convient de les structurer. Dans le cadre des discussions, vous devez pouvoir les consulter aisément et trouver rapidement l'information dont vous avez besoin. Pour ce faire, il vous suffit :
- de créer un modèle qui servira à structurer tous les documents afférents aux éléments fonctionnels ;
- d'utiliser un tableau au lieu d'un texte pour détailler les différentes spécifications de chaque élément ;
- d'uniformiser la formulation des descriptions de spécifications, p. ex. en utilisant une formule du type « En tant que visiteur, j'aimerais pouvoir... ».
4. Optez pour une présentation visuelle des spécifications
Les gens préfèrent regarder des images plutôt que lire. Ils ont aussi tendance à mieux comprendre les choses lorsqu'ils les voient. Le fait d'ajouter des éléments graphiques à votre document de spécification aidera les différentes équipes impliquées à comprendre plus rapidement la fonctionnalité décrite. Il peut s'agir d'encadrés, d'organigrammes, de prototypes, de captures d'écran, etc.
5. Optez pour l'intégration
Dans la mesure du possible, insérez des références claires à d'autres ressources pertinentes du projet. Lorsque les différentes équipes commenceront à utiliser les documents de spécifications, elles auront moins de mal à localiser les sources d'information (fichiers de conception, guides de style pour le codage, spécifications de conception, prototypes ou même spécifications fonctionnelles associées, p. ex. modèles sur lesquels est utilisé un élément fonctionnel).
6. Optez pour la lisibilité
Comme nous l'avons dit, les spécifications fonctionnelles sont utilisées par toutes sortes d'intervenants. Elles sont utilisées comme outil de discussion et pour donner des informations à toutes les équipes au sujet des fonctions, interactions et détails des comportements à inclure. Par conséquent, elles devraient être rédigées dans un style vulgarisé, clairement compréhensible par tous les intervenants, qu'ils aient des compétences techniques ou non.
7. Optez pour l'évolutivité
Une première spécification est créée pour chaque élément fonctionnel au début du projet de conception. Après le lancement du site Web, il est naturel d'améliorer certains éléments et d'ajouter des fonctionnalités. Cela implique un éventuel réexamen du comportement fonctionnel. Il est important de prendre en compte cette évolutivité dès le début et les spécifications doivent faciliter les futures extensions des éléments.
8. Optez pour la précision
Les spécifications doivent être claires et précises. Idéalement, les développeurs ne devraient pas avoir à deviner ou interpréter les descriptions fonctionnelles. Pour cela, il convient d'employer un langage clair, de donner des exemples si nécessaire, et d'apporter des réponses à toutes leurs questions concernant les besoins à satisfaire (quoi, comment, pourquoi).
9. Optez pour la traçabilité
Lors des discussions entre les membres de l'équipe de projet Web et le client sur le fonctionnement du site, de nombreuses décisions doivent être prises. Notez toutes les décisions prises pour le fonctionnement du site Web et assurez-vous que ces dernières figurent dans le document final des spécifications fonctionnelles approuvé par le client. Même si de nouvelles fonctionnalités peuvent être ajoutées à mi-parcours, ce document permettra d'éviter les débats futurs.
10. Facilitez la compréhension des spécifications
Au moment de rédiger des spécifications, évitez toute surcharge d'informations. Pour cela, identifiez chaque élément fonctionnel du site Web et créez des spécifications spécifiques pour chacun d'entre eux. Il peut également se révéler utile d'organiser les spécifications au niveau du modèle des pages et de chaque élément fonctionnel utilisé sur ces modèles. D'une part, ceci permet de concentrer les informations pour le lecteur, et d'autre part, cela correspond à la façon dont les tâches sont généralement organisées dans les scénarios Agile, ce qui facilite l'intégration aux logiciels de suivi de projet tels que JIRA.
Conclusion
Il apparaît clairement que le document des spécifications fonctionnelles est essentiel pour que les équipes de conception et de développement qui travaillent sur le projet soient sur la même longueur d'onde que le client, et au final, pour garantir la satisfaction de chacun quant au produit fini.
Votre équipe projet doit comprendre des analystes fonctionnels expérimentés, qui possèdent une expertise approfondie dans tous les aspects de la conception du site Web, de son fonctionnement, de son développement et de l'expérience utilisateur. Des spécifications de site Web efficaces permettent de présenter à l'équipe projet une feuille de route et des objectifs clairs et de prévenir le risque de dévier inutilement du programme établi, non seulement en termes d'échéance, mais aussi en termes de coût.
Updated