Sie haben grünes Licht für ein neues Content-Management-System (CMS)? So weit alles klar. Was bietet der Markt? Das haben Sie bereits recherchiert. Sie haben auch Ihren Bedarf definiert und eine engere Auswahl der Systeme getroffen, die für Sie in Frage kommen. Diese Liste ist sogar überschaubar. Aber war das jetzt schon der schwierige Teil? Nicht unbedingt. Es hakt oft beim Schritt, sich für eine Plattform zu entscheiden.
Einen maßgeblichen Einfluss auf die Frage hin, welche Lösung für Sie am besten passt – und welcher Anbieter somit den Zuschlag erhält –, hat die Art und Weise verändert, wie Ihnen ein CMS live präsentiert wird. Eine Standard-Präsentation in PowerPoint, das wissen wir alle aus leidiger Erfahrung, bringt uns dabei kein Stück weiter. Lassen Sie sich darauf nicht ein! Wir liefern Ihnen hier vier hilfreiche Tipps, wie potenzielle Anbieter Ihnen tatsächlich die Frage beantworten: Erreiche ich mit diesem System meine Ziele?
1. Verkaufsshow war gestern – Ihr konkreter Bedarf zählt!
Machen Sie sich während der Präsentation Ihre Zielsetzung immer wieder bewusst. Was das CMS allgemein zu leisten vermag, ist nachrangig. Es geht allein um die Frage: Erfüllt es den Bedarf, den Sie für sich, für Ihr Team, für Ihr Unternehmen sehen? An einer Verkaufsshow sind Sie nicht interessiert. Da bleiben am Ende nur Fragen offen.
- Kennen Sie Ihren Bedarf: Werden Sie sich zunächst selbst darüber klar, wo Ihr Bedarf konkret liegt. Dann fällt es leichter, bei der Präsentation gezielt nachzuhaken: Was soll Ihr CMS vor allem leisten können? Welche Features sind für Sie unverzichtbar? Welche Aufgaben sind besonders wichtig oder fallen besonders häufig an? Was stört Sie bei der Verwaltung von Inhalten derzeit am meisten? Was erwarten Sie sich diesbezüglich vom neuen CMS? Achten Sie darauf, wirklich alle Beteiligten, die nachher mit der Plattform arbeiten werden, in diesen Schritt einzubinden und sie nach ihrer Meinung, ihrem Bedarf und ihren Wünschen zu befragen.
- Setzen Sie Prioritäten: Was sind Must-haves, was ist Nice-to-have? (Kleiner Tipp am Rande: Die MoSCoW-Methode mit ihren vier Prioritätsstufen – MUST, SHOULD, COULD, WON‘T – ist eine große Hilfe, wenn es darum geht, Anforderungen zu priorisieren). Was brauchen Sie jetzt, was in Zukunft? Konzentrieren Sie sich bei der Präsentation unbedingt auf die wichtigsten Funktionen, die Ihnen das CMS bieten muss.
- Kommen Sie gut vorbereitet: Holen Sie aus der Präsentation das Maximum für sich heraus. Sie und Ihr Team sollten sich über Ihr Anforderungsprofil einig sein und die Basics des Produkts kennen, das Ihnen live präsentiert wird. Lesen Sie sich vorab die Unterlagen des Anbieters durch. Das gilt auch für Ihr Team! Dann wissen Sie über grundlegende Features und Funktionen bereits Bescheid und können direkt zum Kern der Sache kommen. Behalten Sie im Blick, was Sie wirklich sehen wollen und wo Sie noch Fragen haben!
- Auch Ihr potenzieller Technologiepartner sollte gut vorbereitet sein und Sie können dazu beitragen. Briefen Sie Ihren Ansprechpartner vorab: Teilen Sie ihm mit, wo Ihre Anforderungsschwerpunkte liegen und welche Mitglieder Ihres Teams Sie begleiten werden. Dann kann er die Präsentation auf Ihren Bedarf und auf die Erwartungen der verschiedenen Benutzerprofile abstimmen, die vor Ort dabei sind.
2. Keine Alleingänge – nehmen Sie wichtige Mitarbeiter zur Präsentation mit!
Machen Sie sich klar, wer im Unternehmen von Ihrer Entscheidung für ein neues CMS betroffen ist, und beziehen Sie diese Personen von Anfang an mit ein. In der Regel führt das dazu, dass die Mitarbeiter sich stärker einbringen und mit dem Projekt identifizieren, und es erhöht später bei der Einführung die Akzeptanz. Es hat viele Vorteile, wenn Mitarbeiter bei der Präsentation dabei sind: Sie erhalten Informationen aus erster Hand und können vor dem Hintergrund ihrer Erfahrung und ihres Zuständigkeitsbereichs ganz konkrete Fragen stellen. Ein schöner Nebeneffekt: Sie begeistern sich hoffentlich für das neue Tool!
3. Den höchsten Stellenwert hat das Kundenerlebnis!
Die Stakeholder im Unternehmen sollten Sie unbedingt einbeziehen, ganz klar. Worum es aber vorrangig geht, ist das einheitliche, nahtlose Erlebnis, das Sie Ihren Kunden und potenziellen Neukunden bieten wollen! Es nützt nichts, wenn Sie im Backend einwandfrei arbeiten können, aber das Erlebnis der Besucher mit der Navigation auf Ihrer Website darin besteht, dass sie Informationen nicht finden oder wiederholt zur Eingabe derselben Daten aufgefordert werden, wenn sie Ihre Inhalte abrufen. Daher ist zum Beispiel die Frage ganz zentral, wie das CMS Inhalte auf unterschiedlichen Geräten darstellt. Und ist eine Veröffentlichung über mehrere Kanäle möglich?
4. Ihr CMS muss zukunftssicher sein!
Ihr CMS sollte lern- und ausbaufähig sein: Neben einer hohen Benutzerfreundlichkeit und Anpassungsfähigkeit zählt als ganz wesentliches Kriterium auch die Zukunftssicherheit.
Legen Sie Ihr CMS auf Zuwachs aus: Welche Pläne haben Sie für Ihr Unternehmen? Wie wird es wachsen? Lassen Sie sich ruhig ein wenig in die Karten schauen (Geheimhaltungsvereinbarung nicht vergessen!) und tauschen Sie sich mit Ihrem Technologiepartner aus. Vielleicht hat er wertvolle Denkanstöße für Sie? Kann das CMS – in seinem aktuellen Funktionsumfang oder durch eine planvolle Weiterentwicklung – Ihre strategische Ausrichtung unterstützen und fördern? Nur ein Beispiel: Wenn Ihr Fahrplan vorsieht, dass Sie zukünftig auch international tätig sein werden, ist natürlich die Information für Sie relevant, ob das CMS mehrsprachige Inhalte und Strukturen für Länderauftritte unterstützt.
Wie sieht es mit einer erhöhten Effizienz Ihrer Prozesse aus? Was hat das CMS in diesem Bereich zu bieten? Echte Praxisbeispiele sind da natürlich besonders aussagekräftig: Bitten Sie Ihren Technologiepartner, sein System anhand einiger Fallbeispiele zu präsentieren – am besten von wirklich langjährigen Kunden und idealerweise aus Ihrer Branche. Stellen Sie auch an dieser Stelle die richtigen Fragen: Warum haben sich die Kunden für genau dieses CMS entschieden? Wie hat das CMS mit seinem Leistungsspektrum dazu beigetragen, Probleme dieser Kunden zu lösen? Hat es sich positiv auf ihr Geschäft ausgewirkt? Inwiefern? Welche Features sind besonders beliebt und warum? Bitten Sie um Veranschaulichung durch konkrete Beispiele. So lernen Sie den Funktionsumfang ganz genau kennen!
Im Rahmen der Präsentation sollte der Blick auch nach vorne gehen: Gibt es eine Zukunftsvision für das CMS? In welche Richtung wird es weiterentwickelt? Passt die Ausrichtung zu Ihrer Geschäftsstrategie und Ihren Unternehmenszielen?
Ein Ratschlag zum Schluss
Damit die verschiedenen Systeme vergleichbar sind, achten Sie darauf, dass Ihr Anwendungsszenario bei allen Präsentationen dasselbe ist. Unser Tipp: Erstellen Sie eine Matrix aus allen Features. Dann vergeben Sie Punkte für jede Plattform, die es in Ihre engere Auswahl geschafft hat, je nachdem, wie gut sie Ihre Anforderungen erfüllt. Dabei beurteilen Sie die Vorteile und das Zukunftspotenzial ebenso wie die Schwächen und Risiken.
Sie kommen bei der Bewertung einer neuen CMS-Plattform nicht weiter? Nehmen Sie über das Kommentarfeld unten Kontakt mit uns auf. Unser Team berät Sie gern!
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