Ainsi donc, vous recherchez un nouveau système de gestion de contenu (CMS). Vous avez déjà pris le temps de faire vos recherches, vous avez défini les besoins de votre organisation et vous en êtes arrivé à une liste réduite de quelques candidats. Ce n'était pas là le plus dur. Il faut maintenant partir de cette liste pour arriver à une plateforme unique.
Les démonstrations en direct des CMS seront déterminantes dans le choix de la solution qui correspond le mieux à votre activité et du fournisseur avec lequel vous allez vous associer. Nous sommes tous passés par des présentations PowerPoint toutes faites qui vous laissent avec autant de questions qu'au début. Pour éviter cela et être sûr d'obtenir réellement ce qui vous intéresse, voici quatre conseils simples à suivre pour obtenir des fournisseurs potentiels qu'ils vous montrent comment leurs produits pourront vous aider à atteindre vos objectifs.
1. Ne vous contentez pas d'un discours commercial : demandez une démo axée sur vos besoins
Pendant la démo, mettez l'accent sur les besoins de votre équipe, sur vos souhaits et besoins par rapport à ce que le CMS peut accomplir. Refusez les argumentaires de vente qui laissent de nombreuses questions sans réponse.
- Définissez vos besoins : commencez par définir vos besoins spécifiques pour être sûr de les aborder pendant la démo. Quelles fonctions et caractéristiques principales le CMS doit-il offrir ? Quelles sont les tâches les plus fréquentes et les plus importantes ? Quelles difficultés actuelles rencontrez-vous dans la gestion du contenu en ligne et comment espérez-vous qu'un nouveau CMS les résoudra ? Veillez à associer toutes les parties prenantes pour recueillir et comprendre les besoins et attentes des équipes dont le travail dépendra de la plateforme.
- Définissez des priorités : quels sont les éléments indispensables, lesquels seraient sympas (pour répondre à cette question, le mieux est d'utiliser les quatre niveaux de priorité de la méthode MoSCoW « Must have, Should have, Could have et Won't have » : indispensable, nécessaire, facultatif et inutile). De quoi avez-vous besoin actuellement et de quoi aurez-vous besoin dans l'avenir ? Pendant la démo, veillez à mettre l'accent sur les fonctions les plus importantes que le CMS doit proposer.
- Arrivez préparé : pour tirer le meilleur parti de la démo, vous et les membres de votre équipe devez déjà avoir une idée commune de vos exigences et connaître les éléments de base de la plateforme que vous allez observer en action. Assurez-vous que chacun a lu la documentation du fournisseur avant la démo pour sauter la partie sur les fonctions faciles à comprendre. Cela vous aidera à vous concentrer sur les choses que vous voulez vraiment voir et sur lesquelles vous avez besoin de réponses.
- Assurez-vous que votre partenaire vient préparé aussi : briefez auparavant vos fournisseurs potentiels afin qu'ils comprennent parfaitement vos besoins essentiels et qu'ils sachent quels membres seront associés. Ils pourront ainsi personnaliser la démo en fonction de vos besoins et des attentes des divers profils d'utilisateurs qui seront présents.
2. Ne la jouez pas perso : incluez dans la démo les personnes impliquées de votre côté
Repérez les principales parties prenantes et faites-les participer dès le début. Plus elles seront impliquées en amont, plus elles seront engagées et adhéreront au projet. En les incluant dans la démo, vous leur donnez l'occasion d'obtenir des informations à la source, de poser des questions précises découlant de leur propre expérience et de leur domaine fonctionnel, et enfin surtout de se passionner pour le nouvel outil !
3. N'oubliez pas l'expérience client
Même s'il est important d'obtenir l'adhésion des parties prenantes de votre organisation, votre objectif ultime doit être une expérience cohérente et transparente qui guide vos prospects et vos clients. Au final, une bonne expérience en interne ne servira à rien si, sur le site, les utilisateurs en quête d'informations se perdent en cours de navigation ou s'ils sont constamment invités à fournir les mêmes renseignements chaque fois qu'ils interagissent avec votre contenu. Parmi les choses importantes à vérifier figure le rendu du contenu sur différents appareils, et si le CMS autorise la publication sur plusieurs canaux.
4. Assurez-vous de l'évolutivité de votre CMS
Prévoyez une période d'adaptation à votre CMS : il faut que celui-ci soit facile à utiliser et à adopter, mais il faut aussi que votre CMS soit prêt pour l'avenir.
Préparez un CMS qui suivra la croissance de votre activité : quels sont les projets d'avenir de votre société ? Comment votre société se développe-t-elle ? Partagez quelques orientations de haut niveau (que vous protègerez par un accord de confidentialité) et demandez à votre partenaire technologique d'y réfléchir. Comment les fonctions actuelles de ce CMS et les projets inscrits au calendrier aideront-ils à maintenir le cap stratégique global défini pour l'entreprise ? Par exemple, si vous prévoyez de développer votre activité à l'étranger, il ne faudra pas manquer de vous renseigner sur les fonctions prenant en charge les contenus multilingues et les structures couvrant plusieurs pays.
Quelles autres fonctionnalités le CMS doit-il offrir pour accélérer vos activités ? Pour obtenir de vrais exemples concrets, il peut être utile de demander à votre partenaire technologique de vous en montrer quelques-uns issus de ses clients les plus avancés, de préférence dans un secteur proche. À ce stade, les questions utiles à poser sont les suivantes : pour quelles raisons principales ont-ils choisi ce CMS en particulier ? En quoi les différentes fonctions du CMS ont-elles contribué à relever les défis ou à créer un impact commercial positif pour leurs clients ? Quelles sont leurs fonctions préférées et pourquoi ? Demandez des exemples concrets pour bien comprendre les possibilités.
Pendant la démo, demandez à votre partenaire technologique d'aborder la vision et l'orientation future du CMS. Comment est-il prévu qu'il évolue ? Quelle est l'orientation visée par le partenaire ? Comment cela est-il compatible avec votre stratégie et vos objectifs ?
Conclusion
Si vous comparez différents produits, assurez-vous que toutes les démos couvrent les mêmes usages. Le meilleur moyen d'évaluer votre liste de fournisseurs potentiels est d'établir une grille de fonctions et de donner une note à chaque plateforme pour chacune de vos exigences. En plus d'évaluer les avantages et les possibilités futures, n'oubliez pas d'examiner les défauts et les risques.
Si, en évaluant un nouveau CMS, vous découvrez que vous serez bloqué dans le processus, pourquoi ne pas organiser une consultation individuelle avec notre équipe ? Contactez-nous en utilisant les commentaires ci-dessous afin de découvrir ce que nous pouvons faire pour vous.
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